《WORD使用技巧大全》

利用 Word 统计字数 试试一一试试 在此行后按回车键 然后键入一些字词 窗口底部的状态栏会实时统计文档中的字数 保存文档 以便稍后随处访问 在 OneDrive 中保存此文档后 文档可从任何设备打开 计算机 平板电脑 或手机 你的更改会自动保存 试试一一试试 选择 文件文件 另存另存为为 然后选择 OneDrive 并为此文档命名 如果在另一台设备上登录 Office 365 此文档会显示在最近使用的文件列表 中 可在上次离开的位置继续操作文档 即使文档在当前使用的计算机上 处于打开状态 共享和协作 此文档保存到 OneDrive 后 你可与他人共享该文档 他们甚至无需使用 Word 便可打开文档 试试一一试试 选择 共享共享 并发送指向此文档的链接 键盘快捷方式 依次按 Alt Y 和 U 可通过键入他人电子邮件地址或将链接复制粘贴到邮件或聊天信息中 来 发送链接 如果希望他们仅可阅读文档而不可编辑文档 请将其权限设置 为 仅查看 如果他们没有 Word 此文档会在其 Web 浏览器中通过 Word Online 打开 使用 Web 图片添加视觉效果 Word 与必应协作 提供可在文档中使用的海量图片 试试一一试试 在此行后按 Enter 建立一个空白行 1 将光标置于上述空白处 转到 插入 选项卡 选择 联联机机图图片片 然后 搜索内容 例如搜索 小狗剪贴画 2 选择所需的图片 然后选择 插入插入 通过设置文本格式 更生动地传达其含义 若要设置文本格式 请选中文本 然后选择 开始 选项卡的 字体字体 或 段落段落 区域中的按钮 试试一一试试 选择下方行中的文本 然后选择格式选项 使文本成为其所描述的 格式的示例 加粗 键盘快捷方式 Ctrl B 倾斜 键盘快捷方式 Ctrl I 突出显示 字体颜色 项目符号 编号 专业专业提示 提示 如果针对此练习选择全部文字 是否注意到 Word 会弹出一个其 中包含字体格式设置选项的小工具栏 使用这种方式和 Ctrl B 和 Ctrl I 等键盘 快捷方可避免总是转到 开始 选项卡 从 而可以节省时间 创造魔力 使用 标题 样式 此部分的标题 创造魔力 使用标题样式 与本文档中其他标题外观相同 但不如其他标题实用 它的格式通过字体设置 字体 字号和颜色 进行设 置 而其他标题的格式采用标题样式 准确而言 标题 1 看到将鼠标悬停在其他标题上时出现的小三角形 吗 你可以折叠和展开标题下的所有内容 例如多级 要点 但是这个却不起作用 让我们修复这个问题 试试一一试试 应用 标题标题 1 样式 1 将光标置于上方的标题 创造魔力 使用标题样式 但不要选择任 何内容 2 在 开始开始 选项卡上 找到 样样式式 然后选择 标题标题 1 键盘快捷方式 Ctrl Alt 1 瞧 现在它看起来像标题了 而且确实起到了应有的作用 快速改造文档外观 样式集和主题让你即时完全更改文档的外观 文档采用样式格式时 可达 到最佳效果 因此 我们修复上方的标题样式很有好处 试试一一试试 浏览样式集和主题 1 在 设计设计 选项卡上 选择 主主题题 然后从下拉列表中选择一个主题 请注意 样式集库会进行更新以反映所选取的主题 2 从下拉列表中选择喜欢的任何主题 然后单击以应用 只为乐趣 如果你有时间 不妨试试这些功能 试试一一试试 查找和替换 按 Ctrl H 并使用 查找 替换 将所有 试一试 替换为 我已试过 试试一一试试 使文字环绕图片 本文档中的一些图片置于文本段落旁 边 尝试探索文字环绕 选择此处的图 片 转到 格式格式 环绕环绕文字文字 然后使 用上箭头 下箭头键在选项之间切换以 预览效果 如何如何删删除除电脑电脑操作操作历历史史记录记录 电脑操作历史记录位置一般在以下地方 C Documents and Settings 用户名 Recent C WINDOWS Prefetch C Documents and Settings 用户名 Local Settings History C Documents and Settings 