会计内控制度

1 7 太平集运服务 中国 有限公司太平集运服务 中国 有限公司 会计内控制度会计内控制度 一 内部会计控制目标 二 内部控制内容 1货币资金 2实物资产 3采购与付款业务 4销售与收款 5成本与费用 6对外投资 7担保 8会计信息质量 一 内部会计控制目标 内部会计控制的目标是保证业务按照适当的授权进行 保证业务活动以正确的金额 在规定的会计期间 记录 于规定的账户 保证账面资产与实有资产定期核对 并揭示薄弱环节 保证企业经济活动依法 有效 有序地 进行 二 会计内控制度的主要内容 1 货币资金 货币资金是指公司所拥有的现金 银行存款和其他货币资金 货币资金的内部会计控制主要是防止现金的错误 记录和舞弊行为的产生 1 1 不相容岗位控制 出纳人员不得兼任稽核 会计档案保管和收入 支出 费用 债权债务账目的登记工作 出纳员开具支票时 必须经财会主管审核批准后方可加盖银行预留印章 签发支票时 应按规定启用支票使用登记簿 严格限制签 发空白转帐支票 不得由一人办理货币资金业务的全过程 办理货币资金业务的人员 每两年进行岗位轮换 1 2 授权批准控制 公司对货币资金业务建立授权批准制度 审批人根据货币资金授权批准制度的规定 在授权范围内进行审批 不得超越审批权限 经办人应当在职责范围内 按照审批人的批准意见办理货币资金业务 对于审批人超越授 2 7 权范围审批的货币资金业务 经办人员有权拒绝办理 并及时向审批人的上级授权部门报告 公司实行资金集中统一管理 各种现金 银行收付款业务集中于财会部门 其他任何部门未经财会部门授权或 委托 不得擅自办理收付款业务和出具收付款收据 未经授权的机构或人员不得办理货币资金业务或直接接触 货币资金 1 3 货币资金支付程序控制 支付申请 公司有关部门或个人用款时 应当提前向审批人提交货币资金支付申请 注明款项的用途 金额 预算 支付方式等内容 并附有效经济合同或相关证明 支付审批 审批人根据其职责 权限和相应程序对支付申请进行审批 对不符合规定的货币资金支付申请 审 批人应当拒绝批准 支付复核 复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核 复核货币资金支付申请的批准范围 权限 程 序是否正确 手续及相关单证是否齐备 金额计算是否准确 支付方式 支付公司是否妥当等 复核无误后 交由出纳人员办理支付手续 对于重要货币资金支付业务 应当经董事会决策和审批 所有付款业务必须经过总经理批准后方可支付 购买实物 支付费用时 必须有对方开具的发票 收据和必要 的验收凭证 同时有经办人 验收人业务主管签章 各种借款的支付必须写明用途 按规定履行审批手续 工 资 奖金 劳保和劳务费的支付 必须有合法依据 1 4 现金管理 按照 现金管理暂行条例 的规定使用现金 不属于现金开支范围的业务应当通过银行办理转账结算 一律不 得支付现金 从银行提取现金时 要写明真实用途 同时 必须由公司财会主管审核盖章后 才能向银行办理 提款 不得超限额提取备用金 为支付公司日常开支所需 设立备用金 标准为每日人民币五千元 超过库存限额的现金应及时存入银行 现金收入应当及时存入银行 不得用于直接支付公司自身的支出 因特殊情况需坐支现金的 应事先报经开户 银行审查批准 借出款项必须执行严格的授权批准程序 严禁擅自挪用 借出货币资金 现金出纳必须做到日清月结 随时清点库存现金 不得挪用现金和以白条抵库 公司定期和不定期地进行现金 盘点 确保现金账面余额与实际库存相符 发现不符 及时查明原因 作出处理 银行存款管理 按照 支付结算办法 等国家有关规定管理银行账户 定期检查 清理银行账户的开立及使用情况 发现问 题 及时处理 严格遵守银行结算纪律 不准签发没有资金保证的票据或远期支票 套取银行信用 不准签发 取得和转让没 有真实交易和债权债务的票据 套取银行和他人资金 不准无理拒绝付款 任意占用他人资金 不准违反规定 开立和使用银行账户 定期核对银行账户 每月核对一次 编制银行存款余额调节表 使银行存款账面余额与银行对账单调节相符 如调节不符 应查明原因 及时处理 定期或不定期地对银行存款日记帐与银行对帐单及收付款凭证进行核对 每月 2 次 发现问题要及时处理 在对银行对帐单抽查之前 应将公司银行对帐单的余额与开户银行进行核对或取得银行确认的书面证明 取得的货币资金收入必须及时入账 不得私设 小金库 不得账外设账 严禁收款不入账 票据及有关印章的管理 发票和收据必须按规定保管 登记 使用 检查 领用空白发票和收据必须进行登记 防止空白票据的遗失和 被盗用 3 7 