合同管理办法)

1 公司合同管理办法 第一章 总则 第一条 为规范公司 以下简称公司 合同管理 防 范和化解合同风险 维护公司的合法权益 促进公司持续 健康发展 根据国家有关规定 结合公司实际 制订本办 法 第二条 本办法所称合同是指除劳动合同外 公司及 其全资 控股公司及其分支机构与平等主体的自然人 法 人和其它组织之间 以及公司内各平等主体之间设立 变 更 终止民事权利义务关系的协议 第三条 本办法适用于公司及其分支机构和所属单位 所属单位 特指公司所属全资公司 控股子公司 已 下简称所属公司 第四条 合同管理是对合同立项 意向接触 资信调查 商务谈判 合同条款拟定 审核会签 签字 备案 履行 变更 中止 解除 纠纷处理 立卷归档等全过程的管理 第五条 合同管理应当以防范风险 实现合同利益最大 化为目标 禁止任何单位和个人在合同行为中以任何方式 损害国家利益和公司利益 2 第六条 合同管理实行分级管理 分类管理 协作管 理和归口管理的原则 实行全员 全过程 全方位管理的 原则 第七条 公司合同管理实行法定代表人和法定代表人 授权委托签署的合同管理制度 合同管理实行目标责任制 各单位主要负责人对合同管 理负领导责任 第八条 对预算内经营管理事项合同 公司董事会审议 通过的事项合同 由法定代表人授权其分管领导合同签订 权 预算外经营管理事项合同以及涉及企业重组 投资 资产转让 处置 置换 借款 担保 抵押等重大投资或 资产经营活动等重大事项合同 在股东会或董事会决策授 权下 由法定代表人签署或采用法定代表人专项授权 第二章 合同管理机构及其职责 第九条 公司总经理主持和领导公司合同管理工作 组 织制定公司合同管理规章制度 其他高级管理人员负责其 分工范围内合同管理的各项工作 第十条 公司法律事务部门是公司合同归口管理部门 其他各职能部门是公司分类合同管理部门 第十一条 合同分类管理 3 一 工程设计 项目收购 投资等开发类的合同谈判 组织 起草 订立 履行以及提出变更或解除合同的意见 方案由投资部门负责承办 各部门配合 二 专业工程施工 设备采购等工程类的合同订立 履行以及提出变更或解除合同的意见方案 除由项目公司 各分子公司负责的 由建设管理部负责 各部门配合 三 借款 担保 抵押 保险 资产评估等财务类合 同谈判组织 起草 订立 履行以及提出变更或解除合同 的意见方案由财务资产管理部门牵头负责 其他部门配合 四 专项物资采购 钢材 水泥等 合同谈判组织 起草 订立 履行以及提出变更或解除合同的意见方案由 物资分公司负责承办 五 办公用品采购 形象宣传等行政管理类合同谈判 组织 起草 订立 履行以及提出变更或解除合同的意见 方案由综合管理办公部门负责承办 六 劳动 聘用 培训 薪酬管理 劳务派遣等相关 劳动人事方面的合同的谈判 起草 订立 履行 变更及 解除的意见方案由人力资源部负责承办 七 所属公司可以参照上述合同分类办法进行管理 第十二条 合同归口管理部门的职责是 4 1 建立健全公司合同管理制度 按照国家规范 推广 执行相关合同范本 2 参与合同的起草 谈判 审查和签订工作 对合同 的合法性负责 3 贯彻执行合同管理的法律 法规和规章制度 4 处理重大合同纠纷 指导分类合同管理部门和责任 单位处理一般合同纠纷 参与内部合同纠纷的调处 5 对公司合同管理情况进行监督 检查 6 建立公司合同管理网络 强化公司合同管理信息化 水平 7 完成公司交办的其他有关合同的工作 第十三条 分类合同管理部门的职责是 1 负责合同立项 指定合同承办人 进行可行性论证 意向接触 资信调查 报请主管领导审批 2 