会务组织架构解析.ppt

会务组织架构及岗位表述 编写人 敬晓峰 一 会务组织基本构架 二 会务总监职责 1 确实掌握人员调度2 协调安排现场各项事宜 保证流程环环相扣3 现场重要突发状况及时处理4 对现场各岗位的检查 督促和指导5 随时做到监督各岗位执行情况 直接对接各岗位负责人6 实行责任制 责任到负责人7 掌握助教心态 及时给予鼓励8 协助成交负责人做好与成交相关的工作 三 内场总监职责 1 内场所有事务管理 协调 检查2 内场易拉宝的摆放 内场清洁及桌椅队形管理3 内场白板 电脑 投影仪 音乐设备调试检查4 成交人员的服务 与老师活动的配合 促成客户到成交台成交话术的培训 演练5 与会务总监及外场总监的沟通协调6 内场紧急状况处理7 各岗位的安排 调控及训练8 及时向会务总监回报内场情况9 与助理讲师 成交负责人协调 完成成交相关动作 保证结果 舞台组岗位 1 舞台总控2 灯控 空调3 投影 PPT及视频 舞台总控岗位职责 1 根据舞台岗位设置进行人员岗位安排及训练2 为保障舞台流程顺利进行的各类物质准备情况监控3 人员 物品到位后 模拟流程进行全程演练4 确保现场舞台流程万无一失5 突发事件的紧急灵活处理6 上课前一天一定要把音响及麦克风 电脑音频 视频 投影仪 灯光测试完善 有状况马上报告并及时解决 灯光 空调岗位职责 1 及时与酒店工程部 电工 对接 详细了解整个会议室的灯光 空调等开关设备位置 并演练快速开关灯光 全亮 暗 全黑 2 追光灯 如需要 及时与舞台总控对接舞台流程 对接主持人和讲师商场时间及出口位置 确认追光是否与主持人对接3 有彩灯时 需要协调彩灯打上公司标语 并根据舞台整体效果变化灯光强度与色彩 投影 PPT及视频岗位职责 1 及时与舞台总控对接舞台流程2 将会议需用的背景图 座位图及中场备放的视频拷贝调试到位3 确认讲师PPT笔记本电脑 讲台用 控制台电脑并调试到位4 保证讲师讲课时PPT及主持人在介绍公司时PPT的使用5 讲师及主持人所有舞台展示用的资料对接 包含PPT及视频资料等 确保讲师商场前至少30分钟所有资料到位 并调试6 现场各种情况的应急处理 守门组岗位职责 1 对学员胸牌的检查2 对纪律要求严格的课程 控制人员进出会场3 学员上下课的召唤和热情迎宾4 课程结束后胸牌的回收5 遇有特殊情况及时向内场总监汇报 簇拥组岗位职责 1 讲师上场时指引 拍手簇拥上场2 讲师上场时氛围的营造 跑麦组岗位职责 1 遇有讲师提问时 要以规范的动作 最快的速度将调试好的麦克风传递给学员2 档学员使用完后 将麦克风关闭 回到原位3 内场紧急情况的补位4 制止学员违反课堂纪律的行为 如打电话 打瞌睡 交谈等 5 及时为学员提供优质服务 四 外场总监职责 1 外场所有事务管理 协调 检查2 外场易拉宝美观摆放3 外场所有工作人员的话术 仪表培训 演练 检查4 签到数据的制表统计5 负责外场紧急状况处理6 与会务总监及内场总监协调7 学员用餐协助 茶歇组岗位职责 1 时刻保持茶歇台清洁2 保证茶歇的按时准备3 保证茶歇量的充足4 保证茶歇的摆放美观 精致5 及时更换干净的垃圾篓 五 后勤总监职责 1 负责安排人员将所有物品打包并送达会场2 负责各个岗位的物品分发及归档3 负责仓库的整理及协助文件的工作4 负责物品最后的清点及送回公司5 结账及各种款项的交接6 助教的用餐照顾 并做好登记 六 成交组职责 1 讲师或主持人清楚表达成交产品 调动现场成交氛围2 辅导员充分了解本组客户的成交意向 深入沟通 并带其至成交台3 安排公司高管和营销高层扮演客户 熟悉公司产品及营销政策 成交前30分钟到达成交台 协助讲师办理谈单 报名手续及刷款4 刷款组在成交前30分钟内准备好成交单 POS机 计算器 签字笔 订书机 订书针等成交物品 成交时态度要积极 主动 热情 刷卡流程熟练 动作驯熟 顺序为先刷卡 再填成交单 收名牌 客户输密码时应用收遮掩密码区 头转向另一侧 六 成交组职责 5 事先安排客户不熟悉的我方人员坐进会场 再成交环节开始第一时间冲到成交台 行程现场抢购的热烈气氛 对整体的成交起到带动作用 6 成交区外围配合洽谈和阻击的人员 热情引导客户入座 并配合成交台人员成交 形成夹攻之势 不让客户轻易离开 以利于成交7 成交开始及整个成交过程中 主持人及成交负责人适时选到优惠政策 塑造方案价值 造成机会难得的紧迫感 并适时公布 恭喜已报名额 渲染气氛 辅导员组职责 1 开场后统一站在自己桌边面向门口鼓掌迎接客户进场2 充分了解自己小组的客户 姓名 公司 规模 意向 深入沟通3 观察自己小组的客户课程反应 潜在客户尤为关注4 现场资料的发放5 负责与客户的第一轮沟通 确定成交意向 并最大可能带客户至成交台6 负责客户用餐的领取及餐后整理 阻击组职责 1 营造会场热情高涨的氛围 积极主动的全场跑动2 一些疑问很多的客户为其接触抗拒与疑惑 促进成交 刷款3 活动后期更需要针对有成交意向但未购买的客户进行跟进 文化产品组职责 1 准备好售书所有的物品 签字笔 零钱 收据 发票登记本 价格大标签 讲师团强力推荐书籍 音像制品 2 课程前了解清楚书籍打包价格 赠品3 所有产品的数量清点及接收4 确保产品销售目标的完成5 记账及钱款的交接 七