货币资金的内部控制定稿版

企企业业货货币币资资金金内内部部控控制制的的探探讨讨 摘要 本文以内部控制的基本原理作为理论依据 从货币资金内部控制入手 立足于案例企业货币资 金内部控制实际工作 针对货币资金内部控制的重要环节 研究和设计建立和实施货币资金内部控 制的有效方法和途径 全文共分三部分 首先 对内部控制相关理论及货币资金内部控制理论进行 综合阐述 主要介绍货币资金内部控制的地位 目标 方法等 其次 对案例企业的货币资金内部 控制设计进行重点研究 通过分析企业货币资金内部控制现状 存在问题和面临的挑战 理清企业 货币资金内部控制的基本思路 从公司货币资金管理的不同方面 对企业的货币资金内部控制进行 详细设计 以期寻找具有行业特色的 操作性较强的内部控制方法 一一 内内部部控控制制的的相相关关理理论论 一一 内内部部控控制制的的定定义义 内部控制是一系列具有控制职能的方法 措施 程序经规范化和系统化后行成的一个严密的 较为完整的体系 1995 年 以美国注册会计师协会 AICPA 为首的权威机构发布第 78 号 审计准 则公告 SAS No 78 对内部控制提出了一个新的定义 内部控制是由企业董事会 管理层和其 他员工实施的 为经营的效率效果 财务报告的可靠性和相关法律的遵循性等目标的实现而提供合 理保证的过程 与传统的内部控制概念相比 这一定义的发展在于将内部控制作为一种动态的过 程而不仅是静态的制度 企业的员工不仅仅应照章办事 还应在各项管理 经营活动中实现效率和 效益并重的原则 这个概念体现了现代意义上的适时 全程的控制概念 二二 内内部部控控制制的的目目标标 传统意义上 内部控制的目标被定义为 保证企业资产的安全完整 财务会计信息的可靠可信 及业务活动的合法合规 美国的内部控制目标不仅涵盖企业的会计系统控制 而且还需要合理保证 经营的效益性和管理的合法合规性 巴塞尔委员会 巴塞尔委员会是巴塞尔银行监理委员会的简称 定义的内部控制的三大目标为 确保单位经营活动的效率性和效果性 资产的安全性 经济信息和 财务报告的可靠性 从内部控制的三大目标可以看出 内控是保证各项业务发展的 而不是妨碍其发展的 而在其 三大目标中 经营的 效果 是根据实际产出与预期计划的产出比较而言的 经营的 效率 是根 据实际产出与实际投入比较而言的 合理保证经营的效率性和效果性是实施内部控制的最重要的目 标 二二 货货币币资资金金的的相相关关理理论论 一 货币资金的定义及其特点 一 货币资金的定义及其特点 货币资金是指企业在生产经营过程中停留在货币形态的资产 包括现金 银行存款和其他货币 资金 其主要特点如下 流动性最强 且易于隐藏和转移 具有较高的控制风险 货币资金作为一 般等价物 既是支付手段 又是非生产性资产 除存款利息外 不能为企业创造任何价值 货币资 金作为企业资产的重要组成部分 是企业流动性最强 控制风险最高的资产 任何企业进行生产经 营活动都必须持有一定数额的货币资金 企业的生产经营过程 实质上也是企业货币资金的收支过 程 货币资金在企业的会计核算中占有重要的位置 二二 货货币币资资金金内内部部控控制制的的目目标标 根据COSO报告对内部控制目标的规定 货币资金内部控制的总体目标也可概括为 货币资金管 理和利用的效率 财务报告中有关货币资金特别是货币资金量报表的相关报告的可靠性以及对货币 资金管理与控制方面的法律法规的遵循性 借鉴国外经验与国际惯例 结合当前我国已有的有关法 律法规及企业经营管理的现状与未来的发展趋势 货币资金内部控制的目标主要包括以下四个方面 第一 货币资金的安全性 第二 货币资金的完整性 第三 货币资金的合法性 第四 货币资金 的效益性 四四 货货币币资资金金内内部部控控制制风风险险及及其其管管理理内内容容 1 1 货币资金风险货币资金风险 货币资金风险指企业由于受某些不确定因素的影响 造成货币资金流失的可能性 主要包括外 部风险和内部风险两部分 外部风险表现为应收账款无法收回的风险 企业因采用网上银行被外部 犯罪分子操纵而被盗资金的风险 货币资金丢失被盗的风险等 内部风险表现为少列收入或截留各 种现金收入 