组织合同的谈判 3 起草合同文本 并组织审查会签 4 组织合同的签订 办理所需的法定代表人授权委托 书 5 负责合同的履行 变更 解除及纠纷处理 6 负责合同档案的管理 建立本系统合同档案和统计 资料 7 负责所属单位报送公司审核合同事项的办理 5 8 完成公司交办的其他合同管理工作 第十四条 任何合同应由合同责任单位指定签约承办 人和履约责任人 签约承办人对合同签订负直接责任 履 约责任人对合同履行及合同纠纷处理负直接责任 本办法所称责任单位包括负责合同谈判 签订的签约责 任单位和负责合同履行的履约责任单位 签约承办人是指 在合同签订过程中代表责任单位负责对外联络 资信审查 协商洽谈 合同文本起草和办理审核会签的人员 履约责 任人是指在合同签字生效后 代表单位全面行使合同权利 履行合同义务的负责人 第十五条 签约承办人和履约责任人应为公司职员 指定非本单位职员为签约承办人和履约责任人的 须经公 司法定代表人书面批准 第三章 合同评审和签订 第十六条 合同应当以权利义务承受主体的名义签订 经工商行政管理部门登记注册的分 子公司可以在登记的 营业范围和公司的授权范围内以自己的名义签订合同 禁止任何职能部门和未取得授权的分支机构以自己的 名义对外签订合同 第十七条 签订合同应当采取书面形式 凡能适用国 家 行业或集团公司合同示范文本的 应当适用合同示范 文本 6 第十八条 签约承办人或委托代理人经授权后 应当 在授权范围和期限内进行代理活动 行为人没有代理权 超越代理权 代理权终止后以被代理人名义订立合同的 除得到被代理人追认外 由行为人自己承担责任 委托代 理人应当亲自行使代理权 未经委托人书面同意 不得转 委托 第十九条 以集团公司名义签订的合同 由集团公司分 类合同管理部门组织评审并法律审核 会签 所属公司以 自己的名义签订的招投标合同 重大合同由所属公司组织 评审并报集团公司法律审核 会签 未经评审的合同 不 得签订 本办法所称重大合同是 1 金额在 50 万元以上的工程施工 监理 设计 设备 采购合同等 2 投资合同 3 资产 包括股权 收购 出售 重组合同 4 其他金额在 50 万元以上的合同或合同总价虽小于 50 万元 但涉及公司或子分公司重大权益的合同 所属公司 50 万元以下的合同由所属公司自行组织评审 报集团公司法律审核 第二十条 签约责任单位应当对合同相对人的主体资格 资质 履行能力等资信情况进行调查 了解和分析 必要 7 时 签约责任单位可组织相关部门进行合同风险调查和分 析 形成合同风险评估报告 供领导决策参考 第二十一条 合同签订前 签约责任单位应当将合同 草案 合同相对人资信情况等资料一并同时送交分类合同 管理部门 财务部门 法律事务部门审查 并为每个部门 预留至少 1 2 个工作日的审查时间 紧急情况时 亦应留 出必要的审核时间 部门审查时间不应超过 3 个工作日 合同评审部门在审查中发现材料不全 可以要求签约承 办人补充材料 由于补充材料而影响审查时间的 审查时 间重新计算 合同评审部门在审核合同草案后 应当提出明确的书面 审核意见 第二十二条 分类合同管理部门对合同草案应当从经 济可行性 技术可行性 履约能力可行性 合同风险等方 面提出审查意见 法律事务部门对合同草案应当从合法性 严谨性等方 面提出审查意见 第二十三条 签约责任单位负责按照部门审查意见修 改 完善合同草案 负责向分管领导报告部门审查意见 合同草案修改情况 合同当事人的资信情况 负责将全部 相关合同材料呈送分管领导审批 分管领导在授权范围内 8 决定是否签订 应当由股东大会 董事会会议决策的合同 依照相关规定和程序办理 