Excel会计数据处理ppt课件.ppt

会计数据的基本处理 1 鼠标左键双击EXCEL程序启动2 按住CTRL键双击启动EXCEL程序 启动EXCEL 1 窗口有标题栏 菜单栏 工具栏 工作区 状态栏 2 EXCEL分为两个窗口 主程序窗口和工作簿窗口 进入EXCEL 退出EXCEL程序 1 双击控制菜单 2 打开控制菜单 看到关闭 左键单击 3 右上角有两个 号 一个关闭工作簿 一个退出EXCEL程序 4 ALT F45 文件菜单下一个关闭 关闭工作簿窗口 一个退出 退出整个程序 1 工作簿窗口 默认的是3个工作表 2 如果我们用的工作表是比较多的 例如13个 这个时间我们怎么把3个工作表变成13个工作表 窗口 1 重复行和列的插入2 重复工作表的插入3 重复一些条件格式的插入4 重复背景颜色的插入 F4功能 单个单元格 单击所需的单元格 连续多个单元格 单击首单元格 Shift 单击末单元格 多个不连续单元格 Ctrl 单击单元格 整行或整列 单击行头或列头 全部单元格 单击行头 列头相交的全选按钮 清除选定的单元格 工作表任意处单击 单元格的选取1 Ctrl shift Crtl shift Ctrl shift Ctrl shift 个别区域的选取 单元格的切换 鼠标左键单击下一行切换 enter键返回上一行 shift enter组合键下一列切换 tab键返回上一列 shift tab组合键 单元格的切换 单元格的切换 鼠标左键单击下一行切换 enter键返回上一行 shift enter组合键下一列切换 tab键返回上一列 shift tab组合键 区域中单元格的切换 区域较大 直接在名称框输入范围 如 在名称框输入A3 C7来选择区域 输入3 7来选择区域所在的行常用区域 先选择区域 然后在名称框输入名称 再使用时从名称框直接选择名称ALT 选定可见单元格 区域的选定 快速选定区域也可 选定起始单元格如A1 按F8 再选终止单元格如WC2000 就可选定A1 WC2000区域 快速选定区域 快速到达行首 CTRL 向左小箭头 快速到达行尾 CTRL 向右小箭头 快速到达列首 CTRL 向上小箭头 快速到达列尾 CTRL 向下小箭头 按Ctrl 上下左右箭头可快速移动到数据清单的顶端 底部 最左边及最右边 快速到达前后左右 使用 编辑 菜单下的 定位 命令 F5或ctrl G 按住Shift键 双击活动单元格在待选中方向上的边线 可以选中属性相同的区域 单元格的选取 附 Excel数据输入 数据输入 单击要输入数据的单元格 利用键盘输入相应的内容 提示 F2用来修改单元格内容 像改文件名一样简单 数值数字右对齐 字符左对齐 在常规下 数值输入超过单元格长度 以科学记数法显示 在数值下 数值输入超过单元格长度 以 号显示 字符输入超长 扩展到右边列 若右边有内容 截断显示 按Tab Shift Tab enter 进行个单元格之间的移动 Excel数据输入 Excel数据输入 2 输入字符 如果数字作为字符型数据输入 数字前必需加 单引号 4 默认情况下Excel把xx xx格式的输入当字符数据处理 若需要保留分数形式 需在分数前先输入0和空格 按ALT 向下键 即可得到本列中原有文本的列表 3 输入日期或时间认可的日期格式 如98 12 1 2002 2 2 1998 12 1 1 Dec 98 12 1 98 1 Oct 99认可的时间格式 如5 34 5 34AM 16时45分 下午7时15分 快速输入今天的日期 ctrl 快速输入当前的时间 ctrl shift 7 插入根号的简单方法 插入 对象 新建 microsoft公式3 0 2数据输入技巧 多个单元格中输入相同数据 键入数据后按Ctrl Enter组合键 在同一单元格内输入数据换行 Alt Enter 自动换行 工作簿中工作表输入相同的数据 16 如果你的工作薄中的所有的工作表都具有相同框架 可以直接把所有的工作表都选中 然后在其中一个工作表中作输入 