公司行政管理岗位知识汇编

行政管理岗位知识汇编 目录目录 第一章 办公用品管理 1 一 日常办公用品分类 1 二 办公用品的领取 1 三 办公用品购置 2 四 管理员职责 2 五 办公用品的交接与收回 2 第二章 固定资产管理 4 一 固定资产的定义 4 二 固定资产的分类 4 三 固定资产的编号 5 1 资产代码明细 5 2 部门代码明细 5 3 编号流程 5 四 固定资产的监管 5 六 固定资产转移和借用 6 1 资产的转移 6 2 资产的借用 6 八 固定资产的清查 7 第三章 文件档案的整理方法 9 一 基本概念 9 1 归档文件 9 2 归档文件整理 9 3 件 9 二 归档文件整理原则及质量要求 9 1 整理原则 10 2 质量要求 10 三 归档文件的整理方法 10 1 搜集 10 2 分类 11 3 具体步聚 11 四 排列 12 1 事由原则 12 2 排列方法 12 五 装袋 订 12 六 编号 编归档章号 13 七 编目 13 1 归档文件目录项目 13 2 归档文件目录的装订 14 八 装盒 15 第四章 行政后勤成本控制措施 16 一 用电的管控措施 16 1 照明用电 16 2 办公设备用电 17 3 空调用电 17 二 用水的管控措施 17 三 严格控制办公用品使用 17 四 宿舍管控措施 18 五 办公设施的维修费用管控措施 18 六 办公电话费 18 七 招待费用 18 第五章 公司印章管理 18 一 范围 18 二 公章的管理 18 1 公章刻制 18 2 公章保管 19 3 公司公章的使用范围 19 4 公章加盖 19 5 公章外借 19 三 合同专用章的管理 20 1 合同章刻制 20 2 合同章保管 20 3 合同章加盖 20 4 合同章外借 21 四 财务印章的管理使用 21 1 财务章刻制 21 2 财务印章保管 21 3 财务印章加盖 21 4 财务印章外借 21 五 其他印章的管理 22 六 印章管理使用责任 22 第六章 常用公文写作知识 22 一 指示 22 二 决议 23 1 标题 23 2 正文 23 三 函 23 1 标题 23 2 正文 23 四 决定 23 1 标题和日期 24 2 正文 24 3 结尾 24 五 通告 24 1 标题 24 2 正文 25 3 署名和日期 25 六 意见 25 七 通报 25 1 标题 25 2 正文 25 3 尾部 26 八 通知 26 1 印发 批转 转发性通知的写法 26 2 批示性通知的写法 26 3 知照性通知的写法 26 4 事务性通知的写法 26 5 任免 聘用通知的写法 26 九 会议纪要 26 1 标题 27 2 文件日期 27 3 正文 27 4 会议纪要写法 27 十 请示 27 1 标题 28 2 正文 28 十一 批复 28 1 标题 28 2 主送单位 28 3 正文 28 十二 会议记录 29 十三 报告 30 1 综合性报告的写法 30 2 专题报告的写法 30 3 回复报告的写法 31 第八章 合同签订 31 一 总则 31 二 合同签订的主体 31 三 合同起草 32 四 合同签订流程 32 五 合同存档 备案 33 六 合同执行 33 七 合同变更 转让与解除 33 八 合同保存 34 九 合同纠纷 34 附 合同法相关知识 34 一 合同特征 34 二 合同的法律性质 34 三 合同可撤销 35 四 合同无效 35 五 合同分类 35 1 计划合同与普通合同 35 2 双务合同与单务合同 35 3 有偿合同与无偿合同 35 4 诺成合同与实践合同 36 5 要式合同与非要式合同 36 6 主合同与从合同 36 7 本约与预约 36 8 当事人与第三人利益 36 9 定式合同 37 六 合同签订 37 1 要约 37 2 承诺 37 七 签订形式 37 1 口头合同 37 2 书面合同 37 3 经公证或审批的合同 37 八 变更解除 38 1 变更 38 2 解除 38 第八章 商务谈判 38 一 谈判原则 38 二 如何成为谈判高手 39 1 调整当前的心态 39 2 自我优化的素养 39 3 找到正确的方法 39 三 谈判三部曲 40 1 申明价值 40 2 创造价值 40 3 克服障碍 40 四 八字真言 40 五 谈判技巧 41 1 确定谈判态度 41 2 充分了解谈判对手 42 3 准备多套谈判方案 42 4 建立融洽的谈判气氛 42 5 设定好谈判的禁区 43 6 语言表述简练 43 7 做一颗柔软的钉子 43 8 曲线进攻 44 9 谈判是用耳朵取胜 而不是嘴巴 44 10 控制谈判局势 44 11 让步式进攻 45 第九章 行政办公基本礼仪 46 一 礼仪作用 46 1 提高个人的素质 46 2 有助于建立良好的人际沟通 46 3 维护个人和企业形象 46 二 握手礼仪 46 1 握手的顺序 47 2 握手的方法 47 三 仪表礼仪 47 1 化妆的原则 47 2 化妆禁忌 48 3 服饰及其礼节 48 4 白领女士的禁忌 48 5 男士西装三个三原则 48 四 举止礼仪 49 五 谈吐礼仪 50 1 交际用语 50 2 令人讨厌的行为 51 3 损害个人魅力的错误 51 六 会面礼仪 52 1 问候 52 2 介绍 53 七 电话礼仪 53 1 及时接电话 53 2 确认对方 53 3 讲究艺术 54 4 调整心态 54 1 