公司法定代表人和其他高级管理人员对于缺少部门审 查意见的合同草案 应当拒绝审批 并将合同草案退回签 约责任单位由其按程序组织评审 完善合同 第二十四条 影响公司重大权益的合同事项须由公司 法定代表人或授权代表组织经济 技术 财务 法律等方 面的专业人员对合同事项进行风险调查和分析 形成风险 评估报告 供领导参考决策 组成谈判小组进行合同的谈 判 影响公司重大权益的合同是 1 投资合同 2 资产重组合同 3 资产收购 出售合同 第二十五条 签约责任单位合同用印应当严格执行公 司印章管理制度 由签约承办人按用印流程办理用印手续 任何人不得超越权限或违反制度使用印章 严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章 后我方才予以签字盖章 严禁我方签字后以传真 信函的 形式交对方签字盖章 第二十六条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑章 9 合同盖章生效后 由合同分类管理部门按公司确定的 规范对合同进行编号并登记 合同文本原则上我方应持不 少于二份 合同变更后 合同编号不予改变 第二十七条 签约责任单位签订法律 行政法规规定 应当办理批准 登记等手续生效的合同 由签约责任单位 办理生效手续 因未办理批准 登记等生效手续 导致合 同未生效的 由签约责任单位承担责任 第四章 合同履行 第二十八条 合同经签字 盖章 且约定的生效条件成 就时方可全面实际履行 合同生效之前 不得实际履行 合同生效后 应当按照合同规定全面履行合同 任何 人不得擅自违背合同约定 合同生效后 签约责任单位和签约承办人应将合同履行 阶段所需材料移交负责合同履行的履约责任单位 并组织 有关单位和人员向履约责任单位进行合同交底 第二十九条 履约责任单位应当发文指定履约责任人 由其组织有关人员熟悉合同内容 全面 准确理解合同条 款 分析合同履约风险和利弊 制定合同风险防范策略和 措施 最大限度地化解合同风险 10 履约责任人可以通过多种方式 了解相关人员对合同 内容熟悉和理解的情况 并负责筹划落实合同风险防范策 略和措施 第三十条 履约责任单位组织合同的履行 办理相关事 项 并及时填写 合同履行情况统计表 按年度报归口 管理部门备案 第三十一条 合同履行中因相对方发生重大事件和政策 发生重大变化等因素出现 继续履行合同 将会给公司带 来巨大经济损失的 履约责任单位应及时向指定其负责履 约的机构进行书面汇报并提出解决方案 经公司领导审查 和公司法律事务部法律风险评估后 按合同评审程序决定 是否变更 转让 解除 第三十二条 履约责任单位发现合同相对方不履行或不 全面 不适当履行合同时 应在法定或约定期限内以正确 的方式向对方提出异议 必要时应当经分管合同管理的领 导同意后行使抗辩权 重要的异议文件 函复应经法律事 务部门审核后送出 第三十三条 合同相对方违反合同约定的 履约责任 单位应当采取必要的措施 避免损失扩大 第三十四条 合同履行过程中 如遇到不可抗力影响 合同履行时 履约责任单位应及时以书面形式通知对方 11 并采取措施减少损失 同时收集有关发生不可抗力的有效 证据 与对方协商解决 第三十五条 履约责任单位的财务部门应根据合同 书面变更协议 结算资料等合同文件对外进行财务往来 未履行结算 批准程序 不得对外支付款项 财务凭证是 合同履行的原始证据 应严格保管 未经主要领导书面批 准 不得将涉及合同履行商业秘密的财务凭证对外出示 出借或复印 第三十六条 禁止任何单位或部门未经法定代表人书面 