财会主管应保管好银行预留印鉴和个人印章 工作量大的可指定出纳员以外的人员代为保管 财务专用章应由 专人保管 个人名章必须由本人或其授权人员保管 严禁一人保管支付款项所需的全部印章 严禁印章和支票 由同一个人保管 监督检查 公司定期和不定期地对货币资金业务进行检查 内容包括 一 货币资金业务相关岗位及人员的设置情况 重点检查是否存在货币资金业务不相容职务混岗的现象 二 货币资金授权批准制度的执行情况 重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全 是否存在越权审 批行为 三 支付款项印章的保管情况 重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象 四 票据的保管情况 重点检查票据的购买 领用 保管手续是否健全 票据保管是否存在漏洞 2 实物资产 每年四季度对实物资产进行一次财产清查 保证帐簿记录与实物相符 对盘盈或盘亏的财产要按规定及时处理 各项实物资产应当有专人保管 对造成财产非正常损失或流失的 要按规定追究有关人员的责任 确保财产安 全和完整 实物资产的保管人员 使用人员 核算人员 收发审批人员相互分离 实物资产的收发 增减和使用等审批权限应当经董事会授权 2 1 固定资产控制 保证固定资产取得合理性 购买固定资产时充分考虑固定资产的技术性能 企业规模发展的需要 资金的投入 与投资回报等因素 避免低效率使用甚至因闲置而造成资金搁置 保证固定资产计价的正确性 固定资产账面上应准确反映取得这些资产时和正式投入使用前所支付的一切必要 和合理的支出 保证固定资产的实际存在和合理保养维护 为使固定资产账面余额与实际存在相一致 需有专门部门和人员管 理 建立台账和卡片 并实施维修保养制度 使资产发挥其正常的使用效率 保证固定资产折旧和摊销方法的合理性和计算的正确性 防止用折旧来调节各期费用和成本 折旧方法的确定 变 更报须经批准 2 2 存货控制 存货存放地点有专门人员负责保管 公司对存货实行永续盘存制度 对各种存货进行合理分类 记录收入 发 出的数量 物资盈亏要进行分析和报告 报损要经董事会审批 存货计价计价方法一旦确定 不能任意改变 3 采购与付款 3 1 不相容岗位控制 公司对下列采购与付款业务分开设立 请购与审批 采购合同的订立与审计 采购 验收与相关会计记录 付款审批与付款执行 不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程 对办理采购与付款业务的人员每两年进行岗位轮换 3 2 采购程序控制 根据销售要求确定采购的物资 采购物资的一切活动 包括定货要求 供应公司的报价 材料和商品的质量验 收 必须严格按照生产和销售要求 防止为了个人私利而牺牲企业利益的行为发生 4 7 一般物品或劳务等的采购采用订单采购或合同订货等方式 小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买方 式 应当充分了解和掌握供应商的信誉 供货能力等有关情况 由采购 使用等部门共同参与比质比价 确定供应 商 验收部门或指定专人根据据规定的验收制度和经批准的订单 合同等采购文件对所购物品或劳务等的品种 规 格 数量 质量和其他相关内容进行验收 出具验收证明 对验收过程中发现的异常情况 立即向有关部门报 告 查明原因 及时处理 财会部门的物资 材料 明细帐与物资部门的有关明细帐应定期核对相符 3 3 付款控制 财会部门在根据采购合同结算支付货款之前 应当对所采购物资的原始凭证进行认真审查核对 审核的内容应 包括 品名 单价 数量 金额等是否相符 计算是否正确 各种原始凭证之间是否一致 是否有必要的检验 和验收手续 大宗物资采购是否有计划 是否有合同或协议 必须在确认内容一致 责任明确 手续完备 方 可编制付款凭证 结算货款 真实揭示已享有的各种采购的折扣和折让 合理地冲销相应的应付账款 不得将公司享有的折扣或折让隐匿起 来 避免公司获得的利益为私人占有 结算货款时 除达不到银行结算起点的可支付现金外 均必须通过银行结算 保证现金支付后获得相应的原料 商品 服务 加强应付账款和应付票据的管理 由专人按照约定的付款日期 折扣条件等管理应付款项 定期与供应商核对 应付账款 应付票据 预付账款等往来款项 如有不符 应查明原因 及时处理 3 4 监督检查 公司定期和不定期地对采购与付款业务进行检查 内容包括 一 采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况 