第六节-函、会议纪要和会议记录

第一部分第一部分 函函 一 导入 一 导入 我们之前学习过 公文按照行文方向划分 请示是上行文 批复是下行文 那 么当我们需要平行行文的时候 应该用什么文种呢 那就是函 首先我们来通过例文初步 了解一下函 二 函的使用范围二 函的使用范围 函适用于 平级或不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事 项 具体来说 函的适用范围包括四个方面 一 平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性 询问性和答复性公务联系 二 向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项 三 业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批准的事项 四 机关单位对个人的公务联系 如复群众来信等 三 函的特点 一 适用范围广泛 使用灵活方便 一 适用范围广泛 使用灵活方便 既可用于相互商洽工作 询问答复问题 又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复事项 二 多作平行文 二 多作平行文 既可平行 又可以上行 下行 但较多时候函作平行文 三 短小精悍 三 短小精悍 函一般较短小 内容单一 语言简洁明了 有的函只有三言两语 因此 函有公文 轻骑兵 的誉称 四 较讲究文学修辞 四 较讲究文学修辞 函常用的词语有 拟 效仿 打算 起草等意 承蒙 蒙 鼎立 相助 敬辞 大力帮助 表示请托或感谢时用 承蒙惠允 敬辞 指对方允许自己做某事 贵 贵单位 敝 bi 谦辞 用于与自己有关的事物 四 函的种类四 函的种类 函的分类标准有三种 一 按照内容和用途 函可分为三类 一 按照内容和用途 函可分为三类 1 商洽函 商洽函 指主要用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作 联系有关事宜的函 如商 调干部函 联系租赁函 洽谈业务函等 关于商请派车运送民工的函关于商请派车运送民工的函 湖北省交通厅 为做好今年的春运工作 及时运送在我省工作的外省民工回家过年 我们组织了民工 运送专门车队 但由于我们运力不足 车辆不够 估计不能满足民工的要求 特请贵省派 出大型客车 20 辆 与我省组成运送民工车队 负责运送贵省在我省工作的民工 妥否 请尽快函复 以便办理有关手续 浙江省交通厅 年 月 日 2 询问 答复函 询问 答复函 指主要用于不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函 酒店询价函 XXX 酒店 我单位组织 XXX 人员到 XXX 地参加为期三天的培训学习及考察活动 准备于某月 某日入住贵酒店 特发函咨询酒店房间 接待 会议室等方面详细情况 为能够与贵酒店 进一步默契合作 圆满完成本次培训工作 形成长期的战略合作 请贵店将以下相应房间 数量 要求及报价回传我单位 以便于进一步接洽 房间数量及要求 单间 标间 套间 三人房 豪华房 会议室 及相关设备 XX 公司 XXX 年 XXX 月 XXX 日 3 请批 批准函 请批 批准函 主要指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函 以及业务主管部门向 不相隶属的机关单位制发的批准函 有关机关 单位涉及部门业务工作 需向不相隶属的 业务主管部门请求批准 但又因相互之间不是上下级的隶属关系而不宜用请示行文 就应 用函 同理 有关主管部门向不相隶属的机关单位批准某些业务事项 但在实际工作中 这类函常常误用为请示 报告 批复 请批函例文 请批函例文 关于推荐酒店管理专业毕业生实习的函关于推荐酒店管理专业毕业生实习的函 东方酒店领导 我南方职业学院 2011 届酒店管理专业毕业班学 生 20 人准备进行毕业实习 希望能到 贵酒店学习工作 时间为期两个月 2010 年 12 月 5 日 2011 年 2 月 5 日 请给予批准 可否 请函复 南方职业学院管理系 盖章 二 一二年五月四日 批准函例文 批准函例文 关于拟录用关于拟录用 2009 届大中专毕业生的函届大中专毕业生的函 省人事厅 根据中共 省委组织部 