凭证管理制度

凭证管理制度凭证管理制度 1 01 0 目的目的 为有效管理和控制本公司的业务往来单据凭证 提高凭证保管和传递的工为有效管理和控制本公司的业务往来单据凭证 提高凭证保管和传递的工 作效率 避免和防止因单据的保管和传递不善带来的负面效应 作效率 避免和防止因单据的保管和传递不善带来的负面效应 2 02 0 各部门职责各部门职责 2 12 1 销售部 销售人员开立的销售清单和物品需求单 自行审查与核对 销售部 销售人员开立的销售清单和物品需求单 自行审查与核对 确保无误方可出单 确保无误方可出单 2 22 2 采购部 采购人员根据采购指令到指定供应商处提货 应严格核对单采购部 采购人员根据采购指令到指定供应商处提货 应严格核对单 据与实物时否一致 无误带单据和物品回本公司交付仓库 据与实物时否一致 无误带单据和物品回本公司交付仓库 2 32 3 仓库部 严格检验与核对单据数据与实物信息 并及时办理入库入账仓库部 严格检验与核对单据数据与实物信息 并及时办理入库入账 手续 手续 2 42 4 财务部 负责财务部 负责 销售清单销售清单 的审核 并在收款方式为现金 汇款 支的审核 并在收款方式为现金 汇款 支 票单据上签字盖章确认货款是否已付 对挂账的票单据上签字盖章确认货款是否已付 对挂账的 销售清单销售清单 应确认客户的支应确认客户的支 付能力及支付意向 付能力及支付意向 3 03 0 操作流程指导操作流程指导 3 13 1 销售凭证的传递与保管销售凭证的传递与保管 3 1 13 1 1 销售人员在汇总客户需求时 应自行严格审核客户需求与汇总信息销售人员在汇总客户需求时 应自行严格审核客户需求与汇总信息 是否完全一致 确认并确保无误后 方可开出是否完全一致 确认并确保无误后 方可开出 销售清单销售清单 3 1 2 3 1 2 销售清单销售清单 经财务人员审核确认后 交由仓库人员签字确认 白单经财务人员审核确认后 交由仓库人员签字确认 白单 留财务做记账凭证 留财务做记账凭证 3 1 33 1 3 仓库人员严格按照仓库人员严格按照 销售清单销售清单 备货 备货时 严格认真检查审核备货 备货时 严格认真检查审核 所备物品与清单是否相符 及时执行所备物品与清单是否相符 及时执行 物料卡管理制度物料卡管理制度 并在单据相应的位置 并在单据相应的位置 做好过程签名记录 做好过程签名记录 3 1 43 1 4 仓库人员在备好货后 将物品和单据交由责任销售人员或其指定的仓库人员在备好货后 将物品和单据交由责任销售人员或其指定的 人员进行复核 并在单据相应的位置签字确认 人员进行复核 并在单据相应的位置签字确认 3 1 53 1 5 有误立即要求仓库人员进行纠正 无误则将蓝单和红单交给物流人有误立即要求仓库人员进行纠正 无误则将蓝单和红单交给物流人 员进行包装和发运 员进行包装和发运 3 1 63 1 6 若客户在本司自提货物的且挂账的 仓库人员必须在单据上注明若客户在本司自提货物的且挂账的 仓库人员必须在单据上注明 已发货已发货 并要求客户签字确认货物已交付 并要求客户签字确认货物已交付 3 1 73 1 7 单据的保管 白单由财务负责保管单据的保管 白单由财务负责保管 黄单由仓库保管黄单由仓库保管 蓝单需发往外蓝单需发往外 地的由物流保管 客户自提的及现金交易的由销售保管 所有单据必须每天整地的由物流保管 客户自提的及现金交易的由销售保管 所有单据必须每天整 理汇总并装订 在月末将各自保管的单据集中保管 以备存查 理汇总并装订 在月末将各自保管的单据集中保管 以备存查 3 23 2 采购凭证的传递与保管采购凭证的传递与保管 3 2 13 