IT固定资产管理

IT 固定资产管理固定资产管理 目录目录 第一部分 概述 1 1 目地 1 2 定义与范围 1 3 职能说明 2 4 资产编号 2 5 固定资产运作 3 5 1 资产入库 3 5 2 资产发放 3 5 3 资产使用 3 5 4 资产维修 3 5 5 资产报废 4 6 低值易耗品清单 4 7 备注说明 4 第二部分 业务流程 4 1 资产领用申请 5 1 1 新员工入职 5 1 2 在职员工申请资产 6 2 资产借用申请 6 3 资产变更申请 7 4 资产退还申请 8 5 资产丢失 9 6 资产报废 11 7 资产盘点 11 第三部分 IT 表格 12 1 第一部分第一部分 概述概述 1 目地目地 为保证公司固定资产得到合理的采购 调配与应用 IT 资产调配流 程与管理方式 特制订本制度 本制度中的固定资产 特指 IT 类固 定资产 2 定义与范围定义与范围 本规定适用于与公司有形固定资产 参照财务部固定资产列表 IT 固定资产 金额在人民币 5000 元以上 包含台式电脑 笔记本电脑 服务器 打印机 网络设备 电话交换设备 传真机 扫描仪 手 机等设备 其中台式机适用于办公室人员 笔记本电脑分为 12 英寸 和 14 英寸 适用于经常性出差人员 本固定资产不适用于家具 保 险柜等非 IT 类固定资产 3 职能说明职能说明 角色职责 资产使用人 负责对自己领用和借用的资产进行保管 负 责对人为造成的损坏进行维修和赔偿 部门负责人 负责对部门下属员工的标准配置资产领用申 请进行审核 资产管理员 负责管理公司有形固定资产与无形信息资产 是公司所有的固定资产的责任人 信息部经理 负责对特殊配置需求的固定资产申请进行审 核 2 4 资产编号资产编号 为了统一资产编号 方便管理 特制订资产编号规范如下 第 1 2 位代表类别 第 3 4 位代表购买资产年份 第 5 6 位代表购买资产月份 第 7 8 位代表资产编号 类别描述类别描述类别描述 PC 台式机 NB 笔记本 PR 打印机 HD 移动硬盘 FW 防火墙 RT 路由器 SW 交换机 MP 手机 UP 不间断电源 SC 扫描仪 PJ 投影仪 SR 服务器 2011 年 10 月购买的第 1 台笔记本 NB 11 1001 2012 年 2 月购买的第 33 台台式机 PC 12 0233 5 固定资产运作固定资产运作 5 1 资产入库资产入库 新购资产到货后 由资产管理员检查是否与采购明细一致 核查完 毕后 粘贴资产编号 更新管理数据库 并与财务部 SAP List 进行 对比确认 3 5 2 资产发放资产发放 在完成相应资产申请审批流程后 由资产管理员指定发放给资产复 核人 由复核人直接发放给使用人或部门负责人 5 3 资产使用资产使用 员工要爱护公司资产 禁止随意拆卸设备部件或相互调换使用 公 司所有固定资产应指定责任人 通常为资产管理员 个人使用的固 定资产 责任人即为使用人 对该资产的完好性负责 由于使用不 当或不慎而造成的设备损坏 使用人应承担设备 维修费用 无法修 复的 按丢失处理 如发现私自更换设备 损坏或拆卸部件等行为 资产管理员有权中止设备的使用权 并追究设备使用人的责任 5 4 资产维修资产维修 公司资产在使用过程当中发生故障或者损坏时 使用人需要报到资 产管理员处 由资产管理员与维修商联系 维修商进行检测 报价 维修 在维修的过程当中 公司会提供备用 机给员工 人为损坏所 发生的费用由个人承担 5 5 资产报废资产报废 对于部分电脑丢失 硬件损坏无法维修的资产 资产管理员每三个 月执行一次资产报废 并确认公司数据已经清除完毕 4 6 低值易耗品清单低值易耗品清单 上网本 键盘 鼠标 U 盘 移动硬盘 光盘 光盘簿 外接光驱 电脑锁 其它 7 备注说明备注说明 申请 5000 元以下资产 需提交到 General Manager 审批 申请 5000 元以上资产 需提交到 Line VP 审批 第二部分第二部分 业务流程业务流程 1 资产领用申请资产领用申请 1 1 新员工入职新员工入职 1 1 1 流程图 新新员员工工资资产产申申请请 信信息息部部经经理理资资产产管管理理员员部部门门负负责责人人直直线线上上级级 开开始始提提出出资资产产申申请请需需求求 审审批批 复复核核申申请请单单 审审批批 发发放放资资产产 通通过过 通通过过 通通过过 签签字字确确认认打打回回 不不通通过过 打打回回不不通通过过 更更新新数数据据库库不不通通过过 5 1 1 2 管理说明 由员工直线上级提前 10 个工作日提出申请 根据资产价值 选择相 应级别人员进行审批 资产管理员在得到员工部门负责人及信息部 经理确认后 给员工配备资产并更新数据库 由复核人发放资产给 使用人或部门负责人 申请人可在 IT 部提供的资产清单中选择所需 资产 注 如该员工非丰田金融正式员工 则由丰田金融负责人签字确认 1 2 在职员工申请资产在职员工申请资产 1 2 2 流程图 在在职职员员工工资资产产申申请请 信信息息部部经经理理资资产产管管理理员员部部门门负负责责人人使使用用人人 开开始始提提出出资资产产申申请请需需求求 审审批批 复复核核申申请请单单 审审批批 发发放放资资产产 通通过过 通通过过 通通过过 签签字字确确认认打打回回 