项目一-秘书职业认知.ppt

项目一秘书职业认知任务一秘书与秘书工作认知 一 秘书的定义 秘书 在辞海中有五种涵义 1 指职务名称之一 是领导的助手 2 指官名 3 特指使馆的外交人员 4 指宫禁藏书 5 指谶纬 图箓 西方国家的定义 秘书应是主管人员的一任特殊助手 他掌管办公室工作技巧 能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感 以实际行动显示其主动性和正确的判断力 并在所给予的权力范围内做出相关决定 国际秘书联合会 门上写 活 一合酥 鸡肋 研讨案例 杨修之死 口虽称美 心甚忌之 虽喜笑 而心恶之 食之无味 弃之可惜 杀之 秘书越权 我国秘书的定义 狭义秘书概念 秘书 专门从事办公室程序性工作 协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员 1997年12月劳动部 秘书职业技能标准 广义秘书概念 秘书是位居领导人身边或领导机构中枢 从事办公室事务 办理文书 联系各方 保证领导工作的正常运转 直接为领导工作服务并为各方面领导服务的事务与信息助手 常崇宜主编 秘书工作概要 1997 1 从服务对象和经济来源分 公务秘书与私人秘书 公务秘书是指为各级机关 企事业单位 社会体团服务 由组织与人部门选调 从国家集体领薪的人员 私人秘书指为民办 集体企业 农民专业产 个体户及外资企业服务 由它们聘请并支付薪酬 不属于国家编制的个人 二 秘书的分类 2 从工作的分工或业务的侧重点来划分 文字秘书 机要秘书 通讯秘书 信访秘书 外文秘书 生活秘书 教学秘书 科研秘书等 一 企业文秘工作的基本特征 3 按不同领域的分类 政治生活中的秘书 经济生活中的秘书 科技文化领域的秘书 4 机关内部的层次 以省市政府机关为例 高级秘书 指秘书长 办公厅 室 主任 他们参改议政 深入到决策全过程 是领导的重要助手 有些人本身就是领导成员 中级秘书 一般指文字秘书 他们负责起草文稿 办理文书 调查研究 整理信息等工作 其工作成效 以领导决策起重要作用 初级秘书 指从事一般日常工作的秘书 如接待 联络 会务 印校 收发与财务等 5 按秘书人员担任的职务划分 秘书长 办公厅主任 秘书处处长 科长 副主任科员 科员 6 职业资格等级可分 四个级别 高级秘书 中级秘书 初级秘书 秘书职业分四个等级 分别为五级秘书 国家职业资格五级 四级秘书 国家职业资格四级 三级秘书 国家职业资格三级 和二级秘书 国家职业资格二级 五级秘书 具备以下条件之一者即可报名 1 连续从事本职业工作1年以上 2 具有中等职业学校本专业 职业 或相关专业毕业证书 3 经本职业五级正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 四级秘书 具备以下条件之一者即可报名 1 连续从事本职业工作3年以上 2 连续从事本职业工作2年以上 经本职业四级正规培训规定标准学时数 并取得结业证书 3 取得本职业五级职业资格证书后 连续从事本职业工作2年以上 4 取得本职业五级职业资格证书后 连续从事本职业工作1年以上 经本职业四级正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 三级秘书 具备以下条件之一者即可报名 1 连续从事本职业工作6年以上 2 具有以上高级技能为培养目标的技工学校 技师学院和职业技术学院本专业或相关专业毕业证书 3 取得本职业四级职业资格证书后 连续从事本职业工作4年以上 4 取得本职业四级职业资格证书后 连续从事本职业工作3年以上 经本职业三级正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 5 具有本专业或相关专业大学专科及以上学历证书 6 取得其他专业大学专科及以上学历证书后 连续从事本职业工作1年以上 7 取得其他专业大学专科及以上学历证书后 经本职业三级正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 二级秘书 具备以下条件之一者即可报名 1 连续从事本职业工作13年以上 2 取得本职业三级职业资格证书后 连续从事本职业工作5年以上 3 取得本职业三级职业资格证书后 连续从事本职业工作4年以上 经本职业二级正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 4 取得本专业或相关专业大学本科学历证书后 连续从事本职业工作5年以上 5 具有本专业或相关专业大学本科学历证书 取得本职业三级职业资格证书后 连续从事本职业工作4年以上 6 具有本专业或相关专业大学本科学历证书 取得本职业三级职业资格证书后 连续从事本职业工作3年以上 经本职业二级正规培训达规定标准学时数 并取得结业证书 7 取得硕士研究生及以上学历证书后 连续从事本职业工作2年以上 三 秘书机构 工作 的内容 我们秘书工作的内容 辅助管理 综合服务 政府机关和企事业单位的大致内容 事务管理 接待工作 商务活动 会议管理 文书撰制 文书处理 档案管理 调查研究 信息资料工作 信访工作 协调工作 督查工作 秘书机构的性质 秘书部门是辅助机构 而不是权力机关 秘书部门是综合办事部门 秘书部门是协调部门 四 我国秘书部门的设置情况 一 中央机关的秘书机构 二 省 市 县级的秘书机构 三 基层单位的秘书部门 五 民主党派和人民团体的秘书部门 六 临时性秘书机构 四 企事业的秘书部门 30出头硕士毕业的李某年轻有为 已是某市政府机关办公室的副主任 老主任对李某的工作相当支持 在李某主持下 办公室的各项工作开展得相当顺利 办公室的人员也干劲十足 工作一派欣欣向荣 后来老主任退休了 上级派来了一位拥有博士学位 同样非常年轻的孙某任正主任 大家原以为办公室主任和副主任都是能干的 高学历的年轻人 办公室的工作一定会更上一层楼 然而 情况恰恰相反 两位主任的意见常常对立冲突 而且两人相互之间又不沟通 给予下属的指令经常不一致 一件事若按副主任的要求去做 权力更大的正主任要下属从头来过 这样搞得办公室工作没有效率 时间也浪费了 更重要的是让下级感到无所适从 而且这种 两驾马车 式的管理方式越来越严重 使得整个办公室的管理相当混乱 各项工作弄得一团糟 结果 领导将两位主任全部替换 又派了一位主任 办公室工作才理出头绪 请问这则案例中 领导在安排办公室人员 主任 方面有那些失误 为什么 研讨案例 办公室结构 五 秘书部门的设置和管理 秘书工作概述 秘书工作指秘书通过 办文 办会 办事 来实现政务和事务服务 一 办文 秘书办文的工作主要是围绕文书 文件 文字材料展开 可分为三项内容 1 文书撰拟 2 文书处理 3 文书管理 二 办会 秘书办会工作所指的 会 是以 会 为代表的一系列相近事