新华书店管理信息系统设计

目 录 1 系统概述 2 1 1 企业概况 2 1 2 企业业务概况 2 1 3 现有信息系统概述 3 1 4 信息系统需求概述 3 2 信息系统分析 4 2 1 初步调查 4 2 2 可行性研究 7 2 3 系统详细调查并提出新方案 9 3 信息系统设计 18 3 1 信息系统总体设计 18 3 1 1 信息系统总体布局设计 18 3 1 2 软件系统的总体结构设计 18 3 2 代码设计 19 3 3 数据存储设计 20 3 3 1 数据库设计 20 3 4 用户界面设计 24 3 4 1 输出界面设计 24 3 4 2 输入界面设计 24 4 系统实施 26 4 1 编程并编写文档 26 4 2 测试 26 4 3 系统转换 28 1 1 系统概述系统概述 1 1 企业概况企业概况 新华书店是中国的全国连锁书店 在 1937 年 4 月 24 日成立于延安清凉山 因该书店在中共中央宣传部 中国出版集团之下 是国家官方的书店 也是官 方刊物宣传与发售处之一 全国各地均有分店 截至 2006 年共有 14000 多个发 售网点 各省会则有购书中心或书城等名义经营 在香港以 新华书城 名义 在湾仔经营 在澳门则以 珠新图书公司 名义经营 现今分店招牌的题字为 毛泽东在 1948 年 12 月于河北所题 现今的总店与发行所位于北京市西城区 1 2 企业业务概况企业业务概况 新华书店总店是中央一级图书 音像出版物大型批发企业 隶属中国出版 集团 新华书店总店具有丰富的书业营销运作经验 在长期发展中 构筑了全 国性的购销网络 仓储运输网络和资金结算网络 具备集约化 规模化经营条 件 近年来 为适应图书市场日益发展的需要 在图书发行业务中加大高新科 技手段的利用 正在建设全国出版物信息网络系统和企业管理系统 企业机构 健全 实力雄厚 拥有固定资产逾 3 亿元 营业面积及仓储场地近 8 万平方米 承担了向全国 5000 余家各级新华书店及社会书店办理中央一级 北京地区及全 国各地 500 多家出版社的出版物进发货业务 随着社会主义市场经济逐步建立和完善 新华书店总店不断加快改革速度 在改革中发展壮大 特别是近几年来 企业效益不断提升 年均销售额 毛利 率 利润总额 库存额分别为 12 8 亿元 7 33 2400 万元和 1 57 亿元 主 营图书批发业务构成较为合理 通过多年积累 企业资产总额已达 7 亿元 其 中所有者权益 3 98 亿元 资产负债率多年来保持在 50 左右的合理水平 图书 市场覆盖率 90 以上 图书销售市场占有率 5 7 左右 并在逐年扩大 成为 国有图书发行行业中的中坚力量 随着图书市市场不断向 统一 开放 竞争 有序 的方向发展 新华书店总店将会有更大的作为和发展 2 1 3 现有信息系统概述现有信息系统概述 新华书店总店是中央一级图书 音像出版物大型批发企业 拥有固定资产 逾 3 亿元 营业面积及仓储场地近 8 万平方米 承担了向全国 5000 余家各级新 华书店及社会书店办理中央一级 北京地区及全国各地 500 多家出版社的出版 物进发货业务 图书市场覆盖率 90 以上 图书销售市场占有率 5 7 左右 并在逐年扩大 成为国有图书发行行业中的中坚力量 因此工作人员的工作量 十分复杂且及艰巨 需要建立一个计算机管理信息系统 以减轻工作人员的劳 动强度 同时管理好这个全球最大的中文网上书店 1 4 信息系统需求概述信息系统需求概述 本系统总体要求为 提高工作效率 扩大服务范围 降低工作人员的劳动 强度 提高书店资金利用率 及时获取商品库存信息 为经理的预测商品的销 售量和正确的决策提供可靠的参考信息 科学的管理商品和库存 提高资金利 用率 尽最大可能的限度满足顾客的需要 3 2 信息系统分析信息系统分析 2 1 初步调查初步调查 企业概况 企业组织结构图 经理 销售部采购部财务部 图 1 新华书店组织结构图如图所示 该企业属于直线职能制 现行系统在经理的领导下 设有销售部 采购部 和财务部 如图 1 所示 企业职能分解图 新华书店 销售科采购科财务科 开 发 