2 1 本公司的采购人员到供应商处自提货物时 应严格进行核对采购指本公司的采购人员到供应商处自提货物时 应严格进行核对采购指 令与供应商出具的单据 并认真核对单据与实物得信息 无误后则在单据上签令与供应商出具的单据 并认真核对单据与实物得信息 无误后则在单据上签 字并自动拿回属于本公司的购货凭证联 字并自动拿回属于本公司的购货凭证联 3 2 23 2 2 若发生有若发生有改单改单的现象 的现象 必须要求供应商的有关人员进行签字确认必须要求供应商的有关人员进行签字确认 避免日后的纠纷 避免日后的纠纷 3 2 33 2 3 采购人员带单据和物品回本公司后 第一时间到仓库交货 验货 采购人员带单据和物品回本公司后 第一时间到仓库交货 验货 无误由仓库人员在单据上注明无误由仓库人员在单据上注明 货已收货已收 并签名确认 并在并签名确认 并在 凭证交接记录凭证交接记录 上做好登记 上做好登记 3 2 43 2 4 在清点和验收无误后 仓库人员立即进行系统账目的录入 以保证在清点和验收无误后 仓库人员立即进行系统账目的录入 以保证 销售的顺利有序的实现 单据录入后必须由录入操作人员在单据上注明销售的顺利有序的实现 单据录入后必须由录入操作人员在单据上注明 已入已入 并签名确认 并签名确认 3 2 53 2 5 对已入帐的单据由仓库人员进行保管 必须在每日下班前交到财务 对已入帐的单据由仓库人员进行保管 必须在每日下班前交到财务 由财务人员在由财务人员在 凭证交接记录凭证交接记录 上签字确认 上签字确认 3 33 3 采购退货凭证的传递与保管采购退货凭证的传递与保管 3 3 13 3 1 当本公司有物品退回供应商时 执行人员必须在交付退货的同时要当本公司有物品退回供应商时 执行人员必须在交付退货的同时要 求供应商出具求供应商出具 退货单退货单 并要求供应商收货人员在 并要求供应商收货人员在 退货单退货单 上签名确认 上签名确认 3 3 23 3 2 本公司的退货执行人员在退货后 带单据回到本公司第一时间把本公司的退货执行人员在退货后 带单据回到本公司第一时间把 退货单退货单 交到仓库 有仓库人员进行账目的调整 仓库人员在平衡系统账目交到仓库 有仓库人员进行账目的调整 仓库人员在平衡系统账目 后在单据上注明后在单据上注明 已入已入 并签字 并签字 3 3 33 3 3 退货单的传递与保管流程和采购单据的传递与保管流程相同 退货单的传递与保管流程和采购单据的传递与保管流程相同 4 04 0 管理制度管理制度 4 14 1 采购人员对单据保管不善致使单据丢失的 按采购人员对单据保管不善致使单据丢失的 按 1010 元元 张进行处罚 并张进行处罚 并 由责任人进行善后处理 由责任人进行善后处理 4 24 2 采购人员采购物品回公司后未将物品和单据一起交到仓库验收的 按采购人员采购物品回公司后未将物品和单据一起交到仓库验收的 按 5 5 元元 次进行处罚 次进行处罚 4 34 3 当发生更改单据现象时 当事人未在更改处签名备注的 或未要求更当发生更改单据现象时 当事人未在更改处签名备注的 或未要求更 改者签字确认的 按改者签字确认的 按 5 5 元元 次进行处罚 次进行处罚 4 44 4 在录入单据后未在单据上签名备注的 在录入单据后未在单据上签名备注的 造成他人重复录单的 按 造成他人重复录单的 按 1010 元元 次进行处罚 并自行对出错的单据进行纠正 次进行处罚 并自行对出错的单据进行纠正 4 54 5 仓库人员未及时办理单据交接的 导致单据积压在某人手中时 在财仓库人员未及时办理单据交接的 导致单据积压在某人手中时 在财 务人员催要时不能提供单据的 按务