省人事厅 关于 2009 年省级机关录用应届高校 中专 学校优秀毕业生的通知 规定 我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序 进行了统一考试 面试 体检 政审 经厅党组研究 拟录用大中专毕业生 24 名 现将有 关录用审批材料报上 请审批 附件 录用审批材料 24 份 省安全厅 二 一 年三月二十五日 二 按照文面规格 函可分为公函和便函 二 按照文面规格 函可分为公函和便函 1 公函 公函 按一般公文格式需写上标题 主送机关 正文 落款 也要编上发文字号 既可 由机关办文部门按发文统一编号 也可按函件单独编号 2 便函 便函 格式灵活 简便 写法较自由 可不写标题 不编文号 便函不列入正式文件范 围 三 按照行文方向 函可分为去函和复函 三 按照行文方向 函可分为去函和复函 去函也叫来函 即是主动发出的函 复函则 是针对来函所提出的问题或事情 被动答复的函 五 函的结构和写法五 函的结构和写法 函主要由标题 发文字号 主送机关 正文 落款构成 函主要由标题 发文字号 主送机关 正文 落款构成 一 标题 一 标题 1 1 去函标题 去函标题 1 1 发文机关名称 发文机关名称 事由事由 文种文种 2 2 事由 事由 文种 文种 如 关于请求拨款举办 酒店文化月 的函 3 3 发文机关名称 发文机关名称 文种 文种 如 白玫瑰大酒店函 2 2 复函的标题 复函的标题 1 1 发文机关 发文机关 事由事由 回复函对象回复函对象 文种 文种 这是较重要的复函常用的标题 这是较重要的复函常用的标题 如 华天大酒 店关于酒店管理专业毕业生实习问题给武汉商贸职业学院的复函 或函 2 2 事由 事由 文种 省略发文机关 文种 省略发文机关 如 关于拨款举办 酒店文化月 的复函 二 发文字号 二 发文字号 为完全式 函一般单独编号 以区别于请示 批复等公文 如果是便函 也可以不写文号 三 主送机关 三 主送机关 接受函的机关 单位 用全称 四 正文 去函和复函的写法略有不同 四 正文 去函和复函的写法略有不同 1 1 去函 来函 的写法 去函 来函 的写法 去函 来函 是主动滴向有关机关商洽 询问事情 开头交代发函的原因 目的 中间写 询问或商洽的事项 一般一函一事 结尾提出希望 用语要得体 常用 即请函复 请 函复为盼 盼复 请复 请予批准 等结束 2 2 复函的写法 复函的写法 复函的结构为 引语复函的结构为 引语 答复意见答复意见 结尾 结尾 1 引语 复函的开头类似批复 先引述来函 就是引述来函标题及来函文号 然后用 经研究 函复如下 过渡到下文 2 答复意见 即针对来函所提出的商洽 询问或请求等问题予以明确答复 即表示同意 或不同意 不同意是什么原因 或应该怎么办 不应该怎么办 或对询问问题做出说明等 3 复函的结束语常用 特此函复 此复 等 也可以不用 五 落款 五 落款 位于正文右下方标注发文机关和成文时间 六 函的写作要求六 函的写作要求 一 开门见山 直叙其事 一 开门见山 直叙其事 这是函的写作的最基本的要求 函是一种比较简便的行政公 文 讲究快捷 所以 函一般写得很简短 应简明扼要 切忌空话 套话 或者含糊其辞 不知所云 二 措词得体 平等待人 二 措词得体 平等待人 函的语言表达非常讲究 必须礼貌 谦和 态度诚恳 对上 要尊重 谦敬 但不恭维逢迎 对下要严肃 但不自傲训人 对平行单位 不相隶属单位 要以礼待人 用商量口气 不盛气凌人 总之 语言表达要礼貌 得体 尊重对方 一般 不用 必须 应该 注意 等指示性语言 三 一函一事 有问必答 三 一函一事 有问必答 询问函要求一函一事 便于对方尽快办理和答复 答复函要 针对问题 逐项回答 不能避答 漏答 七 函和请示 批复的区别七 函和请示 批复的区别 一 函与请示的区别 一 函与请示的区别 使用 函 还是 请示 主要依据发文机关与受文机关的关系 函函主要用于平级单位之间 不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单 位之间的工作往来 向主管单位请求批准有关事项 主管单位用复函批准请求事项 请示请示则用于有隶属关系的上下级机关之间 下级机关用请示向上级机关行文请求指示 批准重要事项 因此 在使用请示和函时 我们首先要弄清发文机关和收文机关的关系 然后才能确定 