工程建设过程中业主的合同管理

工程建设过程中业主方的合同管理工程建设过程中业主方的合同管理 孔晓勇孔晓勇 摘要 摘要 工程建设活动中的 四大控制 都是在合同管理体系的制约 保护和调整之下进行的 而合同 实施过程中存在技术 环境 组织 管理等情况发生变化导致业主或承包商可能遭受损失的风险 因 此我们要建立全过程 全方位 动态的合同管理理念 制订建设工程合同管理措施 并以各项制度保 证合同管理体系的有效执行 主题词 主题词 工程建设工程建设 业主业主 合同合同 管理管理 合同管理指参与项目各方均应在合同实施过程中自觉地 认真严格地遵 守所签订的合同的各项规定和要求 按照各自的职责 行使各自的权利 履 行各自的义务 维护各方的权利 发扬协作精神 处理好 伙伴关系 做 好各项管理工作 使项目目标得到完整的体现 合同管理是工程建设管理一项十分重要的内容 因为 在任何工程项目 的建设过程中 其主体的行为必定会形成各个方面的社会关系 诸如政府建 设管理机关 项目法人单位 设计单位 施工单位 建设监理单位等 其中 除了政府建设管理机关是依据法律 法规对工程建设主体行使行政监督管理 外 其他各个方面社会关系都是通过 合同 这一契约关系形成的 工程建 设活动中的 四大控制 都是在合同管理体系的制约 保护和调整之下进行 的 有效的合同管理是促进参与工程建设各方全面履行合同约定的义务 确 保建设目标 安全 质量 投资 工期 的重要手段 因此 加强合同管理工 作对于承包商以及业主都具有重要的意义 一 建设工程合同风险的分析一 建设工程合同风险的分析 合同风险是合同实施过程中技术 环境 组织 管理等情况发生变化导 致业主或承包商可能遭受的损失 合同条款中潜伏的风险主要是合同条款遗 漏 表达有误 索赔管理不力 合同纠纷 项目成员在合同中的责权利界定 不清 可能被起诉或承担相关法律 经济责任的风险等 认真分析研究合同 实施过程中的各种风险因素 在签订工程承包合同时尽量规避或转移可能承 担的风险 在履行合同的过程中采取有效的防范措施 都可以有效地防范工 程实施中风险的发生 合同风险管理措施包括风险预防 风险降低 风险转移和风险自留四个 方面 风险预防是指业主在工程项目立项决策时 认真分析风险 对于风险发 生平频率高 可能造成严重损失的项目不予批准 或采用其它替代方案 对 已发现的风险苗头采取及时的控制措施 风险降低是指可以通过修改原设计方案 或是增加合作伙伴和投资人来 降低风险 风险转移是指对于不易控制的风险 业主方一般可采用通过签订合同或 协议书将风险转移给设计单位 供货商或承包商 或是通过工程保险 对可 能遇见的风险去投保 风险自留是指即使对风险进行了大量的分析和研究 但总是有一部分风 险是不可预见的 因而业主方对这种自留风险要考虑一部分预备费 以应付 不测事件 二 建立全过程 全方位合同管理的理念 1 项目管理过程中 贯彻合同管理理念 合同管理是合同内容的谈判 评审 合同订立 履行 管理 纠偏 终 止等合同实施过程中全部环节的系统管理过程 是为实现项目目标而进行的 管理过程 合同是建设项目管理的核心 项目管理是实现合同管理的必要手 段 任何一个建设项目的实施 都是通过签订一系列的承发包及物质供应合 同来实现的 通过对承包内容 范围 价款 支付 工期 质量标准 合同 双方责权利和违约责任等合同条款的制订和履行 业主和承包商可以在合同 环境下规范和调控建设项目的运行状态 通过对合同管理目标责任的分解 可以规范项目管理机构的内部职能 紧密围绕合同条款开展项目管理工作 因此 无论是对承包商的管理 还是对项目业主本身的内部管理 合同始终 是建设项目管理的核心 因此 业主通过建立以合同管理为核心的项目管理 体系 坚持以强化合同管理为突破口 项目管理中贯彻合同管理理念 协调 项目各相关方的关系 达到有效实现项目的安全 质量 进度 投资等目标 2 全过程 系统性 动态性管理理念的建立 为了避免合同管理只侧重对工程预结算的管理 忽视对优化设计 工程 质量 进度 工程变更等的过程控制 业主要强调事前 事中 事后的 全 过程 系统性 动态性 管理 全过程就是从对合同主体与客体的掌握 合 同谈判 合同评审 合同订立 合同执行与纠偏到合同终止的全部管理过程 系统性就是全员参与管理 凡是涉及合同条款内容的相关职能部门都要参与 管理和控制 使合同管理过程环环相扣 协调一致 动态性就是要注重项目 执行过程中的合同履行 管理和纠偏 做好工程的变更管理 尤其是出现对 工程不利的因素时 及时采取控制措施 减少风险 防止合同执行过程中造 成的重大损失 具体措施是 首先对工程项目建设全过程中可能涉及到的程 序性和实质性内容全面梳理 进行全过程 全方位的合同条款界定 其次在 项目管理的各项工作中既要克服片面强调节约 忽视技术 又要反对重技术 轻经济 设计保守浪费的现象 使设计方案在满足生产要求的前提下 节约 投资 同时要求对项目建设中的各环节 各流程的主要控制点实施过程监控 对工程进度 投资和质量实施过程管理 三 建设工程合同管理措施 1 重视设计阶段的合同管理 为项目管理打下良好基础 主要工作包括 首先 委托设计公司进行工程设计 包括有关的勘测及 