虚报冒领 虚列支出 重复报销 内部人员利用职务之便 贪污 挪用 挥霍公款等 因此 企业有必要建立和健全货币资金内部控制制度 防范和化解货币资金管理中存在的风险 提 升货币资金管理水平 2 2 风险管理内容风险管理内容 第一 货币资金的安全管理 货币资金的安全管理可以有效地防止挪用 贪污 盗窃货币资金 的行为发生 可以从对货币资金收入和对货币资金支出的内部控制两方面着手 企业的经营业务是 货币资金收入的主要来源 企业应健全销售收入和应收账款内部控制制度 对于货币资金支出的内 部控制 企业要建立一定的审批手续 第二 货币资金的效益管理 效益管理是通过运用各种筹资 投资手段 以便合理而有效地持 有货币资金 使其发挥更大的作用 一些企业的经营者由于缺乏应有的资金管理意识 造成资金规 模不合理 一些企业集团内部资金管理缺乏统一的筹集 分配 导致资金使用效率不高 制约企业 健康发展 因此 企业要加强货币资金效益管理 制定货币资金收支中的长期计划 如通过转让债 券 股票等解决货币支出的缺口 通过加快采购货币资金支付的采购政策 可降低采购成本 第三 货币资金的风险管理 企业资金管理必然会有风险 例如 筹资风险 投资风险及营运 风险 企业必须建立自己的货币资金控制体系 进行货币资金风险管理 企业要及时收集投资项目 的相关信息 债务人财务状况信息等 对可能产生的重大风险 要及时采取有力措施予以规避 要 根据企业制定的风险控制指标 合理安排企业的资金预算 将资金的筹集 偿还与投资和货款的回 收 支付相结合 合理安排借款偿还期 第四 货币资金的预算管理 资金预算就是根据企业产品生产 销售的计划以及其他的相关计 划 客观合理地进行货币资金的预算 预算可以使得企业生产经营活动有序进行 是财务管理的重 要内容 企业要推行全面预算管理 完善结算中心制度 尽可能准确地预测货币资金流量 合理安 排存量 科学管理货币资金的流量 编制货币资金预算 确定较为合理的货币资金余额 三三 案案例例分分析析 一一 九九鼎鼎科科技技公公司司情情况况简简介介 深证九鼎光电科技有限公司 于1997年4月由李氏兄弟二人以发起方式设立 公司总股本600万 股 注册资金600万元 截至2008年9月 公司总资产7281 16万元 负债820万元 所有者权益5762 万元 资产负债率12 45 公司经过近10年的发展 目前己发展成为一家集研发 生产 销售于 一体的民营高科技产业实体 专业设计制造TFT LCD彩色液晶模块 拥有标准PCBA调试流水线8条 产品组装线4条 自动化SMT生产线2条 月综合产能达到20万台 公司取得了IS09001 2000版国际 质量体系资格认证 产品销往国内外 其产品质量 生产能力均位于同行业前列 公司近三年主营 业务情况及财务指标见下表3 1 表 3 1 X XX X 公公司司近近三三年年主主营营业业务务情情况况及及财财务务指指标标 单位 万元 项目2010 年2009 年2008 年2007 年 主营业务收 入 15562 3310201 568188 402413 50 利润总额 3268 092652 411965 22724 05 净利润 2876 642228 031768 7651 65 总资产 8281 166508 853966 671399 83 总负债 820 001171 60872 67162 92 所有者权益 5662 005337 203094 001235 90 资产负债率12 18 22 25 二二 九九鼎鼎科科技技公公司司内内部部控控制制及及资资金金管管理理分分析析 近年来企业虽然保持着良好的发展势头 市场份额不断扩大 各项财务指标也都显示良好 但 企业业务的增多 规模的扩大使以前不曾注意的问题开始显现 已意识到问题的苗头已经显露 企 业虽然认识到内部控制的重要性 初步建立了自身的内控制度 但由于缺乏规划 不成体系 不能 有效地规范企业经营活动 一般被限于 写在纸上 挂在墙上 充其量是一本教科书 制度的落实 和执行大打折扣 企业虽然制订有各种规章制度和管理办法 也设置了一些监督职能 但在处理经 济业务或遇到具体问题时 