智慧记使用说明

新手必读 三分钟掌握智慧记 新手初用智慧记 建议按如下步骤操作 三步即可掌握智慧记要点 总括 先掌握智慧记所有功能及每个功能的用处 第一步 盘点基础数据 只整理有遗留数据的资料 1 盘点货品 把有库存有库存的建立货品资料 并把当前库存数量填到 盘点数量 当前没有库存的货品不需要建资料 2 盘点客户 把有欠款有欠款的建立客户资料 并把当前的欠款填到 初始应收款 当前没有欠款的客户不需要建资料 3 盘点供应商 把有欠款有欠款的建立供应商资料 并把供应商之前的欠款到 初始应付款 当前没有欠款的供应商不需要建资料 4 收支项目 若需要管其它收支 如 水电费 管理费等 其它收支 如 水电费 管理费等 则建收支项目资料 第二步 录入日常单据 且不存在的资料可直接创建 1 购进货品时 录进货单 直接输供应商名称 货品名称与单位 保存时如下处理 A 若供应商名称还不存在则建一条新供应商资料 若本单欠款则同时写入 新供应商资料中 若供应商名称已存在 若本单欠款则累计到此供应商资料 B 若货品名称还不存在则建一条新货品资料 进货价与数量同时写入新货品中 若货品名称已存在 进货价回写到此货品资料 进货数量累加到此货品资料 2 销售货品时 录销售单 直接输客户名称 货品名称与单位 保存时如下处理 A 若客户名称还不存在则建一条新客户资料 若本单欠款则同时写入新客户中 若客户名称已存在 若本单欠款则累加到此客户资料 B 销售单为 零售 类型 若货品名称还不存在则建一条新货品资料 零售价与销售数量的负数同时写入新的货品资料中 若货品名称已存在 且零售价为 0 或空 零售价回写到此货品资料 数量的负数累加到此货品资料 C 销售单为 批发 类型 若货品名称还不存在则建一条新货品资料 批发价与销售数量的负数同时写入新的货品资料中 若货品名称已存在 且批发价为 0 或空 批发价回写到此货品资料 数量的负数累加到此货品资料 3 建立销售单与进货单时 数量为负数表示退货 第三步 查看报表 同时可以收款 付款 收支登记 1 库存账本 查看每一货品库存情况 由销售单与进货单录数据 货品库存自动增减 此报表只可查看 2 应收账本 查看每一客户欠款情况 通过销售单录数据 欠款自动累计到此报表 客户还款时通过 收款登记 录入 应收款自动冲减 3 应付账本 查看每一供应商欠款情况 通过进货单录数据 欠款自动累计到此报表 如果还供应商货款时通过 付款登记 录入 应付款自动冲减 4 收支账本 查看整个店铺资金状态 通过销售单 进货单 收款 付款录数据 结余自动计算 如果需要管理其它收支 如 水电费 管理费等 则通过 收支登记 录入 收支自动增减 新建销售单新建销售单 新建销售单主要步骤 新建销售单主要步骤 1 选择单据类型 录入客户 录入货品 录入数量 录入单价 保存并新增 2 销售单分 批发 与 零售 两种类型 不同的类型 单据中的 单价 字段取数会不同 3 在 客户 后面的空白字段中录入客户名称 对已存在的客户 系统自动过滤出来供选择 不存在的 客户 保存单据会自动创建一条客户资料 即客户资料无需初始化 4 在 品名规格 下面的空白字段中录入输入货品的品名规格 对已存在的货品 系统自动过滤供选择 不存在货品 保存单据会自动创建一条货品资料 即货品资料无需初始化 5 品名规格 中如果是货品资料已存在的货品 则计量单位自动带出 且不可再修改 品名规格 中 如果是货品资料不存在的货品 则计量单位可直接填写 6 单据中的数量及单价字段分以下几种情况处理 A 编辑单据时如果品名规格为新增的货品 则数量默认为 1 单价默认为 0 都可手工修改 如果数量修改为负数 则表示销售退货 B 编辑单据时如果品名规格为选择的已存在货品 数量默认为 1 单价会自动带出 如果单据类型是 批发 则优先带出客户价 不存在时则带出货品资料的批发价 如果单据类型是 零售 则选择已存在货品时自动带出货品的零售价 C 保存单据时进行价格回填 如果单据类型是 零售 且货品资料零售价为空或零 将单据中的单价回填到货品资料的 零 售价 中 如果单据类型是 批发 系统会按客户与货品更新客户价 7 金额自动等于数量乘以单价 金额合计自动等于金额之和 二者都不能修改 8 单据类型为 零售 的销售单 本次收款自动等于金额合计 单据类型为 批发 的销售单 本次收款 默认 0 可以修改 单据保存时 如果 金额合计 本次收款 绝对值大于 0 保存时差额自动增加客户的 