第一章第一章 办公用品管理办公用品管理 一 日常办公用品分类一 日常办公用品分类 办公用品分为一般消耗品和耐用消耗品 1 一般消耗品包括胶水 胶棒 橡皮 回形针 涂改液 签字笔 笔记本 荧光笔 铅笔 记号笔 白板笔 笔芯 便利贴 打印纸 钉书钉 回形针 大头针 账册 档案袋 标签 电池 长尾夹等 2 耐用消耗品包括剪刀 直尺 订书机 美工刀 白板 夹子 计算器 笔筒 文件盒 文件架 起钉器 插线板 印台 U 盘 读卡器等 4 办公用品应为办公所用 不得据为己有或挪作私用 5 不得用办公设备干私活 谋私利 不许将办公用品随意丢弃废置 二 办公用品的领取二 办公用品的领取 1 新员工入职每人按标准配备签字笔一支 笔记本一本 文件双夹一个 2 个人领用办公用品应据实填写 物品领用申领单 经本部门负责人审 核签字后交运营部审核 由管理员根据运营部审核的数量给予办公用品的领取 附件 表 1 物品领用申请单 3 耐用消耗品以部门为单位且只能领取一次 特殊情况除外 例 2016 年 12 月 1 日 营销部孙华已领取计算器一个 2017 年 2 月 14 日 张晴拿着签 过字的 物品领用申请单 上仍然有计算器 原则上管理员应不予发放计算器 但因开盘需要 可给予领取 4 发放完毕后 领用人根据管理员发放的办公用品名称 数量逐一详实登 记至本部门 办公物品领取登记表 管理员要妥善保管各部门登记建立的物品 领取档案 便于随时查阅 核算与管控 附件 表 2 办公物品领取登记表 5 办公用品的重复申领应说明原因或凭耗损原物以旧换新 杜绝虚报冒领 如人为损坏或遗失由责任人负责赔偿 6 会议期间办公用品的领取 1 公司会议期间会务组按需填写 会务办公用品申领单 或 办公用品 借用单 由会务负责人审核签字后交运营部审核同意方可进行领用或借用 附件 表 3 会务办公用品申领单 表 4 办公用品借用单 2 2 管理员认真核实申领单后方可发放或借出物品 同时要在 办公物品 领取登记表 上做好本次会议期间物品领取登记信息的标注 注明会议主题 时间 会务组名称 主持人等以备核查 三 办公用品购置三 办公用品购置 运营部管理员根据办公用品消耗 使用以及库存情况 及时编制 物品购 置申请表 报本部门负责人和总经理审批通过后方可购置 购置完毕后 验收 人员根据购置清单和实物进行验收 验收人员应是本部门非同类岗位人员验收 例如人事专员 人事主管 保安队长等 验收完毕后 管理员要及时将购置 的物品登记入库 入库单上要有采购人 验收人 管理员 主管人员的签字确 认 附件 表 5 物品购置申请单 四 管理员职责四 管理员职责 1 管理员须建立和登记办公用品台账 定期核查所领物品登记表 做好办 公用品的购置 发放和库存管理 2 管理员须防止办公用品受潮 损坏或丢失 保证办公用品的功用和性能 3 管理员须根据办公用品的消耗或领用情况 确定和保持合理的库存种类 和数量 以减少资金占用和保证正常使用 五 办公用品的交接与收回五 办公用品的交接与收回 员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品的交接或收回时 应严 格遵守交接回收程序 1 移交人需在 办公用品交接登记表 逐项列出物品清单 接收人在监交 人的监督下 仔细点验 遇有毁损的要求移交人书面标明 视该物品金额的大 小情况 是否追究移交人 保管人 的责任 另行处理 附件 表 6 办公用 品交接登记表 2 移交人需将 办公用品交接登记表 复印件交至运营部存档备查 若接 收人为管理员本人时 管理员需仔细点验 并且做好登记入库工作 附件 表 6 办公用品交接登记表 附件 表 1 物品领用申请单 3 申请部门申请人申请日期 序号物品名称单位数量备注 部门负责人运营部分管领导 审批 表 2 办公物品领取登记表 日期物品名称单位数量部门领取人 表 3 会务办公用品申领单 会议主题会议时间 申请人申请日期 编号物品名称规格单位数量备注 会务负责 人 运营部 表 4 物品借用单 借用部门借用日期 借用人联系电话 物品名称数量 用途 归还时间备注 借用部门负责人运营部 表 5 物品购置申请单 4 日期 年 月 日 编号物品名称单位申请数量预计单价金额 说明 金额合 计 大写 申请部 门 运营部 申请人 部门负 责人 审批 总经理 表 6 办公用品交接登记表 日期物品名称 单 位 数 量 移交人 所在部 门 接收人 所在部 门 备注 监交人 移交部门 负责人 接收部门负 责人 第二章第二章 固定资产管理固定资产管理 一 固定资产的定义一 固定资产的定义 固定资产是指企业为提供商品 劳务 出租或者经营管理而持有的 使用 时间超过 12 个月的 价值达到一定标准的非货币性资产 包括房屋 建筑物 机器 机械 运输工具以及其他与经营活动有关的设备 器具 工具等 二 固定资产的分类二 固定资产的分类 1 办公家具 办公桌 椅 沙发 茶几 文件柜 储物柜等 2 办公设备 显示器 主机 打印机 传真机 复印机 扫描仪 投影仪 照相机 路由器 交换机 银联 POS 机等 3 消防器材 灭火器 5 4 运输工具 小轿车 面包车 平板车 三轮车 电瓶车 客车等 5 维修工具 电钻 切割机 6 生活电器 电视机 空调 洗衣机 消毒柜 冰箱 饮水机 咖啡机等 7 其他设施 棋牌桌 壁画 三 固定资产的编号三 固定资产的编号 按所在放置地点 部门 两位中心字拼音的首字母 