报告行文应遵守的规则

1 / 41报告行文应遵守的规则行文的基本规则行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。遵守这一原行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。遵守这一原则，有利于公文传递方向正确、线路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文进入不必要的流通过程，抑制无价值公文的产生。行文规则规定了各级机关的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。 机关之间的工作关系是由各自的组织系统或专业系统归属、地位、职责、权利范围等因素决定的。它对行文关系有决定性的影响，规定着公文传递的基本方向。按工作关系行文，能为公文产生实际效用确立保证，有利于各个机关在自已的工作范围内各司其职，不为无关信息所干扰，从而使各项工作有条不紊、高效运行。机关之间的工作关系有如下几种类型：第一类，处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。2 / 41第二类，处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系，如机械工业部与各省、自治区、直辖市的机械工业主管部门的关系。 第三类，处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。如全国各省、自治区、直辖市人民政府之间。 1第四类，非同一组织系统、专业系统的机关之间，无论级别高低，均为不相隶属关系。如军事机关与各级地方人民政府之间。根据公文授受机关的工作关系不同，可以将公文划分为上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一类和第二类工作关系类型中，上行文是指下级机关向上级机关发送的公文，如报告、请示等；下行文正好相反，是上级机关向下级发送的公文，如批复、指示等。平行文存在于以上第三类和第四类关系类型中，同级机关和不相隶属机关相互发送公文都是平行文，如函等。行文的基本规则正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则:3 / 41一、按机关隶属关系和职责范围行文的规则这条规则要明确两点：一是按机关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示，上级机关对请示事项应予研究答复。如果没有这种直接的领导与被领导关系，党和国家的方针、政策就难以层层贯彻落实。除了这一层关系外，在我们国家现行管理体制中，还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系，其中有些部门属本级政府和上级部门双重领导，大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系，但在业务上的确存在指导与被指导 2的关系，也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关的职责范围行文。这一点的要求是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。当然，不相隶属机关之间也有公文往来，那只能是商洽工作、通知事项、征询意见等，而不存在请示、报告或布置任务的性质。4 / 41二、授权行文的规则这条规则是上一条规则的引申。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级政府请示，经本级政府同意并授权后，向下级政府行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签署，请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿，在行文时，才能在文首或文中注明“经*政府同意”的字样。这里特别需要说明的是各级政府办公厅的行文都具有授权行文的性质。各级政府办公厅以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构，对外行文都是代表政府和部门的，与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关都应贯彻执行，可不在文首或文中标注“经*同意”的字样。