办公自动化网络系统的特点与构思

广东农工商职业技术学院 办公自动化网络系统的特点与构思 姓名 吴伟钦 目录 1 办公自动化网络系统概述 3 1 1 办公自动化概述 3 1 2 计算机网络概述 3 1 3办公自动化网络系统的特点 4 2 办公自动化网络系统的构思 4 2 1 软件开发平台及安全机制 4 2 2 系统设计 5 2 2 1 系统结构 5 2 2 2 系统主要模块 5 2 3 网络结构 6 2 3 1 网络拓扑结构 6 2 3 2 网络框架简介 6 2 4 系统技术特点 7 3 结束语 7 参 考 文 献 7 办公自动化网络系统的特点与构思 吴伟钦 摘要 随着软件平台和网络技术的飞速发展 办公自动化系统已从上世纪 年代初基于 个人事务处理的文字录入 排版系统 过渡到今天基于工作流的自动化系统 为信息的 交流共享 协同工作提供了技术保 证 本 文 简 要 介 绍 了 以 Lotus Domino Notes NOTES 为开发平台的办公自动化系统的系统结构与网络实现 关键词 办公自动化 网络系统 Lotus Domino Notes NOTES 1 1 办公自动化网络系统概述办公自动化网络系统概述 1 11 1 办公自动化概述办公自动化概述 办公室自动化 Office Automation OA 最早是在 20 世纪 60 年代初美国提出的 直接原因是国外人工的工时费较高 办公自动化系统可以节省人力 提高办公效率 加之计 算机技术的发展与普及 从而逐渐兴起了办公事务处理自动化 到了 70 年代中期 随着计算机在办公信息处理中的作用口益显著 在 OA 基础上 国外 又出现了办公室信息系统 0 工 S office information system 主要内容是把信息处理 技术引入到办公业务中 从而丰富和完善了办公室自动化的含义 随着信息技术的快速发展 办公自动化作为一门新兴学科越来越受到人们的重视 其内涵和 外延也在不断扩大 但目前尚未形成一个严格 统一的定义 美国麻省理工学院 M 季斯曼 M C2lslnen 教授定义为 所谓办公自动化就是计算机 通讯技术 系统科学及行为科学应用在传统的数据处理技术难以处理的数据庞大且结构不明 确的包括非数值型信息的办公事务上 1985 年出席我国第一次办公自动化规划讨论的专家 经过认真研究 比较倾向的看法 是 办公自动化是指利用先进的科学技术 不断使人们的一部分办公业务活动物化于人以 外的各种设备中 并由这些设备与办公室工作人员构成服务与某种目标的人机信息处理系统 在 2000 召开的 oa 2000 办公自动化国际学术研讨会上 众多专家在赋予办公自动化以 新的内涵的基础上 提出了 办公信息系统 Office 工 nformationSystems 简称 工 S 的概念 并给出了初步定义 办公信息系统是以计算机科学 信息科学 地理空间科学 管 理科学 行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑 以提高综合业务管理水平和辅助 决策为目的的综合性人机信息系统 在该系统中 指导思想是灵魂 规范标准是基础 信息 资源是前提 硬件设备和软件系统是工具 系统管理和维护是保证 系统应用是目的 目前对办公自动化下一个全面 准确的定义 是比较困难的 本文中采用 OA 2000 办 公自动化国际学术研讨会上对办公信息系统定义的内涵 但名称仍使用办公自动化 1 21 2 计算机网络概述计算机网络概述 1 计算机网络定义 计算机网络 是指将地理位置不同的具有独立功能的多台计算机及其外部设备 通过通 信线路连接起来 在网络操作系统 网络管理软件及网络通信协议的管理和协调下 实现资 源共享和信息传递的计算机系统 2 计算机网络类别 1 局域网 Local