批准在对外往来函件上加盖单位或部门印章 禁止任何人 未经法定代表人书面批准向合同他方出具证明 泄露履行 情况 提供合同资料 第三十七条 合同履行完毕或解除后 履约责任人应 当向指定其负责履约的机构和主要领导提交合同履行情况 的书面报告 第五章 合同的变更和解除 第三十八条 合同变更应由履约责任单位与对方协商 一致后签订书面协议 涉及合同价款 质量 数量 履行 期限 履行地点 履约方式 违约责任 纠纷处理方式等 条款的重大变更 或解除合同 应当拟订协议草案 送分 类合同管理部门 财务部门和法律事务部门审查 报公司 领导依权限批准后 方可签订协议 12 第三十九条 履约责任单位收到合同他方要求变更 解 除合同的文书 电报 电话 信函 图表 数据电文 应 及时与公司合同归口管理等部门沟通情况 请示分管领导 如果必须变更或解除合同的 应与他方达成变更或解除合 同的书面协议草案 确定索赔条件 第四十条 变更或解除合同的通知或答复须在法定或 约定的期限内办理 因工作懈怠没有在法定或约定的期限 内书面答复对方的 履约责任单位和履约责任人承担责任 第四十一条 变更或解除后 履约责任单位应当按照 合同规定做好合同结算和清理事务 及时处理未完结事务 避免造成纠纷或损失 第四十二条 转让合同权利义务 应当符合法律 行 政法规及合同本身的规定 并履行本办法规定的合同变更 的审查 批准程序 第六章 合同纠纷的处理 第四十三条 合同发生纠纷时 应采用协商 调解方 式解决 发生重大合同纠纷 经协商或调解能够达成一致 的 应将协议草案送法律事务部门审核 经公司法定代表 人或其授权高管批准后 方可签订协议 协商或调解不成 的 经公司领导批准后 提请诉讼或仲裁 13 重大合同纠纷是指争议标的金额在人民币 10 万元以上 的纠纷 第四十四条 发生合同纠纷时 履约责任单位应及时书 面报告公司 在法律事务部门的指导或直接参与下迅速收 集有效证据 第四十五条 以诉讼或仲裁方式解决纠纷时 履约责 任单位应向法律事务部门确定代理人 诉讼方案等 并报 公司审批 第四十六条 公司重大合同纠纷诉讼或仲裁活动应由法 律事务部门牵头办理 第四十七条 以公司作为一方当事人的诉讼或仲裁纠纷 分支机构不得自行处理 公司是分支机构民事法律责任的 主体 分支机构作为一方当事人的诉讼或仲裁纠纷 应当 向公司法律事务部报告 不得自行处理 第四十八条 以公司名义仲裁或诉讼的 公司委托代 理人的代理手续由公司法律事务部门审核并经公司领导批 准后办理 调解书 协议书 裁决书 判决书 裁定书正 本应与合同一并由法律事务部门归档 副本或复印本可交 有关机构或人员使用 第四十九条 对方当事人逾期不履行生效调解书 裁决 书 判决书 裁定书时 履约责任单位应及时向人民法院 申请强制执行 14 第七章 合同档案管理 第五十条 以集团公司名义签订的合同档案由集团公 司法律部统一管理 以所属公司名义签订的合同档案由所 属公司档案部门统一管理 报集团公司法律部备案 合同 履行完毕 履约责任单位应按照公司档案管理制度的规定 及时移交合同档案 第五十一条 合同签订后 20 天内 签约责任单位应将 合同副本或复印件分送分类合同管理部门 财务部门 法 律事务部门备案 第五十二条 需要查阅 复制合同文档的 向分类合同 管理部门申请 分类合同管理部门将申请报分管领导审批 在批准的范围内查阅 复制合同文档 禁止个人保管合同文档原件 禁止未经批准私自复印 留存合同文档 第五十三条 合同文档内容包括 1 合同文本及份数 合同补充协议 变更和解除协议 授权委托书 2 签约承办人及履约承办人情况登记 3 合同附件 合同评审表及其他有关文件 