三、联合行文的规则3这条规则仍属第一条规则的引申。同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文；5 / 41政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。四、一般情况下不越级行文的规则不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。一般情况下不能破坏这种原则，破坏了，就会造成混乱，也影响机关办事效率。所以通常情况下不越级行文。遇有特殊情况，如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可越级行文，特事特办，但要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级公文，可退回原呈报机关，好可作为阅件处理，不予办理或答复。五、不越权行文的规则第一条规则中已明确要求按机关职责范围行文，如果有涉6 / 41及其它部门职责范围的事项又未与其它部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。如果擅自行文就构成侵权行为，会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。现实中，这 4类情况时有发生，因此造成“文件打架” 、 “政出多门” 。解决这类问题，应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通，通过联合行文或授权行文的方式解决。六、 “请示”不直接报送领导者个人的规则“请示”直接报送领导者个人，其危害性大体上有三点：一是未经文秘机构签收、登记，成了“帐外” ，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝” ；二是这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位的工作；三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑” ，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。所以，领导同志一般不受理这类直报的请示，而退给文秘机构统一签收、登记、分办，这便形成了公文“倒7 / 41流” ，它破坏了公文处理的正常程序，造成了不必要的紊乱。如果上级领导个别交办、答应的事项，由此而上报的“请示” ，最好也应主送该领导所在的机关，并在公文中作出说明。收文机关在分办时，自然会把这份公文分送给这位领导同志批阅。七、 “请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则这条规则包括三项内容：一是一文一事。机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，5一、依据机关职权范围和隶属关系行文不同的机关有着不同的职责权限，体现在公文的运行中，就形成了不同的行文关系，包括上下关、平等关系、隶属与非隶属关系等。军队各级机关的各行文关系，应根据本机关的隶属关系和职权范围确定。各地方关系起着规定和约束公文按照一定方向和程序运行的作用，它要求各级机关必须认真履行职责，既不能失职，也不可越权。军队团以上机关都可以按各自权限正式行文，团以下单位原则上8 / 41不能正式行文。军队机关的行文关系体现在具体的公文运行上，就是：下级机关对上级机关行文，应当是请示、报告工作；上级机关对部属行文，应当是实施指挥和管理；同级机关和不相隶属机关之间行文，应当是告知事项、商洽工作。任何违反上述原则的上、下级机关以及同级机关和不相隶属机关之间的公文运行，都是不符合行文条件的。因此，在文种使用上，下级机关对上级机关的行文，应使用请示、报告文种；上级机关对下级机关行文，主要使用命令、通令、决定、指示、通知、通报、批复等文种；同级机关和不相隶属机关行文，属告知事项的，可使用函或通知文种，属商洽工作的，只能用函。公文具体用语和内容，也应当与行文职级和使用文种一致起来。尤其是下级机关对上级机关以及同级机关和不相隶属机关之间的行文，不能出现作指示、下命令的语句。二、坚持逐级行文的原则一般情况下，行文在直接的上、下级机关之间进行，不应越过直接上、下级机关行文。