资产大类 所属部门 购置时间 年月日 编制 1 1 资产代码明细 资产代码明细 1 办公家具 代码为 01 2 办公设备 代码为 02 3 消防器材 代码为 03 4 运输工具 代码为 04 5 维修工具 代码为 05 6 生活电器 代码为 06 7 其他设施 代码为 07 2 2 部门代码明细 部门代码明细 1 运营部 代码为 01 2 财务部 代码为 02 3 营销部 代码为 03 4 策划部 代码为 04 5 工程部 代码为 05 如 2016 年 12 月 1 日营销部购置一台投影机 则编号为 YX 02 03 所 在地点拼音的首字母 资产代码 所属部门代码 购置年月日 3 3 编号流程 编号流程 运营部先对物资进行整体清点 登记整理编号并明确资产管理责任人 填 制 固定资产盘点明细表 附件 表 1 固定资产盘点明细表 并将其编号 贴在对应的固定资产上 便于以后对固定资产的清点 管理和调配 四 固定资产的监管四 固定资产的监管 1 各使用部门对本部门任何位置的物品丢失和损坏负有直接责任 6 2 运营部须随时掌握所有固定资产的构成情况和使用状况 五 固定资产的购置与验收 根据工作需要 各部门购置固定资产必须先向公司提出申请 填写 物品 购置申请单 附件 表 2 物品购置申请单 在此表中应详细填写固定资产 名称 规格 型号 用途 报经总经理批准后 由运营部负责统一购置 到货后 运营部负责接货 验收及安装 六 固定资产转移和借用六 固定资产转移和借用 1 1 资产的转移 资产的转移 1 资产转移直接由运营部填写 资产转移单 交有总经理审批 总经 理审批完成后 将该转移单传送到转入部门 转出部门移交人要保证移交资产 的完好性和资产初始配置状态与资产登记表内容一致 如果丢失应按规定赔偿 2 转入部门资产管理员在接到 资产转移单 后 对资产名称 规格型 号 数量 配置状态等信息与表中内容进行核对 3 核对无误后 转入和转出部门到运营部备案 及时准确的调整资产备 案信息 其他放置在各部门的资产 若未办理转移登记手续的 不得随意移动 2 2 资产的借用 资产的借用 1 由借入部门出具经本部门领导及经手人签字的 资产借用单 附件 表 4 资产借用单 注明需要借用资产的名称 规格型号 技术特性 借用 期限等信息 2 经借出部门领导同意后 借出部门资产管理员向借入人交代借出资产 状况 以分清损坏赔偿责任 3 借入部门向借出部门归还资产后 收回 资产借用单 七 固定资产的维修 报废 清理七 固定资产的维修 报废 清理 1 固定资产的维修 固定资产因使用年超限或因其他原因无法正常运作时 各使用部门应上报 运营部 由运营部联系售后或请求外部专业人员予以修理 2 固定资的的报废 清理 固定资产凡符合下列条件可申请报废 1 过使用年限 主要结构陈旧 精度低劣 耗能高 而且维修成本高或不 7 能维修和再次利用 2 损坏严重 无法修复或继续使用会发生危险的 3 老化 性能低劣 无修复价值的 4 因事故或其他自然灾害 使设备遭受损坏无修复价值的 公司固定资产报废处理时 须由使用部门提出申请 填写 固定资产处置审 批表 附件 表 5 固定资产处置审批表 报总经理审批 报废的固定资产不能继续使用 运营部要及时对实物进行作价处理 并将 变价收入上交公司财务部 财务部将依据总经理批准的固定资产报废申请和实 物处理结果进行账务处理 处理后的固定资产 由运营部和财务部一起办理固 定资产注销手续 对台账及固定资产档案进行更新 八 固定资产的清查八 固定资产的清查 为保护固定资产的安全与完整 每年年末对固定资产进行清查 盘点 固 定资产的清查应填写 固定资产盘点明细表 表中应详细反应所盘固定资产的 实有数 并与固定资产账面数核对 做到账务 实物一致 保证固定资产的保 管 使用 维修 报废和转让等情况正常 若发现毁损情况 应当查明毁损的 程度 原因和责任以后 在清查表内加以注明 并提出处理意见 固定资产清查以后 固定资产盘点明细表 由各部门负责人 运营部和财 务部共同签名 每次的清查表单应当由运营部留存一份 财务部留底一份 附件 表 1 固定资产清查明细表 盘点部门 日期 序号名称编号 规格型 号 单位数量 使用部 门 使用人 使用人 签字确 认 部门负 责人签 字确认 清查 人员 8 表 2 物品购置申请单 日期 年 月 日 编号物品名称单位申请数量预计单价金额 说明 金额合 计 大写 申请部 门 运营部 申请人 部门负 责人 审批 总经理 表 3 资产转移单 资产名称数量购置日期 规格型号使用状态 资产编号 附属设备 资产类型 转移日期 原使用年限转移前用途转入后用途 已使用年限 移出 存放地点 移入 备注 转移原因 转出部 门 转入部 门 运营部总经理 表 4 资产借用单 借用部门 借用人 填表日期 资产设 备名称 资产设 备编号 规格型 号 数 量 单 位 原存放 地 原使用 人 现存放 地 现使用 人 借用原 因 9 借用日 期 归还日期归还人 归还接 收人 备注 需求部门负 责人意见 借出部门负 责人意见 运营部意见 表 5 固定资产处置审批表 固定资 产编号 固定资 产名称 规格型 号 购置时 间 数量单价金额计提折 旧 净产值 处置形 式 报废 损毁 出售 其他 报废 损毁 预计的清理费用和清理 收入说明 买方单 位 购买用 途 处置原 因及目 的 详 细说明 其他事 项说明 出售 估计金 额 第三章第三章 