4 合同履行原始证据材料 履行情况记载 5 纠纷或争议的处理情况记载及有关材料 6 合同履行情况书面报告 15 第五十四条 对履约期限较长或情况较复杂的合同 履约责任单位应当设合同管理部门或专职合同管理员 合 同管理部门 合同管理员以及没有配备合同管理员的履约 责任人负责合同履行阶段合同文档管理 第五十五条 合同履行阶段的一切往来函电 会谈纪 要 变更文书 统计资料等履约原始证据 由合同管理部 门 合同管理员 统一编号 留存 严格管理 除业务性 质应由其它部门保管的外 禁止其他部门和个人保管履约 证据原件 第八章 合同管理检查 监督 第五十六条 合同归口管理部门对公司及所属单位合 同管理实施监督 检查与指导 分类合同管理部门对各自业务系统的合同管理实施检查 与指导 第五十七条 公司各单位应定期自行检查合同管理制 度执行情况和合同的订立 履行 管理情况 总结经验 发现问题 研究措施 不断提高合同管理水平 第五十八条 有下列情形之一 根据其给公司造成的损 失大小或后果的严重程度 依据公司有关规定对责任人予 以处分 并追究有关人员经济赔偿责任 涉嫌犯罪的 移 交司法机关处理 1 违反本办法规定签订合同的 16 2 签订有重大缺陷或无效合同的 3 合同承办 评审 审批人员玩忽职守或工作不负责 任 造成重大失误或严重后果的 4 履约责任人未依法律和本办法规定变更或解除合同 的 5 签约承办人 履约责任人或合同管理员丢失合同文 本及相关文件的 6 签约承办人 履约责任人提供虚假材料的 7 没有代理权 超越代理权或代理权终止后以被代理 人名义签约或未经书面同意自行转委托的 8 印章管理人员玩忽职守 丢失印章或违反印章管理 制度滥用印章的 9 本办法规定应当审核的具有合同性质的文件未经审 核 违章签订的 10 发生纠纷后 隐瞒或不按规定及时报告 或不及 时采取措施 造成严重后果的 11 应追究对方违约责任或提出索赔而擅自放弃造成 较大损失的 12 在合同签订或履行当中 与对方或第三方恶意串 通或者有收受贿赂等不正当交易行为的 13 泄露商业秘密和擅自对外提供证据材料 证明 信息的 17 14 使用非法手段签订合同的 15 其它违反本办法规定 造成企业经济损失的 第九章 附则 第六十条 各所属公司根据实际情况 制定本单位的合 同管理实施细则 制定的细则必须遵守本办法的原则和规 定 第六十一条 本办法由公司法律事务部门负责解释 附件 1 合同台账登记表 2 合同履行情况统计表 3 合同审核评审表 18 合合 同同 台台 帐 帐 年度 年度 合同类型 第 页 我方情况我方情况对方情况对方情况 序序 号号 合合 同同 名名 称称 合同合同 金额金额 万元 万元 签约签约 时间时间 履约履约 期限期限 合同变更情况合同变更情况合同履行情况合同履行情况 签约责任单签约责任单 位及责任人位及责任人 履约责任单履约责任单 位及责任人位及责任人 名称及名称及 签约人签约人 营业执照号营业执照号 制表人 制表时间 年 月 日 填表单位 章 19 合同履行情况统计表合同履行情况统计表 填报单位 章 统计期间 年 月 日 年 月 日 序序 号号 合合 同同 名名 称称 合同合同 类型类型 合同金额合同金额对方当事人对方当事人 签订签订 时间时间 履行履行 期限期限 履行履行 状态状态 变更变更 情况情况 履约责履约责 任单位任单位 履约责履约责 任人任人 法定代表人 负责人 签名或盖章 填报人 填报时间 20 合同审核评审表合同审核评审表 合同名称 合同标的 合同内容 简 介 合同审核 评审意见 备 注 小学少先队组织机构小学少先队组织机构