虽然有特殊情况可以越级向上行文，但由于军队各级职责权限规定得很具体、很明确，9 / 41越级行文往往会打乱正常工作秩序和超越直接上级机关，所以，不到万不得已都不应运用越级行文的方式，仍要坚持逐级行文，具体来说，要把握以下几个问题：一是正确理解“越级行文”的内涵。何谓“越级行文”？越级行文通常指下级机关越过自己的直接上级机关，向更高层的上级机关或首长行文。那么，上级机关下发的行文，有时需要扩大发送范围，如总部文件印发到军级单位，军区的文件印发到师一级单位，算不算越级行文？显然，这不属于越级行文，而是属于多级行文。这种行文方式有利于迅速将有关精神传达到下级，提高工作效率，而不会导致上下行文关系的混乱。两者，上级机关与有隶属关系的直属单位之间的直接行文，如某集团军与直属的陆航团、通信团、工兵团之间的行文，是不是越级行文呢？回答也是否定的。因为，虽然之间隔着“师”这一级，但由于是直接的隶属关系，也就构成了直接的上下级关系，因而是可以直接行文的。二是处理好允许越级行文与慎用越级行文的关系。“允许”不等于不顾条件、不加限制地滥用，一定要在“特殊条件”下才能使用越级行文。这些“特殊条件”通常为：情况重大紧急，如逐级行文易误时、误事，造成损失的事项；上级交办的并指定越级请示、上报的事项；被直接上级机关搁置而又急需解决的事项；与直接上级机关争执不下，一时难以解决而又急需处理的事项；上复非直10 / 41接上级机关的径直询问等。从军队工作的实践看，简而言之，就是只有越级行文才能解决问题或遇到特殊、紧急情况时，才能允许越级行文，这一条必须牢牢把握住。三是上级机关应尽量少要求非直属下级机关向自己越级行文。造成越级行文的原因，并非都在下级机关，有时是执行上级机关的指示而为。作为上级机关，也要按照正常的上下级渠道办事，遵循逐级行文的原则，不到万不得已不要要求非直属下级机关向自己越级行文。四是如确实因情况特殊而必须越级行文时，下级机关在各地方时应当说明理由，并将该公文抄报越过的机关。这样做，既达到了办事目的，又能够对自己的直接上级机关有所交待和解释，以利直接上级机关了解情况。三、正确把握平等或不相隶属机关之间的行文平等或不相隶属机关之间可相互行文，但在行文内容上，应当是告知事项、商洽工作、询问和答复问题，而不是下命令、作指示。在行文种类上，应区分两种对象：一是军队内部行文，大多数情况下用“函” ；但属职权范围内的、要求平等或不相隶属机关周知或执行的事项，也可以使用“通知”文种。但是，这类形式的行文使用时一定要慎重，必须是涉及职11 / 41责范围的工作才能这样做。二是向地方的行文，除省军区系统外，不论何种情况，只能用“函” ，不得使用请示、报告、批复、指示、通知等文种。由于省军区系统是地方党委的军事机关，接受军队上级机关和地方党委的双重领导，确有必要时，可行文向地方党委请示、报告工作，但一定要掌握好尺度。四、联合行文要职级相当军队机关之间、军队机关与地方机关因工作需要，可以联合行文，在办文实践中，联合行文还是较多的。但联合行文时应当注意：一是确有必要。通常是一份文件中涉及军队多个系统、多个部门的工作以及军地双方的工作时，才联合行文。从另一个角度讲，一份文件中如涉及军队多个系统、多个部门的工作或军地双方的工作时，一定不能只以某一个机关的名义行文，而必须以涉及到的所有机关的名义联合行文，否则，就超出了这个机关行文的职责权限。二是军队机关必须是同级机关才能联合行文。军队机关，各级有各级的职责权限，不同级别的机关制定的公文，所规范的范围及其效力也不同，因此，只有同级机关联合行文，才能保持机关职责与规范效力的一致性，同时，也才12 / 41能保持公文运行的严肃性。三是军队机关与地方联合行文，通常只与党政机关联合行文，不与地方企业、社会团体、民间组织等联合行文，而且，职级也应相应。常见的是省军区系统与地方党政机关的联合行文，如省军区与省人民政府联合行文，省军区机关与省部、委、厅、局联合行文，依此类推。有时，也可以军区名义与省人民政府联合行文。一般情况下，不以司令部的名义与地方联合行文。五、注意协商办文公文内容经常会遇到涉及两个以上同级机关职权范围的问题，如司令部下发的一份关于组织战备演练的文件，可能会涉及演练所需油料、弹药、经费等事宜，而这些事宜属后勤部业务工作；政治部下发一份关于培养两用人才的文件，可能会涉及兵员的管理以及与军事训练时间的比例问题，这些问题属于司令部的工作权限；后勤部下发一份关于加强军队农场建设的文件，可能会涉及政治建设、农场兵员和行政管理、编制等事宜，这些是属于政治部、司令部的业务工作；各大部承办的文件中，也会经常涉及各业务部门之间的职权范围问题。诸如些类情况，主办机关和部门都应主动与有关机关和部门协商，取得一致意见后再报首长审批。