工程索赔报告注意事项

工程索赔报告注意事项工程索赔报告注意事项 赔是在工程承包合同履行中 合同当事人一方因对方未履行合 同所规定的义务 其他过错或虽无过错但无法防止的外因致使本方 遭受损失时 向另一方提出赔偿要求的行为 随着我国计划经济向 市场经济的彻底转变 在工程建设领域承包商越来越重视工程索赔 工作 通常情况下 索赔是指承包商在合同实施过程中 对非自身 原因造成的工期延误 费用增加而要求业主给予补偿损失的一种权 利要求 而业主对于属于承包商应承担责任造成的 且实际发生了 损失 向承包商要求赔偿 称为反索赔 业主的反索赔一般数量较 小 而且处理方便 可以通过冲帐 扣拨工程款 扣保证金等方式 实现对承包商的索赔 而承包商对业主的索赔则相对比较困难一些 索赔报告是向对方提出索赔要求的正式书面文件 是承包商对 索赔事件处理的预期结果 业主的反应 认可或反驳 就是针对索 赔报告 调解人和仲裁人也是通过索赔报告了解和分析合同实施情 况和承包商的索赔权利要求 评价它的合理性 并据此作出决议 所以索赔报告的内容 结构及表达方式对索赔的解决有重大的影响 索赔报告应充满说服力 合情合理 有根有据 逻辑性强 能说服 工程师 业主 调解人和仲裁人 同时它又应是有法律效力的正规 文件 索赔报告如果撰写不当 会使承包商失去在索赔事件中的有 利地位和条件 使正当的索赔要求得不到应有的妥善解决 在此 就索赔报告的基本内容构成及撰写的一般要求作初浅的探讨 一 索赔报告的基本内容构成 索赔报告的具体内容 应根据索赔事件的性质和特点而有所不 同 但从报告的必要内容与文字结构方面而论 一个完整的索赔报 告应包括以下四个部分 1 索赔事件总论 总论部分的阐述要求简明扼要 说明问题 它一般包括序言 索赔事项概述 具体索赔要求 索赔报告编写及审核人员名单 文 中首先应概要地叙述索赔事件的发生日期与过程 承包商为该索赔 事件所付出的努力和附加开支 以及承包商的具体索赔要求 在总 论部分末尾 附上索赔报告编写组主要成员及审核人员的名单 注 明有关人员的职称 职务及施工经验 以表示该索赔报告的严肃性 及权威性 2 索赔根据 索赔根据主要是说明自己具有的索赔权利 这是索赔能否成立 的关键 该部分的内容主要来自该工程的合同文件 并参照有关法 律规定 承包商的索赔要求有合同文件的支持 应直接引用合同中 的相应条款 强调这些是为了使索赔理由更充足 使业主和仲裁人 在感情上易于接受承包商的索赔要求 从而获得相应的经济补偿或 工期延长 在写法结构上 按照索赔事件发生 发展 处理和最终解决的 过程编写 并明确全文引用有关的合同条款 使业主和监理工程师 能历史地 逻辑地了解索赔事件的始末 并充分认识该项索赔的合 理性和合法性 3 索赔费用及工期计算 索赔计算的目的 是以具体的计算方法和计算过程 说明自己 应得经济补偿的款额或延长的工期 如果说索赔根据部分的任务是 解决索赔能否成立 则计算部分的任务就是决定得到多少索赔款额 和工期 前者是定性的后者是定量的 在款额计算部分 承包商必须阐明下列问题 1 索赔款的要 求总额 2 各项索赔款的计算 如额外开支的人工费 材料费 管理费和所损失的利润 3 指明各项开支的计算依据及证据资料 承包商应注意采用合适的计价方法 至于采用哪一种计价法 应根 据索赔事件的特点及自己所掌握的证据资料等因素来确定 其次 应注意每项开支款的合理性 并指出相应的证据资料的名称及编号 切忌采用笼统的计价方法和不实的开支款额 4 