货 票 订 货 管 理 收 款 记 账 制 作 报 表 库 存 管 理 检 验 购 书 单 管 理 库 存 数 据 图 2 新华书店职能分解图如图所示 销售科的任务是 接受顾客的购书单 并进行校验 将不符合要求的购书 单退还给顾客 如果是合格的购书单且仓库有存货 那么就给顾客开发货票 通知顾客到财务科交货款 并修改因顾客购买而改变的库存数据 如果是合格 4 的购书单但是缺货 那么先留底 然后向采购科发出缺货单 当采购科购买到 货后 核对到货单和缺货单 再给顾客开出发货票 采购科的任务是 将销售科提供的缺货单进行汇总 根据汇总情况和各厂 商供货情况 向有关厂商发出订购单 当供货厂商发来供货单时 对照留底的 订购单加以核对 如果正确则建立进货帐和应付款帐 向销售科发到货通知单 并修改库存记录 如果供货单与留底订购单不符 则把供货单退还给供货厂商 财务科的任务是 接到顾客的购书款时 给顾客开出收据及发票 通知销 售科付货 根据税务局发来的税单建立付款帐 根据供货厂商发来的付款通知 单和采购科记录的应付款明细帐 建立付款明细帐 同时向供货厂商付购货款 无论是收款还是付款之后 都要修改药店的财务总帐 财务科在完成以上日常 账务工作的同时 还要定期编制各种报表向经理汇报 以供经理了解有关情况 并据此制定下阶段的业务计划 对信息系统的总体需求 现有资源 新华书店的全部数据处理都由人工操作 所需设备全部需要重新配置 需要资源 系统处理方式 新华书店业务管理信息系统采用分布式处理 采购 销售 会计三个部 门各配置一台微机 三台微机联成网络 相互通信 采购 销售 会计三个 部门各自独立地进行业务处理 各部门之间的数据通信由网络完成 系统硬件配置 三台微机 包括主机 显示器及磁盘驱动器 打印机 适配器 电缆等其它网络配件 软件配置 汉字多用户操作系统 5 汉字 dBASE 数据库系统 其它应用软件 信息系统开发的必要性分析 基于现行销售管理系统的大部分工作都由手工来完成 造成工作效率低 错误率高 信息反馈不及时 查询信息慢 因此本信息系统开发小组经过研 究 调查及取得上级领导地支持 拟对新华书店进行以下几方面的改革 系统功能重构 业务流程重组 数据流程重组 明确信息系统开发的目标 内容和规模 本系统的开发能够提高工作效率 扩大服务范围 降低工作人员的劳动 强度 提高新华书店资金利用率 及时获取商品库存信息 为新华书店经 理的预测商品的销售量和正确的决策提供可靠的参考信息 科学的管理商 品和库存 提高资金利用率 尽最大可能的限度满足顾客的需要 实现整个新华书店业务信息流程的计算机管理 销售子系统的购书单处理 缺货处理全部由计算机完成 增加自动登记 新顾客数据的功能 书售出后 自动建立售货历史记录和修改库存记录 采购子系统的缺货单汇总 缺货书籍统计和编发订货单由计算机完成 核对订货单和修改库存也用计算机进行 会计子系统的全部数据汇总计算工作由计算机自动完成 报表的编制 打印也由计算机完成 项目开发的初步方案 项目的规模 目标 完成新华书店管理信息系统的建设 项目投资的粗略估计 前期准备资金前期准备资金中期投资资金中期投资资金后期维护资金后期维护资金 75000 元30000 元45000 元 6 人员配备情况 以小组 约 30 人 为单位进行管理信息系统的运行 进度计划 2011 年 5 月 8 日 2011 年 8 月 15 日 5 月 8 日 组成项目小组 进行项目可行性分析 5 月 18 日 进行业务流程分析和功能需求分析 并画业务流程图和基 本模型图 5 月 29 日 进行数据流程分析并画数据流图 根据数据流图列出了数 据字典卡片 然后对数据字典进行处理描述 6 月 20 日 确定目标系统功能并进行数据分析 其中包括数据库建模 和关系数据的描述 并画新型数据流图 7 月 5 日 进行新的业务流程设计和系统功能设计 7 月 10 日 数据库结构设计和数据库设计 包括逻辑设计和物理设计 7 月 15 日 详细设计和系统实施 8 月 5 日 软件测试 8 月 15 日 项目完成并交付运行 2 2 可行性研究可行性研究 现行系统概述 