文件档案的整理方法文件档案的整理方法 一 基本概念一 基本概念 1 1 归档文件 归档文件 归档文件是指立档部门在其职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档 案保存的各种纸质文件材料 2 2 归档文件整理 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之 有序化的过程 3 3 件 件 10 即归档文件的整理单位 和传统的 案卷 相对应 一般以每份文件为一 件 正本与副本为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与 被转发文为一件 报表 名册 图册 存根等一册 本 为一件 来文 请示 与 复文 批复 为一件 跨年度来文 复文各为一件 会议记录一次会议为一件 二 归档文件整理原则及质量要求二 归档文件整理原则及质量要求 1 1 整理原则 整理原则 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保 管和利用 1 遵循文件的形成规律 公司各项职能活动存在着各方面的联系 所形 成的文件之间必然有一定的规律 整理时应遵循其基本规律和特点 2 文件之间的有机联系 文件之间规律决定了文件之间存在着有机联系 这种联系更明确地反映机关职能活动的历史面貌 同时也为归档后查找 利用 提供方便 3 区分不同价值 将应归档的文件材料 根据其不同的价值划分出不同 保管期限 然后分别进行整理归档 4 便于保管和利用 这是归档文件整理最基本原则 也是整理归档的最 终目的 2 2 质量要求 质量要求 归档文件应齐全完整 已破损文件应予修整 字迹模糊或易褪变的文件应 予复制 所使用的书写材料 纸张 装订材料等符合档案保护要求 1 修裱破损文件 文件材料产生破损或局部残缺现象的 整理时要进行 修补或托裱 2 复制字迹模糊或易褪变的文件 最耐久的字迹材料是碳素墨水和油墨 比较耐久的字迹材料是蓝黑墨水和印泥等 对纯蓝墨水 圆珠笔 传真 铅笔 等字迹需要复制 3 超大纸张的折叠 实际工作中产生的报表 图纸等超大纸张需折叠并 与其它文件统一大小 4 去除易锈蚀的金属物 文件材料一般装订用订书钉 曲别针 大头针 等容易氧化生锈腐蚀文件材料 文件整理归档时需去除铁 铝等易生锈的金属 物 11 三 归档文件的整理方法三 归档文件的整理方法 1 1 搜集 搜集 重视平时积累 及时搜集 整理 确保文件材料齐全完整 1 严格登记 来往行文 会议材料 内部文件以及外出参加会议 检查 工作的人员带回的文件均应逐件登记建账 2 及时收集 对办理完毕 属于归档范围的文件材料应办完一件收集一 件或定期清理 3 严格检查 同一事由的文件是否齐全 各内部机构文件种类是否齐全 正本 底稿 附件等是否齐全 应逐一进行检查 并逐件检查是否处理完毕为 生效文件 文件材料的字迹 用纸是否符合归档要求等 4 随办随归 办 是指办理完毕 归 是指文件经若干个整理环节 整理后归入档案盒内 5 妥善管理 包括办理完毕后已整理的和未办理完毕不需办理的阅文等 进行分门别类 做到有目可查 运转有序 保管安全 2 2 分类 分类 分类是指公司内归档文件的实体分类 即将归档文件按其来源 时间 内 容和形式等方面的异同 按确定的分类方法分成若干层次和类型 构成一个有 机体系的过程 确定分类方法 采用 年度一问题 分类法 即先将归档文件按年度分类 再将同一年度的文件按其内容分成四大类 即党建工作类 行政管理类 营销 管理类 报建开发管理类 每一大类再按保管期限 例如 永久 30 年 5 年 分开 此分类方法应保持相对稳定 3 3 具体步聚 具体步聚 1 分年度 把所有属于归档范围的文件按文件形成时间 落款日期 归入 不同年度 并按年度分开 多个时间特征 每份文件时间特征包括成文日期 签发日期 批准日期 公布日期 发文和收文日期等 分年度时 一般应以文件成文日期 即落款日期 为 准 跨年度形成的文件 为防止跨年度事由文件丢失 要求将跨年度事由文 件分别按各年度集中 并按同一排列规律分别在各年度整理归档 几份文件作为一件时的日期 如正本与定稿 原件与复制件 复文与来 12 文等文为一件时 件 的日期应以排在前面的文件日期为准 文件未标明日期 通过文件特征或内容来推断文件准确日期或近似日期 归入相应年度 2 分问题 将同一年度的文件按其问题分成四类 即党建工作类 行政 管理类 营销管理类 报建开发管理类 3 分保管期限 将每一份文件鉴定出保管期限 档案人员或文书处理人 员逐件分析属于归档范围的每一份文件 确定其保管期限并将同一年度的文件 分出永久 30 年 10 年三大类 四 排列四 排列 排列是将遵循一定的原则将归档文件进行先后排序的过程 1 1 事由原则 事由原则 事由 是指一件具体的事或一个具体的问题或一段较紧密的工作 同一 事由的相关文件应排列在一起 这是 遵循文件的形成规律 保持文件之间的 有机联系 的具体体现 2 2 排列方法 排列方法 1 同一年度同一类别下不同保管期限的文件按照永久 30 年 10 年的顺 序降级排列 每一年度每一大类形成一个大流水 均从 0001 开始排列编号 2 同一类别同一保管期限不同事由的归档文件排列 一般情况下 按事由 的办结时间 将不同事由的文件 按其办结时间的先后顺序排列 另外 统计 报表 一次会议 