应收账款 9 打印时 系统会自动保存当前数据再打印单据 库存账本 1 设置查找条件 A 货品类别与品名规格如果空表示查找全部货品 若非空则对货品类别与品名规格模糊查询 B 查找条件中 查找日期范围可以选今日 本周 本月 本年和自定义 2 查找条件设置后 点 统计 按条件把查找结果显示在上面列表中 3 每一货品显示一行数据 数据来源 A 期初结存数量 金额表示起始日期之前结余的货品数量和成本金额 B 日常进货数量 金额表示查询日期范围的进货数量和成本金额总和 C 日常出货数量 金额表示查询日期范围的销售数量和成本金额总和 D 期末结存 期初结存 日常进货 日常出货 4 打印是指把查找出的数据清单打印出来 5 图表模式指查询出的期末结存金额除了通过表格查看 也可以通过图表查看 界面如下 新增进货单新增进货单 1 新建进货单主要步骤 录入供应商 录入货品 录入数量 录入单价 保存并新增 2 在 供应商 后面的空白字段中录入供应商名称 对已存在的供应商 系统自动过滤出来供选择不 存在的供应商 保存单据会自动创建一条供应商资料 即供应商资料无需初始化 3 在 品名规格 下面的空白字段中录入输入货品的品名规格 对已存在的货品 系统自动过滤供选 择 不存在货品 保存单据会自动创建一条货品资料 即货品资料无需初始化 4 品名规格 中如果是货品资料已存在的货品 则计量单位自动带出 且不可再修改 品名规格 中 如果是货品资料不存在的货品 则计量单位可直接填写 5 单据中的数量及单价字段分以下几种情况处理 A 编辑单据时如果品名规格为新增的货品 则数量默认为 1 单价默认为 0 都可手工修改 如果数 量修改为负数 则表示退货 B 编辑单据时如果品名规格为选择的已存在货品 数量默认为 1 单价会自动带出货品资料中的 进 货价 C 保存单据时 货品资料中的 进货价 如果为空或零 将单据中的单价回填到货品资料的 进货价 中 6 金额自动等于数量乘单价 金额合计自动等于金额之和 二者都不能修改 7 本次付款默认 0 可以修改 单据保存时 如果 金额合计 本次付款 绝对值大于 0 保存时将差额 自动增加供应商的应付账款 9 打印时 系统会自动保存当前数据再打印单据 应收统计表应收统计表 应收账本即是客户欠款统计报表 界面如下 1 设置查找条件 A 如果空表示查找所有客户 若非空则对客户名称模糊查询 B 查找条件中 日期范围可以选今日 本周 本月 本年和自定义 2 查找条件设置后 点 统计 按条件把查找结果显示在上面列表中 3 每一客户显示一行数据 数据来源 A 期初应收款表示起始日期之前结余的应收欠款总和 B 增加应收款表示查询日期范围的应收欠款总和 C 收回应收款表示查询日期范围的收欠款总和 D 期末应收款 期初应收款 增加应收款 收回应收款 4 打印是指把查找出的数据清单打印出来 5 图表模式指查询出的期末应收款除了通过表格查看 也可以通过图表查看 界面如下 图表模式指查询出的期末应收款除了通过表格查看 也可以通过图表查看 界面如下 应付统计表应付统计表 应付账本即是欠供应商货款统计报表 界面如下 1 设置查找条件 A 如果空表示查找所有供应商 若非空对供应商名称模糊查询 B 查找条件中 日期范围可以选今日 本周 本月 本年和自定义 2 查找条件设置后 点 统计 按条件把查找结果显示在下面列表中 3 每一供应商显示一行数据 数据来源 A 期初应付款表示起始日期之前结余的应付欠款总和 B 增加应付款表示查询日期范围的应付欠款总和 C 收回应付款表示查询日期范围的付欠款总和 D 期末应付款 期初应付款 增加应付款 收回应付款 4 打印是指把查找出的数据清单打印出来 5 图表模式指查询出的期末应付款除了通过表格查看 也可以通过图表查看 界面如下 收支流水收支流水 1 设置查找条件 日期范围可以选今日 本月 本年和自定义 2 查找条件设置后 点 查找 按条件把查找结果显示在下面列表中 3 查找结果按日期顺序并且先收入后支出的排序方式显示 默认情况下 销售收入 与 进货支出 两 项目分别汇总每日显示一行 此时 业务编号 与 往来单位 显示为空 4 打印是指把查找出的数据清单打印出来 5 修改指根据业务编号调出相应的销售单或进货单或收款单或付款单 6 删除指根据业务编号删除相应的销售单或进货单或收款单或付款单 7 图表模式指查询出的数据除了通过表格查看 也可以通过图表查看所有支出项目结余总额 界面 如下 客户利润统计表客