工业园区综合办公OA-系统方案

111 工业园区综合办公工业园区综合办公 系统方案系统方案 2 1 1概述概述 1 11 1建设背景建设背景 为满足日常办公要求 工业园区决定启动 OA 办公系统的建设工作 从内部企业管理方面来看 工业园区有必要新建自己的 IT 系统 建立机关 对企业的服务 支撑 联系平台 对内主要是为了满足内部管理 日常办公的 要求 提高上下级沟通 跨部门沟通的效率 1 21 2 建设目标建设目标 采用先进的计算机技术和通信技术 按照 Internet Intranet 的技术规范 以及委机关办公自动化系统技术体制大纲的要求建成以机关为核心 使之成为 综合的企业办公管理信息系统服务平台 为办公自动化 管理现代化 决策科 学化和企业信息化服务 实现有效整合单位资源 实现系统互连 信息共享 加强沟通与协作 可随时随地办公 提高团队协作效率和质量 依靠有效的技 术手段 有效降低办公费用开支 有效实施企业绩效监控 及时反馈企业经营 信息 形成健康 积极的文化氛围 增强企业凝聚力 OA 建设的主要目标是实现一个集成的协同办公平台 让所有人员能够利用 网络实现协同工作和知识管理 建设目标主要包括以下几个方面 建立机关内部协作平台 使组织内部的通信和信息交流快捷通畅 建立信息发布平台 在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所 例如电子公告 电子论坛 使内部的规章制度 新闻 技术交流 公 告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播 使员工能 够了解单位的发展动态 实现工作流程的自动化 这牵涉到流转过程的实时监控 跟踪 解决 多岗位 多部门之间的协同工作问题 实现高效率的协作 各个单位 都存在着大量流程化的工作 例如公文的处理 收发文 各种审批 等 都是一些流程化的工作 通过实现工作流程的自动化 达到可以 规范各项工作 提高单位协同工作的效率的目的 3 实现知识管理 使各类文档 包括各种文件 知识 信息 能够按权限 进行保存 共享和使用 并有一个方便的查找手段 为建立学习型组 织打下基础 辅助办公 实现日常办公 及时通信等日常事务自动化管理 实现分布式办公 企业机关单位的地域分布越来越广 移动办公和跨 地域办公成为很迫切的一种需求 系统应支持多分支机构 跨地域的 办公模式以及移动办公 能够很好的解决分布式办公的问题 1 31 3总体设计原则总体设计原则 1 3 11 3 1 先进性与成熟性相结合先进性与成熟性相结合 由于信息技术的飞速发展 用户在构建信息系统时有了很大的选择余地 同时用户在构建系统时需绞尽脑汁在技术的先进性与成熟性之间求平衡 系统 技术水平要保证先进性 符合当今计算机科学的发展潮流 系统网络平台 硬 件平台 系统软件平台技术要代表当今计算机技术发展的方向 同时经实践证 明其实用性和稳定可靠性 保证了所选择的各平台供应商有能力进行该项产品 的持续性开发 可以保证该项技术不断地更新并可顺利升级而维持系统的先进 性 我们在选择技术时 同时结合了业务经常性变化和增长的特点 1 3 21 3 2 充分考虑性价比充分考虑性价比 在尽可能节省用户投资的前提下 提供最优的软件解决方案和软硬件产品 选型 本方案充分考虑到这一点 根据工业园区的实际需求 以及 OA 系统的发 展趋势 产品选型一方面要考虑安全 可靠 先进 同时 要考虑经济实用 要易于扩展升级 易于操作 易于管理维护 易于用户掌握和学习使用 在完 成系统目标的基础上 力争用较少的钱办更多的事 保护投资 1 3 31 3 3 实用性实用性 避免盲目追求最新技术 同时又要防止系统处理能力不够 应用系统设计 4 必须符合实际 系统要进行总体设计 分步实施 稳步向新系统过渡 全部人 机操作设计均应充分考虑工作的具体情况和实际需要 用户接口和界面设计将 充分考虑人体结构特征及视觉特征进行优化设计 界面尽可能美观大方 操作 简便使用 1 3 41 3 4 可靠性可靠性 系统建设尽量采用主流产品 以保证系统的高质量和稳定性 采用成熟技 术以降低系统的不稳定性 对系统如硬件 操作系统 网络 数据库应设计尽 可能提供详尽的故障处理方案以保证系统的快速恢复性 由于采用集中式信息 