一个年度的会议记录 内部刊物等形式较为特殊 成套利用 较为普遍的套性文件 不是同一事由也可以集中排列 3 同一事由内归档文件排列 要求一律按文件形成时间 落款日期 的先后 顺序 日期在前的归档文件排在前 日期在后的文件排在后 五 装袋五 装袋 订订 采用符合保护要求的装袋 订 材料将归档文件以 件 为单位固定在一起 1 文件修整 装袋 订 前必须对不符合归档质量要求的文件材料进行必要 的修整 1 修裱破损文件 2 复制字迹模糊或易褪变的文件 13 3 超大纸张折叠 4 去除易锈蚀的金属物 2 文件编页码 即把确定为 一件 的文件进行排序 并用阿拉伯数字编 写页号 该件有图文面即为一页 正面在右上角 反面在左上角编写页码 1 单份文件 只有正稿且页号已编排 无须重新编写 2 多份文件 首先排序 即正本在前 副本在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发件在前 被转发件在后 复文在前 来文在后 汉文本在前 少数民族文字在后 中文本在前 外文本在后 文件处理单放在 最前面 排序后重新编写页号 大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前有图文 面编页 3 装袋 订 方法 对修整后的文件材料使用符合档案保护要求的材料重新 加以固定 1 装袋 无特殊情况 将确定为 一件 的每一份文件分别散装入无酸纸 袋 2 装订 出现一份文件页数过多 散装入袋可能利用不方便或易造成丢页 文件过厚等情况 可在文件左侧用线装订 采用左上角装订应将文件左 上侧 对齐 采用左侧装订应将文件左 下侧对齐 六 编号 编归档章号 六 编号 编归档章号 将归档文件在全宗中的位置用符号表示 并以归档章 附表 表 1 的形 式在归档文件上注明 依排列好的顺序逐件编号 采用装袋方法的 直接填写 文件袋封面的归档章 采用线装方法的应在每 件 首页上端居中位置空白处 加盖归档章 并填写各项内容 填写归档章须用碳素或蓝黑墨水钢笔 归档章 设置项目 全宗号 年度 保管期限 页数 机构 室编件号 馆编件号 盒 号 1 全宗号 由于公司档案不移交档案馆 此项可以不填 2 年度 填写文件的形成年度 用 4 位阿拉伯数字标注公元纪年 如 2016 3 保管期限 按分类时确定的文件保管期限填写简称为 永 30 10 4 页数 填写装袋 订 前对文件编写的总页数 页数为三位 不足补 0 14 5 机构 此处填写类别名 如行政管理类 6 室编件号 位数为四位 不足补 0 同一年度 同一类别内不得有重 号或空号 每年每大类均分别从 0001 流水编号 7 馆编件号 由于公司档案不移交档案馆 馆编件号可以不填 8 盒号 即档案盒的排列顺序号 每年每一类流水编号 七 编目七 编目 编目即编制归档文件目录 按照分类 排列的结果 逐类逐件编制目录 编目以 件 为单位进行 按确定的 件 只对排在前面的一文编目 例如 批复 请示为一件 只对批复编目 1 1 归档文件目录项目 归档文件目录项目 归档文件盒目录项目包括件号 责任者 文号 题名日期 页数 备注 附件 表 2 1 件号 填写归档章室编件号项内容 2 责任者 指制发文件的组织或个人 即文件的发文单位署名者 可以 是一个机关或机关内部的一个机构 也可以是几个机关 一个人或若干人 联 合发文的文件 只填写三个责任者 一般为前三个或前两个加立档单位 使用 全称或通用简称 未署责任者的 白头文件 根据文件内容特征考证并填写 3 文号 即发文的字 文号一般由机关代字 年度 顺序号组成 如遵档字 2016 003 号 填写 文号项应照实抄录 代字不能省略 纪元要填全 顺序号照录 没有文号的文 件此项不填 此项不得填诸如 会议文件之一 第一期 等文件 顺序号 也不能填写 情况反映 等刊物名称 4 题名 即文件标题 完整题名由责任者 问题 文种三部分组成 如 国家档案局关于加强档案安全保管的通知 填写此项内容时 责任者部分可 以省略 此项内容 不包括责任者项 最多不超过 50 个字 如正题名完全可以反 映文件内容 其副题名或并列题名无须抄录 无题名或题名含义不清的 应根 据文件内容重新拟写标题并加 拟写题名和原题名内容 不包括责任者项 一共不超过 50 个字 原题名在前 拟写题名在后一并填写在目录中 原题名内 容 不包括责任者项 已超过 50 个字 则须根据文件内容重新拟写为 50 字以内 题名 并只将拟写题名填写在目录中 会议记录以一次会议一件拟写一个标题 15 5 日期 即文件的形成时间 落款日期 此项应以 8 位阿拉伯数字标注年 月 日 如 2016 年 6 月 18 日标注为 如文件未标注日期应根据文件内容加以 考证并填写 6 页数 填写 一件 文件的总页数 7 备注 用于填写归档文件的类别 如党群工作类 2 2 归档文件目录的装订 归档文件目录的装订 归档文件目录应装订成册并编制封面 1 编制成册方法 视各单位文件量大小 同一类别以 1 5cm 左右厚装订为 一册 2 封面 统一采用国际标准 A4 型纸张 设置全宗名称 年度 类别项目 附件 表 3 其中全宗名称项为立档单位名称 填写全称或规范化的简称 年度项填写本册目录归档文件内容包括的年度如 2014 2016 类别项为企业档 案的分类名称 保管期限填写盒内文件所属保管期限 八 装盒八 装盒 装盒包括装盒的方法 编制档案盒封以及盒脊背项目等工作内容 