报销报账原始凭证规范

中国邮政集团公司湖南省分公司原始凭证规范 第一部分 基本要求 一 原始票据要求 一 原始票据的基本内容须如实填列 票据名称 票据填制日期 票据出具单位的发票专用章 经办 人员签名或盖章 购买方或付款方名称 业务事项的数量 单价 金额等都应该按要求填写 真实准确反映经济业务内容 不得含混 不清 过于简略 二 报销的原始票据必须合法有效 1 发票的付款方必须是报账单位 且单位名称是单位全称或在 税务备案的简称 2 所有发票须加盖开票单位发票专用章 含代开发票 经办 人签字确认 并注明合同号 发票内容与合同条款一致 做到以下 三相符 发票的开具内容与经济事项相符 发票的开具单位与合同 单位相符 发票开具单位与收款单位一致 3 综合业务尽量取得增值税专用发票 固定资产采购 集邮 分销 邮政媒体广告等业务取得增值税发票时必须是专用发票 4 发票经网站验证 5000 元 含本数 以上的发票打印验证结 果 并作为报账附件上报 其中增值税专用发票 各单位在发起报 账前先做认证 认证通过后 在发票上盖 已认证 或其他证明该 发票已认证的章 增值税专用发票通过认证后 不需要再做联网核 查 5 各类费用分摊单需附原发票复印件 6 发票记载的各项内容均不得涂改 若记载的内容有错误 应 由票据出具单位重开或更正 更正后必须由出具单位在更正处加盖 公章 如金额出现错误 必须重开 7 取得发票后应及时报账 3000元 含本数 以上的发票不允 许跨年度报账 3000元以内的发票无法在当年报账的 次年元月份 必须办理报账手续 次年2月份以后 不再受理 二 经济合同的要求 除下述经济业务以外 其他所有付款业务均须签订经济合同 经济合同作为报账附件上报 一次性执行的合同作为凭证附件存档 长期合同首次报账时附合同 由省分公司会计核算中心单独存档 后续报账时报账发票注明合同号 1 支付税款 水电费 通信费 油料费 内部缴拨款 2 支付职工薪酬 其中企业与劳务公司签订的派遣合同需要存档备 查 3 支付给职工个人的交通费 差旅费 培训费等款项 4 可以采用简易采购模式的采购业务 可以采用简易采购模式的采 购业务有市州分公司 3 万元以下采购预算金额 即时清结且不涉及 售后服务 不能按年度或一定期限统一采购的零星项目可以采用简 易采购方式 5 金额在 3 万元以下 即时清结 对方先履行义务且不存在售后服 务的其他付款业务 三 其他原始凭证 一 外部客商提供的出库单 验收单 工程决算书等辅助凭 证 需要双方单位经办人签字并注明签署时间 加盖对方单位公章 其中验货单 工程决算书等重要付款资料 需要加盖内部责任单位 公章 企业内部部门提供的入库单 结算单等自制凭证 需要经办人 签字并加盖所在部门的公章 2 技术服务类的合同所提供的服务完成证明需说明服务开始 执行与结束的时间 如合同有相关考核要求的 应提供考核的的依 据 并注明按考核标准计算的付款金额 3 经上级有关部门批准的经济业务 应当将批准文件作为原 始凭证附件 如果批准文件需要单独归档的 应当在凭证上注明批 准单位名称 日期和文件字号 4 原始凭证填报的要求 1 原始票据粘贴 1 原始票据统一使用固体胶进行粘贴 2 原始票据 A4 纸大小除外 必须粘贴在单据粘贴单的装订线 以右 粘贴框之内 A4 纸大小的原始单据与单据粘贴单对齐后 粘 贴左上角 3 原始票据自上而下 从右至左平铺粘贴 相邻票据间须留出 一定间隔距离 超出粘贴范围时可略微覆盖票据空白部位 票据较 多时 可分行粘贴 不得竖向粘贴 凭证较大的 可将多余部分修 剪后再粘贴 不可修剪的 通过折叠的办法处理 不可超出粘贴单 范围 4 原始票据须按交通票 邮寄票 招待票等不同类别 分门别 类进行粘贴 不能混合粘贴 5 除小额 同面值发票外 其他发票均不能重叠粘贴 便于后 续扫描工作 6 发票粘贴好后 必须在右下角标明顺序号 如 1 9 2 9 9 9 并签上报销人的姓名 7 发票的粘贴顺序与系统内的填写顺序应保持一致 8 对金额不清晰的发票在票据旁用小写注明金额 2 报账单填报要求 1 报账审批单与原始附件分类整理 数据相符 不同费用性质的报 账事项分开填列报账单 不同收款人的报账附件分开填列报账单 2 报账单填写规范 项目填写完整 其中 未实行全员报账的单位 员工报销费用由报账员代报的 报销单下方的报账人填报账发起人 姓名 报账单左上方的姓名栏填写经济业务经办人即收款人姓名 费用性质 摘要 审核金额栏必须填写准确 合同编号在会计部门 审核意见栏备注 粘贴单注明发票张数及金额小计 3 本地支付的报账资料单独整理 加盖已支付章戳 4 记账凭证附件张数正确 5 对于跨期费用或按期 月 季 年 结算的费用 报账单注明费 用所属期限 第二部分 具体要求 一 成本费用项目 含待摊费用 一 修理费 1 房屋修理费 含计入长期待摊费用的维修费 