日常公文处理工作中，有的机关和部门有时13 / 41不大乐意主动与别的机关和部门协商问题，有的期望综合部门去协调办理，有时越过有关职权机关和部门径直送首长审批，这些都是需要加以纠正的。当然，综合部门有协调办文的职责。有些事情也可以通过首长定夺，但主办部门对协商办文的职责一定要很明确，要把协商工作做在前面，不能事事都靠综合部门协调，靠首长拍板。如协商后机关和部门间的意见仍不一致，而又必须行文的，可由综合部门进一步协调，最后由首长确定。但不得不经协商或协商后未达成一致意见就各自向下行文，以免造成混乱，影响机关威信，贻误工作。六、合理确定分送范围一份文件发到什么范围，主送谁，抄送谁，要根据公文的具体内容严格掌握。主要应把握以下几点：一是下发部属执行的公文，主送范围应与执行机关一致，或者说，只有执行机关才能列入主送范围。需要了解情况的机关列入抄送范围。如，以军区名义制发一份有关民兵、预备役工作的文件，需各省军区、警备区贯彻执行，同时，也需要各集团军了解情况，那么，各省军区、警备区就是主送机关，集团军就是抄送机关。公文处理中，还会遇到这种情况，14 / 41一个单位下发部属执行的公文，同时也需本级机关一并执行，按照主送范围应与执行机关一致的原则，本级机关也应作为主送机关。如上述有关民兵、预备役工作的文件，如需军区司、政、后机关一并执行，则主送机关中应标明“军区司令部、政治部、联勤部”字样。二是向下级机关的重要行文，需上级机关了解情况时，应抄报直接上级机关。如，军级单位下达年度军事工作指示、政治工作指示、后勤工作指示，由于是全年的工作安排和要求，很有必要让上级机关了解这些情况，因此，应分别抄报军区司令部、政治部、联勤部。一般性业务公文，则不必抄报上级机关。三是受双重领导的机关上报公文时，应根据内容确定主报机关和抄报机关，既可以向其中的一个领导机关行文，将别一个领导机关列入抄报，也可以只主报一个领导机关，还可以同时主报负有直接领导职权的两个上级机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文时，根据需要抄送该下级机关的另一个上级机关。七、遵循对“请示”的特殊行文要求“请示”通常是为了解决对有关方针、政策、法令、指示15 / 41中不了解的问题，本机关职权范围内不能决定或解决不了的问题，工作中发生的重大问题或无规定而难以处理的问题，因本部门、本机关特殊情况难以执行统一规定需要变通处理的问题，等等。由于这些问题都是涉及到政策、规定方面的事宜，因此， “请示”有着特殊的行文要求。归纳起来：一是要逐级请示，一般情况下不越级请示，因情况特殊必须越级请求时，应说明理由并抄报越过的机关。这些内容在前面已讲过。二是“请示”通常只送上级主管机关，不得多头主送。必须送两个以上机关的，应同时分报。需要了解情况的机关列入抄报。通常情况下，以司令部、政治部、联勤部、装备部名义的单独的请示，一般单独报上级主管机关。以机关大部名义的联合行文，一般报对应的上级机关。比如，以军区司令部、政治部、联勤部、装备部名义的单独的请示，一般单独报总参谋部、总政治部、总后勤部、总装备部，以军区四大部或其中两个部名义的联合请示，一般报三总部或对应的总部机关。除领导同志直接交办事项或特殊情况，不得直接报上级领导同志个人，以免造成行文混乱，请示不得下发。三是“请示”应一文一事。一份请示，有时是某一项单一的工作，如关于申请调拨抗洪救灾器材的请示，文内可能只涉及到申请器材的事情，也有时是某一个方面的工作，如关于组织某部队检验性演习的请求，文中可能涉及参演部队，动用武器装备16 / 41的数量，需要的油料、弹药、经费等项事宜。虽然涉及到不少部门工作，但都是围绕检验性演习这件事讲的，因而，这种形式的请示，也应属于一文一事的范畴。如果将几件互不相关、没有联系的事情硬凑合到一份请示里，那就违背了一文一事的原则。四是不得在“报告”中附有请示事项。从办文角度看，作这样的规定是完全必要的，否则“报告” 、 “请示”两个文种就无法加以区别，公文内容也会互相交叉。但从实践看，有些“报告”的内容又似乎介于“报告”和“请示”之间，比如，贯彻上级会议或指示精神，下级机关往往要行文报告贯彻的情况。有时可能会结合本单位的实际，对有关问题或下一步工作提出新的意见和建议；又比如一份调查报告，既要反映所调查的情况，又要根据调查的情况提出有关意见和建议。诸如此类情况，在使用文种方面是没有疑义的，只能用“报告” ；但在内容上，这些意见、建议又不完全属于报告的范畴，带有请上级确定的成分，如果把这些意见、建议都视为“请示” ，而要作另文处理，那就割裂了一份完整的公文。