越级沟通在油田企业财务管理工作中的应用

越级沟通 横向沟通与财务管理 第 1 页 共 8 页 越级沟通 横向沟通与财务管理 油田社区是油田下属的二级单位 主要承担油区内的房产房 建 物业管理 学前教育 医疗卫生 生活服务 文化建设和社 会治安等职能 是典型的综合性社会服务单位 资金来源为油田 补贴 近年来 随着油田费用补贴的逐年缩减 社区资金面临着 前所未有的紧张局面 如何提高服务质量 提高居民满意率的同 时 确保费用补贴不超 已是社区全体职工所面临的重大难题 本文探讨在财务管理工作中 引用越级沟通和横向沟通的管理模 式 建立以基层核算和项目管理为核心的财务核算管理体系 精 细管理 强化内控 为社区经济健康 持续和稳定发展注入新的 活力 一 越级沟通和横向沟通简介 信息沟通以其传递方向来分 可以分为上行沟通 下行沟通 横向沟通和越级沟通 上行沟通指的是引着权力层次结构 自下 而上进行的交流 下行沟通指的是引着权力层次结构 自上而下 进行的交流 横向沟通指的是同一权力层次上进行的沟通 越级 沟通指的是发生在跨越权力层次之间的交流 在上行沟通和下行沟通中 信息沿着特定的路线逐级传递 遵循规章 循序渐进 这种沟通方式规范有序 但信息传递路线 长 成本高 效率低 且容易导致信息失真和差错 在传统的企 事业单位中 一般只存在上行沟通和下行沟通 很少发生横向沟 通和越级沟通 中层管理人员作为信息传递的中间环节 在工作 越级沟通 横向沟通与财务管理 第 2 页 共 8 页 中具有举足轻重的作用 信息传递的质量很大程度上取决于中层 领导 如果他们对信息进行修正或传递漏失 必将直接导致信息 传递失败 随着互联网的普及和通信技术的发展 许多企事业单位都试 图通过信息化建设 来改变传统的信息沟通方式 信息传递已不 再局限于上行沟通和下行沟通 越级沟通和横向沟通已得到广泛 应用 相对上行沟通和下行沟通而言 越级沟通和横向沟通信息 传递环节少 质量高 成本低 具有快速 便捷和高效的优点 越级沟通和横向沟通还为企业减少管理层次 弱化中层管理人员 职能 提高管理效率起到积极作用 已越来越受到有识之士的重 视 二 油田社区财务管理工作中存在的问题 以往 社区实行逐级核算 逐级考核兑现的财务管理模式 即社区只针对三级单位 三级单位针对四级单位 四级单位再对 班组或个人 在指标核定方面 社区以油田核定的费用补贴为基 数 结合实际情况 核定各三级单位和直属部门财务收支指标 并与之签订承包经营合同 三级单位仿效社区与四级单位签订承 包经营合同 四级单位还将部分单项指标划切至班组或个人 在 财务核算方面 社区采取财务收支一套账管理 对三级单位实行 部门辅助核算 并按文化教育 医疗卫生 社区服务和公共服务 四大板块 进行专项核算 基层单位的收支业务经三级单位审核 汇总后 交社区财务资产管理中心统一办理 基层财务数据由三 级单位负责统计 在考核兑现方面 根据年初签订的经营承包合 越级沟通 横向沟通与财务管理 第 3 页 共 8 页 同 自上而下逐级进行 从信息传递角度而言 以上管理模式属于下行沟通和上行沟 通 这种财务管理模式存在以下缺点 第一 在金字塔式的财务管理模式中 财务资产管理中心只 对其直接下属进行管理和控制 未将管理工作深入到基层单位 未能全面掌握各基层单位详细的收支项目 三级单位管理人员属 于信息传递中间环节 他们的价值观和职业素养对财务信息质量 影响较大 如果他们过于重视局部利益 那么就很可能产生截流 收入 虚列费用 设置账外资金的现象 虽然内部审计和外部审 计具有较强的监控作用 但是 事后控制效果欠佳 不如财务的 事前控制和事中控制 第二 物业站 采暖队 幼儿园 卫生所等基层单位是独立 承担社区特定服务职能的责任主体 是社区生产的重心所在 同 时 也是社区最小的成本中心 社区应将费用补贴直接划切到基 层单位 优先安排生产性资金 通过三级单位转接 生产性资金 可能会受到挤压 未能将有限的资金用在刀刃上 影响资金使用 效益 第三 三级单位核算员专业技能相对较差 对社区内部收入 外部收入和签认收入等核算内容不理解 导致其所提供的各基层 部门财务收支数据偏差较大 从而直接影响各基层 各板块盈亏 平衡点测算的准确性 三级核算不能满足面向基层 服务基层的 精细化管理要求 也与日益加快的居民服务商业化进程不相符 第四 金字塔式的财务管理模式 管理级次多 信息传递慢 越级沟通 横向沟通与财务管理 第 4 页 共 8 页 管理效率低 三级单位既要到财务资产管理中心办理财务手续 又要详细登记各基层单位收支情况 工作比较繁琐 行政机构改 革后 社区成立了公共事业管理中心 特定部门的服务项目与特 定的板块项目相对应 若继续实行部门核算和板块核算 将产生 财务信息冗余现象 第五 由于各业务部门之间沟通不够 在实行完全成本考核 时 无法准确把握 考核因素和非考核因素 从而可能产生费 用划分不清 考核不严 承兑不公的现象 三 越级沟通和横向沟通在财务管理工作中的应用 