就可以完成多个工作表中相同数据的填充了 替换的功能 2 查找替换法有时候我们要在多个单元格中输入相同的文本 特别是要多次输入一些特殊符号 如 非常麻烦 这时我们可以用 替换 的方法来进行 先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母 如X 但要注意的是 该字母不能与单元格中需要的字母相同 也可以选择其他的特殊字符 等表格制作完成后 用 编辑 替换 命令 或直接按Ctrl H快捷键 打开 替换 对话框 在 查找内容 下面的方框中输入代替的字母 X 在 替换值 下面的方框中输入 将 单元格匹配 前面的 号去掉 否则会无法替换 然后按 替换全部 按钮即可 自动填充 就是通过简单的双击或拖动操作快速 准确地输入大量有规律的数据 填充句柄 选定一个单元格 仔细观察后 会发现在单元格右下方有一个小黑方块 这就是填充句柄 填充句柄 Excel数据输入 填充和自动填充 自动填充 自动填充操作步骤 当鼠标光移动到填充句柄上方时 鼠标会变成 字形状 此时可能通过按住鼠标左键拖动实行自动填充操作 Excel数据输入 竖向单击拖动鼠标 释放鼠标左键后 自动完成填充操作 自动填充操作步骤 Excel数据输入 在最后一个填充的单元格右下角 会出现一个 自动填充选项 单击 自动填充选项 标记 会出现如图所示的自动填充选项 在这里我们可以重新选择自动填充的方式 默认填充方式为 以序列方式填充 自动填充操作步骤 Excel数据输入 填充和自动填充 在Excel中 对于一些规律性比较强的数据 如果逐个手动输入比较浪费时间 而且容易造成数据输入错误 为此 Excel提供了填充和自动填充功能 可帮助用户快速输入此类数据 填充 单击编辑 填充菜单命令 弹出如图所示子菜单 Excel数据输入 向上填充 向左填充 向下填充 向右填充 选定一个单元格 然后选择向上填充选项 则会将选中单元格的内容 复制到上面的单元格中 其他类推 Excel数据输入 填充和自动填充 填充 Ctrl d和ctrl r 键盘 Ctrl D复制上一单元格的公式或内容 填充纵向区域 与双击黑十字功能相仿 键盘 Ctrl R 复制左边单元个的公式或内容 填充横向区域11 选中要向右填充的单元格 按住shift 选中要向右填充的目标单元格 松开shift 再按ctrl R 可将此单元格的值向右填充 按住 ctrl 键的同时拖动填充柄 这样可使自动填充变为复制了 6 当你想复制公式到整列 至文件尾 可选中有公式的单元格 待出现黑色填充柄时 双击即可 只要相邻列没有空格 多少条记录也会一下子到底 很快噢 Excel中数据输入的有效范围控制 如何在Excel中正确输入身份证号码 如何在Excel自定义自动填充序列 在Excel中获取网络数据 在Excel中为导入外部数据 在Excel中字符替换 在Excel中行列快速转换 3数据的填充 1 先写内容然后选区域再填充1 行填充 ctrl r2 列填充 ctrl d3 区域填充 先ctrl d后ctrl r或者先ctrl r后ctrl d 2 先选区域再写内容再填充区域填充 ctrl enter 3数据的填充自动填充快速输入 EXCEL可以完成的填充序列类型 复制 等差 等比 自定义 1 自动填充数据 A鼠标拖曳法 B用 编辑 菜单 填充 序列 初始值为纯字符或纯数字 填充相当于数据复制 初始值为Excel预设的自动填充序列中一员 如一月 一季度 星期一等按预设序列填充 初始值为文字数字混合体 填充时文字不变 最右边的数字递增 鼠标拖动法填充数据分以下情况 选中两个单元格拖动填充是等差填充 2 自定义自动填充序列 A利用工作表中已有数据选中要作为自定义序列单元格范围 工具 菜单 选项 单击 导入 B直接创建 工具 菜单 选项 单元格的编辑 移动单元格 单击选择单元格或多个单元格 按住鼠标左键拖动目标位置 即可完成对单元格的移动操作 将鼠标移动到单元格边框图上 鼠标变成移动状态 然后拖动鼠标到目标位置即可 首先在一个单元格中输入100 