所以，处理这类特殊性的“报告” ，首先在提出意见和建议的用语上要避免“请示”二字，其次是不得出现纯粹的“请示”事宜，第三是在公文内容上，一定要以报告的事宜为主，提出的意见、建议为辅，以免喧宾夺主。如不提意见、建议同样能达到行文目的，则不必再提意见、建议。17 / 41八、正确确定以何种名义行文军队机关公文中，用于向部属下达作战任务、调动部队、调配武器装备和部署其它军事行动，发布军事法规、军事规章，变更编制体制，授予荣誉称号、任免干部，授予军官军衔的“命令” ，以及依据中国人民解放军纪律条令向部属宣布奖惩事宜的“通令” ，应由首长署名，即以首长名义行文，其余公文，应以机关名义行文。对能否以机关业务部门的名义对下行文问题，要作具体分析。从工作需要看，大量业务性的工作确实需以公文形式加办理，但如将业务工作都以领导机关名义行文，必然会把原属于业务部门可以办理的事情纳入领导机关公文的范围，这样不仅会提高公文等级，而且将会大大增加以机关名义行文的数量，因此，只能以业务部门名义行文。但从行文要求的角度看，由于机关业务部门不是一级领导机关，虽有对口的下级业务部门，但只有业务指导关系，而不是隶属关系，因此又不能提倡以业务部门名义行文。怎样处理好这一对矛盾呢？应当兼顾到各个方面，也就是说，要把工作需要与行文要求结合起来。一18 / 41般说来，可以允许以业务部门名义行文，但一定要注意以下几个问题：一是尽量减少以业务部门名义向下级行文，军以下机关的业务处、科一般不正式行文；二是以业务部门名义行文，仅限于本部门职责范围内的业务工作，只能向对口的业务部门行文；三是不得以业务部门名义向下发指示、下命令。能否以非常设机构名义行文，也是应当研究的问题。目前，军队系统从上到下，都有成系统的非常设机构，如各种领导小组、委员会等。这些机构不是一级行政机关，但大都有实体机构在兼管，也有相应的工作人员。对能否以这些领导小组、委员会名义行文，全军未作统一规定，各单位做法也不尽一致，但总的看来，以些名义行文的单位居多。在全军未作统一的情况下，为理顺行文关系，方便工作，倾向于应当允许以非常设机构的名义行文。这是因为，总部机关以领导小组、委员会名义向下级的行文还是较多的，下级机关需行文贯彻尤其是上报贯彻情况时，只能对应使用领导小组、委员会的名义，再者，如不以非常设机构名义行文，大量的工作只能以常设行政机构的名义行文，将会增大常设行政机构的行文量，所以，当前以允许用非常设机构名义行文为宜，但在以非常设机构名义行文时应注意：一是行文不能太滥，不能不管什么事情，哪怕是当面19 / 41或电话可以解决的问题，都要以领导小组、委员会的名义行文，要尽量压缩非常设机构行文量。二是只能同对口的非常设机构行文，一般不以非常设机构的名义向行政常设机构行文。三是格式上应有特殊要求，发文字号不编常设行政机构发文字号，而应单独编非常设机构发文字号；承办单位应标注非常设机构办公室，而不应标注常设行政机构。九、控制和减少行文数量公文是各级用以开展工作的重要手段，但不是唯一的手段，要本着精简、高效的原则，从实际情况出发，严格控制和减少行文数量，使各级机关从文件堆中解脱出来，深入基层实施指导。控制和减少行文数量，要做到可发可不发的公文坚决不发，能用电话或当面解决的就不发公文，经批准在报刊公布和内部印成单行本出版发行的公文不另行文。控制和减少行文数量，还要做到严格控制公文的颁发范围，按公文内容确定范围，该哪一级了解和办理的事情，就分发到哪一级。控制和减少行文数量，关键在于端正指导思想，并把它作为改进机关工作作风的一个重要方面来抓。现在有的机关，20 / 41总是爱把起草和分发了多少文件作为成绩加以总结，把起草和分发公文提高到不应当的地位，于是乎文件越写越多，越发越滥，所谓的成绩也就越来越大，最后导致“文山”越堆越高。诚然，运用公文对部队工作实施指导，是机关的重要职责之一，应当加以重视，但绝对不能仅凭写了多少文件来衡量一个机关的工作实绩，尤其不能以此作为唯一的衡量标准。因此，一不定期要端正机关办文的指导思想，切实转变光靠文件实施指导的工作作风，才能将机关人员从文字堆中解放出来，大大精减文件数量，提高文件质量，切实履行好机关职能。第四讲 行文规则行文规则，是制发、办理公文中必须遵循的基本准则。 国家行政机关公文处理办法第四章规定的?行文规则?，共 11 条。主要是从行文原则、行文方向和行文要求三个方面确立了国家行政机关公文的行文规则。我们在实际工作中必须严格遵守和执行这些规则，以利提高行文效用，把握行文权限，规范行文体式。一、坚持行文原则，提高行文效用21 / 41?行文应当确有必要，注重效用。?这是行文的基本原则，也是行文的出发点。确定行文一定要首先明确行文的目的和作用，要有的放矢，有针对性，使发出的公文产生预期的效用。