Y3使用说明书及常见问题解决方案

前言 亲爱的同事们 由于近期 Y3 系统的正式使用 有很多的新进员工不会使用 老员工在使用过程中有很多 的不明白和很多的很常见的问题 针对这一现状 按照认识行政部要求特草拟此份 Y3 系统使用说明及常见问题解决方案 希望各部门互相传阅 互相借鉴 争取能够帮助大家 减轻大家的 工作量 为公司创建更好的办公环境 同时 希望各位同事看到这份说明后 能够提出更多的问题 令我能够 把这份说明书做的更好 更完善哦 好了 亲们 我们进入正题了哈 第一章 一 登录设置和功能界面介绍 1 Y3 系统的登录设置 Y3 系统的登录设置非常简单 只要设置好 Y3 作息登录参数 PBX 登录参数 客户端许可参数就可以正常使用 了 如上图 这里最简单 这里填写网络管理员给用户名和密码就可以了 上图 这里主机 IP 是 192 168 1 249 通讯端口是 5003 在这两项 所有人都必须填写一样的 主要要说的是 分机编号 分机编号只要在你的话机上拨打 4 挂机后回拨回来就会显示这个号码 每个人的分机编号都不一 样的 PBX 里的登录密码就不用填了 留空白 上图 客户端许可参数就更不用说了 这是一个服务器的 IP 地址 照着这里填就是了 1 Y3 系统工具栏 先从上到下 从左到右进行讲解 如上图 比较常用到的有 文件 里的 注销 业务 里的 客户管理 通话记录 这几个选项 注销 回到登录界面 如果你需要更换账号进行登录 这样做会非常快 不用重新打开 Y3 系统 客户管理 打开客户管理界面 如果误关了客户管理界面的 可以从这里重新打开 如下图 2 电话功能工具栏 上图中 空闲中 这一个空格栏显示的是电话的实时状态 可以用电话反复摘机 挂机进行测试 Y3 系统跟电 话是否已经实现实时联动 摘机 基本没用 相当于拿起电话机 挂机 你懂的 拨打 在此按钮左侧填写电话号码 点此按钮即可拨打电话 记得 要加 9 外地手机号还要加 0 取消 等同挂机 你也懂的 启动免打扰 如果你点击了此按钮 左侧的空格处会显示免打扰状态 如果别人拨打了你的电话 会提示拨打 的用户正在通话中 如下图 3 客户管理功能按钮 返回 返回上次打开的页面 前进 前进到你之前返回前的页面 预览 打印预览 打印 打印当前页面 关闭 关闭客户管理页面 起始页 目前为无效按钮 4 客户管理系统 这个可以说是我这个说明书的重中之重 大家要认真看额 上图是 Y3 系统的业务管理界面 业务管理 里面包含了公司所有的关于客户资料管理 客户订单管理 物流订单管理以及客户关系管理的选项 等等 几乎公司的一切业务都在这里进行 讲解这里面的应用也是这个说明书的重点 报表分析 这里面的应用包含了公司所有的业务报表 如产品报表 客户关系报表 物流报表 物流报表等等 个性管理 里面有常用到的两项是 修改登录密码 和 通话历史 稍后详解 系统维护 这里除了 转客户 和 成交客户转销售 之外 大多数是系统管理员所使用到的功能 二 业务管理 重点 认真看才会有好业绩的额 1 添加客户 如上图 带红色 号的为必填项 其他资料你可以在添加完电话之后再一一完善 在这里都是标明了的 就不一 一解释 相信大家都一目了然了 电话可以有多个 来源 和 意向 都是从右侧进行选择的 2 客户资料 如上图所示 这里是本人所属的客户资料的列表 而红色框里的就是自己在查找和筛选客户时所要用的一 些筛选条件 筛选条件 看下图 如上图 其他不太常用的就不多说 说说常用的几个 主要常用的有 联系人 输入已存档客户的全名进行查找 注意如果多输入空格或者字符是找不到你所要找的客户的 编号 输入客户编号进行查找 也要注意不要多输入其他的字符 快递单号 输入快递单号进行查找 还是要注意其他字符 因为这些东西都是唯一的 不对就是不对 单号 输入客户订单号进行查找 注意跟快递单号是不一样的 转入 按客户转入你的工号日期进行查找 后面两个空格用于选择日期区间 创建 按客户创建日期进行查找 后面两个空格用于选择日期区间 3 下属客户资料 如上图 跟客户资料是一样的 不同的是 在这里会显示你的客户以及你的下属的所有的客户资料 如果 你有的话 4 代办事项 如上图 用于同事间的对客户跟进的提醒 