本着 面向基层和服务基层 为原则 以强化内部会计控制 弱化中层管理职能 提高社区经济效益为目的 财务部门建立以 四级核算和项目核算为核心的财务管理体系 取代原三级核算和 板块核算 一 分解财务指标 在核定财务指标时 社区应成立由中心领导和财务 经营 劳资 生产 计划 房产 供应等部门组成的经营承包领导小组 负责财务指标的分解工作 根据油田下达的费用补贴指标 本着 以收抵支 为原则 倒推出各项费用总额 各部门共同磋商 确定各项费用定额 再按照一定比例将各项费用定额直接分解至 四级单位 工作中 将三级机关 直属部门和机关科室视同特殊 的四级单位对待 核定其收支指标 以定员情况为依据测算各单 位人工成本 以固定资产使用情况为依据测算各单位折旧费 以 服务范围 管理项目和设备状况为依据测算各单位维修费 以达 越级沟通 横向沟通与财务管理 第 5 页 共 8 页 标升级和技改项目为依据测算技术措施费 以人员数量和工作性 质为依据测算差旅费 办公费等 这样 直接把成本费用控制落 到基层 落到实处 直接把压力传递到基层 增强职工的紧迫感 压力感和责任感 为实现既定目标打下坚实基础 二 建立四级核算和项目核算 财务部门根据考核需要 对所有损益类科目均实行部门核算 核算时 根据相关性原则 应将所有收支项目细分到各四级基层 单位 避免了收支划分不清 成本乱挤乱摊的现象 对于内部劳 务 社区应模拟市场经济进行内部结算 进一步增强劳务双方的 市场意识和成本概念 对于具备独立运营能力的项目 实行项目承包经营责任制 推行自主经营 自负盈亏的方针政策 以充分调动项目管理人员 工作热情 发挥项目优势 核算时 将项目组视同四级单位对待 并根据核定的年利润 内部利润 指标 按季度进行考核 实行 硬考核 硬兑现 三 相关配套措施 为确保四级核算和项目核算财务管理工作质量 突出财务部 门事前预算和事中控制职能 更好的反映生产 服务生产和引导 生产 财务部门应重点做好以下几方面 1 1 开展财务人员下基层活动 开展财务人员下基层活动 财务部门应建立基层财务承包责任制 给每位财务人员分配 若干承包对象 四级单位或项目组 让财务人员深入基层 了 解基层 服务基层 工作中 财务人员详细询问基层单位生产经 越级沟通 横向沟通与财务管理 第 6 页 共 8 页 营流程 深入了解基层单位生产运行状况 资产管理状况和财务 状况 对基层财务资产管理工作中存在的问题提出整改意见或建 议 同时 财务人员仔细倾听并记录基层反映的问题 并将问题 及时反馈给高层决策者 通过下基层活动 财务人员与基层职工 进行全方位的沟通和交流 全面掌握生产经营情况 建立财务收 支数据库 通过与基层单位核对财务收支 以便及时发现问题 消除管理漏洞 2 2 建立月度经济活动分析制度 建立月度经济活动分析制度 基层单位是财务收支的源头 建立以基层单位为起点的经济 活动分析制度 对实现既定财务目标有着重要作用 各基层单位 应在每月末简要分析本单位财务预算完成情况 分析预算超支或 节约的原因 并对同期增减变动较大的项目作重点分析 三级管 理员和财务人员应对进程单位的财务分析进行点评 指明今后工 作的方向和目标 与基层单位相比 二级单位财务分析应更加全面 具体 二 级单位财务分析会应由劳资 生产 经营 计划和财务等部门共 同参与 旨在加强业务部门之间的沟通和交流 避免产生财务信 息孤岛 会上 财务部门应对各种要素费用执行情况进行全面分 析 当某项费用超支时 负责该项费用控制的业务部门必须做出 详细说明 并提出新控制方案或补救方法 供与会者讨论 通过自下而上 全方位的经济活动分析 及时发现生产经营 和财务运行工作中存在的问题 以便采取有效措施改善经营 做 到早发现 早行动 早解决 越级沟通 横向沟通与财务管理 第 7 页 共 8 页 3 3 加强基础工作 强化内部会计控制 加强基础工作 强化内部会计控制 会计基础工作是内部会计控制的基本环节 在维护国家财经 纪律和企业内部规章 提高财务管理水平中起着重要作用 社区 应加强内部会计控制制度建设 明确各部门 各岗位的权限和职 责 明确内部控制流程 财务部门应以强化会计基础工作为切入 点 将会计监督融于日常服务 严格审核财务手续 例如 物资 采购发票必须有经办人 验收人和单位领导三人以上签字 单项 业务费用超过一定限额须签订经济合同 对于材料费 印刷费 维修费 绿化费 宣传费等要素费用 须由费用控制部门认可 4 4 建立月度资金计划制度 建立月度资金计划制度 资金是企业的血液 资金管理是财务管理工作的重中之重 为进一步加强资金集中管理 减少资金沉淀 提高资金使用效益 财务部门应着重抓好资金计划管理 现金交存管理和应收款管理 一是建立月度资金使用计划制度 规定各单位必须于按时编制并 上报当月资金收支计划 原则上不允许计划外支付 确保资金使 用的计划性 二是与银行签订现金代收协议 由开户银行于定时 到各小区收费站和医院收取现金 以确保现金及时 安全交