用户名 Local Settings Temp C Documents and Settings 用户名 Local Settings Temporary Internet Files C Windows Temp 找到 c windows SchedLgU txt 文件 里面有你自这个系统产生以来曾经 工作过的时间 包括哪天开了机 开机时间 关机时间 2 看你最近运行过什么程序 找到 C WINDOWS Prefetch 下 里面有记录你曾经运行过什么程序 文 件最前面的及为程序名 后面的执行代码不用理他 如果你没有优化过的 话 这里面保存的东西应该是非常有价值的 3 看你最近打开过什么文件 非程序 和文件夹 开始 运行 recent 4 看最近在网上做了什么 等等 显示所有文件个文件夹 找到 C Documents and Settings xukunping Local Settings 目录 你慢慢探索一下这个文件夹吧 如果没有进行过磁盘清 理或相关优化 你所有记录可全在这个里面哦 包括你上网干了什么坏事 可能还能有视频 图片罪证呢 呵呵 5 查看最近删除了什么 这就要用到硬盘恢复工具啦 把你曾经以为彻底 删除掉的东西都给你翻出来 哈哈 删除电脑操作记录的方 法 1 自定义删除 即想删除哪条历史记录就删除哪条 在百度搜索网页里的搜索栏中 点击鼠标左键两次 会出现以前搜索过 的历史记录 然后用鼠标指向你想要删除的历史记录 注意 是指向 不要点击 这时这条历史记录会深色显示 再点击 DEL 键 就可以删除 这一条历史记录了 这种方法你可以随心所欲 想删哪条都可以 2 完全删除法 在桌面用鼠标右键点击 IE 图标 再点属性 选上面的 内容 按钮 再点 下面的 自动完成 按钮 然后点击 清除表单 就可以把以前的 所有历史记录删掉 如果想以后也把录用的内容不留历史记录 则把 表 单 前面的勾去掉 附一 清除电脑痕迹的方法 1 清除最近使用过的文档记录 以 Windows XP 为例 右键点击 开始 按钮 选择 属性 在弹出的设置任务栏和开 始菜单属性对话窗中点 自定义 按钮 在 自定义开始菜单 对 话框中的 高级 标签下点 清除列表 若要让系统永不自作多情记住使 用文档的记录 请去掉 列出我最近打开的文档 前的钩 小提示 XP 会把最近访问文档的快捷方式放在 C Documents and Settings 用户名 Recent 中 手工删除它们也能让文档菜单 失去记忆 2 删除临时文件夹中的内容 当执行过安装软件 打开文档等操作时 在临时文件夹中会留下相应文 件 可以手工清除在下列位置中的内容 C Windows Temp C Documents And Settings 用户名 Local Settings Temp 如在删除时提示有文件在使用 就需要关掉相关程序 最好重启一次再删除 3 清除 运行 查找 等处的历史记录 清除 运行 对话框中记录的输入内容 可修改注册表 这些记录被保存 在 HKEY CURRENT USER Software Microsoft Windows CurrentVersion Explorer RunMRU 分支下 将其完全删除后重启 此外 该主键下的 DocFindSpecMRU 项 在右侧栏目中显示的是 查找 的历史记录 可一并 删除 4 隐藏在 IE 中的行踪 上网后 会有大量信息反映你的所作所为 这还了得 清空 Internet 临时文件夹 别人查看 Internet 临时文件夹 下的图片 Flash 等文件便能大体知道你 曾到过的网站 要清除它们 可依次单击 IE 菜单栏中的 工具 Internet 选 项 打开 Internet 选项 对话框 在 常规 标签中点击 删除文件 按钮 在 弹出的 删除文件 窗口中勾选 删除所有脱机内容 最后点击 确定 我不要 小甜饼 Cookie Cookie 也可能是泄密的一个 罪魁祸首 在 Internet 选项 对话框的 常 规 标签中单击 删除 Cookies 按钮 待弹出窗口后单击 确定 