你只要在点击 详细 打开客户 跟进记录 对相关客户进行跟进记录就可以了 添加完跟进记录后记得点击上图红色框的完成 对已完成的代办进行标记 否则会一直出现在未完成代办里 会影响工作效率 对于 待办事项 里的筛选条件我就不说了 如果有不认识字的再找我吧 图下图 5 客户订单 这里是给客户下单的界面 在这里下单必须严格按照公司颁布的一些规定进行操作 如下套装单的数量 赠品的金额等等 否则将有可能直接影响到你的业绩以及退货率 如下图中 一些查询筛选功能就不特别 说明 因为跟之前的其他地方都是类似的 如果不懂可以返回前几页进行复习 筛选功能下 显示的是一 些客户订单的物流状态 跟进状况 以备工作人员能够快速的对客户订单进行有效跟进 下面要特别说明的是 如何下单 给客户下单的步骤分别是 进入客户资料 点击客户资料前显示的 订 字 红色框里的 如下图 点击 订 字按钮后进入 下单界面 如下图 红色方框中按照自己发货的真实方式进行选择 在这里一 般都只是修改下备注就差不多了 下银行转账单 稍后会说到 然后点击红色圆框的 显示货品列表 进 行选择货品 如下图 可以按红色方框的分类进行快捷查找 或者麻烦点在底下的页数翻页查找 选择产品的时候 只 要按照各部门的要求 保证产品没错 数量没错和总金额没错就 OK 了 如下图 是订购 1888 的套装加送一个丰胸仪 只要总的价格没变就行 物流打出来的单还是 1888 然后点击右上角 保存订单 后 再点击还是右上角的 确认订单 好了 给客户下单的这个动作就圆满完成了 6 客户服务 客户服务 里跟 客户资料 和 下属客户资料 里的应用基本上是一致的 不同的是 客户服务 里是 在全公司范围内查找客户 只要输入相应的条件进行查找 如下图 我输入的是按电话查找 7 审核订单 如上图同样的 基本上每个应用都会有一些筛选项 以便工作人员更快速的查找到相应的客户 这里就不 详细说明了 我只详细的说说审核订单的步骤 先点击 详细 进入 详细客户资料 打 电话 跟客户核对地址 批准订单 或 撤回 下面 我会用 12345 来标明 如下图 8 跟单 还是一样 从 跟单 界面点击 详细 进入客户单据界面进行订单的跟进 下面是上图中一些标示的地 方的解释 从 跟单 点击 详细 后进入如上图界面 点击 显示跟进记录 查看客户跟进记录 确认此客户 是否需要跟进 查询订单物流状况后 点击 显示客户详细资料 打电话给顾客 跟顾客确认物流状态或确认收货 确认完成后 添加跟进记录 以备客服人员及时跟进 如若收货 确认 收货 或者 退货 9 电话定位客户 顾名思义 输入电话确认系统中是否存在此号码 电话定位可以查找出此客户一些简单的资料 可凭这个 查找出来的客户编号进行其他操作 如下图 三 报表分析 报表分析 是按条件筛选报表进行查看 各个报表也都有明确的标示 在这里就不一一介绍了 四 个性管理 个性管理需要说明的有 修改密码 和 通话历史 这两项 其他的客服人员不会用到就不一一介绍了 1 修改登录密码 输入旧密码新密码进行更改 建议拿到账号以后即刻进行更改 要不然到时候找谁哭 都没用 2 通话记录 调整相应的筛选项目查找相应的项目 没什么难度 如下图 五 系统维护 这里需要说到的是 转客户 和 成交客户转销售 1 转客户 如果你说看不懂 那我就去死了算了 2 成交客户的操作 跟上图完全一样 我想我就不特别又说明了 第二章常见问题解决方案 1 登录出现提示 没有发现使用许可协议配件 原因 没有安装驱动程序或没有插上使用许可协议配件 解 先关掉已经提示错误的登录窗口 记得一定要关掉重新打开 重新打开后检查三项登录参数是否设置错 修改错误后重新登录仍然提示错误 告知组长联系 Y3 系统管理员 2 登录出现 Y3 DMS 用户名或密码错误 解 还是看看登录参数有没有设置错 如果没有设置错的话 那就肯定是账号或者密码错误 如果是改了密码 不记得的话 可以选择自尽或者找组长联系系统管理员 3 登录后不显示分机号码 如下图 解 依然还是查看登录参数的分机号有没有错 如果没错 通知组长联系系统管理员 4 显示 如下图 解 看懂英文的应该都知道 这是分机号被占用了的提示 先检查登录参数是否填错 确定登录参数没有问题 后