坚持这一点，就能有效地控制公文总量，从源头上治理多年困扰我们的?文山?问题，使领导机关和领导同志有更多的时间深入基层，议大事，抓落实。要注意纠正?发文越多、文件的规格越高，工作就越重视?的误区，根据实际需要确定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必须遵循的原则。上行文中，如果要制发请求解决问题的文件，要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的；还要研究解决这个问题的可行性。对于向上级的?报告?也要注意研究所报告的事情有无必要。有些单位，搞了一次机关职工文体活动也要给上级行一份?服告?，似乎是想说明他们机关工作搞得好，关心职工。岂不知这样的文件到上级机关，文秘部门就有责任按?废纸?处理，根本到不了领导同志手中。行这种文件可以说没有任何意义，有时还会带来副作用。制发平行文件，要注意明确职权，防止推诿扯皮，搞公文旅行。对下行文，一定要符合实际，有针对性。这一方面，容易出现的问题是，照抄照转上级文件，以文件贯彻文件，要注意纠正。22 / 41二、明确行文方向，把握行文权限行文方向和行文权限主要从以下四个方面掌握：明确隶属关系和职权范围。办法第十四条规定：?行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。?隶属关系，主要是指行政隶属关系。要向某一个机关行文，必须搞清楚和行文机关是上下级关系、下上级关系、平行关系。对于业务性强的行政系统，也要注意业务指导关系。明确了这一点就便于确定文种。下级机关向上级机关行文，一般用?请示?、?报告?、?意见?等；不相隶属机关之间互相行文，一般用?函?。对需要周知或共同执行的事项，也可以使用?通告?、?通知?、?通报?、?意见?等；上级机关向下级机关行文，一般用?命令?、?决定?、?通告?、?通知?、?通报?、?批复?、?意见?等。职权范围。就是文件内容、事项是不是行文机关和授文机关职权和职责内的事宜。 办法依据行文的隶属关系和职权范围，对行文的方向和权限做出了明确规定。23 / 41严格遵守限制条件。1政府各部门?除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。?2?部门内设机构除办公厅外不得对外正式行文。?按照划定的范围行文。1?政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。?2?属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。?3?属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。?。4?向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直24 / 41接上级机关。?掌握联合行文的要求。?同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。?。三、严格行文要求，规范行文体式办法在?行文规则?中，对行文从行文纪律到行文体式都做出了明确规定。特别是对上行文做出了严格的规定。?部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。?；这些规定主要是解决和防止政出多门的问题?除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示 、 意见和报告 。?。这一条含义深刻，不仅是公文处理中的纪律，而且对于保证领导机关决策的科学化、民主化具有重要意义。也能够保证领导同志抓大事，25 / 41抓主要问题。对上行文的体式要从严把关。主要是向上级行?请示?、?报告?、?意见?时，?请示?应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。?报告?不得夹带请示事项。?第二十一条）?报告?与?请示?两个文种混用、?报告?中夹杂?请示?事项的问题是目前公文制发中最常出现的问题，有的还编造了?请示报告?这样一个文种。 办法在第二章?公文文种?中明确规定了?请示?与?报告?的作用。?报告?：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。?请示?：适用于向上级机关请求指示、批准，在制发文件中要根据行文目的确定。概括地讲?报告?与?请示?