索赔证据 索赔证据包括该索赔事件所涉及的一切证据资料 以及对这些 证据的说明 证据是索赔报告的重要组成部分 没有翔实可靠的证 据 索赔是不可能成功的 索赔证据的范围很广 它可能包括工程 项目施工过程中所涉及的有关政治 经济 技术 财务等资料 具 体可进行如下分类 1 政治经济资料 重大新闻报道记录如罢工 动乱 地震 以及其它重大灾害等 重要经济政策文件 如税收决定 海关规定 外币汇率变化 工资调整等 政府官员和工程主管部门领导视察工 地时的讲话记录 权威机构发布的天气和气温预报 尤其是异常天 气的报告等 2 施工现场记录报表及来往函件 监理工程师的指令 与 业主或监理工程师的来往函件和电话记录 现场施工日志 每日出 勤的工人和设备报表 完工验收记录 施工事故详细记录 施工会 议记录 施工材料使用记录本 施工进度实况记录 工地风 雨 温度 湿度记录 索赔事件的详细记录本或摄影摄像 施工效率降 低的记录等 3 工程项目财务报表 施工进度月报表及收款录 索赔款月 报表及收款记录 工人劳动记事卡及工资历表 材料 设备及配件 采购单 付款收据 收款收据 工程款及索赔款迟付记录 迟付款 利息报表 向分包商付款记录 现金流动计划报表 会计日报表 会计总帐 财务报告 会计来往信件及文件 通用货币汇率变化等 在引用证据时 要注意该证据的效力或可信程度 为此 对重 要的证据资料最好附以文字证明或确认件 例如 对一个重要的电 话内容 仅附上自己的记录本是不够的 最好附上经过双方签字确 认的电话记录 或附上发给对方要求确认该电话记录的函件 即使 对方未给复函 亦可说明责任在对方 因为对方未复函确认或修改 按惯例应理解为他已默认 二 编写索赔报告的基本要求 索赔报告是具有法律效力的正规书面文件 对重大的索赔 最 好在律师或索赔专家的指导下进行 编写索赔报告的一般要求有以 下几个方面 1 索赔事件应是真实的 这是整个索赔的基本要求 关系到 承包商的信誉和索赔的成败 必须保证 如果承包商提出不实的 不合情理 缺乏根据的索赔要求 工程师会立即拒绝 而且会影响 对承包商的信任和以后的索赔 索赔报告中所提出的干扰事件必须 有可靠得力的证据来证明 这些证据应附于索赔报告之后 对索赔 事件的叙述 必须明确 肯定 不含任何的估计和猜测 也不可用 估计和猜测式的语言 诸如 可能 大概 也许 等 这会使索赔 要求显得苍白无力 2 责任分析应清楚 准确 有根据 索赔报告应仔细分析事 件的责任 明确指出索赔所依据的合同条款或法律条文 且说明承 包商的索赔完全按照合同规定程序进行的 一般索赔报告中所针对 的干扰事件都是由对方责任引起的 应将责任全部推给对方 不可 用含混的字眼和自我批评式的语言 否则会丧失自己在索赔中的有 利地位 并应特别强调干扰事件的不可预见性和突然性 即使一个 有经验的承包商对它也不可能有预见和准备 对它的发生承包商无 法制止 也不可能影响 3 充分论证事件造成承包商的实际损失 索赔的原则是赔偿 由事件引起的承包商所遭受的实际损失 所以索赔报告中应强调由 于事件影响与实际损失之间的直接因果关系 报告中还应说明承包 商在干扰事件发生后已立即将情况通知了工程师 听取并执行工程 师的处理指令 或承包商为了避免 减轻事件的影响和损失已尽了 最大的努力 采用能够采用的措施 在报告中详细叙述所采取的措 施以及效果 4 索赔计算必须合理 正确 要采用合理的计算方法和数据 正确计算出应取得的经济补偿款额或工期延长数额 计算中应力求 避