档案管理实训报告

档案管理实训报告 班级 中文文秘 111 姓名 瞿晨智 学号 1101022001 一 一 实训目的实训目的 档案管理学是我们文秘班的专业课 为了加深我们对于这部分知识的掌握 档案管理 实训活动要将我们的理论付诸实践 通过对本课程的学习 要求掌握档案分类 整理 档 案登记与估计以及计算机管理档案的基本方法和工作程序 从而提高档案管理的操作技能 和理论素养 这次实训 我们要能了解并且初步掌握档案管理工作的一般过程和基本方式方法 提 高独立操作能力 树立热爱档案管理工作的专业思想 全心全意服务于工作单位 提高本 专业同学的操作技能和分析能力 从具体实践上加深对档案学基础知识和操作流程的认识 培养我们认真踏实 实事求是的态度与作风 二 二 实训时间实训时间 2014 年 3 月 26 日 三 三 实训单位实训单位 南通大学文学院文秘实训基地 四 四 主要内容主要内容 一 熟悉文件样式 公文收发登记样式 类目样式等等 1 在实训课上我们所熟悉的文件样式是国务院的一份红头文件 内容如下 国务院文件 国发 2010 10 号 国务院关于坚决遏制部分城市房价过快上涨的通知 各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各单位 各直属机构 正文 国务院 2010 年 4 月 17 日 说明 1 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 2 国务院办公厅关于实施涉及的几个具体问题 的处理意见 国办函 2001 1 号 这是一份具体的国务院下发的通知 课件上还详细注明了边距 要素名称 对于公文 的格式又再一次的深入学习和复习了 2 公文收发样式 公文收发样式这一块的实践确实是我们比较欠缺的 而实训中所展示色则是一份文件 办理登记簿 作为秘书而言 文字工作 办文工作是基础工作 收文 发文更是家常便饭 于是 在秘书的日常工作中就少不了登记收文 发文 发文登记项目 Excel 发文 日期 发文 字号 密级文件 题目 收文 单位 共印 份数 发出 份数 存档 份数 拟稿 单位 签发 人 附件备注 收文登记项目 Excel 序号收文日期来文 单位 收发 文字 号 文件 标题 附件密级份数承办 情况 备注 3 类目样式 类目样式 2013 年 局机关 编号 1 办公室 类 1 1 秘书工作 属类 1 1 1 办公室会议记录 条目 1 1 10 本局关于秘书工作的通知 条目 1 2 信访工作 属类 1 2 1 政府 市经委关于信访工作的规定 条目 类目样式的和书的目录有相似之处 但是 特别之处就是子目录比较多 并且有具体 所属分类 二 作业习题 通过实训 我们要掌握的具体内容 1 根据材料进行资料分类 某某公司办公室主任找来刚上班的秘书小丁 让他将一堆资料进行分类整理 书 信 单据 合同 广告稿 新闻稿 协议书 建议书 信函 文件 调查记录 报刊文章 请问 你就是丁秘书 将如何分类整理这些材料 答 按照层面 一类是是法律层面的 合同 协议书 第二类是经济方面的 单据 第三类是外界接触方面的 书信 信函 建议书 广告稿 新闻稿 第四类是公司行政的 文件 调查记录 第五类是文化方面 报刊文章 按照使用目的分 约束规范类 合同 协议书 情况了解类 建议书 调查记录 交流类 书信 信函 广告类 新闻类 内部查询 单据 文件 报刊文章 2 针对 12 份文件进行整理 使之有序化 南通市 十一五 培育和发展新兴产业规划 通政办发 2012 113 号 关于加快新兴产业发展的实施意见 通政发 2010 98 号 关于加快市区工业经济转型升级的若干政策意见 通政发 2011 75 号 关于促进科技创新和新兴产业发展的若干财政政策意见 通政办法 2012 62 号 关于扶持船舶产业加快发展的若干意见 通政发 2007 95 号 关于扶持新能源产业加快发展的若干意见 通政发 2010 11 号 关于扶持市区电子信息产业加快发展的若干意见 通政发 2010 10 号 关于大力实施人才强市的意见 通委发 2009 5 号 