的不同主要表现在三个方面：一是发文机关对上级机关的要求不同。?报告?是为了让上级知道情况，而?请示?是为了让上级对下级机关的请求做出答复或批准。二是发文的时间不同。?报告?一般是在事后，即在某项工作任务完成之后，或上级机关明26 / 41确要求答复有关问题时制发。而?请示?则多在事前或事中制发。三是正文中的结束语不同?报告?一般使用?特此报告，请阅知。?或?专此报告，请周知。?等语。而?请示?则多用?特此请示，望予批准。?或?专此请示，请予指示。?等语。这次办法还增加了?意见?这个新的文种，适用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文关系上看，这是一个通用文种，在用作上行文时要注意和?报告?、?请示?相区别。上级机关在收到不同文种的上行文时，办理的方式也不同。对下级机关的?请示?应当答复，而对?报告?可不答复，对?意见?根据内容确定是否批转、印发。下级政府向上一级政府的?请示?、?意见?，由上一级政府答复，也可以授权其办公厅或者主管部门答复。政府各部门向本级政府的?请示?、?意见?，由本级政府答复，也可授权其办公厅或者主管部门答复。?意见?作为下行文，发文机关应当明确下级机关是否遵照执行和参照执行；作为平行文，一般用于提出意见供对方参考。行文规则对于文件的质量和高效运转，保证行政公文发挥作用至关重要。在拟制文稿中要严格遵守，文秘部门在核稿中要从严掌握，领导同志要带头执行。27 / 41公文格式和行文规则一、公文文面格式公文文面格式是指公文中各要素的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。党政机关通用公文的文面格式由版头、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、附件、主题词、抄送机关、印制版记、公文二维条码 22 个要素组成。1.版头行政机关的发文机关标识主要有 3 种形式：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，即“文头纸” ；一种由发文机关名称加“令”组成，如“省政府令” ；一种由发文机关名称加武文线组成，即“函头纸” 。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。2.份号28 / 41即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。用电报传送的秘密公文，不标注份号。绝密、机密、秘密电报均属密码电报，均应按密码电报的管理办法进行严格管理。3.密级与保密期限公文中的密级分为绝密、机密、秘密 3 个等级。商业秘密分为商业机密、商业秘密 2 个等级。密级用 3 号黑体字标注。党的机关的公文密级标注在份号下方，两字之间空 1字；行政机关的公文密级标注在公文首页右上角。如需同时标注秘密等级与保密期限，党政机关的公文都用 3 号黑体字顶格标注在版心右上角第 1 行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用“”隔开。4.紧急程度党的机关的紧急公文，分别标明“特急” 、 “加急”用 3 号黑体字顶格标注于公文首页页版心右上角，两字之间空 1字；行政机关的紧急公文，分别标明“特急” 、 “急件” ，用29 / 413 号黑体字标注于公文首页版心右上角第 2 行。如无密级则标注在第 1 行。电报的紧急程度叫等级，分“特提、特急、加急、平急”4 种，用 3 号仿宋体字标注，其办理公文的时间要求分别是 1 天、3 天、5 天、10 天。5.发文字号发文字号是由发文机关代字、发文年度和发文顺序号 3 部分组成。发文年度应标全称，不能简写。发文顺序号分年度从 1 号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位，不加“第”字。应注意三个问题：一是发文字号一经确定，应长期固定使用。二是联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。三是用特定版头印制的公文的发文字号，行政机关的用 3 号仿宋体字标注于版头下空 1 行红色横隔线之上。下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧，与右侧的“签发人”对称，左右两边各空 1 字排印。6.签发人30 / 41上行文应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签发人 3 字加全角冒号与签发人姓名组成。