往往以强调灵活性为由 不按规定程序办理 使内控制度丧失了应有的 刚性和严肃性 从而导致企业管理存在许多薄弱环节 具体到货币资金管理 表现尤为突出 XX 公司货币资金业务循环描述如图 3 1 图图3 3 1 1 货货币币资资金金业业务务循循环环图图 九鼎科技公司货币资金内部控控制制的的概概况况 XX公司的货币资金包括现金和银行存款 现金主要来 源于银行的备用金支取 用于差旅等小额备用或零用金报销的支取 银行存款主要来源于客户支付 的货款 用于设备 原材料及服务的采购 具体到九鼎科技公司的日常货币资金管理 结合公司财务报表审计中发现的问题 分析如下 1 1 虚开票据报账虚开票据报账 公司财务相关管理制度规定 授权审批人员要严格把关 核实票据的真实性 要求请款者出示 申请报告 审查其是否有发生相关的业务申请 是否已完成整个业务程序 是否有相关负责人员签 章确认 财务部授权复核人员对已审批的票据核查其金额计算的准确性 一并检查票据是否具备完 申请人填写付 款申请单 出纳人员审 核付款申请 单 财务总监 审批 收支活动 会计记录 银 行 行 现金盘点 银行对账 整的报批程序 因此 出纳人员只有对财务部授权复核人员签章确认的票据才能支付现款报账 但 企业存在通过支付一定好处费给虚开票据者 或者以别人持有而无需报账的票据在本企业财务部门 报账 从而违规取得现金的现象 但无论票据所列内容为何 财务人员为了平账 必然虚列一笔费 用或者资产 不但账实不符 还造成资金流失 危害企业的资产安全 2 2 虚构工资支出虚构工资支出 授权审批人员须将工资表中的职工与人事部门报来的职工花名册逐一进行核对 核实是否存在 不在册职工 从而控制虚构职工人数 虚增工资支出的现象 保证企业用款的安全性 但舞弊者在 工资表中虚构职工人数 将一些事实不存在的人员罗列入工资表中 从而增大工资支出 扣除实发 工资 余款为违规套取的现金 3 3 虚构挂往来账虚构挂往来账 授权进行资金支付的审批人员须核实请款者的请款对象是否真实合法存在 与本企业是否有实 质性的业务往来 请款理由是否充分 财务部门的出纳人员只对经审批和本部门复核的请款单据划 拨款项 舞弊者将资金汇往与本企业无真实业务往来的其他经济体或个人 在账上作往来款处理 挂预付账款或其他应收款 长期挂而不理 最后以各种理由作坏账处理 注销所挂账目 从而达到 套取资金的目的 4 4 收入账实收入账实不符不符 舞弊者通过不开发票 少开发票 发票各联金额不一致或以白条抵顶发票等手段 使列账的收 入票据金额小于实际收款金额 从中侵吞差额公款 此现象通常发生在现金收入业务中 但通过银 行结算也不能完全杜绝此种现象 例如 一笔销售业务收入30 000元 不考虑税费 付款人交来 两张支票 一张金额20 000元 另一张10 000元 如果付款人不索取发票 这就容易给舞弊者以可 乘之机 收款单位若只开一张金额为20 000元的收款发票 另10 000元的收款不开发票 此时的账 务处理是 1 借 银行存款 20 000 贷 主营业务收入 20 000 2 借 银行存款 10 000 贷 其他应付款 X单位 10 000 再通过银行提现 冲销 其他应付款 X单位 即 3 借 库存现金 10 000 贷 银行存款 10 000 4 借 其他应付款 X单位 10 000 贷 库存现金 10 000 不开发票的10 000元就以这样的方式从账中转出 落入舞弊者手里 5 5 收支不记损益科目收支不记损益科目 企业收到销货款时 应借记货币资金科目 贷记营业收入和应交税费 应交增值税 销项税 科目 经审批同意支出时 借记费用等科目 贷记货币资金科目 当为了达到截留货款 私分财产 偷漏税款的目的时 其账务处理可能出现以下两种情况 第一种处理 1 借 银行存款 23 400 贷 库存现金 23 400 2 借 库存现金 23 400 贷 银行存款 23 400 若不追查附件内容 第 1 笔分录被认为是现金存行 第 2 笔分录被认为是提现 从表面 上看似乎没有异常 但如果增加的银行存款本来是收到的货款 支出的现金是购置办公用品等 真 实的账务处理理应如下 