按钮 可删除 它们 小提示 一种保险的办法是在上网后 进入 Internet 临时文件夹 该文件夹 可在 Internet 选项对话框的 常规 选项下点 设置 来查看具体 位置 删除其下所有内容 这样 临时文件及 Cookie 等都会被清除 消除访问网页的历史记录 IE 会将最近三周的访问历史记下 要 踏网无痕 可得清除它们 只要删 除 C Documents and Settings 用户名 Local Settings History 文件夹中的所 有内容即可 也可在 Internet 选项对话框的 常规 标签下点 清除历史纪录 按钮 要让 IE 不记录访问历史 请在 Internet 选项对话框的 常规 选项下 将网页保存在历史纪录中的天数从默认的 20 改成 0 即可 清除 IE 记住 的表单内容当访问网站时 一些网页会提示输入 例如 搜索时会要求输入 搜索内容 登录邮箱则要填用户名 密码 这些东西会被 IE 自动记录 要删除它们 可在 Internet 选项 对话框的 内容 标签下点 自动完成 按钮 在弹出的 自动完成设置 对话框中将 表单 表单上的用户名和密码 和 提示我保存密码 前的钩去掉 再单击 清除表单 清除密码 按钮 当询 问时点 确定 删除地址栏列表中的网址 在 IE 地址栏中输入要访问站点的部分字母时会自动打开列表 其中有 最近曾访问的相匹配的站点 这也得清除 在 Internet 选项 对话框的 内容 标签下单击 自动完成 按钮 打开 自动完成 对话框 去掉 Web 地址 前的 钩 若安装了 中文网址 软件 采用上法不能将地址栏列表中的 网络实名 清除 此时要在 Internet 选项 对话框的 高级 选项卡下 选中 网络实名 中的 清除地址栏下拉列表中显示的网络实名 项 单击 确定 小提示 当 完成上述操作后 千万别忘清空回收站 若此处没有收拾干净 就将前功尽 弃了 附二 清除你在应用程序中的 行踪 一些软件会记录曾打开的文件等信息 因此在将系统中的痕迹打扫后 别忘了清除在应用程序中曾留下的踪影 1 还系统一个干净的 QQ QQ 会自动记录登录号码和聊天记录 如何才能 聊天不留痕 呢 很简单 只要在 QQ 登录对话框中点 清除记录 按钮 系统将提示是否删除 对应的所有记录文件等 勾选该项 然后输入 QQ 登录密码 点击 确定 即可 另外 在 QQ2007 中可选择登录模式 如不想在退出 QQ 后保存相关 记录 可选择 网吧模式 如果还不放心 最好在退出 QQ 后手工清除 QQ 文件 夹下用你的号码命名的文件夹 清除 QQ 登陆框中的号码列表 进入 QQ 文件夹 找到一个叫 LoginUinList dat 的文件 用记事本打开 删除所有文字乱码 保存即可 这 样可以全部删除 2 清除 MSN Messenger 中的登录帐户信息 当在 MSN Messenger 中登录后 下次再登录会自动出现上次的用户名 要去掉它可在控制 面板中双击 用户帐户 然后选当前登录帐户 再选 创建我的 NET PASSPORT 项 点击左侧 相关任务 下 管理我的网络密码 在 储存用户 名和密码 对话框中 选中要删除的帐户 点击 删除 按钮 3 消除 Office 系列软件中的使用痕迹 Office 系列软件会保存打开过文件的快捷方式 需进入 C Documents and Settings 用户名 Application Data Microsoft Office Recent 文件夹 删除其中的文件 另外 在 Word 中记录了最近使用的一些文件 点击 工具 选项 菜单项 在 常规 标签下去掉 列出最近使用文件 项前的 勾 可让其不显示出来 而在 Excel PowerPoint Access 等中都有相应的选 项 可按照相同的方法去掉痕迹 4 清除网际快车中的下载信息 网际快车会自动保存下载文件的信息 要清除可用下列方法 在网际快 车中 将 正在下载 和 已下载 文件夹中的项目全部删除 被删除的项目会 放入 已删除 文件夹 再将 已删除 文件夹下的内容完全删除 5 清除 