接待工作手册2.0版

文件编号 BJ 02 XZ C06 版 本 号 2 0 管管理理体体系系程程序序文文件件 生效日期 2008 7 1 接接待待工工作作手手册册 盖控制专用章处 修改状态修 订 情 况 生 效 日 期 I II III IV 起 草职 务日 期 审 核职 务日 期 审 核职 务日 期 审 核职 务日 期 签 发职 务日 期 BJ 02 XZ C06 接待工作手册 版本 2 0 第 1 页 共 4 页 接待工作手册接待工作手册 1 目的 规范公司接待规格和接待工作流程 2 适用范围 适用于北京区域公司本部的接待工作 下属公司参照执行 3 定义 本程序所述接待是指集团高层出差由北京公司负责的接待 公司级接待 接待其它子公司高层及其他人员的接待 部门级的接待任务 4 职责 北京公司行政人事部负责公司级以上接待及其他接待任务的协调 各部门负 责部门级接待 5 程序 5 1 公司级接待 5 1 15 1 1 接待任务的安排 接待任务的安排 由行政人事部行政秘书统筹安排 5 1 25 1 2 接待标准 接待标准 1 会务 公司提供会议用茶叶 水果 配专门接待服务人员 2 住宿餐饮 住宿安排按 接待标准 BJ 02 XZ C06 F01 预订酒店 用 餐根据客人需要预定餐厅 采取实报实销制 费用分别计入各公司或自行 支付 3 车辆 接待活动期间调配专车全程陪同 接车 机 船 送车 机 船 指定司机接送 4 其它 行政人事部在客人到访之前 安排好以下事项 会议室布置 指示牌放置 前台电子屏幕的欢迎词显示 接待用车安 排 公司宣传资料 如涉及公司楼盘参观 由行政人事部协调各项目或相关部门 如接待任务遇周末或节假日 则以电话通知到相关人员 BJ 02 XZ C06 接待工作手册 版本 2 0 第 2 页 共 4 页 5 1 35 1 3 接待任务流程 接待任务流程 1 行政秘书在获知贵宾来京信息 航班 到京时间 人数 住宿地点 住宿 天数 后发邮件告知行政人事总监 行政人事部经理 车队 前台及后 勤等相关人员 并确认收到邮件后 安排后续工作 2 行政秘书负责接待工作 落实接待贵宾果篮采购情况 会议室布置情况 显示屏使用情况等 5 1 45 1 4 工作人员详细职责 工作人员详细职责 1 行政秘书行政秘书 根据接待任务及时高效作好安排跟踪 会场与接待用品 需在会议前做好准备 包括 会场布置 包括横幅悬挂 指示牌放置 接待用品 提前准备好茶叶 水果 水果提前半天购买交会议服务 人员清洗及摆盘 住宿预定与用餐安排 按客人要求安排酒店预定与用餐安排 订房之后在客人入住酒店之 前需与酒店前台再次确认预订情况 确保客人的入住无差错 接送机需落实到接送司机 并由司机认真核对航班号 起飞时间及 降落时间 行政秘书需对司机所知的航班信息进行确认 对飞机可 能较晚到达的 需在晚上再次与酒店进行沟通 以免房间被取消 2 ITIT 人员人员 在会议开始前将话筒 投影 视频 电话系统进行调试 保证会议使 用 3 前台前台 按行政秘书要求的时间完成大屏幕的欢迎辞录入 并确保播放质量 4 车队队长车队队长 获知贵宾行程后每日及时反馈 车队 长 接机司机 按照接待任务安排通知并确认 接到客人后发确认信息给车队长和行政秘书 车队长 行政秘书 行政人事总监 接待过程中 遇有在京期间需要协调事项 按 首问责任制由 信息获取人信息获取人 进行总协调 陪同 司机 BJ 02 XZ C06 接待工作手册 版本 2 0 第 3 页 共 4 页 5 2 集团高层领导在京出差 5 2 1 信息告知信息告知 由集团行政管理部高层事务秘书负责将集团高层领导出差的 信息通知到北京公司行政人事部负责人及行政秘书 5 2 2 酒店与机票预定酒店与机票预定 由集团高层事务秘书根据领导行程安排 配合安排集 团高层领导在北京的酒店及往返机票的预订 5 2 3 信息传递信息传递 北京公司在获知集团高层来京信息后 由行政秘书和车队长 将集团高层来京信息以邮件或电话形式通知总经理 行政人事总监 行 政人事部经理 5 2 4 接待安排接待安排 由北京公司行政秘书协助落实集团领导在京的车辆安排 餐 饮安排 5 2 5 返程信息返程信息 北京公司在获知集团高层返程信息后 应及时将返程信息提 供给车队长安排送机 同时以邮件方式或电话形式通知集团行政管理部 高层事务秘书 由集团行政管理部安排接机工作 5 3 兄弟公司高层领导在京出差 5 3 1 收到接待通知的工作人员 将信息以邮件或电话方式通知行政人事部行 政秘书 5 3 2 根据对方要求由行政秘书协助订房及回程机票 如需在公司用餐 需提 前一天告知行政人事部 以便安排订餐 并用邮件形式反馈给其它公司 秘书 5 3 3 集团各部门总经理来京参照 兄弟公司高层 接待 集团员工来京参照 兄弟公司员工 接待 接待 人员 车队长 行政秘书 获知贵宾离京信息 贵宾所在公司 接待联系人 告知贵宾回程信息 抄送本部领导 送机 司机 车队长 行政秘书 送机后发确认信息 BJ 02 XZ C06 接待工作手册 版本 2 0 第 4 页 共 4 页 5 4 部门级接待 5 4 1 接待任务的安排 1 公司各部门秘书负责统筹安排 如果与会人数在 8 人以上行政人事部将 安排车辆服务 由车队队长负责调配车辆 2 如接待任务遇周末或节假日 则以电话通知到相关人员 5 5 凡集团部门总经理通知用车接待的均按需要满足接待要求 6 附件 BJ 02 XZ C06 F01 接待标准 项目 接待等级 职级预定酒店用车安排接待水果 集团高层按标准预定优先安排 全程陪 同 水果一类接待