用什么文种 二 函与批复的区别 二 函与批复的区别 函有去函和复函之分 复函复函是用于回复不相隶属机关来函提出的事项 批复批复则是用来批准 答复下级机关的请示 从使用范围来看 函比批复更广泛 使用跟灵活 介绍函介绍函 香格里拉大酒店 兹介绍我校 等 位酒店管理专业学生前往贵单位联系毕业实习事宜 请予以接洽 武汉商贸职业学院 加盖公章 二 一二年四月三十日 八 课堂练习八 课堂练习 一 判断题 一 判断题 1 某县教育局行文请求县财政局增拨希望工程资金 应该使用的文种是函 2 集团公司拟行文到 大学了解本公司员工进修情况 应该使用函行文 第二部分第二部分 会议纪要会议纪要 一 导入 一 导入 我想在座的同学应该都参加过会议 在参加会议的大部分时间里 我们的主要 任务是听 但是有一些会议 还需要形成文字报告给上级机关或是作为历史凭证留存 这 就需要记录了 接下来我们就来学习办公室必备的写作能力之一 会议纪要的写法 二 会议纪要的概念二 会议纪要的概念 会议纪要是 适用于记载 传达会议情况和议定事项 的公文 它是在会议之后 根据会议的宗旨和要求 对会议的基本情况 讨论的事项和主要结论 加以归纳和整理 以通报会议精神 统一认识 指导工作而形成的文件 三 会议纪要的三 会议纪要的适用范围及特点适用范围及特点 会议纪要在会议记录 简报的基础上摘要而成 是1987年增加的一个文种 可上呈 可下达 可批转或转发 会议纪要的主要作用是沟通情况 交流经验 统一认识 指导工 作 反映的内容主要是会议情况 议定事项 有时议而未决的事项也可以反映 是一种纪 实性公文 会议纪要具有纪实性 概括性和指导 约束性的特点 一 纪实性 一 纪实性 会议纪要是会议情况的真实反映 必须真实全面地反映会议的情况 不能凭空杜撰和断章取义 二 概括性 二 概括性 会议纪要所涉及的问题 决定的事项是要点 重点 是会议情况的概 括反映 不能有闻必录 要分析归纳 有所取舍 三 指导 约束性 三 指导 约束性 纪要过程经过批准后印发公布 向下传达 就要求与会单位和 有关人员遵守 执行 也为下级贯彻执行或解决问题时提供参考 起到一定的指导作用 会议纪要的规范性 严肃性程度比党务决议低 但内容基本一致 会议纪要的规范性 严肃性程度比党务决议低 但内容基本一致 四 会议纪要的种类四 会议纪要的种类 一 办公会议纪要 一 办公会议纪要 又称日常行政工作会议纪要 主要用来反映党政机关 人民团体 企事业单位的领导机关开会研究问题 部署工作的情况 其作用是为机关单位工作的开展 提供实在的指导和具体的依据 二 专项会议纪要 二 专项会议纪要 各种各样的交流会 座谈会 研讨会的会议纪要多属于这一类 通 过对涉及有关工作的重要方针 政策和理论原则问题交流 讨论情况的纪实 给人们以深 刻的启发 给工作以宏观的指导 但是它如果未经领导机关批转就不具有行政约束力 五 会议纪要的写作格式五 会议纪要的写作格式 会议纪要的格式主要包括标题 正文和落款三部分组成 一 一 标题 标题 会议纪要的标题有两种形式 一是单标题形式 二是双标题形式 1 1 单标题形式 单标题形式 召开会议的单位名称 会议名称 纪要 如 XX酒店2011年终总结大会纪要 XX酒店内部整改工作会议纪要 2 2 双标题形式 双标题形式 即正副标题组成 正标题阐明会议的主要精神 副标题交代会议名称 范 围和文种 如 如何做好新环境下的经营管理 七天连锁酒店上市后工作规划会议纪要 二 正文 二 正文 由开头 主体和结尾三部分组成 1 1 开头 开头 开头一般应写明会议的基本情况 包括召开会议的根据 目的 会议的主要议 程 主持人 时间 地点 参加人员 规模 主要议题和会议的主要成果等 其作用是让 人们读后对会议有个总体的了解 写作应简明概括 如 根据七天连锁酒店运营总部的相关要求 武汉市运营分部于2012年3月20日 召 集七天连锁酒店武汉各分店店长和相关负责人员开会 对酒店消防设施 安全出口标识等 安全设备的更换和各项安全问题 进行了认真的讨论和部署 年 月 日 省第 届人大常委会在 地举行了第 次会议 圆满地完成了将要 召开的 会议的准备工作 现将 年 月 日在 地举行的 会议纪要如下 2 2 主体 主体 是会议纪要的核心部分 要按主次 有重点地写出会议的情况和成果 包括 会议研究的问题 对工作的评价或对问题的分析 讨论的结果或议定的事项 提出的要求 等 