关于实施江海英才计划的意见 通委发 2009 6 号 关于印发南通市产业人才发展 312 行动计划的通知 通委发 2012 4 号 南通市重点产业布局指导意见 通政发 2013 13 号 关于创建南通市新型工业化特色产业基地实施意见 通政办发 2011 159 号 文件登记 发文 日期 发 文 字 号 密 级 文件题目收文 单位 共印 份数 发出 份数 存档 份数 拟稿 单位 签发 人 附件备注 200795 关于扶 持船舶产 业加快发 展的若干 意见 南通 市政 府 20095 关于大 力实施人 才强市的 意见 南通 市委 20096 关于实 施江海英 才计划的 意见 南通 市委 201010 关于扶 持市区电 子信息产 业加快发 南通 市政 府 展的若干 意见 201011 关于扶 持新能源 产业加快 发展的若 干意见 南通 市政 府 201098 关于加 快新兴产 业发展的 实施意见 南通 市政 府 201175 关于加 快市区工 业经济转 型升级的 若干政策 意见 南通 市政 府 2011159 关于创 建南通市 新型工业 化特色产 业基地实 施意见 南通 市政 府办 公室 20124 关于印 发南通市 产业人才 发展 312 行动计划 的通知 南通 市委 201262 关于促 进科技创 新和新兴 产业发展 的若干财 政政策意 见 南通 市政 府办 公室 2012113 南通市 十一五 培育和发 展新兴产 业规划 南通 市政 府办 公室 201313 南通市 重点产业 布局指导 南通 市政 府 意见 分类组卷 第一类 关于加快新兴产业发展的实施意见 通政发 2010 98 号 关于扶持市区电子信息产业加快发展的若干意见 通政发 2010 10 号 关于扶持新能源产业加快发展的若干意见 通政发 2010 11 号 关于加快市区工业经济转型升级的若干政策意见 通政发 2011 75 号 关于创建南通市新型工业化特色产业基地实施意见 通政办发 2011 159 号 南通市 十一五 培育和发展新兴产业规划 通政办发 2012 113 号 关于促进科技创新和新兴产业发展的若干财政政策意见 通政办法 2012 62 号 第二类 关于扶持船舶产业加快发展的若干意见 通政发 2007 95 号 南通市重点产业布局指导意见 通政发 2013 13 号 第三类 关于大力实施人才强市的意见 通委发 2009 5 号 关于实施江海英才计划的意见 通委发 2009 6 号 关于印发南通市产业人才发展 312 行动计划的通知 通委发 2012 4 号 第一类案卷标题为 南通市关于大力发展新兴工业的的意见 第二类案卷标题为 南 通市关于大力发展重点产业的意见 第三类案卷标题为 南通市关于实施人才计划的意见 案卷内文件目录 案卷一 顺序号文件标题时间份数页数备注 1 关于加快新兴产 业发展的实施意见 20104 2 关于扶持市区电 子信息产业加快发 展的若干意见 20102 3 关于扶持新能源 产业加快发展的若 干意见 20103 4 关于加快市区工 业经济转型升级的 若干政策意见 20113 5 关于创建南通市 新型工业化特色产 业基地实施意见 20115 6 南通市 十一五 培育和发展新兴产 业规划 20125 7 关于促进科技创20124 新和新兴产业发展 的若干财政政策意 见 案卷二 顺序号文件标题时间份数页数备注 1 关于扶持船舶 产业加快发展的 若干意见 20077 2 南通市重点产 业布局指导意见 20133 案卷三 顺序号文件标题时间份数页数备注 1 关于大力实施人才 强市的意见 20093 2 关于实施江海英才 计划的意见 20094 3 关于印发南通市产 业人才发展 312 行动 计划的通知 20122 案卷目录 案卷目录封面 说明 案卷内含有关于南通市近几年工业发展以及人才计划的 12 份文件 按照文件的主要内 容分为三份文件 每一份案卷内的文件按照时间排序 南通近几年在发展以往重点工业的基础上寻求突破 产业升级和新兴工业的崛起备受 瞩目 原有的重点工业如船舶工业发展前景明朗 在全国新兴工业大力发展的大背景下 第 一 号全宗 第 一 号目录 