再复制 选定你要加的数 再来个 选择性粘贴 选择里面的 相加 复制单元格 传统方法是通过选择单元格 单击编辑 复制菜单命令 将单元格内容复制到剪贴板中 然后选择目标单元格 单击编辑 粘贴菜单命令 完成对单元格的复制 单元格的编辑 提示 在执行移动单元格的过程中 按住 Ctrl 键 在箭头的右上角会出现一个 号 这进可以完成对单元格的复制操作 清除与删除 清除 只要选中单元格 然后按 Delete 键 就可以清除单元格中的内容 或在单元格上单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 清除内容 命令 单元格的编辑 删除 要删除单元格 则在单元格上单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 删除 命令 在 删除 对话框中选择一种删除形式 然后单击 确定 按钮 清除与删除 单元格的编辑 一些小技巧 双击格式刷 可反复使用 格式设置 选择单元格后 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 菜单选项 如图 单元格属性的设置 单元格格式的设置 常用工具按钮 单元格格式的设置 数字 单元格格式的设置 数字 中文日期格式 大写数字设置 数据自动添加单位 常用工具按钮 单元格格式的设置 对齐 设置数据对齐方式 标题跨列居中设置 单元格的合并和撤销 常用工具按钮 单元格格式的设置 字体 字符格式设置 常用工具按钮 单元格格式的设置 边框 边框设置 常用工具按钮 单元格格式的设置 图案 一 数据的删除 清除 移动和复制 删除与清除单元格数据 请注意删除与清除的区别 选中单元格后按Delete键是清除数据 增减行列增减单元格移动与复制单元格数据恢复或重复所做修改 请熟练操作 二 查找与替换 编辑 查找 操作方法与Word中相同 在Excel中添加说明文字 表格中如何按条件显示数据颜色 条件格式 对于选定的单元格 如果满足一定条件 即设置相应的格式 否则保持原格式 方法 格式 条件格式 三 让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中 如果想让大于等于2000元的工资总额以 红色 显示 大于等于1500元的工资总额以 蓝色 显示 低于1000元的工资总额以 棕色 显示 其它以 黑色 显示 我们可以这样设置 1 打开 工资表 工作簿 选中 工资总额 所在列 执行 格式 条件格式 命令 打开 条件格式 对话框 单击第二个方框右侧的下拉按钮 选中 大于或等于 选项 在后面的方框中输入数值 2000 单击 格式 按钮 打开 单元格格式 对话框 将 字体 的 颜色 设置为 红色 2 按 添加 按钮 并仿照上面的操作设置好其它条件 大于等于1500 字体设置为 蓝色 小于1000 字体设置为 棕色 3 设置完成后 按下 确定 按钮 看看工资表吧 工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了 在单元格属性中自定义数据类型 红色 0 蓝色 0 这样单元格的值为正数就显示红色 是负数就显示蓝色 Excel中为了方便对数据处理 可以通过定义单元格的 数字 选项卡 来定义不同的单元格数据格式 例 输入电话号码的区号 010 如果直接输入 010 中的第一个 0 会被忽略掉 此类数据已经不是数字 这是我们需要通过先将单元格的数据格式修改成 文本 类型后 再在该单元格处输入 010 格式设置 单元格属性的设置 对齐 选项卡 可以对单元格的文本进行对齐方式 文本方向等的控制 其中 文本控制 中的 自动换行 选项 在单元格内容比较多需要用多行来进行显示时 可能使用这个选项达到换行的效果 格式设置 单元格属性的设置 Excel中的字体 边框 图案的设置与word里面的基本相同 郑州华润管理咨询有限公司 会计数据的基本处理 公式与函数 Office家族成员之一 电子报表软件 