暴风影音 的记录 暴风影音会自动记录以往曾播放过的文件 点击 查看 选项 在 选项对话框右侧去掉 保留最近打开文件的历史记录 确定后可去掉播 放记录 6 消除 RealOne 的播放记录 单击 工具 菜单中 参数设置 在弹出对话框的 类别 中选 普通 项 点 击 清除历史记录 如不想自动记录播放记录 需要取消 允许在文件菜单 中显示历史记录列表 选项 7 清除 Windows Media Player 的历史记录 在 WMP 播放器中 依次点击 工具 选项 隐私 项 单击 清除历史 记录 按钮 可将 文件 菜单中 打开 和 打开 URL 对话 框中存储的信息删除 单击 清除 CD VCD 则可删除存储的播放过的 CD 和 DVD 的所有媒体信息 为了让其不再记录 就要去掉 在播放机中保存 文件和 URL 历史记录 前的钩选 8 让输入法没 记性 很多输入法会自动记忆曾输入过的内容 下面以一些输入法为例说明如 何让它 失忆 智能 ABC 它虽不将记忆内容显示在提示行中 但会将常 用到的词汇保存在 c window system 文件夹下的 tmmr rem 文件中 将其 删除 如要它 失忆 可右击输入法图标打开 属性设置 在对话框中去掉 词频调整 前的钩选即可 拼音加加 右击输入法图标 选择 设置 然后在 设置 标签下选中 禁 用词频调整 要避免对单字也不调整频度 就要选择 单字频度调整方式 下的 禁用 陈桥五笔 陈桥五笔会将输入过的内容自动记录到 C chenhu2 cwbzlcz1 chh 和 cwbzlcz2 chh 文件中 用写字板打开便可查看 这岂不是会泄密 因此在使用后务必将它们删除掉 9 用 Maxthon 清除上网记录 如果你使用 Maxthon 浏览器来上网 那要清除上网痕迹就非常简单了 你不需要逐项清除网页历史 搜索栏历史 cookie 等 只要点击 工具 菜单 中的 清除浏览记录 全部清除 并在弹出中的对话框中点击 是 即可 10 清除 foxmail 的邮件地址记录 使用 Foxmail 发送邮件后 在收件人栏中输入的地址将被记忆 只要输 入这个地址的首字符便会自动补全 看来它也会泄密 单击 Foxmail 中的 工具 系统设置 在 常规 标签下单击 清除历史 记录 按钮 在弹出的对话框中点击 是 也可手工清除邮件地址记录 用记 事本打开 Foxmail 安装文件夹下的 foxmail adc 文件 删除其中的内容 再 保存文件 小提示 若将 foxmail adc 文件设为 只读 属性 则以后输入的地址将不 被记录 11 用 Tencent Traveler 清除上网记录 如果你使用 TT 浏览器来上网 那要清除上网痕迹 就非常简单了 你不需要逐项清除网页历史 搜索栏历史 cookie 等 只 要点击导航工具栏中的 清除记录 全选 再点击 清除 即可 1 改变页眉的样式 如果仅仅想去除页眉下的横线 最为便捷的就是改变页眉的样式 例如 我们在编辑页眉时可以把页眉的样式换成 正文 因为 正文 样式中没有 段落边框的格式内容 页眉下自然也就不会出现横线了 2 修改 页眉 样式 改变页眉的样式 你失去的可能不仅仅是一条横线 还有其他一些包含 在 页眉 样式里而在 正文 样式里所没有的格式特征 如果你不想失去它 们 可以修改 页眉 样式 在 页眉 样式中去除有关横线的相应格式内容 如在 Word 2000 中 我们可以依次选择菜单栏中的 格式 样式 在随后出 现的 样式 对话框中依次选择样式列表框中的 页眉 和 更改 按钮 此时 修改样式 对话框就出来了 单击 修改样式 对话框中的 格式 按钮 选择 其中的 边框 再在随后出现的 边框和底纹 对话框中选定 设置 下的 无 最后依次点击按钮 确定 和 应用 你会发现页眉下的横线同样消失了 3 取消页眉的边框格式 修改 页眉 样式后 当前文档中页眉的横线全部消失了 如果仅仅想去 除当前节的页眉 可以在编辑页眉时依次选择 格式 边框和底纹 在随后 出现的 边框和底纹 对话框中选定 设置 下的 无 特别要提醒的是 边框 