Area Network 简称 LAN 是指在某一区域内由多台计算机互联成 的计算机组 某一区域 指的是同一办公室 同一建筑物 同一公司和同一学校等 一般 是方圆几千米以内 局域网可以实现文件管理 应用软件共享 打印机共享 扫描仪共享 工作组内的日程安排 电子邮件和传真通信服务等功能 局域网是封闭型的 可以由办公室 内的两台计算机组成 也可以由一个公司内的上千台计算机组成 其特点 网络覆盖的地理范围较小 一般为几十米到几百千米 有较高带宽 数据传输 率高 一般为 10gbps 数据传输可靠 误码率低 组建方便 使用灵活 易于维护 2 广域网 Wide Area Network 简称 WAN 是一种跨越大的 地域性的计算机网络 的集合 通常跨越省 市 甚至一个国家 广域网包括大大小小不同的子网 子网可以是局 域网 也可以是小型的广域网 其特点 覆盖的范围广 通信距离远 规模可以覆盖全球 数据传输率一般比局域网和 城域网慢很多 传输错误率最高 网络设备昂贵 3 城域网 Metropolitan Area Network 是在一个城市范围内所建立的计算机通信网 简称 MAN 属宽带局域网 由于采用具有有源交换元件的局域网技术 网中传输时延较小 它的传输媒介主要采用光缆 传输速率在 l00 兆比特 秒以上 MAN 的一个重要用途是用作骨干网 通过它将位于同 城市内不同地点的主机 数据库 以及 LAN 等互相联接起来 这与 WAN 的作用有相似之处 但两者在实现方法与性能上有很大 差别 其特点 地理覆盖范围可达 100KM 适合比局域网大的区域 传输速率中等 数据传 输可靠 误码率低 传输介质主要为光仟 较贵 1 31 3 办公自动化网络系统的特点办公自动化网络系统的特点 通常认为将办公室日常处理各项事务和信息的过程在人的控制中 并利用现代工具和手 段自动完成 这就是办公自动化从信息处理的多层而和复杂性来讲 办公自动化可分以卜三 个阶段 1 行文处理自动化是指对每个单位传递来的各类文件进行接收 批阅与办理过程 本单 位向上级单位发往文件的拟稿 审核 签发等过程 本单位内部各种报告 计划 总结等材 料的形成以及逐级审核 审批过程 文档一体化及综合档案管理 2 事务处理自动化主要包括各种行政事务阵辆管理 固定资产管理等 秘书事务 会议 安排 领导活动安排 信息采编等 督办事务 领导交办事务督察 信访工作管理等 专业 事务 则务管理 生产经营管理等 个人事务 个人信息交流 个人通信录等 3 辅助决策自动化该层次的自动化是在前两个力而自动化基础上建立的 专门为领导 人汇总各力而信息 并就各种问题作出正确决策提供准确 全而 及时的依据而建立 其主 要内容应建在领导综合查询平台卜 主要提供单位内部资金 经营等各力而信息的汇总及分 析 国际国内相关领域有关情况分析预测 国家相关法律法规汇编及快速参考等通过综合查询 能使本单位领导自动 快速地得到决策所需的各种详实材料 使决策更加及时 准确 2 2 办公自动化网络系统的构思办公自动化网络系统的构思 2 12 1 软件开发平台及安全机制软件开发平台及安全机制 NOTES 是单一架构的文档数据库和电子邮件系统 提供了工作流自动化以及标准的 5 6 服务 应用和开发环境 是实现信息集成和知识管理的理想平台 NOTES 的数据库是文档数 据库 最基本的元素就是文档 与关系数据库中的记录类似 NOTES 文档的结构是由表单 定义的 而表单由一段子段组成 用户通过视图浏览文档 因为 NOTES 文档数据库的基本 元素就是文档本身 而 NOTES 文档可以同时包括结构化和非结构化的信息 所以 NOTES 能 够存储和管理类似文档这样的非结构化数据 这样 NOTES 相比于其它数据库管理系统 在非结构化信息的管理方面有着先天优势 