Outlook关于提醒及日历的设置ppt课件.ppt

通过outlook来管理时间 1 一 运用outlook的提醒功能备忘 管理工作a markunread及quickflag的用法b calendar的用法c tasks的用法d notes的用法 二 运用outlook的快速查找 建立规则及建立对象群来提高工作效率a 邮件按需求排序b 使用find的功能c 使用createrule的功能 将邮件规类d 建立Contact 2 A markunread及quickflag的用法 功能 1 方便查找没有阅读和处理的邮件2 根据flag的不同颜色标注事情的轻重缓急 并定时提醒操作 如下 3 1 方便查找没有阅读和处理的邮件 在收到邮件时 浏览邮件内容 对于不紧要的邮件 mark邮件为unread 在有工作空歇时 通过searchfolders查询未开启的邮件 例 一 4 三 二 5 2 根据flag的不同颜色标注事情的轻重缓急 并定时提醒 收到邮件 浏览后对于要处理的邮件 使用不同色的Flag 标注出事情的缓急 定好提醒时间 便于挨个有序处理 且不会遗漏 处理完后 划勾或ClearFlag 通过searchfolders可以统一查询还有多少邮件未处理 例 一 6 二 7 三 8 B calendar的用法 1 便于大家约与会者开会 并在会前提醒与会者2 便于大家设置对自己的工作提醒 且根据日 工作日 周 月浏览哪些天是有工作安排的3 较之Flag它可以起到周期性提醒的作用 一 9 1 约会议 并在会前提醒与会者 二 10 三 11 四 12 2 设置对自己工作的提醒 且根据日 工作日 周 月浏览 a 前两个步骤 同约他人参加会议一样 点一个新的Calendar对话框出来b 如下图一切设置好后 同样可以根据Recurrence进行周期性的提醒c 不同处 不需要对InviteAttendees进行设置d 设置完后点SaveandClose 13 浏览会议安排 自己的工作安排 按月 日 周 工作日浏览 目前是按月 14 C Tasks的用法个人认为Tasks的功能和Calendar雷同 同Calendar一样通过Tasks图标或Go进入Tasks 建立一个新的Tasks可以有提醒功能 可以加附件 但无法根据颜色看出重要性 无法约会议 可以作为任务发给相关人员 大家可以根据喜好选择 附注 Tasks和Calendar如果你是对已有邮件的设置 那么可以用鼠标点击邮件的标题栏 摁住左键不放 后拖到相关的图表处 这样可以节省输内容的时间 例 15 16 1 可以记录一些重要事情 电话号码等2 对于提醒功能用的频繁的人 有时候可能不会看提醒 而遗漏工作但当天要做的紧要事情 可以向便签条一样贴在桌面 例 D Notes用法 一 17 二 18 三 19 四 20 二 运用outlook的快速查找 建立规则及建立对象群来提高工作效率 a 邮件按需求排序 这样方便大家查找邮件 点击此处 会出现下拉对话框 邮件会根据日期 发件人 收件人大小 标题等排这样能方便大家更快查找到相关邮件 21 b 使用find的功能 22 C 使用createrule的功能 将邮件规类 23 D 建立Contact针对你经常发送邮件的对象群 建立Contact 可以减少你输入收件人姓名的时间 一 24 二 25 点SelectMembers 在右边