填写备 考表 1 装盒方法 严格按照室编件号的先后顺序装入档案盒 1 不同类别的归档文件不应放入同一档案盒 2 不同年度的归档文件不应放入同一档案盒 3 同一年度 同一类别的归档文件按室编件号排列先后顺序 依次装盒 一盒装满后 顺次装入下一盒 2 档案盒封面的填写 在横线上方标明全宗名称 即立档单位全称或规范 化简称 3 档案盒脊背的填写 包括全宗号 年度 保管期限 机构 起止件号 室 馆 盒号等七项 1 全宗号 空 2 年度 填写盒内文件的形成年度 即文件归档年度 纪元填全 四位数 3 保管期限 填写盒内文件所属保管期限 一般以汉字全称表示 如 永 16 久 30 年 10 年 4 机构 填写盒内文件所属类别名称 5 室编起止件号 填写盒内排列最前和排列最后的归档文件件号 其间用 号连接式 如 0018 0044 6 馆编起止件号 空 7 盒号 是指档案盒的顺序号 即同一年度同一类别为一个大流水号 4 填写备考表 见附件 表 4 备考表放在每一盒所有归档文件之后 用 以对本盒内归档文件整理情况及保存阶段变动情况进行必要的注释说明 设置 项目包括 盒内文件说明 整理人 检查人和日期 统一采用国际 A4 型纸张 填写方法 1 盒内文件情况说明 填写盒内归档文件需说明的情况 包括文件收集的 齐全完整程度 文件本身状况 如字迹模糊 缺损等 及整理工作完毕后归档文 件修改 补充 移出 销毁等情况 归档文件目录备注项说明内容较复杂超过 9 个字 也可注明并引至本盒备考表中详细说明 2 整理人 填写负责整理该盒归档文件的人员姓名 以明确责任 在其部 门整理归档的单位 此项一般由该部门兼职档案人员或文书处理人员填写 3 检查人 填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名 此项一般由档案 部门负责人填写 4 日期 填写归档文件整理完毕的日期 可以是全年归档文件整理完毕的 日期 也可是该盒归档文件整理完毕日期 公元纪年填全 月 日要求两位数 不足补 O 同归档文件目录 日期 项 附件 表 1 归档章式样 全宗号年度保管期限页数 机构室编件号馆编件号盒号 表 2 附归档文件目录式样 件号责任者文号题名日期页数备注 表 3 归档文件目录封面式样 表 4 备考表式样 17 第四章第四章 行政后勤成本控制措施行政后勤成本控制措施 一 用电的管控措施一 用电的管控措施 1 1 照明用电 照明用电 1 正常工作时间且光线较好的情况下 各办公区域 走道应采用自然光 照明 2 人员较少时只开必要位置的照明灯 3 人员离开后 要及时关闭电源 做好人走灯灭 必要时各区域张贴 请随手关灯 的相关标志 2 2 办公设备用电 办公设备用电 1 复印机 电脑等办公电器设备用完后及时开启 节能 睡眠 或 待机 模式 2 如果长时间不用电脑应及时关机 下班后应关闭电脑所有连接电源 3 打印机 复印机 饮水机下班时应及时关闭电源 3 3 空调用电 空调用电 1 空调打开后必须关闭门窗 2 空调必须于下班前半小关闭 3 各办公区域在人员较少的情况下 三人以下 可以自行集中到一个 区域办公 控制空调开放 4 各部门负责人为责任人 下班后由夜保负责检查电源关闭情况 对未及 时关闭电源的区域直接上报质检部 归 档 文 件 目 录 全宗名称 年 度 类 别 保管期限 情况说明 整 理 人 检 查 人 立卷日期 18 二 用水的管控措施二 用水的管控措施 1 日常用水 倡导员工将水笼头开到 1 3 至 3 2 处 用后应及时关闭 2 倡导集体饮用开水房开水机的热水 减少桶装纯净水的饮用 杜绝用桶 装水洗杯子的现象 3 将用水的管控纳入日常巡逻 检查的一部份 如果发现水笼头 水管有 漏水或渗水现象 要及时反应给水电工进行维修处理 三 严格控制办公用品使用三 严格控制办公用品使用 1 严禁私自领用办公用品 物品领用要严格填写 物品领用申请单 交由 主管部门负责人签字后方可到运营部领取 2 对于不可回收利用的办公用品再次领用时必须以旧换新 对于可回收利 用的办公用品 例如剪刀 订书机 笔筒等 只能领取一次 特殊情况除外 员工辞职或异动时要及时交还运营部 3 为了便于管理 办公用品由专人管理 专人负责发放 建立办公用品领 取记录表 并于每年年末统计本年度各部门的领用情况 以便于控制下一年度 的办公室用品成本费用 4 各部门购买或配备办公设备需填写 物品采购申请表 逐级审批后方 可递交到运营部进行采购和配置 四 宿舍管控措施四 宿舍管控措施 1 宿舍无人时 及时关闭照明灯具 空调 风扇等电器设备 2 禁止宿舍额外使用大功率电器 特殊情况需报备运营部 经审批后方可 使用 3 每周不定期巡查宿舍 发现有浪费水电的现象严惩不贷 五 办公设施的维修费用管控措施五 办公设施的维修费用管控措施 1 建立长期合作的办公设施维修商 便于及时和优先服务于公司 减少时 间成本的浪费 2 各部门对辖区内的办公设施进行日常管理和维护 如人为原因造成损坏 所有维修费用由当事人承担 六 办公电话费六 办公电话费 1 每月初与电信公司对接上月的通话清单和费用 仔细查看清单明细 若 有费用异常情况 及时查找原因并采取措施 杜绝费用的浪费 七 招待费用七 招待费用 19 按照总公司下发的宴请管理规定执行 第五章第五章 公司印章管理公司印章管理 一 范围一 范围 印章管理适用信阳天筑实业有限公司 以下简称 