此外 NOTES 还提供了 7 级安全措施 验证 存取控制 字段级加密 电子签名 1 验证 0123 验证是双向的 即服务器在验证用户身份的同时 用户也验证服 务器身份 而且无论何时 这种验证在两者通讯之前都是必需的 2 存取控制 规范了何种级别的用户以何种方式 读 写 创建和删除等 访 问何种资源 3 字段级加密 在邮件级 网络级 字段级和数据库级四个层次上进行加密 4 电子签名 为用户间使用电子邮件提供了授权机制和安全保障 2 22 2 系统设计系统设计 2 2 12 2 1 系统结构系统结构 图 1 如图 1 所示 整个系统分为四大部分 公文管理系统 日常办公系统 个人事务管 理系统和信息管理系统 分为 4 余个功能模块 2 2 22 2 2 系统主要模块系统主要模块 1 收文模块 实现上级 同级单位来文的登记 拟办 批示 传阅 办理结 果登记 整理收文等操作 由助理员负责将来文相关要素录入收文管理库 启动工作流程 实现来文的自动流转 快速批阅 分送传阅 2 发文模块 实现发文的电子文本起草 传阅 审核 批示 会签 签发和 编号打印工作 处理反馈 查询 归档等任务 文件起草人 助理员 将起草文件输 入发文数据库 启动工作流程 实现内部文件的自动流转和快速审签 3 会议管理模块 将有关会议情况整理成会议纪要 如需上报的经有关领导审批后 报送上级主管部门 4 申请管理模块 包括用印申请 上网审批等 拟稿后 将其发给相关领导 可 随时查看领导对申请报告的批复和办理人对申请的办理结果 5 个人文档模块 用来保存 管理用户本人的工作文档和相关资料 6 电子邮件模块 用于各级用户之间的信息传递 例如作为批阅 审签文件一方 的领导打开邮箱后 每当有公文需要批示 会自动有电子邮件提示 7 基础信息模块 相当于单位基础信息的数据库 提供单位 个人基础信息查询 和规章制度 技术资料等文本文件的查阅 8 信息公告模块 用于单位重要信息的公告栏 9 报表管理模块 实现各种报表的数据录入与自动生成 2 32 3 网络结构网络结构 2 3 12 3 1 网网 络络拓扑拓扑 结结构构 该 办公自 动化系 统采用 总线型 拓扑结 构 不仅 适用地 理覆盖 范围小 的场合 还能充 分发挥 其信道 利用率高 传输速率高 网络建造容易的优点 如图 2 所示 2 3 22 3 2 网络框架简介网络框架简介 1 共享式集线器 该系统没有选用交换器 而是采用共享式集线器 通过集联的 方式将网络中所有的计算机都连在一起 并通过总集线器的上行端口与路由器相连 以实 现与 Internet 的连接 2 路由器 1 防火墙 路由器一方面使系统与外界可以进行信息沟通 另一方面也使 系统的安全性得到良好的保障 路由器的主要任务是按路由协议进行信息包的转发以及按照 特殊协议对网络信息流进行过滤 这种转发和过滤是智能的 自动的 与交换器类似 同时 这里的路由器也完成了防火墙的功能 通过运行自己编制的特殊程序对通过它的 信息流进行过滤 以根据网络的具体需要来阻挡有害信息 维护系统内部的安全 3 Modem 和远程访问服务器 RAS 利用 Modem 提供的拨入拨出服务和 RAS 的用户 图 2 身份验证功能 Modem 连同 RAS 一起为出差的远地用户提 2 42 4 系统技术特点系统技术特点 1 协同工作的特性与工作流机制 系统为用户引入了工作流机制 使用户通过现代化 的工具 按照设置的流程自动执行一系列任务 进行业务和办公管理 协同工作 2 多平台支持 能在多种操作系统平台上运行 3 安全可靠 提供了验证 存取控制 字段级加密 电子签名 9 级安全措施和路由 器 防火墙的过滤功能 4 保留领导签名真迹 可以用手写笔签名 也可以调用存储在电子图章中的亲笔签名 5 电子邮件提醒功能 用