行政管理文献翻译-关于学校图书馆的管理

培训及挽留学生员工的案例分析 美国普渡大学盖莱默校培训及挽留学生员工的案例分析 美国普渡大学盖莱默校 区区 Tammy S Guerrero Karen M Corey 摘要 跟大多数高校的图书馆一样 美国普渡大学盖莱默校区在很大程度上注重 学生员工的日常运作 在投入了大量的时间和精力于培训工读生后 挽留他们继续工 作一年或者更长时间就变得很重要 本案例研究探讨旨在培养图书馆工作人员和工读 生之间的相互尊重意识 从而达到保留那些技能和工作经验的目标证明是有价值的 这个培训方案被开发保留作为对学生和图书馆的一个目标产量效益 它也将是一个专 业的招聘工具 关键词 访问服务 流通服务 大学图书馆 工读生 职员培训 学生导师 人力 资源管理 位于印第安纳州西北的普渡大学盖莱默校区是普渡大学的一部分 平均登记在册 的学生将近有 9000 个 学校在超过 80 个研究领域提供大专 本科 研究生的学位 普渡大学的盖莱默图书馆支持所有的这些程序并承诺帮助学生掌握对他们课程有效的 必要的策略和技巧 图书馆的中心使命是他的馆藏 盖莱默图书馆蕴藏着超过 250000 本书 平均每年增加 8000 册 并且订阅了超过 1500 册的期刊杂志和 1100 的电子书 服务也是主要的 流通是前线 流通阅览部由两个专业人员 为大众服务的助理 负责流动和参考单元 和发行管理员 监督两名专职书记员 三个临时工和一组工 读生 组成 除了流通的材料 服务台还接受预约的服务和堆栈服务 还有其他的职 责就是馆际间的借出和复印 在 2002 年到 2003 年之间 图书馆登记有 33376 册的图 书借出和 134009 个内部使用者 在秋天和春天的两个学期里 图书馆每星期开放七天 为期八周的夏季学期里每个星期天关闭 但在暑期的星期一到星期五之间只有白天开 门 服务目标的陈述 和其他学校的图书馆一样 普渡大学的盖莱默图书馆投资了大量的时间和金钱在 培训学生员工上 因此挽留他们很重要 图书馆培训计划的设计也被考虑到了 工作 人员发现了一个有效的培训程序和灵活的时间表帮助挽留了很多最好的工读生 指导 原则是 当一个人感觉有能力的 可靠的和值得信赖的 他 她将会做得更好并且想要 留在那个岗位上 因此 工作人员逐渐灌输他们的工读生一种价值观和责任感 然后 回来当图书馆的员工 专业人员的助理 甚至是图书管理员 这就是我们看到的这个 项目的成功之处 期权和解决方案 下面是对普渡大学盖莱默图书馆培训系统的一个概述 怎样为学生雇员提供一个 灵活的 可循环的工作时间表 首先是工作的实际任务 因为这是最直接的需求 但 第二目标是教会学生基础的技能在使用图书馆方面 给他们的大学经历上有一个领先 的优势 首要目标是教导工读生使用图书馆委员会的电话号码系统 公共服务的主管 助理想出了一个计划 在求职面试的时候就开始一定程度的培训 对于那些预期的雇 员给一份电话号码系统的说明书 这个子在面试阶段就完成了 是为了更好的确定学 生的资格 并且传递给他们一个信息 在图书馆工作的价值是多么的重要 在工读生工作的第一天 他们会被给予一系列将近 200 个的索引卡 卡上电话号 码都被有秩序的排列着 这个任务是耗时间的 但他提供了一个出色的角度对工读生 的知识库上 这可以促进在一个放松的环境中集中精神 新进人员被安排在一个安静 的区域完成任务 但是如果有需要的话可以请求帮助 管理人通常在 50 张卡片后停止 检查是否被摆放整齐 是否已经抓住重点 如果没有 就纠正问题 一些困难是早预 料到的 比如 许多学生的问题是电话号码上有小数 还有一些的问题是刀号 意识 到这一点 并且为了展示这一点 学生们被给一个备忘录关于小数和刀号的小窍门 一旦学生们掌握了电话号码卡 他们被训练使用真正的图书 一些学生在电话号 码卡的时候有困难但在实际的摆放书本是能做到更有秩序 这也许是因为学习方式的 不同 所以两种方法都很重要 工作人员要注意的是对个人的剪裁指导要循循渐进 最近还回来的图书被放在毗邻图书借还台 工读生需要整齐的摆放这些图书 而这样 做了以后 检测日期就能知道哪些书已经被还回来了 每一个我们的手续 包括初始 化每一个错误 通常 学生被要求在货架上整齐的摆放图书至少两次 而且是没有错 误的 在他们被允许把这些书放到书架上之前 当他们把书放到书架上之前 要做两件事 第一 他们要记下所有的电话号码 