和底纹 对话框中的 应用范围 项一定是 段落 而不是 文字 4 和页眉横线 永别 即便用以上的各种方法删除了横线 但在 Word 下给新建立的文档添加 页眉时 你会发现那条讨厌的横线又出现了 要想和页眉横线 永别 有两 个选择 1 在修改 页眉 样式时 勾选 修改样式 对话框中的 添至模板 复选框 2 建立一个自己的文档模板 并且指定该模板为默认模板 当然该模板 中肯定没有那条横线 方法一 双击页眉区域 出现页眉编辑虚线框 在菜单 编辑 清除 下找 到 格式 项 单击 则页眉中的横线消失 只留下文字信息 想要恢复横线 点击 编辑 菜单的 撤销键入 项即可 方法二 双击页面区域后 点击 格式 边框和底纹 在 边框 标签页中 的左侧的边框 设置 中点击 无 在右边找到 应用于 组合框 选择 段落 点击 确定 命令按钮 则页眉中的横线消失 方法三 或是自己画个线变成白色 Word 模板使用全解析 一 理解模板的概念 为了我们能更好的使用模板 一开始先来讨论一下模板的概念 前面所 提到的 模板 实际上是 模板文件 的简称 也就是说 模板 是一种特殊的 文件 在其他文件创建时使用它 也许初学 Word 的朋友会问 难道我在 Word 中单击 新建空白文档 创建一个空白的文档 也使用模板了吗 是的 这时候 Word 使用了 Normal 模板来创建了一个新文档 当然 如果你通过单击 本机上的模板 或 网站上的模板 在弹出的对 话框中 选择其他特殊的模板来创建文档时 在文档创建时使用了模板是 容易理解的 实际上 每个模板都提供了一个样式集合 供我们格式化文档使用 除 了样式之外 模板还包含其它元素 比如宏 自动图文集 自定义的工具栏 等 因此我们可以把模板形象地理解成一个容器 它包含上面提到的各种 元素 不同功能的模板包含的元素当然也不尽相同 而一个模板中的这些 元素 在我们处理同一类型的文档时是可以重复使用的 由此可以初步体 会一下模板在避免重复劳动方面的重要意义 二 认识模板和样式的关系 从上面已经知道 样式是被包含在模板中的重要元素之一 而且笔者一 直认为它是最重要的元素 经过课程一的学习 我们已经开始感受到样式 在快速修饰文档中的非凡能力 那么 你是否过这种想法 就是把在制作某 个文档中所创建的样式都保存下来 供以后处理同类型的文档使用 这个想法非常好 模板就是实现这个目标的有效途径 后面我们将通过 实际案例的学习 了解实现的全过程 三 使用现有的模板创建文档 使用现有模板创建文档的一个前提条件是 你对现有的模板的特性和功 能比较了解 要不然 如果你选择了不恰当的模板 那么制作完成的文档外 观 可能是非常别扭的 使用现有模板的大部分工作是在填空 包括向导方式的模板 都是根据 提示填入你自己需要的实际内容 在实际生活中 大部分朋友需要制作一份自己的简历 方便在找工作时 使用 所以下面的例子我们就使用 Word 提供的 简历向导 模板制作一份 具备专业外观的个人简历 1 启动 Word2003 进入程序主界面后 选择菜单 文件 新建 命令 显示 新建文档 任务窗格 单击任务窗格 模板 区的 本机上的模板 打开 模 板 对话框 选择 其他文档 选项卡 并选中 简历向导 模板 图 1 图 1 2 单击 确定 按钮后 弹出 简历向导 对话框 从对话框左边我们可以 了解该向导的流程 接下来我们 2 将根据向导的提示 一步一步完成简历文档的初步定制 图 图 2 3 单击图 2 下一步 按钮 进入 样式 步骤 我们选择 专业型 图 3 图 3 4 单击 下一步 按钮 进入 类型 步骤 选择 条目型 5 单击 下一步 按钮 进入 地址 步骤 根据自己的实际情况输入相应 信息 图 4 图 4 6 单击 下一步 按钮 进入 标准标题 步骤 根据需要选择简历文档中 包含的标题 图 5 图 5 7 单击 下一步 按钮 进入 可选标题 步骤 选择你的简历文档中还需 要包含的标题 图 6 图 6 8 单击 下一步 按钮 进入 添加 排序标题 步骤 这里你可以添加上面 两步中没有提供的标题 通过 上移 和 下移 按钮 