某些重要的公文有会签人的，还应在签发人右侧用 4 号仿宋体字标注会签人及其姓名。 标注签发人的目的是为了加强单位领导人对公文所负的责任，使之认真把好公文关。应注意两个问题：一是联合行文，有多个签发人，一般是主办单位签发人姓名臵于第 1 行，其他签发人姓名从第 2行起在主办单位签发人姓名臵于第 1 行，其他签发人从第2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色横隔线；二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者。7.标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于红色横隔线下方空 2 行排印。主标题用 2 号小标宋体字，副标题用 3 号楷体字，居中排印。31 / 41应注意三个问题：一是联合行文时各联署机关名称排序，主办机关的名称排在前面，其余依次排列。二是在有双文种的公文中应简化标题。三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号。8.主送机关在标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字排印，回行时顶格；最后一个主送机关名称之后用全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送机关之上。在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函 6 种公文标注主送机关；决议、决定、指标、命令、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点 12 种公文不标注主送机关；通报可标也可不标注主送机关，但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果，可标注主送机关。9.正文正文位于主送机关下方，不标注主送机关的公文，正文位32 / 41于成文日期下方。数字、年份不能回行。正文中的结构层次序数是：第一层为“一、 ”，第二层为“” ，第三层为“1.”，第四层为“” 。要注意不要把“1.”的小圆点写了顿号。在正文层次不多的情况下，第一层用“一、 ”，第二层可用“1.”，但不能用“” 。正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋 4 种字体，均用 3 号字印制。只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级用黑体字排印，第二级用楷体字排印；有多级小标题的，第一级用小标宋体排印，第二级用黑体字排印，第三级用楷体字排印，第四级用仿宋体字排印。法规性公文的编、章、节的序号及标题居中排印，占两行；非法规性公文的小标题的第一行与正文的每一个自然段的第一行左边空两个字排印，行距相同。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾有句号。10.附件33 / 41应在正文之后、发文机关署名之前排印附件名称。附件名称与正文空 1 行，左侧空 2 字，用 3 号仿宋体字排印“附件”2 字，后面标全角冒号和附件名称。附件的首页左上角顶格用 3 号黑体字排印“附件”2 字及附件的顺序号。附件臵于主件之后，另起一页开始排印，并与主件装订在一起，公文主题词与印制版记应标注在附件最后一页的下端。不能装订在一起的，公文主题词与印制版记应标注在主件最后一页的下端。11.发文机关署名单一机关和两个机关的联合行文不署名，3 个以上机关联附件公文行文规范重点根据国家行政机关公文处理办法和公司公文行文规则 、 公文处理规程的有关规定，结合实际工作情况，现将公文行文中涉及到的有关问题规范如下：34 / 41一、关于公文文种重点要区分请示和报告两种文种。1、 “请示”适用于向上级机关请求指示、批准；凡需批复的文件一律要用“请示” ，不得出现“请示报告” 、 “申请报告”等文种混淆的现象。2、 “报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。凡汇报工作一律使用“报告” ，不得使用“汇报” 、 “情况说明”等非规范性文种。二、关于行文关系公文行文应遵循对等原则，一般不得越级行文。1、除总裁授权总裁办公室作为公司发文的补充外，总部各部室不得以部门名义向