会议管理规定

有限公司 内部资料 制度文件 1 6 有限公司有限公司 会议管理规定会议管理规定 司规字第 09 号 第一条第一条 目的目的 为规范公司会议管理 提高会议质量 降低会议成本 特制定本规定 第二条第二条 适用范围适用范围 本规定适用于公司及各部门会议管理 第三条第三条 职责职责 1 综合经营管理科负责公司会议的统筹协调及本规定的执行监督 2 会议提拟人或主办部门负责会议组织工作 并有权对违反本规定行为提出处罚 意见 第四条第四条 会议分类会议分类 1 1 总经理办公会 周例会 每周六召开 总经理办公会 周例会 每周六召开 召集人 综合经营管理科负责人 参会人员 总经理 副总经理 各部门负责人 相关人员列席 会议资料准备 各部门负责人以表格形式列示 提前发至综合经营管理科 1 部门主要绩效指标完成情况 2 上期部门重点工作计划落实情况及效果评估 3 当前存在的问题 解决方案和办法 4 下期部门重点工作计划 预期目标和完成时限 纪要部门 综合经营管理科 2 计划会 每月 计划会 每月 28 日前召开 日前召开 召集人 财务科负责人 参会人员 总经理 副总经理 各部门负责人参加 会议资料 各主要部门联合准备会议资料 参照年度计划中的月度分解指标并 原版已签字 发 有限公司 内部资料 制度文件 2 6 结合上月实际 预测和拟定当月的 1 销售计划 2 采购计划 3 回款计划 4 生产计划 5 产能设备利用计划 含设备检修保养计划和大中修计划 6 资金计划 会议重点讨论当月计划与年计划分解指标差异原因 实施完成上述计划所需资 源条件的充分性和可靠性 并明确各部门的工作重点和配合事项 纪要部门 财务科 3 工艺技术质量分析会 每月 工艺技术质量分析会 每月 10 日前召开 日前召开 召集人 生产技术负责人 参会人员 各部门负责人参加 技术等相关人员列席 会议资料 生产技术车间准备会议资料 综合经营管理科配合 1 质量目标达成情况 客户反馈和报怨以及处理情况 综合经营管理科协同 提供 2 现有产品工艺执行检查情况及整改方案 3 当前存在的主要质量问题和下一步改进方案 4 新产品 工艺 技术改进和试验效果 下一步的实施项目 计划和方案 5 体系运行和审核情况 6 其他情况 会议重点讨论涉及产品 工艺 技术 质量 客户报怨处理等方案的可靠性 有效性 明确对各部门配合要求 纪要部门 生产技术负责人指定人员 4 成本分析会 每月成本分析会 每月 15 日前召开 日前召开 有限公司 内部资料 制度文件 3 6 召集人 财务科负责人 参会人员 总经理 副总经理 各部门负责人参加 相关成本主控人员列席 会议资料 财务科准备会议资料 相关部门配合 1 主要成本消耗和费用支出指标通报 2 分班组 分炉组能耗 损耗指标变动分析 3 主要五金备品备件项目消耗统计分析 4 水 电及办公用品消耗统计分析 5 成本考核结果及下一步的控制要求 会议重点分析 讨论成本费用异常项目的原因 整改措施和下一步的控制要求 和方案 确定实施计划 纪要部门 财务科 5 部门 班组例会或早会 自行确定固定的时间召开 部门 班组例会或早会 自行确定固定的时间召开 召集人 部门负责人 职能负责人 班组长 根据需要可灵活采用周例会或 早会形式 其中涉及现场作业的必须实行早会制 如班组 维修 物管 警 卫等 参会人员 部门 班组全体所属人员 会议资料 1 周工作计划 日生产计划 发货指令 派工单等 2 公司或部门下发的各类文件 通知等 3 其他所需材料 会议重点强调安全注意事项 传达公司及部门文件和精神 检讨上期工作存在 问题 分派下达当日工作任务 纪要部门 会议召集人 每周例会应形成书面纪要 6 其他专题会 如安全管理会议 环保管理会议 根据需要由总经理 副总经理或部门负责人提出 综合经营管理科召集 下发 有限公司 内部资料 制度文件 4 6 书面会议通知 做好会议组织与服务 第五条 管理内容和要求第五条 管理内容和要求 1 会议通知期应提前一天以上 通知对象为与会人 会务服务提供部门 需对会 议议题 需准备的会议资料 会务安排等作特别说明的会议 应以会议通知形 式书面通知 2 会议提拟部门应提前做好会议资料 如会议议程议题 提案 汇报材料 计划 草案 决议决定草案 与会人应提交资料等 准备的组织工作 3 会务服务提供部门应提前做好会务准备工作 如落实会场 布置会场 备好座 位 会议器材 茶具茶水等会议所需的各种设施 用品等 4 会议组织遵照 谁提议 谁组织 的原则 5 会议主持人须遵守以下规定 1 应不迟于会前 5 分钟到达会场 检查会务落实情况 做好会前准备 2 会议开始后 将会议的议题 议程 须解决问题及达成目标 议程推进中应 注意的问题等 进行必要的说明 3 会议进行中 根据实际情况 对议程进行适时 必要的控制 并有权限定发 言时间和中止与议题无关的发言 以确保议程顺利推进及会议效率 4 属讨论 决策性议题的会议 主持人应引导会议作出结论 对须集体议决的 事项应加以归纳和复述 适时提交与会人表明意见 对未议决事项亦应加以 归纳并引导会议就其后续安排统一意见 5 主持人应将会议决议事项付诸实施的程序 实施人 部门 达成标准和时 间等会后跟进安排向与会人明确 6 与会人须遵守以下规定 1 应准时到会 并在 会议签到表 上签到 遵守会议各项纪律 2 会议发言应言简意赅 紧扣议题 属工作部署性质的事项 原则上不在会上 进行讨论性发言 有限公司 内部资料 制度文件 5 6 3 遵循会议主持人对议程控制的要求 4 做好本人的会议纪录 5 会议一般应控制在 2 小时以内 根据会议进行情况确需延时的 主持人须征 得与会人员同意 6 主持人为会议考勤的核准人 考勤记录由会议记录员负责 7 对会议已议决事项 应在原始记录中括号注明 议决 字样 8 会议记录或纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名 发放或传阅范围由 主持人确定 并报综合经营管理科存档一份 9 会议记录 记要为公司机要档案 保管人员不得擅自外泄 其调阅应严格按公 司文档管理制度和保密制度的有关规定执行 10 会议决议 决策事项须会后跟进落实的 遵照 谁组织 谁跟进 原则 会议 主持人另有指定的 从主持人指定 会议跟进依据以会议原始记录及会议纪要 为准 11 奖惩 1 奖励按 员工奖惩制度 执行 2 处罚 无正当理由迟到 早退每次处 10 元的罚款 无