对简历文档中已有的标 题进行排序 图 7 图 7 9 单击 完成 按钮 就完成简历文档的初步定制 返回 Word 编辑窗口 后 可以看到简历文档的标题 框架已经成型了 图 8 图 8 10 接下来 根据文档中的提示和自己的实际情况 把自己的相应信息 填入 文档中 感觉的确像在填空 当你开始输入 教育 部分信息时 也许 会问 文档中只提供了一个时间段供我填写 但是我有好几个时间段的教 育信息要填写 该怎么操作呢 11 一个不错的方法是 在填写 教育 部分的具体信息之前 先考虑好大 至有几个时间段要输入 然后选中文档提供的一个时间段教育信息的相应 段落 单击鼠标右键在弹出的菜单中选择 复制 命令 然后将插入点定位于 下方适当的位置 单击鼠标右键在弹出的菜单中选择 粘贴 命令 这样就制 作好了另一个时间段的教育信息段落组 图 9 其左边的时间输入文本框 也用复制粘贴的方法制作 图 9 12 后面 工作经历 部分 如果你有多个时间段的信息要输入 也用同样 的方法处理 当我们把所有信息输入完后后 开始进行文档的修饰 以便使 简历文档具备统一专业的外观 13 如果你的 样式和格式 任务窗格没有显示 请打开它 从 样式和格 式 任务窗格中 可以看到该模板提供的供我们格式化文档使用的样式列表 图 10 还记得课程一介绍的使用样式修饰文档的方法吗 好的 开始动手 吧 记住一个使文档具备专业统一外观基本要点 即整篇文档的同类型段落 要用相同的样式 比如该简历文档中的所有单位名称段落统一采用 单位名 称 样式 其他段落依此类推 图 10 14 当然 如果你觉得模板提供得样式并不符合你要求 那么你可以用课 程一介绍的方法修改它 15 为了获得更真实的学习效果 你不妨像笔者一样在这个操练中用自 己的真实情况制作 说不定哪天就派上用场了哦 上面以 简历向导 模板为例 详细地介绍了现成模板的使用方法 由于 该过程包含了使用现有模板的各个基本要点 因此即使是初学 Word 的朋 友 也可以由此参照使用其他现有的模板了 如果想要提高实际水平 关键 还是要多多动手实践 通过上面的过程 相信各位朋友已经能够初步体会使用现有模板完成任 务的便利与高效 我们还可以假设一下 如果对于一个常常要写简历的人 来说 有这种人吗 简历制作公司 那么模板的高效性是可想而知的 前面 所提到的有规律的重复的文档 就是指的这个意思 和样式一样 现有的模板不是任何时候都符合我们的需要 那么 接下 来我们将学习如何创建适合自己要求的模板 四 创建适合自己的模板 使用 修改法 创建自己的模板 所谓使用 修改法 创建自己的模板 就是指在现有模板的基础上 通过 修改与定制 得到自己的模板 修改与定制的主要内容是现有模板中的样 式 当然模板中的文字 提示语也可以根据自己的要求更改 下面的操作我们将修改 Word 提供的 典雅型报告 模板来创建一个符合 自己企业需要的 业绩报告 模板 1 启动 Word2003 进入程序主界面 选择菜单 文件 新建 命令 显示 新建文档 任务窗格 单击任务窗格 模板 区的 本机上的模板 打开 模 板 对话框 选择 报告 选项卡 选中 典雅型报告 模板 然后选中 新建 区 的 模板 单选框 图 11 图 11 2 单击 确定 按钮后 便根据 典雅型报告 模板为基准创建了一个模板 接下来我们修改其中的文字和样式从而得到适合自己需要的模板 3 为了便于浏览 切换到 普通视图 可以看到模板中的各种提示性文 字 以及已经根据模板定义的样式显示的文档外观框架 如果 样式和格式 任务窗格没有显示 请打开它 可以拖动 样式和格式 任务窗格的滚动条 浏览一下该模板提供的相当丰富样式组 图 12 图 12 4 也许初学的朋友会问 难道我制作一个文档需要用这么多样式吗 回 答当然是否定的 如此丰富的样式只是供我们需要时选用的 5 接下来先修改一些文字内容 在 单击此处键入公司名称 处输入企业 的名称 如 新悦国际教育咨询 如果是为自己公司制作模板 那么这个名 称应该是不变的内容 所以在这里输入后 那么以后用此模板新建文档时 就不必重新输入了 