系统目标 规模 开发背景等概述 新华书店的全部数据处理都由人工操作 工作量大 工作效率低 错误 率高 信息反馈不及时 因此本信息系统开发小组经过研究 调查及取得 上级领导地支持 拟对该新华书店进行以下几方面的改革 系统功能重构 业务流程重组 数据流程重组 进一步明确信息系统建设的目标 需求及系统边界与范围 7 实现登记 整理数据 处理核对顾客订货单 向经理提供各种业务统计报表 提供各级查询 销售 采购 会计各部门的业务数据处理实现自动化 可行性分析 新系统方案 实现登记 整理数据 处理核对顾客订货单 向经理提供各种业务统计报表 提供各级查询 销售 采购 会计各部门的业务数据处理实现自动化 经济可行性分析 购买和安装设备的费用 计算机硬件 系统软件 机房 电源 空调 等 共计 7 万 软件开发费用 若由本单位的技术人员开发 则该项费用可以计入下面 的人员费用一项 共计 3 万 人员费用 系统开发人员 操作人员和维护人员的工资 培训费用等 共计 3 万 由于本项目的特殊性该部分费用可节省 消耗品费用 系统开发所用材料 系统正常运行所用消耗品 例如电费 打印纸 软盘 开发软件等开支 共计 2 万 该企业所批的新系统的开发费用和今后的运行 维护费用为 15 万 因 此 改造费用方面是可行的 技术可行性分析 为新华书店开发一个信息管理系统 需要数据库编程工具的支持 如 java asp c 等工具即可不错地完成任务 C 是不错的选择 继承了 Borland 公司的同类产品 Delphi 对数据库强大的支持 和其丰富的 VCL 控 件资源 加上其使用语言 C 的广泛普及 用它开发一个关于新华书店管理 信息系统 不存在技术上的问题 营运可行性分析 经过分析调查 对新系统运行后对现在的工作效率会有明显提高 同时 经过管理人员的培训使他们能够在新的技术条件下能够顺利开展工作 结论 8 按上述三方面进行可行性分析 研究后 我们认为由于新华书店的管理 人员大多都具备操作计算机的能力 另外 此系统是一个小型信息管理系 统 花费不大 所以建立新系统是可行的 可以立项的 2 3 系统详细调查并提出新方案系统详细调查并提出新方案 信息系统主要工作内容概述 实现登记 整理数据 处理核对顾客订货单 向经理提供各种业务统计报表 提供各级查询 销售 采购 会计各部门的业务数据处理实现自动化 详细了解用户需求 进一步明确系统的主要目标和功能 输入 顾客购书单 顾客 供货单 供货厂商 付款单 供货厂商 货物 供货厂商 处理 编辑订单并处理顾客数据 检验核对订单 对合格的可供货订单开票供货 修改库存 自动统计缺货单 编发订货单 接收核对供货单 建进货帐 发到货单 编制应付款明细 接收顾客贷款 开发票 收据 自动统计计算各项账目 自动编制各项统计报表 数据存储 货物文件 顾客数据文件 库存记录文件 待订货物文件 厂商名录文件 订货单文件 应付款明细账 销售历史文件 应收款明细账 收款明细账 总账文件 付款明细账 暂存缺货单文件 进货账目文件 货物单价文件 输出 发货票 顾客 货物 顾客 采购订单 供货厂商 贷款 供货厂商 各种统计报表 经理 不合格订单 顾客 9 表 1 新华书店业务管理信息系统的概况如上表所示 该表格反映了新系统的输 入 处理 数据存储和输出的概况 其中带 号的表示由计算机处理的项 目 其余处理由人工进行 业务流程分析 文字描述 现行系统的业务流程情况如下图所示 各项业务数据的输入 处理 存 储和输出概况见表 1 业务流程图 10 S1 顾客 S2 销售科 购书 单 购书 单 检验购 书单 不合格 购书单 S3 财务科 货款 收款 单 记收款 明细账 收款明 细账 收款明细账 修改总 账 总账 编制报 表 S4 经理 缺货 订单 缺货统 计 采购 计划 S5 采购科 订货 单 核对 订货 单 S6 供货商 货款 单 登记入账 应付帐 款单 应付账款 核对 采购 单 采购单留底 付款明 细单 付款明细单 可供 订单 开发货 票 发货 票 修改库 存 销售记 录表 销售记录 库存 文件 进货账 单 进货账 图 3 业务流程图 信息流程分析 