管理模式 主机系统的安全和健壮性非常重要 在系统的设计和实施工作中将 采用以下做法 选用具有容错功能的服务器 采用 DOMINO 集群 数据异地备份 等技术 在出现故障时能够迅速恢复并有适当的应急措施 系统设计中 应有 适量冗余及其他保护措施 平台和应用软件应具有容错性 健壮性等 1 3 51 3 5扩充性扩充性 系统采取总体设计 分步实施的方式 第一 软件构架采用组件化方式 便于对象的升级和扩展新的对象 第二 采用开放的技术和标准接口 便于跟 第三方软件或其他系统衔接 1 3 61 3 6 易维护性易维护性 系统维护应方便可靠 备份及数据恢复快速简单 尽量避免复杂的系统配 置操作 系统应提供完善的帮助信息和管理维护模块 1 3 71 3 7 开放性开放性 在系统构架 采用技术 选用平台方面都必须要有较好的开放性 在选择 产品上 要符合开放性要求 遵循国际标准化组织的技术标准 5 1 3 81 3 8 安全保密原则安全保密原则 系统设计应符合网络信息安全的要求 充分利用网络系统 操作系统 数 据库系统和应用系统的安全机制设置 拒绝非法用户进入系统和合法用户的越 权操作 避免系统遭到破坏 防止系统数据窃取和篡改 2 2技术建议技术建议 2 12 1方案总体描述方案总体描述 2 1 12 1 1 多级应用实现要点多级应用实现要点 工业园区行政管理采用二级结构 工业园区本部 企业 应用统一部署在 工业园区服务器上 从系统的角度来看 各企业的管理相对独立 工业园区 OA 系统可分为工业园区和企业应用 各级系统既要结合自身的具体情况和需求进 行建设 遵循相同的技术规范 OA 系统结构在实现以下原则 1 架构统一规划 基于同样的业务 技术和界面规范实现 2 工业园区本部OA系统面向工业园区本部的用户提供服务支持 各企业 的OA系统面向各企业的用户提供服务支持 各企业根据自身的应用系统现状及 业务特点 可以设定各自流程 各工业园区和企业应用模块尽量统一 3 流程一体化建设 实现工业园区和企业纵向跨级别流程的无缝连接 工业园区可随时跟踪到企业的流转情况 2 1 22 1 2 系统架构系统架构 表现层 用户的交互界面 所有人员可以通过局域网 VPN 等多种接入方式访问 企业内部资源 用户采用 WEB 浏览器 IE6 0 即可访问本系统 不需要安 装客户端软件 业务逻辑层 6 实现系统的相关业务逻辑 核心应用服务管理主要包括 工作流引擎 规则引擎 配置库 业务监控 系统监控 实现 IT 基础服务和核心业务逻 辑 OA 应用模块系统主要包括各个业务应用模块 实现各种 OA 业务应用 数据核心层 实现数据访问 交互及管理 2 22 2系统功能特点系统功能特点 实现强大的实现强大的流程引擎平台流程引擎平台 使得流程可任意配置 扩展性强 可适应各种 业务流程应用 流程的运算做到可以适应 OA 的汇签 并行流程 并支持支 流和流程的意外处理 权限定义权限定义 可根据用户岗位做批量授权 提高系统管理配置效率 系统安全性高系统安全性高 权限划分严格 公文管理员对模块所有公文有读 写 删 除等权限 用户只能查看自己办过的公文或其他人授权的公文 系统扩展性强系统扩展性强 增加应用模块开发简单 在流程引擎的平台上开发 工作量 只用在应用模块个性功能的开发 增强查询功能增强查询功能 支持关键字查询组合查询 全文检索等 实现机关 企业流程跟踪实现机关 企业流程跟踪 工业园区的用户可以跟踪专业公司用户完成的 任务 专业公司用户可以跟踪工业园区用户的办理情况 具体跟踪到哪些 环节 可由管理员根据业务需求在系统配置库中设置 人性化的操作人性化的操作 附件上传 实现附件在线编辑 系统管理和应用管理独立控制 便于公文安全控制 在线用户日志查看 文档删除日志 系统操作日志 7 3 3OAOA 功能功能模块模块 3 13 1 公文流转公文流转 实现企业文件的审批及分发功能 实现文件成文的套红及套打功能 以促进和提高经办人的工作效率和业务 能力 实现公文流转过程记录和管理 及时显示公文的处理位置 评阅状态 记录批阅信息 管理员和领导可直接点击主题查看公文流转过程中的状况 实 现公文的维护 管理员根据情况和审批程序进行定义或更改 确保公文流转的 灵活性 在整个公文管理模块中 系统提供文件全文检索的查询方式 