6 选中 营销计划 段落 更改为 业绩报告 更改 向东部地区发展的最 佳时机 为 2004 年度 部门业绩报告 对于 分节符 下一页 下方的标题 也按此更改 完成后的效果如下图 图 13 图 13 7 接下来我们对样式进行修改 以满足自己企业对文档外观的需要 下 面的操作将把 标题 1 样式的字体颜色改为 蓝色 为 标题 2 样式添加灰 色的底纹 要说明一下的是 在实际的工作中可能不会像这样修改 此处之 所以采取这样的操作 只是为了方便学习和理解 因为这样修改后的外观 变化很明显 8 单击 样式和格式 任务窗格中 标题 1 样式名右边的下拉箭头 在弹 出的菜单中选择 修改 命令 图 14 打开 修改样式 对话框 图 14 9 单击 修改样式 对话框中的 格式 按钮 在弹出的菜单中选择 字体 命令 在打开的 字体 对话框中设置字体的颜色为 蓝色 然后依次单击 确定 按钮 10 可以看到模板中使用 标题 1 段落的文字改为蓝色 11 单击 样式和格式 任务窗格中 标题 2 样式名右边的下拉箭头 在弹 出的菜单中选择 修改 命令 打开 修改样式 对话框 12 单击 修改样式 对话框中的 格式 按钮 在弹出的菜单中选择 边框 命令 在打开的 边框和底纹 对话框中选择 底纹 选项卡 然后设置好底纹 图 15 并单击两次 确定 按钮 图 15 13 可以看到模板中使用 标题 2 样式的段落被修饰了灰色的底纹 14 作为操练 对模板的修改就到此 有其它要求的修改可以仿照上面的 方法进行 下面我们要把刚才的修改保存为一个自己的模板 15 单击工具栏上的 保存 按钮 或者选择 文件 保存 另存为 命令 打 开 另存为 对话框 由于我们在创建时就选择了 模板 选项 因此此时 Word 自动识别我们是要保存一个模板 并定位到了 Word 模板的默认保存 位置 图 16 说明 Word 用户创建模板的默认保存位置为 C Documents and Settings zunyue 用户帐号 Application Data Microsoft Templates 文件夹 你 当然可以把自己创建的模板保存到其它位置 但是笔者建议保存在这个默 认位置 因为保存在这里的模板会在 模板 对话框的 常规 选项卡显示 以 后利用该模板新建文档时方便选用 图 16 16 在文件名框内输入该模板的名称 如 业绩报告 单击保存按钮即可 完成保存 到这里 利用 修改法 创建自己的模板的操练就完成了 在后面的 使用 自己的模板创建新文档 部分 我们将学习利用这个模板来创建新的文档 所以上面的操作请务必完成 使用 原型法 创建自己的模板 所谓 原型法 就是用常规方法完成了一篇文档的制作 同时 修饰这篇 文档的各种样式也已经修改或创建好 这种方法在实际工作中可能使用更 加频繁 比如 你现在已经制作好了一份客户信函文档 修饰该文档所需的各种 样式也制作好了 由于你考虑到以后还会多次制作同类型的文档 为了提 高效率 就可以根据这篇已完成的文档为基准创建模板 创建过程非常简单 主要做两件事情 一是删除该文档的会根据不同情况变化的内容 比如客户名称 客户信 息等 保留不变的内容 比如自己公司的名称 地址等 二是如果样式名称还不形象和具体的话 则为它们取一个形象的名称 这样可以让自己团队的其它成员 也能方便地使用这个模板来创建新文档 下面的实例操练 将根据一份已经制作完成的 客户信函 文档原始案例 文件创建一个 客户信函 模板 文档原始案例文件下载 方便日后创建同类型的文档时使用 从而大大 提高工作效率 客户信函 1 打开 客户信函 原始案例文件 可以看出这是一个已经制作好的公司 销售经理写给客户的信函 如果你的 样式和格式 任务窗格没有显示 请打 开它 可以看到修饰该文档所需要的各种样式已经制作好 而且以比较形 象的名称命名 2 接下来我们的主要工作是 把该文档中将会根据实际情况改变的内容 删去 但是这里笔者还想做得更完美点 也就是制作内容输入提示域 具体 效果是 给出内容输入的提示文字 同时当用户用鼠标点击提示文字时 该 部分被选中 图 