第 一 套 南通市人才计划 工业文件 南通市档案馆 2014 年 3 月 1 日 南通也在对自己的工业做重新的定位 巩固基础工业 发展新兴工业就是南通工业转型的 重中之重 南通市政府对此给予了很大的关注 下发多份关于发展新兴工业的意见 南通作为一个经济发达 文化悠久 思想开放的城市 吸引了大批人才 在南通新兴 工业发展 产业转型的今天 南通市政府对于人才引进高度重视 人才计划对人才引进和 管理提出了意见 案卷目录表 卷号案卷标题时间份数页数保管期限备注 1南通市关于大力发展新 兴工业的的意见 2010 2012726永久 2南通市关于大力发展重 点产业的意见 2007 2013210永久 3南通市关于实施人 才计划的意见 2009 201239永久 五 五 收获及体会收获及体会 档案管理学实训终于画上了句号 其实说 终于 似乎有些不妥 因为实训的时间并 不够长 而且就在这短短的一个多小时的实训中也发生了一些小插曲 这次档案管理学实训确实让我体验了不少 也学到了不少 就从最开始实训的一个小 插曲说起 我们的实训单位是行政楼六楼的文秘实训基地 距离上课的教室并不远 在教 室门口集中后 我们在宋老师的带领下到了文秘实训基地 到达文秘实训基地之后 宋老 师去办公室向保管钥匙的老师借钥匙 但是 办公室门没开 我们到达秘书实训基地后刚 过八点 顾主任等还没有来上班 于是 我们先安静地等在楼梯间里 以免影响文学院的 日常办公 宋老师也教授我们 秘书就是要时常应对工作中的突发状况 而这次也是属于 其中一种 我们耐心的等待了将近十几分钟 偶遇上班的辅导员 依然没有躁动 宋老师 始终没有打电话骚扰顾主任他们 我们在这种情况下展示的就是一种不急不躁的工作态度 遇到突发状况并不是先自乱阵脚 而是仔细分析情况 然后找出最佳应对对策 事实证明 耐心的等待总是有结果的 十分钟后 我们顺利进入实训基地 在进入秘书实训基地实践的这段时间内 我们学习了档案分类等具体情况 首先 我 们先熟悉了一些学校内部的档案 包括以前南通师专的照片 南通大学正式成立的档案等 等 然后 在机关 团体 企业事业单位的日常工作中 会形成大量的档案 它们作为一 个单位档案中的重要组成部分 以其特有的记录方式 准确 形象 生动地反映出该单位 经济 管理和某些职能活动的过程和结果 对今后的各项工作具有不可缺少的依据 凭证 和参考作用 因此管理好这一部分档案 是档案部门综合管理档案的主要任务之一 这项 工作需要我们有一丝不苟的态度 我们详细学习了档案分类的依据 以及类目样式等具体 的规范格式 对于我们日后整理文件有莫大的帮助 这些都是我在课堂里无法直接感受到 的 而且很多时候 课堂上的知识通过具体的事展现出来之后 我就会形成更加直观深刻 的印象 我通过这次实训 对于档案分类有了深刻的感触 虽然放置于实践中仍然有一定的实 施难度 但是相较于以前有了突破 同时 我也感觉到档案管理学不如我想象中那么轻松 了 我觉得我对它终于有了自己的体会了 档案学不是书上一句按照年度或者内容分类 真正实践中最头痛的就是这个文件与另一个文件的关系是什么 每个人的角度不一样 分 类就可能不同 但却不是每个人都是正确的 而这个是往后的学习工作中最珍贵的经验 往后的学习中 我会更加端正自己的态度 对于问题的看法也会更加深入 这也是我本次 实训中获得的最大的收获 六 六 单位及自己存在的问题单位及自己存在的问题 文秘实训基地确实也存在了问题 大致就是两点 一方面是文秘实训基地的管理上 我们是正常教学时间到达文秘实训基地的 然而耽搁了将近半个小时 如果我们能够事先 借到钥匙 或者和值班老师打好招呼的话 我们会更加效率 另一个方面就是文秘实训基 地的卫生工作 可以理解文秘实训基地使用次数比较少 所以无法做到每日打扫 既然这 样 不如增加实训次数 使我们的文秘实训基地也能得到很好的清洁 而我自身的问题比较大 最致命的就是专业基础薄弱 在文秘实训中布置的作业 我 个人完成的比较费劲 很大程度上归结于我的专业知识薄弱 书本上的知识没有很好的理 解吸收 我觉得这是我往后学习中必须注意的问题 往后的学习中 我要将理论与实践更 好的