提供用 户统计各类文件的数量 功能特点 功能特点 1 办理过程查询功能 对各经办人对文件的处理 修改等进行实时记 录 记录各环节的处理时间 处理人 处理方法等 记录文件的办 理状态 在办 缓办等 2 多人处理文件 实现多人审批 会签处理文件的功能 改变原有文 件会签的处理模式 3 督办催办 实现办文环节的办理时限设定 根据办理时限的设定系 统自动提醒经办人及时处理文件等 4 办文统计 可按部门 按人员进行办文数 办文效率等统计查询的 功能 5 文件流转 实现文件撤回 回退及作废等处理功能 6 流程配置 使用配置工具进行办文业务的流程自定义功能 7 权限控制 公文管理员 或领导 相关权限人员 可查看所有文件 并有权对文件进行删除 意外处理等操作 普通人员只能查看自己 经手处理的文件 8 打印功能 能够按格式打印正文 意见 发文头纸 9 分发 可选择发送对象 8 10 查询 实现模糊查询和全文检索 组合查询 11 处理文档时由用户选择是否填写意见 默认为已阅 但不在签名记 录中显示 已阅 若填写其他信息 则在签名记录中显示意见 显示意见可按部门 时间排列 12 存储意见字典库 用户可以将自动惯用的述语保存起来 并可由用 户自动维护 以流程为核心的 融合目前最先进的工作流管理技术 可以灵活地进行 工作流中工作环节 流向的定义 授权 执行 以及工作流的跟踪监控 反 馈 动态地反映一个业务过程 可以定义各流程发文稿纸 公文红头和排版 格式 支持文件格式之间的转换 支持多个部门之间的公文流转 提供流程 跟踪 3 23 2 工业园区公文工业园区公文下发下发 实现工业园区把文件下发到各个企业 功能特点 功能特点 13 文件下发功能 公文下发人员可以根据文件的性质选择不同企业下 发相应的文件 14 签收 企业收到文件实现签收 记录签收人 签收时间等信息 15 查看签收情况 实现查看各个企业签收文件情况 16 查询 实现模糊查询和全文检索 组合查询 3 23 2 工业园区上报工业园区上报 实现各个企业上报报表等相关的信息 功能特点 功能特点 1 新建 2 附件上传 3 查询 实现模糊查询和全文检索 组合查询 9 3 33 3 工业园区报表上报工业园区报表上报 实现各个企业上报报表等相关的信息 功能特点 功能特点 4 新建 5 附件上传 6 查询 实现模糊查询和全文检索 组合查询 3 43 4 电子邮件电子邮件 电子邮件模块提供了常见的邮件新建 发送 接收 转发 阅读 回复等 功能 允许上传各种类型附件 3 53 5 通讯录通讯录 提供公司员工的通讯录 如办公电话 手机 小灵通 电子邮箱 者家 庭联系地址等信息 员工有权限随时修改自己的相关信息如办公电话等 但 不能修改别人的信息 3 6 待办事宜待办事宜 3 6 13 6 1 待办事宜待办事宜 每天待办的工作 比如别人需要签收的文件等 都会以概要信息的 方式出现在员工的 待办事宜 里 用户点击该信息就会被自动导航相 应急需处理的文档中 3 6 23 6 2 已办事宜已办事宜 日常已处理完毕的事务的导航工具 主要供员工查询自己已经处理 完毕的文件 事务以及处理情况 已办事宜也是以概要信息的方式出现 在自己的 已办事宜 里 点击该信息就会被自动导航相应的详细表单 中 查看详情 栏目应能再细分 如按年度 部门等 10 3 63 6 系统管理系统管理 完成内部的组织 用户与用户组管理 系统自动对主要操作建立日志 并提 供日志查询功能 系统提供灵活强大的查询 统计功能 用户可以对查询统计 条件进行维护 3 6 13 6 1 用户管理用户管理 用户管理模块包括增加 修改 删除 列表显示功能 定义用户相关的一 些基本信息 同时定义用户的权限 包括机构管理 群组管理 或虚拟团队 职位管理 角色管理和用户帐 户管理 机构管理主要用于注册公司组织机构 体现各单位之间的上下级关系 以及单位内机构的层次关系 单位之间对口部门的关系 为相关应用模块提 供机构的基本信息 群组管理主要用于管理根据工作需要临时组合的跨单位 部门的团队 或具有共同特征的人员组合 为相关应用模块提供群组的基本信息 职位管理主要用于维护公司的职位体系结构 体现职位之间的上下级关 系 为相关应用模块提供职位的基本信息 角色管理主要体现用户在 OA 系统所担负的职责和行为 如系