17 用户即可输入实际的内容 而提示文字自动清除 如果 你常常使用 Word 提供的现成模板 你应该发现它们也是这样做的 这让用 户使用更加方便 图 17 3 选中案例文件中第一自然段的客户姓名 金梅 然后选择菜单 插入 域 命令 打开 域 对话框 然后在类别下拉列表中选择 文档自动化 域 名 区选择 MacroButton 在 宏名 区选择 DoFieldClick 在 显示文字 框 内输入 输入客户姓名 操作完成后单击 确定 按钮 图 18 图 18 4 返回 Word 编辑窗口 可以看到原来具体客户姓名 金梅 的位置变成 一个带有提示性文字的内容输入域 具体效果和前面描速一致 图 19 图 19 5 下面我们查看一下它的域代码 用鼠标单击一下 输入客户姓名 位 置 它显示为反白 然后单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 切换域代码 命令 图 20 图 20 6 可以看到该域的域代码如下图 图 21 图 21 7 从这段代码中我们可以很容易看出规律 第一部分是域名 第二部分 是宏名 接下来是提示性文字 明白这个规律我们就可以通过复制粘贴的 方法制作后面的内容提示输入域了 8 比如复制该段域代码到 雅宣护肤系列 处 然后把提示性文字 输入 客户姓名 改为 输入产品系列名称 执行 切换域代码 命令后 即可显示 为域的文字形式 9 为了节省篇幅 后面的修改操作参照 客户信函 最终效果文件进行 当全部工作完成后 我们把它保存为模板 选择菜单 文件 另存为 命令 打开 另存为 对话框 在选择 文件类型 为 文档模板 在 文件名 输入模 板名 客户信函 保存位置就采用默认位置 然后单击确定后就得到了自己 的 客户信函 模板 图 22 图 22 通过上面的操练 我们体会了用现有文档创建模板的方法 关键学习了 如何制作内容提示输入域 采用这个技术的好处在于 创建好的模板可方 便地供团队其它成员使用 有效地加强了团队协作程度 下面我们再来学 习用 汇编法 创建自己的模板 客户信函 文档完成文件下载 使用 汇编法 创建自己的模板 随着 样式 和 模板 使用水平的提高 你可能常常对那些制作精致的样 式 爱不释手 那么可不可以把别人做好的样式引用到自己的模板文件中 来呢 答案是肯定的 汇编法 就是把其它模板或文档中样式引用到自己的 模板中来 从而得到自己的模板 使用 汇编法 创建模板的用户最好具备一个前提 就是对各种样式的特 点 使用场合了解得比较深入 不然 如果只是随便地从模板或文档中引入 样式来 汇编 那么得到的模板效果通常不理想 下面的操作只是简单地学习创建的方法 而实际中的运用水平如何 还 取决于样式和模板使用经验的积累程度 1 启动 Word2003 进入程序主界面后 选择菜单 文件 新建 命令 显示 新建文档 任务窗格 单击任务窗格 模板 区的 本机上的模板 打开 模 板 对话框 选择 常用 选项卡 选中 空白 项 然后选中 新建 区的 模板 单选框 单击 确定 后创建了一个新的空白模板 2 接下来 我们假设要把 Word 提供的 典雅型报告 模板中的 块引用 和 标题 2 样式引用到当前的模板 以创建自己模板 选择菜单 工具 模板 和加载项 命令 打开 模板和加载项 对话框 单击 管理器 按钮 出现 管 理器 对话框 图 23 图 23 3 单击 管理器 对话框右侧 在 Normal 中 区下方的 关闭文件 按钮 清 除标准模板 Normal 中的样式列表 刚才的 关闭文件 按钮并为 打开文件 按钮 单击 打开文件 按钮 在显示的 打开文件 对话框内中定 Office Templates 2052 文件夹 假设你 Office 安装在 C 盘 然后选中 典 位至 C Program Files Microsoft 雅型报告 后 单击 打开 按钮 图 24 说明 C Program Files Microsoft Office Templates 是 Word 提供模板的保 存位置 注意和前面 Word 用户创建模板