文字描述 信息流程中分别有顶层数据流程图 第二层数据流程图 第三层数据流层 图 数据流程图 11 顶层数据流程图 顾客S1 P1 书店业务 处理 供货商 S1 订单订货单 供货单 货款 货款收据 发货票 图 4 关联图 第一层数据流程图 图 5 第一数据流程图 第二层数据流程图 销售处理 采购处理 会计处理 12 图 6 第二层数据流程图 销售处理 13 图 7 第二层数据流程图 采购处理 图 8 第二层数据流程图 会计处理 数据字典 数据字典用于进一步定义和描述所有数据项 包括数据流字典 数据存 储字典 数据处理字典 数据元素 外部项五部分 数据流字典 数据流 系统名 新华书店管理信息系统 条目名 订单 编号 F1 别名 订单 来源 S1 顾客 去处 编辑处理 数据流结构 订单 订单标识 顾客细节 顾客标识 姓名 电话 货物细节 货物标识 名称 数量 简要说明 描述订单处理的有关信息 修改记录 编写罗娇日期 14 审核罗娇日期 表 2 数据流 数据元素 数据元素 系统名 新华书店管理信息系统 编号 M1 条目名 书籍标识 别名 书籍 属于数据流 F1 F4 F6 存储处 D1 D3 数据元素结构 简要说明 编写罗娇日期修改记录 审核罗娇日期 表 3 数据元素 数据存储字典 数据存储 系统名 新华书店管理信息系统 条目名 书名文件 编号 D1 别名 书名文件 存储组织 每批书籍一条记录 主关键字 书籍标识 记录组成 项 名 书籍标识 名称 近似长度 8 12 书籍 书籍年份 有 2 位组成按年书籍类别编码 如 08 年 09 年 10 年 书籍类别 有 2 位组成 安顺序编码 如 课内 课外 书籍科目 有 2 位组成 按顺序来 如 英语 语文 科幻 言情 科目细分 有 2 位组成 按顺序来 如 英语阅读理解 语文阅读理解 例如 09 年英语阅读理解 09010101 15 字节 简要说明 用于编辑订货 编写罗娇日期修改记录 审核罗娇日期 表 4 数据存储 数据处理字典 加工 系统名 新华书店管理信息系统 条目名 编辑顾客订单 编号 P1 1 1 别名 编辑顾客订单 输入 F1 订单 F47 顾客情况 输出 F4 订单 F2 新客户数据 加工逻辑 根据订单和顾客情况 判断新老客户 并编辑成适合的订单 简要说明 无 编写罗娇日期修改记录 审核罗娇日期 表 5 数据处理字典 加工 系统名 新华书店管理信息系统 条目名 判断 核对订单 编号 P1 1 3 别名 判断 核对订单 输入 F4 订单 输出 F6 不可供订单 F7 可供订单 16 F11 缺货单 加工逻辑 检验顾客订单 分成不合格 可供 缺货三种情况处理 简要说明 检验订单属于哪一类 以便以后分别处理 编写罗娇日期修改记录 审核罗娇日期 表 6 数据处理字典 外部项 外 部 项 系统名 新华书店管理信息系统 条目名 顾客 编号 M1 别名 顾客 输入数据流 发货票 付款收据 输出数据流 订购 货款 主要特征 顾客主要特征是 顾客标识 姓名 电话 简要说明 存储顾客的各类信息 包括顾客标识 姓名等 编写罗娇日期修改记录 审核罗娇日期 表 7 外部项 决策树 订单编辑决策树 17 订单 编辑 新顾客 记录新客户 生成订单 老顾客 生成订单 图 11 订单编辑决策树 判断 核对订单决策树 图 12 判断 核对订单决策树 18 3 信息系统设计信息系统设计 3 1 信息系统总体设计信息系统总体设计 3 1 1 信息系统总体布局设计信息系统总体布局设计 新华书店业务管理信息系统采用分布式系统的浏览器 Web 服务器 B S 计算模式 采购 销售 会计三个部门各配置一台微机 三台微机 联成网络 相互通信 采购 销售 会计三个部门各自独立地进行业务处理 各部门之间的数据通信由网络完成 系统硬件配置 三台微机 包括主机 显示器及磁盘驱动器 打印机 适配器 电缆等其它网络配件 软件配置 汉字多用户操作系统 汉字 dBASE 数据库系统 其它应用软件 3 1 2 软件系统的总体结构设计软件系统的总体结构设计 文字描述 新华书店业务管理信息系统共分成销售 采购 