大学仪器设备管理工作流程

1 大学仪器设备管理工作流程 为更好地适应我校事业发展和保证教学 科研工作的需要 加强仪器设备 管理 提高仪器设备的使用效率 减少和防止积压 浪费 损坏 丢失等 特 编制本流程 一 仪器设备采购流程 本流程为学校采购设备的总流程 文件详见 大学实验室及设备管理制度 汇编 P87 页 系 部 填写申报表 设备科汇总 提出方案 教务处审核 主管校长审批 公布年度采供方案 在 0 5 万元以上在 0 5 万元以下 学校办公会议通过 2 二 仪器设备招标采购流程 一次性采购金额在 0 5 万元以上的采用招标方式 对供货商少 采购量小等不便实行招 标方式采购的项目 教务处与使用部门应遵循竞争性谈判 询价等采购方式共同进行采购 使用部门按格式编制采购清单 向教务处提供设备详细配置要求 并推荐 5 家以上的厂 商 教务处根据设备采购清单 制订具体采购办法 使用部门确认后执行 使用部门起草招标文件 教务处邀请 投标单位 教务处通知投标 单位和评标工作 组成员开标的时 间 地点 教务处作好开 标前的准备工 作 开标 评标 定标 宣布中标结果 由部门采购责任人负责起草定货合同条款 纪检监察室 财务处 教务处审核 报主管校长批准 教务处会同使用部门与中标人签定合同 执行合同 需要变更有关条款时 合同双方协商解决解决 教务处审查 主管校长审核 3 Y 三 仪器设备验收流程 本流程主要用于招标采购 没有通过招标 但金额较大 较重要的仪器设备也要尽量 按本流程执行 文件详见 扬州职业大学实验室及设备管理制度汇编 P88 89 页 N O N O N O Y O 合同签定 使用部门及时做好验收准备工作 仪器设备到货后部门采购责任人 部门负责人 仪器设备使用人及供货厂商代 表到场开箱 清点仪器设备 包括配件 附件 及技术资料的数量并及时记录 供货厂商安装 调试 使用人参与并记录 发现问题经部门负责人复查 后及时记录并上报教务处 单台 套 5 万元以下 教务处组织成立验收小组 验收小组 使用部门 供货厂商三方共同验收签字 做好记录工作 交接时双方签字 验收完毕 使用部门按合同 设备性能 要求检查验收 正常 经部门负责人复查后以书面形式 及时上报教务处 N 正常 单台 套 5 万元以上 Y O 发现问题经部门负责人复查 后及时记录并上报教务处 正常 正常 以书面形式及时上 报校长室 Y O 4 四 报帐流程 借款 仪器设备验收结束后 使用部门 10 天内到教务处设备科办理固定资产验收入帐 手续 单台 套 设备 5 万元以上须携带验收报告 借款 报帐均由使用部门负责办理 有多个使用单位的仪器采购项目 学校统 一采购 其借款 报帐及付款等手续 由设备科或委托使用部门负责办理 使用部门报告 主管校长审批 主管财务校长审批 凭设备经费分配方案或采购计划 发票和入库单 仪器设备管理人员 部门采购责任人或使用人签字 使用部门负责人签字 教务处签字 主管校长签字 主管财务校长签字 财务处报帐 按合同及学校有关财务管理制度规定办理付款 报帐 报帐手续应在采购计划的当年度 12 月 20 日前办理完毕 5 五 行政部门办公设备维修流程 仪器设备的维修 分为使用单位维修 校内技术人员维修和校外维修 遵 循使用单位自行维修为主 校内技术人员维修为辅的原则 如本系 部 校内 无法修复 可请外单位来人维修或送出校外维修 部门领用人填写仪器设备修理 验收申请单 部门负责人签署意见 现教中心组织有关技术人员对设备进行鉴定 拟订维修方法 教务处核查 部门填写维修 验收申请单 确定维修方式 申请维修费用 主管校长审批 办公设备故障 维修 部门领用人验收 报帐 6 六 实验室仪器设备维修流程 分室责任人自查实验过程 实验指导教师 实验室主任抽查 告知分室责任人仪器设备故障 填写 仪器设备报修验收单 实验室主任拟订维修方式 自修 送出维修 系 部 审批 维 修 验 收 维修费用 100 元 系 部 负责人核查 记 录 是否 教务处审核 主管校长审批 7 七 校内各系部之间仪器设备借用流程 注 教学仪器 设备一律不得借给个人用于与教学 科研无关的用途 借用设备购置价在 200 500 元之间 借入方责任人填写 借用单 教务处审核 填写借用单 注明归还日期 借入方责任人签 字 及时填写设备使用记录 按期归还 借入 借出双方验收并签字 用记录期 供用设备购置价在 5000 元以上 借入方系 部 负责人核查 借出方系 部 负责人同意 借入方责任人填写 借用单 教务处审核 借入方系 部 负责人 核查 借出方系部负责人同意 主管校长核准 借用设备购置价在 500 5000 元之间 借入方责任人填写 借用单 借入方系 部 负责人核查 借出方系 部 负责人同意 教务处核准 8 八 实验教学物资系部内部借用流程 注 教学仪器 设备一律不得借给个人用于与教学 科研无关的用途 借用人申请 实验室主任审批 借用人填写 实验室教学物资借用登记表 确定归还日期 并签字 分室责任人签字 实验室主任签字 小于 5000 元 系 部 负责人同意 归还时验收人验收签字 登记归还时间 N Y 9 九 仪器设备调拨流程 需调入单位申请 教务处审查 主管校长审批 调入单位填写调拨单 调入 拨出单位负责人签字 教务 处批准 教务处留存 并更改帐目 调入 拨出单位更改帐目 调入 调出单位双方责任人验 收确认仪器 设备善并签字 调入单位调 拨仪器设备 10 十 实验 实习 训 材料及易耗品领用流程 分室负责人填写材料领料单 等期末实验室主任组织 盘库 核对帐目 仓库凭领用单发料并登帐 实验室主任批准 教务处可随时查帐 核对库存 11 十一 仪器设备报废 报损 报失流程 报废 报损 报失的界定见 大学实验室及设备管理制度汇编 P84 85 页 帐物处理详见 大学实验室及设备管理制度汇编 P85 86