一般有三种写法 1 1 条款式 条款式 即把主体内容 包括讨论的问题和决定的事项分条列项表述 使人一目了然 工作例会的会议纪要多用此方法 工作例会的会议纪要多用此方法 如 关于加速设置旅游景点区共用电话亭事宜会议纪要 的主体分5条写 每一条 写一个问题 第1条写电话亭的选点 第2条写电话亭的照明用电 第3条写电话亭的线路安装 第4条写电话亭的维护与管理 第5条写广告收入的处理 内容清楚 重点突出 便于执行 2 2 综合式 综合式 即把会议的内容 或议定事项 进行综合概括 分成若干个部分 几个层 次段落 逐一表述 大型 重要会议的纪要多用此方法 大型 重要会议的纪要多用此方法 为行文方便 常用 会议认为 会议指出 会议强调 会议决定 等公文专用语作为段落的起始句 这种 综合式的会议纪要 有时还使用小标题 把会议内容分成若干个部分来写 注 写的几个事项定下来后 就会碰到各个事项的排列次序问题 条款式和综合式的排序注 写的几个事项定下来后 就会碰到各个事项的排列次序问题 条款式和综合式的排序 原则 原则 主要的 重要的 次要的或一般性的内容 特殊的内容 分清主次 一般把主要的 重要的放在前面 尽量写得详细 具体些 次要的和一般性 的内容放在后面 可简略一些 特殊的 放在最后 表示强调和补充 3 3 摘要式 摘要式 即把会上发言要点摘录出来 按发言顺序或按内容性质适当安排 一般座谈 会 学术会议纪要常用此方法 这种写法 通过摘录发言人的话 反映发言人的观点 使人觉得客观 真实 这种写法 先写发言者的姓名 再记其发言 记发言者的第一次发言时 在姓名后可注明单位 职务 3 3 结尾 结尾部分有两种写法 结尾 结尾部分有两种写法 1 另起一段 对会议发表议论 作出评价 或者提出希望和要求 发出号召等 2 自然收尾 即正文的最后一个问题写完就是全文的自然结束 三 三 落款与日期落款与日期 若标题中已有发文单位 可不再标注发文单位名称 日期一般以会议结束日为准 六 会议纪要的写作要求六 会议纪要的写作要求 一 一 掌握会议的全部情况 掌握会议的全部情况 弄清楚会议的目的 任务 内容和形式 掌握会议的所有文件 材料 参加会议的全过程 并认真做好记录 特别要注意阅读会议的主体文件 材料 领 导同志的发言 掌握会议的主要精神 二 抓住要点 突出会议主题 二 抓住要点 突出会议主题 虽然是反映会议情况和结果 但也不能面面俱到 要围 绕会议主题 抓住要点 突出重点 简明扼要地反映会议的主要情况 叙述清楚会议议定 的事项 三 文字简洁明快 三 文字简洁明快 要简明扼要 语言尽可能简短 通俗 切忌长篇大论 应以叙述为 在层次结构 段落安排上 要条理清楚 篇幅一般不宜过长 四 注意与会议记录的差别 四 注意与会议记录的差别 项目项目对象不同对象不同形成时间不同形成时间不同写法不同写法不同性质 作用不同性质 作用不同 会议纪要会议纪要 主要记述 重要会议 内容 必须在会议结束 后形成 将会议记录经过整理后形成比 较系统 完整的文件 要进行 综合分析 具有高度的概括性 和鲜明的政策性 可以行文公布 是公文 具有指导作用 会议记录会议记录 有会必录随着会议的进程 进行 会议结束 记录随之完毕 按会议的自然发展顺序记录 要求详细记载会议的组织情况 和与会人的具体发言内容 不具备指令性文件的指 挥功能 一般不公布 只做资料保存 不是公 文 五 其他注意问题 五 其他注意问题 会议纪要不用主送单位 成文时间多写在标题下方 会议纪要不盖 公章 例文 XXXX酒店销售专题酒店销售专题会议纪要会议纪要 时 间 年 月 日 时 地 点 会议室 主持人 出席人 列席人 议 题 会议决定 第三部分第三部分 会议记录会议记录 一 会议记录的概念 一 会议记录的概念 会议记录是记载会议的基本情况 会议报告 讨论发言 会议决议等内容的书面材料 会议记录是会议情况的真实反映 不论会议规模大小 凡是重要的会议都应有记录 会 议记录可以作为贯彻执行会议决议或会议精神的依据 作为进一步分析研究 检查总结工 作时的重要参考 还能起到文献资料的重要作用 二 会议记录的写法二 会议记录的写法 会议记录有固定的格式 由两部分构成 第一部分记录会议的组织情况 第一部分记录会议的组织情况 包括 会议的名称 开会日期 开会地点 出席 列 席 缺席人员 主席或主持人 具体姓名及职务 记录人 签名以示负责 第二部分记录会议内容 第二