会计三个子系统 模块设计 19 绘制 H 图 书店业务管理信息系统 销售处理 采购处理会计处理 输 入 顾 客 购 书 单 处 理 顾 客 文 件 处 理 可 供 购 书 单 处 理 不 可 供 购 书 单 销 售 查 询 处 理 缺 货 购 书 单 厂 商 进 货 处 理 采 查 询 购 收 款 处 理 修 改 总 账 汇 总 各 种 报 表 图 13 新华书店业务管理信息系统功能模块结构 3 2 代码设计代码设计 文字描述 本系统的代码设计采用线性分类体系 按分类对象的从属 层次关系为 排列顺序 代码设计 以产品代码为例 产品代码设计 书籍年份 书籍类别 书籍科目 科目细分 图 23 产品代码设计 第一 二位为 书籍年份 三 四位数字为 书籍类别 20 编号年份 0101 0202 0303 0404 五 六位数为字 书籍科目 七 八两位数字为 科目细分 例如 编号科目 01 英语 02 数学 03 语文 04 物理 05 化学 06 言情 07 恐怖 3 3 数据存储设计数据存储设计 3 3 1 数据库设计数据库设计 概述 在系统的数据库设计中 首先要对系统分析得到的数据词典中的数据存储 进行分析 分析各数据存储之间的关系 课采用 E R 图的方法进行数据结构分 析 这里以药材数据库为例 实体 关系模型 E R 模型 绘制 E R 图 编号类别 01 课内 02 课外 编号类别 01010101 英语阅读理解 04010302 语文阅读理解 04010203 数学历年真题 21 仓库 书籍 供应商 顾客 存储 购买 销售 n m m m n n 图 24 E R 图 属性 属性 图 25 书籍标识 书籍 名称类别 图 26 图 27 22 图 28 顾客 编号名称电话 图 29 存储 存储编号书籍数量出库时间入库时间 图 30 图 31 数据规范化 说明三种规范户形式 描述 1NF 2NF 3NF 的定义 1NF 属于 1NF 的关系应满足的基本条件是元组中的每一个分量都必须 是不可分割的数据项 2NF 指的是这种关系不仅满足第一范式 而且所有非主属性完全依赖 23 于其主码 3NF 指的是这种关系不仅满足第二范式 而其它的任何一个非主属性 都不穿地依赖于任何关键字 进行规范化 要求符合 3NF 但必要时可以进行反规划 显然上面的 E R 图完全符合 3NF 因此不需要修改 绘制出调整后的 E R 图 仓库 书籍 供应商 顾客 存储 购买 销售 n m m m n n 图 32 E R 图 建立逻辑模型 实体 实体 书籍信息表 书籍标识 书籍名称 书籍类别 仓库信息表 仓库货位号 仓库位置 供应商信息表 供应商编号 供应商名称 供应商地址 供应商电话 供应商传真 顾客信息表 顾客编号 顾客姓名 顾客电话 联系 联系 存储信息表 存储编号 书籍标识 供应商编号 书籍存储数量 书籍 入库时间 书籍出库时间 购买信息表 购买编号 书籍标识 供应商编号 购买价格 购买数量 购买时间 购书单信息表 购书单编号 书籍标识 顾客编号 销售价格 销售数 量 销售时间 24 3 4 用户界面设计用户界面设计 3 4 1 输出界面设计输出界面设计 输出是由计算机对输入的原始信息进行加工处理 形成高质量的有效信息 并使之具有一定得格式 提供管理者使用 输出信息内容 顾客信息 发货票 货物 采购订单 货款 各种统计报表 不合格订单 等 输出设备 显示终端 打印机 输出介质 纸张 磁盘 顾客信息 顾客编号 顾客名称 顾客电话 确定返回打印 图 33 客户信息输出界面 3 4 2 输入界面设计输入界面设计 输入信息内容 顾客购书单 供货单 付款单 货物 25 输入设备和介质 键盘 鼠标 光盘 移动硬盘 读卡器 扫描仪 图 34 客户订货单输入界面 26 4 系统实施系统实施 4 1 编程并编写文档编程并编写文档 本系统在上述系统设计的基础上进行编程 这里就不做过多赘述 4 2 测试测试 系统测试是信息系统的开发周期中一个十分重要的活动 尽管在系统开发 周期的各个阶段均采取了严格的技术审查 但依然难免遗留下差错 如果没有 再投入运行前的