第二种处理 3 借 银行存款 23 400 贷 主营业务收入 20 000 应交税费 应交增值税 销项税额 3 400 4 借 库存现金 23 400 贷 银行存款 23 400 5 借 管理费用 23 400 贷 库存现金 23 400 上述两种处理方法的区别在于 第一种处理没有真实完整反映企业的损益情况 同时偷漏流转 税增值税款 另一种情况是 假如增加的银行存款是收到的货款 而现金支出是没有任何实质内容 和审批程序的 舞弊者作出第一种处理 其隐蔽性是很强的 不经实质性测试是难以发现贪污作假 的破绽的 它同时达到银行存款账和现金账的虚假平衡 而且银行日记账与银行对账单也没有出现 差异 再者 没有完整反映收入情况 偷漏流转税和企业所得税 企业资金流失和被贪污私分 四四 完完善善九九鼎鼎科科技技公公司司货货币币资资金金内内部部控控制制的的措措施施 一一 建建立立货货币币资资金金内内部部控控制制制制度度 第一 做好企业的资金收支预算 企业的生产经营活动 主要是通过货币资金的流通 流入与 流出 来实现的 编制资金收支预算的目的 就是要按照企业的生产经营要求 对企业的货币资金 流入流出先做一个预先的安排 尽可能使企业保持畅通的资金渠道 从而保证生产经营的正常运作 第二 合法地办理现金收支业务 企业应该针对企业自身的特点和会计人员的设置情况 对经 济业务采取一系列措施和方法 建立一套符合实际情况的资金收支业务流程 以保证会计记录的真 实性 完整性和正确性 同时 也使货币资金业务的会计处理更为程序化和规范化 第三 建立票据与印章的管理制度 票据和印章的管理对一个企业来讲是货币资金业务得以正 常进行的保证 有了票据和印章 就可以支配企业的货币资金运动 所以 企业应当明确各种票据 的购买 保管 领用 注销等环节的职责权限和程序 并设置专门的登记簿进行记录 购入票证时 及时登记 妥善保管 详细登记用途 领用时必须按编号顺序使用 防止空白票据的遗失和被盗用 同时 还要加强对银行预留印鉴的管理 在实际操作中 一般是由出纳保管空白支票和个人私章 财务专用章由会计或其他授权人员保管 严禁只由一个人保管全套银行印鉴和空白票据 二二 建建立立不不相相容容职职务务岗岗位位分分离离制制度度 不相容职务是指企业里某些相互关联的职务 如果集中于一个人身上 就会增加发生差错和舞 弊的可能性 或者增加了发生和舞弊以后进行掩饰的可能性 这是企业建立相互约束机制的基础 就会计部门来讲 出纳和会计这两个职务 不能由同一人担任 应该根据分工原则 尽量地将涉及 到现金的业务由不同的人员来完成 避免只由一个人去办理货币资金业务的全过程 如果企业的确 人手有限 也应保证实行钱账分管 即管钱的不管账 管账的不管钱 此外 企业还应该注意以下 几种职务之间的分离 授权批准职务与执行业务职务 业务经办职务与财产保管职务 财产保管职 务与会计记录职务 三三 建建立立严严格格的的授授权权审审批批控控制制制制度度 首先要建立授权批准控制制度 批准控制是指在某项经济业务发生之前 按照既定程序 对其 正确性 合理性 合法性加以核准 并确定是否让其发生所进行的控制 批准控制系事前控制 可 将一切不合法的经济业务控制在事发之前 具有预防作用 其次要建立会计系统控制 会计系统控 制是企业内部控制的核心 企业应依据会计法 会计准则和国家统一的会计制度 制定适合本企业 的会计制度 明确会计核算的账务处理程序 建立和完善会计档案保管和会计交接办法 实行会计 人员岗位责任制 四四 加加大大监监督督制制度度的的执执行行力力度度 第一 对现金实行突击盘点 据了解 许多中小型企业只在年末进行一次现金的定期盘点 由 出纳盘出现金的实存数额 会计复核 并与总账的现金数额进行比较 看二者是否一致 然后填制 现金盘点表 企业的老板应该重视对现金的内部控制 采取经常性的突击盘点 并且增强会计人员 的责任感 把这件事情落实到位 及时发现和处理现金收支保管中存在的问题 这样 现金的安全 才能得以保障 第二 加强核查银行存款的真实性 在银行存款业务方面 主要是由会计人员每月末对银行日 记账和银行对账单进行核对 并且应该在与银行对过账的前