招商运营部合同签订流程操作指引-(最终版)

招商运营部招采 合同签订流程操作指引 为加强 ll 文旅招商运营部合同管理 规范工作流程 明确工作职责 提高工作效率 根据西安协和文旅集团招采制度 合同签订流程 制定本部门实施细则 一 目的 1 规范招商运营部招投标活动 控制营销费用 完善基础管理 2 系统管理合作单位 准确评价其服务能力 确保各类营销招标的合理与有效性 3 减少人为随意性 维护公司利益 选择及培育长期合作分供方 特制定本管理办 法 二 适用范围 1 适用于 ll 文旅招商运营部各类服务商的招标采购管理 2 招商运营部负责本实施细则的解释 修订工作 一 招采原则及说明 一 招标原则 序号方式适用范围 1 邀请招标适用于合同金额 10 万元以上项目 2 议标采购适用于合同金额 10 万元及以下 3 万元以上的项目 1 一般情况下 严格按照上表中金额划分选择招标方式 然后根据招标流程进行招标 如 遇以下特殊行业情况 可按以下细则执行 1 垄断型行业 纸媒 网络 电视 电台 特殊户外媒体 可不进行公开招标 直接 进行议标 垄断性行业部分项目可以公开招标 邀标的除外 2 具有行业权威性质的代理类供应商 市调定位 数据研究等 可不进行公开招标或邀 标 直接进行议标 但需提前向公司上报 提交公司简介及优秀代理案例等相关材料 3 对未按本办法进行招标的项目 该项目必须出具书面报告并经公司总经理签字审批同 意后 根据项目总价的不同 按要求报送相关部门审批 并留档备案 二 招标工作小组 名称职能岗位主要职责备注 组长招商副总 负责组织招标工作小组按公司流程开展招标工作 进行招 标全过程管理 负责组织分供方的资格预审 考察 负责 审核入围单位 招标文件 评标报告及合同 10 万以上标 的参加 3 直接采购部分特殊物料制作及采买合同无法包含的如淘宝采购等标的在 1 万元以内的采购 副组长 招商运营部职 能负责人 负责组织合同需求的编制 负责审核合同需求 入围单位 招标文件 定标报告及合同 参与招标工作的全过程管理 负责合约规划编制 根据目标成本审批招标结果 审核项 目合同需求中的范围描述及界面划分的完备性 与其他合 同是否冲突矛盾及方案的经济型 审核招标文件及合同文 件的经济条款 清单 发标答疑及经济标评定文件 每单需参加 成员合同专员 提出拟招标项目技术标准 参加与效果及功能有关的分供 方考察 负责具体招标经办工作的组织 提供考察报告及 入围名单供招标小组审批 负责招标工作计划 招标文件 及组织清单的编制等 组织经济标评审 编制经济标评述 报告 汇总经济与技术评审报告内容形成 评标报告 并 提交审批 负责中标报告发放 定标后的存档及合同签订 每单需参加 成员成本经理 负责招标工作的全过程监督 对招标过程中相关材料进行 审核 10 万以上标 的参加 成员成本专员 负责招标工作的全过程监督 对招标过程中相关材料进行 审核 3 万以上 10 万以下标的参 加 成员法务经理 负责招标工作的全过程监督以及审核招标文件及合同合理 性问题 直接向总经理负责 10 万以上标 的参加 成员法务专员 负责招标工作的全过程监督 对招标过程中相关材料进行 审核 3 万以上 10 万以下标的参 加 二 招标流程及细则 一 邀请招标对象 总金额大于 10 万且满足公开招标条件的项目 1 意向合作单位范围 公司资源库内单位 公司内部员工推荐单位 2 邀标步骤 步骤流程内容使用的附件表格备注 1 招标启动会招标文件 2 发布邀标书 邀标书 3 收取应标文件并归档保管应标回执 4 投标单位竞标提案文件提交 商务技术合作书 商务报 价书 提供之前合作单位的成功案 例 自身核心竞争力及增值 部分描述 商务合作书 商 务报价书 5 内部开标会议 与入围单位 议价 报价议价表 价格要双方确认签字 成本 法务负责人参与 6 确定中标单位上报总经理并 提交 定标报告 备案时需将所有招标文件表 备案格作为附件一并上报 7 走合同流程完善合同签订并 备案 合同及相关资质 走合同流程时 需将对方资 质一并附上 4 注意事项 1 开会议标时 满足招标文件文书要求的单位 已经体检招标文件的单位 数量至少 3 家 2 确定后的入围单位进行一对一的议价 法务 成本负责人全程参与 二 议价招标 1 一般议价招标对象 合同总金额低于 10 万高于 3 万元 2 招标步骤 步骤流程内容使用的附件表格备注 1 内部招标启动会需求文件 