重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象 二 采购与付款业务授权批准制度的执行情况 重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全 是否存在越权审批的行为 三 应付账款和预付账款的管理 重点审查应付账款和预付账款支付的正确性 时效性和合法性 四 有关单据 凭证和文件的使用和保管情况 重点检查凭证的登记 领用 传递 保管 注销手续是否 健全 使用和保管制度是否存在漏洞 4 销售与收款 4 1 不相容岗位控制 办理销售 发货 收款三项业务的部门分别设立 互相独立 一 销售部门 或岗位 主要负责处理订单 签订合同 执行销售政策和信用政策 催收货款 二 服务部门 或岗位 主要负责审核销售单据是否齐全并办理提供服务的具体事宜 三 财会部门 或岗位 主要负责销售款项的结算和记录 监督管理货款回收 公司不得由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程 4 2 程序控制 销售谈判 在销售合同订立前 由专门人员就销售价格 信用政策 发货及收款方式等具体事项与客户进行谈 判 销售谈判的全过程应有完整的书面记录 选择客户时 应当充分了解和考虑客户的信誉 财务状况等有关 情况 降低账款回收中的风险 合同订立 签订合同应符合 中华人民共和国合同法 的规定 金额重大的销售合同的订立应当征询法律顾问 或专家的意见 签订业务合同时 必须按合同法的规定 明确付款方式 付款时间和争议的处理形式等内容 尽可能缩短债权期限 合同审批 合同应经总经理审批 5 7 组织销售 销售部门按照经批准的销售合同安排服务计划 同时编制销售发票通知单 经审批后下达给财会部 门 由财会部门根据销售发票通知单向客户开出销售发票 编制销售发票通知单的人员与开具销售发票的人员 应相互分离 销售部门设置销售台账 及时反映各种商品 劳务等销售的开单 发货 收款情况 销售台账应当附有客户订 单 销售合同 客户签收回执等相关购货单据 销售合同 销售计划 销售通知单 发货凭证 运货凭证 销售发票等文件和凭证要相互核对 4 3 收款控制 财务部门定期与往来客户通过函证等方式核对应收账款 应收票据 预收账款等往来款项 如有不符 应查明 原因 及时处理 对跨年度的债权或债务 在每年年底前主动与对方核对有关数据 并取得对方签认的手续 避免发生不必要的争议 按客户设置应收账款台账 及时登记每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况 对长期往来客 户应当建立起完善的客户资料 并对客户资料实行动态管理 及时更新 财务部门进行应收账款账龄分析 对逾期应收账款催收督促销售部门加紧催收 销售部门应当负责应收账款的 催收 对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决 对于可能成为坏账的应收账款应当报告董事会 确定是否确认为坏账 公司发生的各项坏账 应查明原因 明 确责任 并在履行规定的审批程序后作出会计处理 备查登记注销的坏账 做到账销案存 已注销的坏账又收 回时及时入账 防止形成账外款 应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员的书面批准 公司应当有专人保管应收票据 对于即 将到期的应收票据 应及时向付款人提示付款 已贴现票据应在备查簿中登记 以便日后追踪管理 销售收入及时入账 不得账外设账 不得擅自坐支现金 销售人员应当避免接触销售现款 4 4 监督检查 公司定期和不定期地对销售与收款业务监督检查 内容包括 销售与收款业务相关岗位及人员的设置情况 重点检查是否存在销售与收款业务不相容职务混岗的现象 二 销售与收款业务授权批准制度的执行情况 重点检查授权批准手续是否健全 是否存在越权审批行为 三 销售的管理情况 重点检查信用政策 销售政策的执行是否符合规定 四 收款的管理情况 重点检查公司销售收入是否及时入账 应收账款的催收是否有效 坏账核销和应收票 据的管理是否符合规定 5 成本费用 5 1 成本费用支出控制 根据公司的发展目标和成本效益原则 实行成本费用预算制度 在年初确定当年成本费用预算 公司制定费用的开支范围 标准和费用支出的申请 审核 审批 支付程序 严格控制各项费用的开支 会计部门在办理费用支出业务时 应当根据经批准的费用支出申请 对发票 结算凭证等相关凭据的真实性 完整性 合法性及合规性进行严格审核 根据国家统一的会计制度规定 