公司 的公章 合同专 用章 财务印章 法人章等各类公司印章以及由运营部保管的其他印章的管理 使用 二 公章的管理二 公章的管理 公司公章是指公司依据其公司全称 依法刻制并经工商部门登记备案 能 够代表公司签署各类合同 签发各类文件的公司印章 1 1 公章刻制 公章刻制 因公司公章损坏 遗失或公司名称变更 需要重新刻制公司公章的 填写 印章刻制申请单 附件 表 1 由运营部签署意见后经总经理批准 由运 营部负责刻制 并重新报工商部门登记备案 公司公章重新刻制的 旧的公章必须收回 由运营部封存或销毁 2 2 公章保管 公章保管 公司公章由运营部指定专人负责保管 并依据本管理规范的规定签盖 运 营部必须设置 公司印章使用登记册 附件 表 2 在经办人员要求签盖公 章时 对用章事由 文件份数 文件签字人员以及签字时间 经办部门 经办 人员签字 公章签盖时间 公章签盖人员签字等予以详细登记 公司公章的任 何使用行为 均必须在 公司印章使用登记册 上登记 运营部对所有使用公司公章签盖的文件 都必须保留一份原件或复印 建 挡保存 3 3 公司公章的使用范围 公司公章的使用范围 1 以公司名义内部发布的各类公文用印 2 以公司名义签署的对外呈报的各类公文用印 3 公司授权书 公司介绍信等涉及公司授权 签署文件等授权类文件的 用印 4 公司证明 介绍信等证明类文件 仅证明员工身份 学历等真实状况 的证明类文件而不涉及公司授权事项的用印 20 5 以公司名义对外签订的合同 协议书 意向书等合同类法律文件的用 印 6 以公司名义涉讼类法律文件 涉及投资事务变动的工商事务文件的用 印 7 其他事由的用印 4 4 公章加盖 公章加盖 对于本项第 4 条公司公章使用范围的文件用印 在经办部门提交经用印核 准的 公司印章使用申请表 附件 表 3 后 由运营部签盖人员在 公司印 章使用登记册 上登记后予以签盖 公司对外签订的合同类文件上加盖公司公章的 需以核准的 合同审查批 准单 附件 表 4 公司总经理已经直接签字的合同或银行贷款用合同 不 需要再提供 合同审查批准单 但仍应按照本管理方法审核用印 在合同类法律文件上公司署名处签盖公司公章时 如果合同类法律文件两 页以上的 还得骑缝签盖公司公章 5 5 公章外借 公章外借 公司公章原则上不得借出使用 因特殊 重大事由必须借出使用的 经办 人员必须填写 印章借用申请单 附件 表 5 经总经理同意方可借出使用 借出使用印章的经办人员原则上不得少于两人 借出使用印章的经办人员得及 时归还公司公章并提供已签盖文件的复印件 三 合同专用章的管理三 合同专用章的管理 合同专用章是指公司因为经常性签署合同的需要而刻制 能够代表公司签 署各类合同的专用公司印章 1 1 合同章刻制 合同章刻制 1 合同专用章刻制 或因合同专用章损坏 公司名称变更等原因导致合 同专用章重新刻制的 填写 印章刻制申请单 经总经理批准 可予以刻制 2 合同专用章报废或停止使用的 必须由运营部负责收回封存或销毁 3 合同专用章只能刻制一枚 但对于公司经营中频繁发生的业务 经总 经理批准 还可以刻制特殊的合同专用章 如人事合同专用章等 2 2 合同章保管 合同章保管 1 合同专用章由运营部负责保管 使用 特殊的合同专用章 如人事合 21 同专用章 由具经办部门保管 使用 2 合同专用章的保管 使用部门对所有使用合同专用章签盖的文件 都 必须保留一份原件 建挡保存 3 3 合同章加盖 合同章加盖 1 合同专用章专用于公司对外签订的合同 协议书 意向书等合同类法 律文件的用印 合同专用章保管人不得扩大合同专用章的使用范围 否则无效 公司经办人员要求签盖合同章时 对合同章使用编号 用章事由 文件份数 文件签字人员以及签字时间 经办部门 经办人员签字 合同章签盖时间 合 同章签盖人员签字等予以详细登记 公司合同章的任何使用行为 也均必须在 公司印章使用登记册 上登记 2 对于以公司名义对外签订的合同 协议书 意向书等合同类法律文件 在经办部门提交其完成用印核准的 合同审查批准单 印章使用申请单 后 由运营部签盖人员同时在 公司印章使用登记册 上登记后予以签盖 在合同类法律文件上公司署名处签盖合同专用章时 如果合同类法律文件 两页以上的 还得骑缝签盖合同专用章 3 对于由具体业务经办部门保管 使用的特殊的合同专用章的 如人事 合同专用章 具体业务经办部门负责人必须制订有效的印章使用批准 登记规 定 指定专人负责保管特殊的合同专用章 业务经办部门应当设置 部门业务 合同专用章使用登记册 业务经办部门的经办人员得在 部门业务合同专用章 使用登记册 上填写后 由部门保管人员登记后予以签盖 4 4 合同章外借 合同章外借 公司合同专用章原则上不得借出使用 因特殊 重大事由必须借出使用的 经办人员必须填写 公司印章借用申请表 经运营部负责人 总经理批准后 方可借出使用 借出使用印章的经办人员不得少于两人 借出使用印章的经办 人员得及时归还公司合同专用章并提供已签盖文件的复印件 四 财务印章的管理使用四 财务印章的管理使用 财务印章包括公司财务专用章 财务负责人印鉴章 公司发票章和其它财 务印章 1 1 财务章刻制 财务章刻制 财务印章刻制 或因财务印章损坏 公司名称变更等原因导致财务印章重 新刻制的 由财务部门提出申请填写 公司印章刻制申请 经总经理批准可予 22 以刻制 财务印章报废或停止使用的 必须由运营部负责收回封存或销毁 