目的 要求 时间节点等 确定 2 邀请招标单位 资源库中筛选一至三家合 作商进行电话邀标 3 根据合作内容提交商务合作报 价书 商务报价书 一对一议价 法务 成本 参与 4 内部议标会议 确定中标单位提交 定标报告 法务 成本参与 5 走合同流程完善合同签订合同及相关资质 走合同流程时 需将对方 资质一并附上 三 直接采购 1 一般议价招标对象 合同总金额低于 3 万 2 招标步骤 步骤流程内容使用的附件表格备注 1 内部采购研讨会需求文件 目的 要求 时间节点等 确定 2 确定采购形式 资源库或社会单中中筛选 一至三家合作商进行电话 外联或网络选择合作资源 3 根据合作内容获取报价三家报价凭证 同等品质同等供货周期价 优者选定 4 内部议标会议 确定合作单位OA 流程报批 三 招标单位入围流程及原则 1 投标单位入围流程及原则 1 资源收集 鼓励全员推荐优秀合作商 由招商运营部负责整理 汇总 2 资格预审 含确定考察单位 由招商运营部负责报名单位资格审查并在招标启 动会上由招标工作小组共同确定考察单位 3 考察 由招商运营部组织 成本参与考察 招商运营部负责编写考察报告 含入 围名单 OA 挂网考察小组人员会签后 公司领导审批 4 推荐人不能为唯一考察人 评定标阶段是否需要回避由招标管理小组在启动会上 决定 5 经确定入围的投标单位 原则上视同在技术实现能力上均能满足招标要求 2 入围单位数量要求 有效投标人数量不得少于 3 家 如有投标单位数量不满足上述条 件 则由招标工作小组提出方案 经招标管理小组审定后报集团审批 3 开标原则 1 开标日期应为投标书截止时间或截止时间次日 开标后应马上进行评标工作 特 殊情况报招标组长审批 2 开评标会议由招商运营部组织进行 开标应有招标小组全体工作人员在场 4 评标原则及内容 1 根据评标意见确定有效标 只选择每标段有效标前 2 名或前 3 名 有效标单位多 于 5 家可以选前 3 名 进行一次议标并定标 2 不提倡开标后不经任何谈判的即刻定标 但如情况特殊需开标即定标须报地区公 司总经理 集团集采中心审批 5 定标原则 同等服务品质及工期要求 合理低价中标 但须谨慎对待明显低于市场价的投标报价 6 保密原则 参与招标的所有人员均应严格遵守公司员工守则和职业道德 不得透漏有关招评标的保 密信息 否则按公司有关制度进行处罚 保密信息包括 入围名单 开标信息 澄清内容 评定标意见等 四 签订合同 1 直接责任人 招标工作组组长 2 工作内容 按招标文书合同范本签订 3 注意事项及说明 1 合同条件不能突破招标文书约定级领导审批意见 2 定标完成后由主办人员发起合同 3 中标单位加盖公章后的投标文件原件再招投结束后招商运营部负责备案 五 招标工作总结及资料备案 招标工作小组对各项投标工作质量的相关内容进行评定 总结 促进以后工作更好 更完 善的进行 所有招标资料均在合同审批流程完毕后由招商运营部统一管理 六 合同签订实施细则 1 定标后双方确定合作项目根据合作范围 确定合同内容及具体条款 1 乙方将合同发至我方合同专员 由合同专员负责第一道合同审查 审核要件 合作内容 付款金额 付款方式 双方责权 审核周期为 1 天 此项不允许延 期 2 合同专员审查无误后 将合同发至法务进行法务评审 审核周期为 1 天 如因故超过审核周期 合同专员负责跟进 督促 此项务必于 2 日内完成 3 合同专员与法务主管审查合同确定无误后 合同专员向法务主管申请合同 编码 合同编码填写在合同封面左上角 并通知乙方将合同附件 加盖公章 一 并发至合同专员 审核周期为 1 天 不允许延期 附件 企业资质 营业执照 税务登记证 组织机构代码证 法人身份证复印件 价格清单 招投标文件等附件 2 合同审查完成后 由合同专员负责人填写 信息洽谈说明 并附上合同 及合同附件 请各级领导 营销副总 公司总经理 签字确认 信息洽谈说明 详见附件 3 信息洽谈说明由各领导签字完成后 合同专员可将合同电子版 廉洁协 议及其附件一并上传至 ERP 待领导审批 审核周期 2 天 如因故超出审核周期 信息 洽谈说明中列出的责任人进行督促跟进 务必于 3 日内完成 4 信息洽谈说明 ERP 领导签字审批完成后 由合同专员通知乙方盖章签 字 所有合同都必须由乙方先行签字盖章 每份合同要求必须有骑缝章 5 将乙方已签字盖章的合同文本及其附件一并附上 找行政专员