整体的 在一个正规的牌子上 做一个记号 这些对于下一步检查都是很重要的 首 先 这些学生的工作要接受其他学生和文书教练的仔细检查 这就是为什么需要彩色 小纸条 这些纸条很容易被看到 然后检查人员就可以很容易的找到那些书 检查人 员在实习生完成摆放后就直接走了 同样重要的是 教练尽可能的回答或者消除实习 生的问题和困惑 工作人员认为让实习生知道他们的工作已经是检查过的是很重要的 他们要注意的是摆放 但是 在早期 还是要强调工作的重要性 一旦实习生没有错 误的完成三次不同的轮换摆放 他们就可以不用被监督或者不用彩色小纸条 这个被 认为是一次非常重大的成就 责任感和说明性是这个任务的关键 一些学生报告说 起初 检查和平衡系统是被胁迫的 但他们感激工作人员的开放 这让他们觉得他们 的工作是有价值的 学生们表明 在没有监督的情况下整理书架使他们感到很满意 工作质量的重要性被再三的强调 比如 新生要有一定的阅读量 并且要对他们 的阅读量做抽样调查 有时候 图书馆的工作人员尽可能的将图书摆放整齐 然后回 头看一下学生是否已经纠正错误了 因为电话号码对于培训也是很重要的 阅读不仅 能让学生对这些熟悉 还强调了整洁和整齐的书架的重要性 在培训过程中 工作人 员指出混乱图书的原因 诸如是多么的困难去找一本丢失的图书 顾客需要什么当他 们找不到他们经常看的书 检查和培训被认为是积极的 强调了指导学生学习有价值 的技能 而且工作人员在他们身上投入了多少时间和精力 在实习生已经掌握了摆放后 第二步是在图书借还台进行培训 通常是在初始雇 佣后的一到两个礼拜才开始 有时候 学生可以开始这种专门的培训 需要他们的工 作能力 能很好的服务大众和一个良好的公众形象的基础上 在大多数情况下 尽管 所有学生会被培训做所有的工作 因为这样能更好的为图书馆服务 对工读生来说也 提供了更多的时间选择权 这就是这个部门吸引人的地方 例如 只有经过服务台培 训的学生只在晚上或者周末工作 大多数的学生更喜欢在服务台工作 而且觉得如果 他们能做所有图书馆的工作会更有用 这些也是培训工读生的重要因素 服务台培训的期望要比叠加处理更有激情 也是一种很好的人与人之间的技能 而当有些学生不喜欢服务台工作要求的责任和压力时 其他人似乎颠覆压力 在服务 台培训期间谈论的敏感问题是隐私 机密和访问顾客记录的重要性 工作人员会对学 生强调什么信息是他们可以和不可以接触的 什么是他们可以和不可以告诉顾客或者 其他任何人要求知道的个人信息 电话礼仪和步骤也是培训项目的组成部分 所有我 们的服务过程和规章制度都被记录在一个本子里 本子存放在图书借还台 这样当学 生助理有问题或者困难的时候就可以参考它 书面文件为学生们提供了另一种形式的 支持 在工读生被信任可以单独工作之前 在服务台至少两星期的培训工作 一个文书 主管或者图书管理员会始终在旁边 对学生助理建立信任是非常重要的 有一些工作 比如对逾期的刊物收取费用 他们是不允许处理这些事的 部门的工作人员也会注意 在某些情况下给学生提供支持 比如当有一个愤怒的顾客的时候 再有 图书馆的工 作人员在信任和支持工读生之间寻找一个公平的平衡点 正如所提到的 一个图书馆借还台的特征是帮助受训的学生有一个灵活的时间表 学生们很赞同我们的工作时间表是围绕着他们的课程表而做的努力 常常 学生们在 课与课之间有两到三个小时的时间 发现在这期间工作很方便 因为他们已经在校园 里了 相反的 其他人不是在这期间有空 因为他们更喜欢用这些时间来学习 就业 后 学生们同意在晚上和周末工作 但工作人员也努力地不去安排他们重复轮班 而 且 这些都取决于学生在处理问题上的品行和经验 该部门也尝试着去适应他们的喜 好 最近 在一个实验的基础上 四个部门让学生们可以轮流的 交替的工作在学期 开始的四个星期里 时间表被写在电子数据表里 对图书馆开放的每个小时每个星期 都绘制 然后拷贝给每个学生 还有其他的轮班表 比如切换晚班 或者让一个学生 工作两个晚上而没有周末 这个图书馆的经验是特许权必须要公正的 比如 如果矛 盾升起了 或者一些学生感到他们的工作时间跟另他们满意的时间不相称 时间表变 得更加复杂 而且能引起坏的印象和错误 这是击败了最初目的 当轮班表会导致工 作人员更多的文书工作 这还是能就学生的满意度 希望和挽留能产生好处的 结论 美国普渡大学盖莱默图书馆工读生的培训项目的设计 不仅给学生提供的基础