1 营投网点维修费 维修费发票 工程验收资料 工程决 算书 报账单须注明项目批准文号或附项目批准文 20 万以上项 目必须省分公司批准 加盖单位合同专用章的维修合同 审减 金额超过送审金额 5 以上部分审计费在应付施工方费用中扣除 冲 减成本 2 房屋日常维修费 费用发票 按规定签订合同 维修费审 计决算书 3 万元以上的项目必须出具正式的审计决算书 3 万以下 的项目不能出具正式审计决算书的 需附费用计算过程表 由省分 公司审计部抽查复核 项目批准材料 2 设备维修费 维修费发票 外包业务需提供合同或注明合同号 经设 备使用部门签字的维修单 网点设备维修需加盖网点日戳 其他维 修需加盖使用部门章 3 车辆维修费 维修费发票 经司机及维修费管理人员签字的维修单 维 修申报表 报账单费用明细分部门按车牌列 单台维修费用超过 5000 元需单位负责人在维修申报表上签字 二 印制费 印制费发票或内部分摊单 其他证明费用真实 合理的资 料 三 车辆相关费用 与经济业务相适应的发票 费用分摊明细 四 广告费 业务宣传费 与经济业务相适应的发票 按规定签订合同 业务宣传 方案 其他证明经济业务真实合理的资料 如呈批件 宣传资料 签收单等 五 差旅费 辖区外出差 出差申请单或相关文件通知 辖区内出差 如 果只报销交通费且费用合理无需提供出差证明文件 以预算控制为 主 如果涉及补贴请提供相关文件或在核算中心备案的文件号 车票和住宿费日期与出差日期一致 没有逻辑错误 根据级别选 择适合的交通工具 伙食及市内交通按标准补贴 差旅费中不得报 销餐饮费 六 物业费 租赁费 租赁费发票 房屋租赁不能开具场地租赁费发票 合同 七 代办费 发票 发票内容应为 代办费 服务费 不能体现 佣金 工资 酬金 劳务费 字样 费用计算过 程表或审批表 要体现业务量及代办费标准 代办合同或注明合 同号 劳务外包费用应尽量根据费用属性开具相应的费用发票 在相应的成本费用科目支出 八 安保费 与经济业务相适应的发票 按规定签订合同 因考核或 网点调整等原因发票金额与合同金额不一致 需对调整事项作说明 零星自购安保用品用具需附使用部门签收单 九 客户服务费 与经济业务相适应的发票 礼品采购必须以市 或县 为单 位集中采购 并取得增值税专用发票 业务活动方案 注意 促 销活动尽量按捆绑销售处理 不建议采取买赠形式 按规定签 订合同 礼品使用单位签收的发放汇总表 客户签收单留存市州 分公司财务部门存档 十 职工福利费 1 以货币形式支付的补贴 经人力资源部或其他归口管理部 门审核签字的发放汇总表或明细表 纳入工资发放的不需要另行提 供 2 其他福利 与经济业务相适应的费用发票 签收单 内部文件等其他相关资料 3 非货币性福利 与经济业务相适应的费用发票 发放 清单或签收名册 采购合同 十一 职工教育经费 经主管领导或人力资源部门签批的培训通知 文件 费用 发票 发票开具时间应与培训时间没有逻辑错误 内部集中培训 的还需附签名册 支付给外部培训机构的费用需按规定签订合同 十二 会议费 发票 会议申请表或预算审批表 呈批件 会议通知 与会人员签到名册 严格执行八项规定 会议费中不能列支礼 品 香烟 高档酒水 茅台 五粮液 或同档次酒水 等费用 十三 招待费 与招待事项相关的发票 招待用分销用酒只能作自用出库 不需另开发票报账 执行八项规定 招待费不能支出香烟 土特 产和高档酒 茅台 五粮液 或同档次酒水 高尔夫 高档酒店 消费 14 审计费 咨询费 中介机构费 按规定取得发票 按规定签订合同 省分公司审计部或 省分公司财务部的委托审计 评估 授权 十五 通信费 按规定取得发票 员工个人手机费不在本项列支且不能以 预存费票据代替发票报账 其他能证明费用发生及合理的附件 十六 其他成本项目 按规定取得发票 按规定签订合同 其他能证明费用发 生及合理的附件 二 材料 库存商品采购 增值税发票 原则上需开具增值税专用发票 入库单 按规定签订合同 定向邮品 自制邮品合成需要提供成本核算书 等专业审批资料 其中邮品成本中 除邮册印制费 邮票成本外的 其他成本占比超过收入 5 的 需要作专项说明 并经分管领导 财 务部负责人审核 单位负责人审批 三 固定资产 在建工程 一 固定资产 增值税发票 原则上需开具增值税专用发票 资产卡片 零 购项目不在集采目录范围内 相关计划文件或审批件 按规定 签订合同 使用部门设备签收单或设备验收单等其他相关资料 二 在建工程 发票所载经济事项与工程项目相关 省分公司批准立项的 相关文件 按规定签订合同并严格执行合同约定条款 按合同要 求提供相关原始单据 按合同支付工程款项 按规定开具发票并 办理报账手续 支付预付款 合同有预付款条款 预付款的标准 在合同金额 30 以下 超过 30 的比例应注明原因 单独审批 支 付到货款 工程物资全