话务处理流程及规范-ss

工作流程工作流程 在工作流程上看 可以简单概括为 统一受理 分类 办理 限时办结 跟踪督办 反馈回访 一 统一受理一 统一受理 统一受理是指由话务员通过接听电话方式 受理市民 反映的问题 不接受来信来访 之后会陆续开通 QQ 微信 微博等受理方式 二 分类办理二 分类办理 按来电目的划分为 建议 一般诉求 求助 投诉举 报 咨询 表扬六大类 1 建议类 对于市民合理性建议 应详细记录 及时派单至承办 单位 对于不合理建议 应婉言拒绝 并如实记录后直办 2 一般诉求类 简单诉求 可以通过与承办单位三方通话或者直接 告知来电人承办单位电话来进行解决 一般诉求 话务员需记录清楚来电人诉求 由班长 分配到承办单位 由承办单位进行解决并回复 复杂或紧急的诉求 话务员先跟班长沟通 再由班 长分配或者咨询办公室后进行处理 3 求助类 涉及民事诉讼 经济纠纷 公检法等不在市长热线受 理范围 话务员需正确引导各类事件的解决途径 例如拨 打 12348 法律援助热线 拨打 110 报警 向上一级法院检 察院进行投诉等 一般求助 由话务员咨询记录好时间 地点 事件 联系方式以及最终诉求 对于此类来电 应及时反映至承 办部门 紧急求助 对未涉及公检法的紧急类求助事件 应 及时致电承办单位与其三方通话 或者引导市民直接拨打 承办单位电话来办理 4 投诉举报类 重大事件 有关涉及非法乱纪行为的事件 由话务 员正确引导来电人此事件不在市长热线受理范围 并提供 纪检委电话 12388 信访电话 2090304 等 有关投诉各个职能部门工作人员态度问题的事件 需详细记录姓名 工号 时间 事件等有效信息 判断区 域划分 市直部门提交办公室进行处理 县级部门直接由 班长分配到各个县级的承办单位 5 咨询类 简单咨询 由话务员直接查询系统知识库来进行初 步解答 同时提供职能部门的相关信息 对于专业性咨询 可以与相关的承办单位进行三方 通话 由承办单位工作人员进行解释 或者派单 6 表扬类 对于表扬承办单位的来电 应如实记录 及时派单 对于表扬市长热线的来电 如实记录后直办 三 三 限时办结限时办结 限时办结 是承办单位在接到班长分配的 交办单 后 3 5 个工作日内办结 要求急办的 应及时处理 四 工单催办四 工单催办 承办单位在规定期限内不能及时办理的事项 班长应 及时进行催办 热点难点问题由办公室进行催办 五 跟踪督办五 跟踪督办 跟踪督办 就是对热点 难点问题以及处办不力 群 众对办理结果不满意的投诉事项 由市长热线管理办公室 进行督办 六 反馈回访六 反馈回访 反馈回访 就是各承办单位及时向投诉人反馈办理结 果 并详细填写市长热线承办反馈单 及时通过网络 书 面或传真等方式发送至市长热线管理办公室 3 个工作日内 由受理该事项的话务员进行回访 并如实填写回访意见 附 办理形式附 办理形式 按办理形式划分为 直接办理和工单转办 1 直接办理 常规咨询事项 话务员通过电话在线 三方通话等方 式 直接予以答复 解释 或通过外呼 转接 三方通话 等方式联系承办单位 间接予以答复 解释 2 电话交办 一般应急事项 涉及水 电 气 交通拥堵等 话务员即时通过三方通话 外呼 转接等方式 由承办单 位落实处理 重大应急事项 各类突发事件等 话务员及时通 过电话交承办单位实施处置 同时在工单中予以标注后派 发工单 同时报告市长热线办公室 除紧急情况 不使用 电话交办 3 工单转办 复杂诉求事项 如政策法规咨询 对单位或个人投诉 违法违规举报 合理化建议等 话务员进行整理 登记 通过市长热线服务中心系统平台及时交承办单位落实办理 工作规范工作规范 1 报读开头语 报读开头语 您好 市长热线 请问有什么可以帮到您 标准 报读清晰 准确 能体现出良好精神面貌 2 报读结束语 报读结束语 感谢您的来电 再见 感谢您对我们工作的支持 您的问题我将会尽快帮您反 映 再见 感谢您对我们工作的支持 祝您生活愉快 再见 标准 恰当的结束通话 适时礼貌清晰报读结束语 精神 状态应与开头语保持一致性 3 使用文明 规范用语 使用文明 规范用语 适时使用 您 您好 请问 请讲 您是 等等 不 口语化 随意化 不使用网络语言 标准 语言文明得体 用语符合话术及规范要求 4 语气 语调 语速 语气 语调 语速 标准 语气 语调亲和 语速适中 5 吐字清晰 使用标准普通话 吐字清晰 使用标准普通话 标准 吐字 音量以满足来电人需要为宜 6 业务要求 业务要求 标准 基本知识库内容 及日常业务培训内容解答准确 7 执行流程 执行流程 标准 按照规定流程解答处理来话问题 8 沟通技巧 沟通技巧 标准 1 准确理解来电人诉求 2 针对来电人诉求有效提问 3 耐心倾听并给予适当回应 4 正确引导 有效控制并引导沟通向有利于解决问题 的方向发展 9 服务态度 服务态度 标准 通话过程中态度积极 及时接话 10 工单书写 工单书写 详细客观记录来电人诉求 包括 来电人姓名 事件发生 的具体时间 具体地点 及事件涉及的详细内容等 标准 按照工单填写要求准确记录并分类 11 通话禁忌 通话禁忌 标准 1 通话过程中的禁用语包括 喂 哦 我不知道 这是规定我没办法 你自己去 XX 部门问吧 说完了没 有 以及一切有损对方人格及伤害对方自尊心的语言语气 词 2 禁止出现埋怨责怪 顶撞训斥 讽刺挖苦 反唇相讥 以及刺激激化矛盾的话语 3 禁止因个人原因对市长热线形象造成恶劣影响 4 避免解答错误和无故推脱 不合理诉求可直接答复告 知 12 通话 通话 保持保持 规范规范 标准 通话过程中 电话 保持 状态咨询组长或办公室 需先征求来电人同意 并每 30 秒中断保持 告知来电人正 在咨询 如无法在 1 分钟之内咨询完毕 需征求来电人同 意 先挂机咨询完毕后回电 尽量在一通电话里记录好来 电人所反映的问题 针对问题 咨询记录好所需所有有效 信息 一次性回电 避免多次致电打扰市民 1313 电话回访规范 电话回访规范 您好 这里是市长热线 现在需要对您之前的来电做一 个回访 请问您有时间吗 您什么时候方便 我们再联系您 与被访者约定时间再次 联系 打扰您了 标准 要在确定来电人方便接听电话的情况下进行回访 如暂时无法进行回访 需约定回访时间 并做好记录 1414 电话回访告知承办单位办理情况 电话回访告知承办单位办理情况 标准 在电话回访时 先仔细核实承办单位对工单的回复 情况 有异常情况 如承办单位对事件回复错误 退回单 错误办结 语言描述不清 互相推诿不办理等情况 由组 长和办公室进行处理 15 工单交办 工单交办 标准 班长应在工单形成后一小时内交办至承办单位 特 殊事件及时咨询办公室 16 工单催办 工单催办 标准 班长应在承办时限内及时催办工单的办理 尽量避 免工单发生逾期 17 参阅工单规范 参阅工单规范 标准 多人反映同件事 一人反映多