专题研究工作 对设计公司提出的设计方案进行审查 选择和确定 其次 确定工程建设管理模式 编制施工招标文件 确定项目施工期的施工管理方 式 招标选定监理工程师 组建业主现场项目组织机构 然后 招标选定施 工总承包商 施工承包商 明确工程设备 材料供应方式 业主采购范围 还有 签订进口设备采购代理合同 长周期 关键重要设备采购计划的审批 和执行 等等 2 按施工合同规定行使权力 在施工合同履行管理中 业主主要行使进度控制权 质量验收权和工程 量确认权 进度控制权 工程进度控制总目标 就是使建设工程按合同规定的竣工 日期如期竣工 投入使用 为了实现工期目标 首先按施工合同规定 要求 承包人在工程开工前提出施工总进度计划及分月 分周 分段的滚动计划 并加以审核 批准 然后在合同履行期间 按照滚动计划 进行实际检查 对影响进度计划的因素要进行分析区别对待 属于业主的原因 应及时主动 解决 属于承包人的 应通过监理工程师督促其迅速解决 质量验收权 工程质量控制总目标 是使建设工程质量达到合同规定的 质量等级要求 为了实现这一目的 业主必须要求监理工程师对工程使用材 料 设备 半成品及构件的质量进行验收 按合同规定的规范 规程 监督 检验施工质量 执行第三方质量检测检验活动 包括按合同规定程序 验收 隐蔽工程和需要中间验收的工程质量 业主在收到承包人提供完整的工程竣 工资料和竣工验收报告后 应按合同规定的程序 组织工程验收 验收合格 后 签署竣工验收证明 验收不合格 向承包人提出修改意见 由承包人修 改后 再组织验收 有保修期的施工合同 在工程竣工验收后 保修期内 业主还要进行施工合同保修条款的履行管理 工程量确认权 按合同约定的结算方式 承包人或按月或分段提交已完 工程量报告 首先由监理工程师对承包商实际完成的工程量依据合同约定的 工程量计算规则 施工图纸 质量合格证书和支付条款进行工程量计量 然 后业主应按合同约定的程序 确认工程量 作为拨付工程进度款的依据 3 严格按照施工合同规定 履行应尽的义务 施工合同内规定应由业主负责的工作 是使合同最终实现的基础 如提 供施工场地 三通一平 水准点与坐标控制点 施工图纸 材料与设备等 都是为承包人开工 施工创造的先决条件 业主必须严格按照施工合同规定 的时间和有关要求履行应尽的义务 才能有权要求承包方履行合同 工程竣工结算是施工合同履行的重要步骤 也是施工合同履行管理的最 后阶段 在工程办理完竣工验收手续后 业主应按有关部门规定的工程价款 结算办法和施工合同内规定的结算程序办理工程价款结算拨付手续 工程竣 工结算和拨款完毕后 施工合同即履行完毕 终结双方的权利和关系 有保 修的施工合同 在合同规定的保修期内 业主与承包人之间在保修条款内仍 存在权利和义务关系 4 合同价款管理 合同价款应依据中标通知书中的中标价格和非招标工程的预算书确定 合同价款一般有固定价格合同 可调价格合同 成本加酬金合同三种方式 业主在签定施工合同时 应根据工程特点 规模 工期 施工难易程度来确 定合同形式 施工工期短 一年左右时间 的简单项目适宜固定总价合同 也称 闭口合同 施工工期长 复杂项目适宜单价合同 也称开口合同 比较常见 的是中标价加变更签认 无论采用哪种形式的施工合同 合同中都应明确工 程价款是否调整 调整依据 调整方式 结算方式以及有关合同价款争议的 解决方法 以减少投资控制的纠纷及隐患 在执行合同过程中 业主应注意 按合同办事 按程序办事 该监理工程师管的事情 全权委托 决不插手 切忌自以为是 杜绝随意变更 工程确实需要变更之处 一定有文字记录 涉及到工程质量标准及其它实质性变更 一定经设计院同意 任何变更 都 应及时计量 及时签认 由变更引起的价格调整 应及时确认调整价格 避 免事后纠缠不清 事实证明 在施工过程中及时做好中间结算 可大大减少 竣工结算的工作量 收到事半功倍的效果 四 各项制度的建设保证合同管理体系的有效执行 1 加强工程建设项目管理制度的建设 为了保证合同管理体系的有效执行必须健全和完善内部各项管理制度 其中合同管理制度是其项目管理制度的关键内容之一 即实行合同归口管理 工作 做好合同评审 合同签订 合同授权 合同履行的监督管理 同时制 订了必要的项目管理制度和细则 如施工管理 质量管理 HSE 管理 进度 管理 投资管理等制度和细则作为合同的附件 规范建设各方行为 如 规 范设计单位行为 提高设计深度 优化设计方案 积极推行限额设计 切实 加强对设计阶段的造价管理 规范监理单位行为 要求监理工程师督促施工 单位按合同办事 并对建设工程实行 安全 投资 工期 质量 四大目标 有效控制 要求监理人员做到 旁站监理 跟踪检查 及时发现和纠正施 工中发生的问题 通过规范建设各方行为 严格按照规定程序进行操作 以 提高合同管理水平 2 积极推行合同管理目标责任制 通过制订安全 质量 进度 投资等 KPI 考核指标 推行合同管理目 标责任制 通过在工程项目承包合同订立和履行过程中所进行的计划 组织 监督和协调等动态管理过程 促使指挥部内部各部门 各环节互相衔接 密 切配合 以提高工程项目管理水平 保证工程项目经营管理活动的顺利进行 使项目管理活动达到预期