2 2 财务印章保管 财务印章保管 财务印章由财务部门制订管理规定 明确财务人员的岗位职责 并指定专 人负责保管 使用 财务专用章 财务负责人印鉴章必须分开保管 财务部门 负责人应当严格管理财务印章的使用 3 3 财务印章加盖 财务印章加盖 财务人员根据公司财务审批制度和财务人员的岗位职责 使用财务印章 财务印章在内部使用或在向银行 税务等提供财务报表或各种报告 签署 票据时 应经财务部门负责人批准或同意 对外提供各种报表 报告时 应经 总经理批准或同意 未经总经理批准 不得使用财务印章与他人对帐或对外出具各种证明 法 律文书 4 4 财务印章外借 财务印章外借 财务印章原则上不得借出使用 因特殊 重大事由必须借出使用的 经办 人员必须填写 公司印章借用申请表 经财务部门负责人 总经理批准后 方 可借出使用 借出使用印章的经办人员原则上不得少于两人 借出使用印章的 经办人员得及时归还财务印章并提供已签盖文件的复印件 五 其他印章的管理五 其他印章的管理 公司法定代表人的签名章 由法定代表人自身或其指定人员专门保管 使 用公司法定代表人的签名章 需要法定代表人本人同意或授权并报总经理同意 公司工会等其他组织需要刻制相关印章的 由公司工会等其他组织决议决 定后由运营部负责刻制 并由公司工会等组织指定的专人保管 六 印章管理使用责任六 印章管理使用责任 1 未经审批 任何部门和个人擅自刻制印章 一经发现 必须追究其责任 由此造成的民事 经济 法律纠纷和后果 由当事人承担 2 用印经办人以及相关审核 签批人对用印的合规性 以及谨慎维护公司 利益承担管理责任 凡工作中违反印章管理工作流程的 给公司造成经济损失 或利用印章为自己和他人谋取私利 损害公司形象和利益的 公司有权追究失 职员工的劳动纪律责任 予以警告 扣发工资 降薪 降级 降职等处分 经 23 二次以上处分仍未改正或者已经给公司造成 2 千元以上经济损失且未及时赔偿 的 公司有权辞退失职员工 涉及违法犯罪的 公司还有权移交司法机关处置 失职员工的上级主管对下级员工的失职行为负有管理责任的 公司有权予 以失职员工的上级主管警告 扣发工资 降薪 降级 降职等处分 属失职员 工的上级主管严重管理失职的 公司有权辞退失职员工的上级业务主管 3 凡失职员工未按本办法的规定处理印章使用 登记事宜 导致公司发生 经济损失或重大商誉损失的 公司有权要求失职员工赔偿公司的全部损失 4 公司印章在遗失 损毁 被盗的情况下 各印章保管人员应迅速到运营 部备案 说明情况 并应立即采取相关措施 必要时应在公开刊物上声明作废 第六章第六章 常用公文写作知识常用公文写作知识 一 指示一 指示 指示是上级领导机关对下级机关部署工作时经常使用的一种公文 它是领 导机关阐明工作原理和基本要求的具有指导意义的文件 从内容来讲 指示与决议 决定有明显的不同 对于特殊重大的方针 政 策问题 对于重大的工作任务问题 就使用决议或决定 而对于贯彻方针 政 策所作的工作部署 对下级机关阐明工作活动的指导原则 则使用指示 常见的指示包括指示的因由 指示的内容 对下级执行指示提出的要求等内容 二 决议二 决议 决议是经过会议讨论通过 对某些重大事项 重大问题作出决策 并要求 贯彻执行的公文文件 它体现了集体或集团的意志 具有无可辩驳的集体性 以及权威性 规范性 决议由标题 通过日期 正文三部分组成 1 1 标题 标题 由发文机关 或会议名称 事由 文种类型组成 也可由事由和文种组成 24 通过日期一般写在标题下 在小括号内注明会议名称及通过时间 也可只 写年月日 2 2 正文 正文 正文因类型差异略有不同 公布性决议先写通过决定的那次会议及其作出 公布议案的简单理由 次写公布内容 最后写注意事项及处理办法 批准性决 议先写什么会议审议了某个议案 依据什么理由 决定批准否 再写对被审议 案的具体评价 最后以 指出 认为 之语引出号召 阐述性决议则先概述某 一事实 然后加以理论分析 最后是评断 三 函三 函 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管 部门请求批准等 公函包括标题 主送机关 正文 发文机关 日期等 1 1 标题 标题 一般由发文机关 事由 文种或者事由 文种组成 一般发函为 关于 事由 的函 复函为 关于 答复事项 的复函 2 2 正文 正文 一般包括三层 简要介绍背景情况 商洽 询问 答复的事项和问题 希 望和要求 如 务希研究承复 敬请大力支持为盼 等 四 决定四 决定 决定是党政机关及其他部门对某些重大问题或重要事项 经过一定会议讨 论研究表决通过后要求贯彻执行的文体 决定除会议作出外 也可以由领导机 关制发 决定一般由标题和日期 正文 结尾三个部分组成 1 1 标题和日期 标题和日期 决定的标题要完整地写出发文机关 决定事由和文种三项内容 在决定事 由前一般以 关于 连结 决定的日期即会议通过或领导签发此项决定的日期 它写在标题之下 外用括号 重大法规性的决定 还需注明通过该决定的机关 日期和生效日期 文末不再注明 2 2 正文 正文 决定的主体部分也就是正文 其篇幅长短 由内容多少决定 一个篇幅较 长的决定 其内容通常包括两层意思 一层是说明形势和有关情况 作出决定 25 的目的与意义 另一层是说明决定的具体事项 落实决定的政策 措施和要求 等等 篇幅较长的决定 正文在结构上可分为开头 主体 结语