不不通通过过 打打回回不不通通过过 更更新新数数据据库库不不通通过过 1 2 1 管理说明 使用人提出申请 根据价值资产 选择相应级别人员进行审批 资 产管理员在得到员工部门负责人及信息部经理确认后 给员工配备 6 资产并更新数据库 申请人可在 IT 部提供的资产清单中选择所需资 产 注 如该员工非丰田金融正式员工 则由丰田金融负责人申请并签 字确认 2 资产借用申请资产借用申请 2 1 流程图 资资产产借借用用申申请请 资资产产管管理理员员使使用用人人 开开始始提提出出资资产产借借用用需需求求 审审核核申申请请单单发发放放资资产产更更新新数数据据库库通通过过签签字字确确认认不不通通过过 根根据据数数据据库库信信 息息定定期期回回收收未未 归归还还资资产产 2 2 管理说明 对于使用时间不超过一个月的资产领用需求 公司对员工提供资产 借用 办理时 员工需要到资产管理员处 填写 资产借用单 经 员工签字确认后 完成借用手续 使用完毕后 员工将该资产归还 到资产管理员处 由资产管理员检查资产使用状态 并签字确认归 还 资产管理员按月检查使用时间超过一个月的资产借用 要求使 用人办理资产领用手续 注 如使用人非丰田金融正式员工 则由丰田金融负责人申请并签 7 字确认 3 资产变更申请资产变更申请 3 1 流程图 资资产产变变更更申申请请 信信息息部部经经理理资资产产管管理理员员部部门门负负责责人人使使用用人人 开开始始提提出出资资产产变变更更需需求求 审审批批 复复核核申申请请单单 审审批批 发发放放资资产产 通通过过 通通过过 通通过过 签签字字确确认认 打打回回 不不通通过过 打打回回不不通通过过 更更新新数数据据库库 不不通通过过 三三个个工工作作日日内内 回回收收旧旧资资产产 3 2 管理说明 使用人提出申请 根据价值资产 选择相应级别人员进行审批 资 产管理员在得到员工部门负责人及信息部经理确认后 给员工配备 资产并更新数据库 申请人可在 IT 部提供的资产清单中选择所需资产 注 如该员工非丰田金融正式员工 则由丰田金融负责人申请并签 字确认 旧资产于新资产发放后三个工作日内收回 8 4 资产退还申请资产退还申请 4 1 流程图 资资产产退退还还申申请请 外外地地办办公公区区负负责责人人资资产产管管理理员员使使用用人人 开开始始提提出出资资产产退退还还需需求求 审审核核资资产产单单签签字字确确认认更更新新数数据据库库通通过过 审审核核资资产产单单签签字字确确认认通通过过资资产产回回收收 资资产产回回收收 不不通通过过 不不通通过过 资资产产寄寄回回资资产产管管理理员员 4 2 管理说明 员工归还借用资产或离职时 将资产退还给资产管理员 资产管理 员审核资产信息并确认签收 如员工为非北京地区员工 由当地办 公区负责人初审后签字确认 再将资产寄给资产管理员进行最终确 认并更新数据库 5 资产丢失资产丢失 5 1 流程图 9 财财务务部部资资产产管管理理员员部部门门负负责责人人使使用用人人 开开始始资资产产丢丢失失公公安安机机关关证证明明 签签字字确确认认 核核对对资资产产表表资资产产清清理理 财财务务部部确确认认 5 2 管理方法 对于属于公司资产的设备 如果在员工持有期间发生丢失 资产使 用人添写 丢失资产汇报表 由相应部门负责人签字并在提供公安 机关出具的报案证明后按照资产的净值以及使用时间进行折旧赔偿 赔偿金额参照风险部相关规定 如设备使用人拒绝赔偿 则自资产 管理员书面通知使用人后 30 个自然日起 资产管理员通知人事部门 从该资产使用人工资中扣除相应赔款 6 资产报废资产报废 6 1流程图 10 资资产产报报废废 财财务务部部资资产产管管理理员员使使用用人人 固固定定资资产产 核核对对资资产产表表 核核对对财财务务表表 退退还还 添添写写资资产产报报废废 申申请请单单 通通过过 相相关关负负责责人人确确认认清清除除公公司司数数据据废废弃弃资资产产 6 2管理方法 资产使用人将需要报废的资产交给资产管理员 由资产管理员定期 安排资产报废 资产管理员收集到旧资产后 将资产信息反馈给财 务部 在得到可以报废的相关信息后 提交报废材料给相关负责人 签字确认 并清除公司数据再废弃处理 7 资产盘点资产盘点 7 1流程图 11 资资产产盘盘点点 使使用用人人资资产产管管理理员员财财务务部部 SAP List Asset List 资资产产 7 2管理方法 资产盘点在每年 6 月 12 月各一次 年终的资产盘点由资产管理员 与财务部共同执行 根据财务部 SAP List 以及资产管理员 Asset List 逐一与资产使用人进行对比 第三部分第三部分 IT 表格表格 固定资产清理申请 单 xls 丢失资产汇报表 xl s 损坏资产汇报表 xl s IT设备借用单 xls IT设备领用单 xls 12 1固定资产管理基础 1 1 流程图 1 2 管理方法 1 3 流程描述 2固定资产购置 2 1 流程图 2 2 管理方法 2 3 流程描述 3其他固定资产增加 3 1 流程图 3 2 管理方法 3 3 流程描述 4在建工程管理 4 1 流程图 4 2 管理方法 4 3 流程描述 5固定资产折旧 5 1 流程图 5 2 管理方法 5 3 流程描述 6固定资产处置 附件 附件 1