Excel公式 1 计算商品金额数值 像这样使用具体数值建立的公式 适应性很差 因此用得也很少 所谓 引用 指的是引用相应单元格或区域中的数据 而不是具体的数值 1 计算商品金额数值 更改数值 三种不同的引用 相对引用 相对引用 当把公式复制到其它单元格中时 行或列的引用会改变 绝对引用 当把公式复制到其它单元格中时 行和列的引用不会改变 三种不同的引用 绝对引用 方法二 先选中D2单元格 然后把光标插入点定位于编辑栏的 B 和 2 字符之间 按一下键盘 F4 键 字符 B 和 2 之前分别被添加了 符号 混合引用 三种不同的引用 混合引用 创建三维公式 不同工作表中的数据所在单元格地址的表示 工作表名称 单元格引用地址不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示 工作簿名称 工作表名称 单元格引用地址 Sale1 xls 销售统计 E 4 Sale2 xls 销售统计 E 4 Sale3 xls 销售统计 E 4 Sale4 xls 销售统计 E 4 2 计算销售额总和 2 计算销售额总和 为了简化公式 我们也可以在公式中使用函数实现同样的功能 B4 25 SUM D5 F5 公式特定符号 区域范围引用 运算操作符号 公式的共同特点是以 号开头 它可以是简单的数学式 也可以是包含各种Excel函数的式子 公式的使用 算术运算符 比较运算符 文本运算符 这实际上是一个文字串联符 用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本 文本运算符 数据合并 使用 CONCATENATE B1 C1 同样可以达到合并的目的 引用运算符 运算的顺序 公式 将Excel公式结果转为数值 可以将当前工作表中的公式显示出来 再按 则恢复 注意 有时在中文输入状态下会有所冲突 将输入法转换为英文即可输入计算公式后按F9可将公式转成数值 不同类型的函数要求给定不同类型的参数 函数名 参数1 参数2 代表函数功能 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9 B10 9 Average B2 B10 函数的介绍 函数是Excel自带的一些已经定义好的公式 使用函数处理数据的方式与直接创建的公式处理数据的方式是相同的 函数按功能分为以下几种类型 数学与三角函数 比如 SUM SUMIF 统计函数 比如 AVERAGE COUNTIF 逻辑函数 比如 IF 财务函数 比如 PMT 日期和时间函数 比如 TODAY 数据库函数 比如 DCOUNT 查找与引用函数 比如 VLOOKUP 文本函数 比如 CONCATENAT 信息函数 比如 ISBLANK 函数的分类 函数的输入 手动输入 函数的输入 向导输入 函数的输入 搜索函数 只记得函数的名称 但记不清函数的参数了 怎么办 典型函数的使用 求和公式 函数名 SUM功能 计算单元格区域内所有数值的和格式 SUM 单元格1 单元格2 SUM 单元格1 单元格N 输入自动求和公式时 不用鼠标点按工具栏上的按钮 只需按 Alt 即可 典型函数的使用 求最大值公式 函数名 MAX功能 计算所定义单元格区域内所有数值的最大值格式 MAX 单元格1 单元格2 MAX 单元格1 单元格N 注 求最小值用函数MIN 格式一样 典型函数的使用 求平均值公式 函数名 AVERAGE功能 输出所定义单元格区域内所有数值的算术平均值格式 AVERAGE 单元格1 单元格2 AVERAGE 单元格1 单元格N 典型函数的使用 判断公式 函数名 IF功能 判断一个条件是否满足 如果满足输出一个值 如果不满足输出另一个值格式 IF 条件 满足时输出值 不满足输出值 典型函数的使用 统计公式 函数名 COUNTA功能 计算所定义区域内所包含的数值个数及非空单元格的数目格式 COUNTA 单元格1 单元格2 COUNTA 单元格1 单元格N 典型函数的使用 条件统计公式 函数名