公司建立合理的成本费用核算制度 确定后不得随意改变确认标准或者计量方 法 不得虚列 多列 不列或者少列成本费用 公司建立成本费用内部报告制度 实时监控成本费用的支出情况 对于实际发生的成本费用与成本费用预算的 差异 应及时查明原因 并作出相应处理 5 2 监督检查 成本费用监督检查的内容包括 一 成本费用业务相关岗位及人员的设置情况 重点检查是否存在成本业务不相容职务混岗的现象 6 7 二 成本费用业务授权批准制度的执行情况 重点检查成本费用业务的授权批准手续是否健全 是否存在越 权审批的行为 三 成本费用预算制度的执行情况 重点检查成本费用支出的真实性 合理性 合法性和是否超出预算范 围 四 成本费用核算制度的执行情况 重点检查成本费用的记录 报告的真实性和完整性 6 对外投资 6 1 不相容岗位控制 对外投资不相容岗位一般包括 一 对外投资预算的编制与审批 二 对外投资项目的分析论证与评估 三 对外投资的决策与执行 四 对外投资处置的审批与执行 五 对外投资业务的执行与相关会计记录 6 2 对外投资决策控制 编制对外投资建议书 组织相关部门或人员对投资建议项目进行分析与论证 必要时应对被投资公司进行资信 调查和实地考察 对外投资项目如有其他投资者时 还应根据情况对其他投资者的资信情况进行了解或调查 公司财会部门应当参与投资建议项目的分析论证等工作 公司根据投资建议项目的分析与论证情况以及资信调查和实地考察结果 决定对投资项目是否立项 重大投资项目立项后 公司组织相关部门或人员或委托具有相应资质的专业机构进行可行性研究 可行性研究 应当全面 客观 及时 可靠 公司财会部门应当参与可行性研究工作 对投资项目所需的资金 预期现金流 量 投资收益 以及投资的安全性等进行测算和分析 公司组织相关部门和人员对已立项项目进行评估 比较选择投资方案 提出对外投资决策建议 6 3 资产投出控制 公司对需要签订合同的对外投资业务 应当根据对外投资决策内容 并以对外投资分析与论证或可行性研究为 依据与被投资公司进行谈判 谈判必须有两人以上参加 对外投资合同需经授权部门或人员审查批准后签订 公司投资执行部门会同财会部门和其他相关部门编制投资计划 并且按照计划所确定的项目 进度 时间 金 额和方式投出资产 6 4 对外投资处置控制 对投资收回的资产 应及时足额收取 并按规定入账 提前或延期收回对外投资的 应经董事会审议批准 收回货币资金的 应及时办理收款业务 收回实物资产的 应编制资产回收清单并由相关部门验收 收回无形资产的 应检查核实被投资公司未在继续使用 收回债权的 应确认其真实性和价值 公司财会部门按相关规定及时进行对外投资处置的会计处理 财会部门在进行资产处置的相关会计处理时 应 当认真审核与对外投资处置有关的审批文件 会议记录及相关资料 以确保资产处置的真实 合规 财会部 门应认真审验对外投资处置后的资产回收清单和验收报告 审核对外投资转让的作价 保证回收资产的安全和 完整 对需办理产权转移手续的资产 应查验其产权转移情况 6 5 监督检查 对外投资内部控制监督检查的内容主要包括 一 对外投资业务相关岗位设置及人员配备情况 重点检查岗位设置是否科学 合理 是否存在不相容职务混 岗的现象 以及人员配备是否合理 二 对外投资业务授权审批制度的执行情况 重点检查分级授权是否合理 对外投资的授权批准手续是否健全 是否存在越权审批等违反规定的行为 三 对外投资业务的决策情况 重点检查对外投资决策过程是否符合规定的程序 四 对外投资资产的投出情况 重点检查各项资产是否按照投资计划投出 以非货币性资产投出的 重点检查 资产的作价是否合理 7 7 五 对外投资持有的管理情况 重点检查有关对外投资权益证书等凭证的保管和记录情况 投资期间获得的投 资收益是否及时足额收回 六 对外投资的处置情况 重点检查投资资产的处置是否经过授权批准 资产的回收是否完整 及时 资产的 作价是否合理 七 对外投资的会计处理情况 重点检查会计记录是否真是否合实 完整 7 担保 7 1 不相容岗位控制 担保业务不相容岗位至少包括 一 担保业务的评估与审批 二 担保业务的审批 执行与监督 三 相关财产的保管与担保业务记录 公司不得由同一部门或个人办理担保业务的全过程 7 2 担保评估 对外公司的担保业务 应当组织相关人员对申请担保公司主体的资格 申请担保项目的合法性 申请担保公司 的资产质量 财务状况 经营情况 行业前景和信用状况申请担保公司反担保和第三方担保的不动产 动产和 权利归属等进行全面评估 形成评估报告 根据评估报告 订立担保合同 签订合同应符合 中华人民共和国合同法 和 中华人民共和国担保法 的