采购管理制度

食品企业采购管理制度食品企业采购管理制度 1 1 目的目的 为确保采购物资 设备设施等质量满足产品质量和顾客要求以及相关法律 法规要求 特制定本制度 2 2 适用范围适用范围 本制度用于公司生产所需的原辅材料 食品相关产品 设备设施的采购及 外包方的选择控制 3 3 术语和定义术语和定义 3 1 按物资重要程度和对产品实现或终产品质量的影响大小 将物资分为 两类 3 1 1 重要物资 原辅材料 重要设备设施等 3 1 2 一般物资 辅助材料 备品备件 劳动保护用品等 4 4 职责职责 4 1供应部负责原辅材料 重要设备设施 辅助材料 备品备件 劳动保护 用品等物资的采购和管理 4 2 检验室负责以上物资的质量检验 4 3 库管员负责物资入库前的验收 4 4 生产分厂等相关部门负责外包方的具体实施和控制 5 5 工作程序工作程序 5 1 物资采购信息 5 1 1生产部根据生产需要及顾客需求 编制生产所需物资申请计划 5 1 2其它部门根据需求 填写请购单由主管领导批准后 供应部实施采购 5 1 3供应部根据生产部提供的物资需用申请 结合库存及市场供求情况编 制物资采购计划 经主管领导批准后实施 5 1 4 物资采购计划包括 物资名称 规格 型号 数量 计划采购价 产地及质量要求 必须注明物资的生产厂家和特殊性能等 5 2 供应商的评价与选择 5 2 1供应部负责对物资供应商的调查 评价 针对所需物资进行市场调查 分析 收集各种相关信息 确定多个可提供所需物资的供方名单 填写 供方 评价表 5 2 2 重要物资采购合格供方的选择及评审须遵循以下原则 有足够的质量安全保证能力 能满足数量 交货期和运输能力的要求 价格合理 有提供满意的售后服务保证 符合法律法规及其他要求的规定 采用进口原辅料 应审核进口原辅料供应商 贸易商的资质证明文件 每批原料质量标准 产品出厂的检验数据和报告 出入境检验检疫部门出具的 相关证明 5 2 3 一般物资供方可根据市场情况货比三家实施采购 但对所购产品必 需进行严格质量验证 确保满足产品质量的要求 5 2 4供应商的评价方式包括会议评审 实地考察 样品检验 资料审验等 可根据物资的重要程度采用其中一种或几种方式 5 2 5供应商的选择 a 对供应商进行质量安全评估 并经质量安全管理小组批准后 将其列入 合格供方名录 b 对有特殊要求的物资 如主要原辅料 供应部可组织有关人员对供方 进行现场质量审核 经现场综合评定合格后 确定为合格供方 c 对零星物资 由供应部按照货比三家的原则采购 d 供应部对合格供方有关情况进行必要的检查监督 对辅料由检验中心进 行检验 生产部小批试验合格后方可使用 5 2 6对合格供应商名录实行动态管理 a 供应部每年定期组织有关人员对重要物资供方提供的物资质量 价格 服务 合同执行能力等情况进行分析 评价和复审 当确认不能满足采购要求 时 取消合格供方资格 需再向其采购物资时 应对其重新评价 b 供方提供的材料质量连续两次不合格或其不履行合同约定 价格连续上 扬高于其他合格供方的 应立即终止合同 注消其合格供方资格 并在三年内 不得对其评审 5 3物资采购 5 3 1采购人员以保证质量为前提 综合考虑结算方式 交货期 运输条件 等因素 在合格供方名录中择优选定供货单位 具备招标采购条件的应实行招 标采购 5 3 2经过调查询价或招标后 经总经理批准 由授权人依据 合同法 要 求与供方签订合同 5 3 3对在运输过程中 易对环境造成污染或存在运输安全问题的物资 在 签订合同中要对包装 运输 环境和安全等方面提出要求 以对相关方施加影 响 5 4采购物资验证 5 4 1由检验室授权人员按合同要求和规定的检验标准对采购产品实施验证 a 为确保采购产品满足规定要求 对采购的产品必须通过检验 试验 测 量 观察 工艺验证 开箱检查 提供合格证明文件等验证活动 确认合格后 方可供货 b 当因供货质量不合格可能影响交付时 应对采购产品实施货源处 供方 验证 经现场验证合格的产品才允许供方发货 c 当需要或顾客要求在供方现场验证采购产品时 应在采购信息文件中规 定预期的检验或验证方式 并予以实施 d 顾客的检验或验证不能免除或减轻供应部门采购不合格产品的责任 e 对需要进行复试的物资 物资管理人员应核对进场物资的实际数量 批 号及产地等 按规定要求取样 物资经复试合格后 才能发放使用 对相互传 递的单据做好签证和记录 具备可追溯性 5 4 2在验收 验证过程中发现数量 质量 实物批号与产品质量证明书不 符等问题时 应及时与供方沟通 按合同条款所约定事项进行协商处理 5 5物资搬运 5 5 1由库管负责组织物资进出库的搬运工作 根据物资重量 体积 形状 性能特点的要求 选用相应的搬运工具 设备 搬运人员应确保搬运过程安全 物资不受损失或损坏 5 5 2在搬运 领用过程中发生丢失 损坏应做好详细记录 坚持谁搬运谁 负责的原则 5 6贮存 5 6 1贮存场地及环境要求 应根据消耗及储存的需要和储存物资的材质 性能 以及当地的气候及环境条件等因素 设立必要的仓储设施 为有效地进 行仓储作业 科学合理地储存物资创造条件 5 6 2物资管理人员按照不同原料 包装材料和物资按品种 规格 型号 牌号及物资的性能特点 合理规划库房 分区存放 5 6 3贮存物资材料要按生产厂 出厂日期 品种 规格型号 批号 数量 质量状态等标识清楚 5 6 4物资管理人员定期检查库存原料和包装材料 对贮存时间较长 品质 有可能发生变化的原料和包装材料 定期抽样确认品质 及时清理变质或者超 过保质期的原料和包装材料 5 7物资的保管 5 7 1库管要经常检查仓库 做到仓库安全卫生 通风 防潮防腐 5 7 2库管要对在库物资定期盘点检查 发现问题及时处理 做到帐 物 卡相符 及时全面掌握物资的保管期限 质量状况 对库存材料进行保管保养 防止丢失 损