金蝶KIS行政事业版操作手册

1 404 金蝶 KIS 行政事业版操作手册 系统介绍系统介绍 本章内容提要 系统构成 快速入门 安装金蝶 KIS 行政事业版 启动金蝶 KIS 行政事业版 系统构成系统构成 系统对运行环境的要求 系统对运行环境的要求 金蝶 KIS 产品充分为用户着想 是采用最成熟的技术 本着 Keep It Simple 的原则开发的新产品 对运行环境要求不高 对用户硬件配置要求低 用户无须额外升级现有的电脑软硬件 也无须再多花钱购 买配套的数据库软件等 即可快速投入使用 极大节省用户投资 系统运行的硬件环境 系统运行的硬件环境 硬件 最低配置 建议配置 CPU 586 100 及以上 586 233 内存 32M 以上 64M 或以上 软驱 1 44M 1 44M 硬盘 200M 以上自由空间 500M 以上自由空间 显示器 VGA SUPER VGA 显示卡 VGA 卡 真彩卡 鼠标器 各种类型的鼠标器 打印机 各种类型的打印机 2 404 系统运行的环境 系统运行的环境 操作系统 Windows98 中文版 Windows NT4 0 中文版 Service Pack 3 以上 Win2000 中文版 WinXP 中文版 WIN7 中文版 网络环境 NetWare 3 11 或以上 Windows NT4 0 中文版 Service Pack 3 以上 Win2000 Sever Win2000 advanced Sever 网络环境使用建议网络环境使用建议 1 金蝶 KIS 行政事业版网络版安全稳定 建议最多 3 个用户同时操作同一账套 2 金蝶 KIS 行政事业版网络环境结构简图 图 1 1 为了使金蝶 KIS 行政事业版在 Windows 中达到最佳的显示效果 请将 Windows 显示分辨率设置为 800 600 推荐 1024 768 颜色设置为 16 位色以上 推荐使用 32 位以上真彩色 快速入门快速入门 自 1995 年始 基于第一代 WINDOWS 产品 金蝶开发了 16 位标准版的财务软件系统 随着 Window95 98 Window NT 等 32 位操作系统的迅速普及 金蝶陆续开发了基于 32 位 Windows 平台的金 蝶 2000V7 X 系列 金蝶 KIS 就是在金蝶 2000 标准版 V7 X 系列产品的基础上发展而成的一个升级替代产 品 她除继承了金蝶 2000 xp 的优秀品质外 在主界面风格 稳定性 易学性和推广性等方面进行了大 量的完善工作 成为国内市场优秀的小型单位管理解决方案 3 404 金蝶 KIS 是在 Microsoft Windows 操作环境下开发的 采用了图形界面显示和鼠标操作 非常直观方 便 并保留了键盘操作快捷的特点 金蝶 KIS 遵循微软公司 Windows 标准操作和界面设计规范 对 Windows 熟悉的人可以很快地上手 软件的模块化程度高 在一个模块中聚合了多种功能 您只需记忆 少量功能模块的使用方法就能完成全部工作 而且每个功能模块的操作方法基本相同 只要学会了一个功 能 其他的功能就可以融会贯通 金蝶 KIS 的界面设计简洁明快 美观大方 操作简便 建议对 Windows 有兴趣的读者可参阅其入门 使用书籍 金蝶 KIS 高度集成了中小企事业单位要使用的账务处理 报表 工资核算 固定资产 财务分析 出 纳管理 往来管理和购销存管理等功能模块 在软件的集成度 会计管理功能 安全性 通用性 操作的 方便性 用户界面 与其它常见应用软件的接口等方面均有巨大突破 金蝶 KIS 行政事业版管理软件共包括 5 个系列 金蝶 KIS 标准版 金蝶 KIS 业务版 金蝶 KIS 迷你版 金蝶 KIS 行政事业版和金蝶 KIS 小单位专版 覆盖单位财务 业务两个管理层次 并可实现向金蝶 K 3 系统的平滑过渡 满足单位业务发展的需要 其功能模块结构请见下面附图 4 404 图 1 2 金蝶 KIS 产品功能强大功能强大 通用性强 系统安全通用性强 系统安全 运行稳定 运行稳定 安装金蝶安装金蝶 KIS 行政事业版行政事业版 在您打开金蝶 KIS 产品包装以前 应仔细阅读软件授权协议书 本软件受中华人民共和国版权法保护 除了为存档目的而制作的一个备份外 不得随意复制和散布本软件 安装步骤 第一步 将安装光盘放入光驱 系统即会自动运行金蝶 KIS 的安装向导 第二步 如没有自动运行 请打开光盘 双击其中的 kissetup exe 文件运行安装向导 5 404 图 1 3 第三步 直接点击向导界面中的金蝶 KIS 行政事业版 按安装向导提示安装即可 除了上述安装方法外 您还可以将金蝶 KIS 行政事业版的安装文件复制到硬盘某个目录 以后根据需 要可在硬盘上安装 启动金蝶启动金蝶 KIS 行政事业版行政事业版 在金蝶 KIS 行政事业版部门级财务软件系统组中 双击金蝶 KIS 行政事业版图标即可启动 一 用户登录一 用户登录 进入如图 3 3 所示用户登录窗口 选择需要登录的账套 然后就可以录入用户名 并输入口令 完成 后单击 打开 或打 ENTER 键结束 系统会检验用户合法性 只有合法的用户才能进入系统 6 404 图 3 3 第一次使用时用户名系统定为 MANAGER 口令为空 在进入系统后用户可以根据自己的需要增加 修改或删除用户 二 初始界面二 初始界面 金蝶 KIS 行政事业版中用户是针对系统和账套的 所有账套用户由系统进行统一管理 用户对哪个账 套有操作权 则要由具有系统管理权限的用户进行授权 只有被授权使用的账套 用户才能够打开进行操 作 例如 USER 用户在 SAMPLE 账套中未被授权 则他在打开 SAMPLE 账套时 系统会提示 您未被授 权使用 SAMPLE 账套 我们在学会启动金蝶 KIS 行政事业版 了解了初始菜单功能后 就可开始进行账套初始化工作 建立 自己的账务系统 金蝶 KIS 行政事业版系统初始化工作分为两大步骤 第一个步骤 新建账套 第二个步骤 录入初始 化数据 7 404 建立账套工作是建立会计电算化系统的第一项工作 它设立了整个会计电算化系统的主体框架 此项 处理中包含了建立账套名称 设定记账本位币 设立会计科目结构 设定账套会计期间等项工作 录入初始化数据是将单位在启用账套时的期初业务数据资料输入系统的一项工作 初始化工作包括会 计科目 核算项目 货币 以及账务数据初始资料 固定资产初始资料的建立等几项内容 现将系统初始化处理工作详述如下 功功能简介能简介 本章内容提要 系统特点简介 功能模块简介 操作界面简介 系统菜单简介 系统特点系统特点 一 性能优化一 性能优化 软件性能高度优化 在运行速度 网络化操作 功能的灵活和全面 使用效率等方面均有了大幅提高 和改进 在网络多用户操作方面的锁定机制 确保了网络操作的数据安全 二 简单易用二 简单易用 软件的模块化程度高 在一个模块中聚合了多种功能 你只需记忆少量功能模块的使用方法就能完成 全部工作 而且每个功能模块的操作方法基本相同 只要学会了一个功能 其他的功能就可以融会贯通 三 操作方便三 操作方便 本软件是在 Microsoft Windows 操作环境下开发的 采用了图形界面显示和鼠标的操作方式 非常直 观方便 并保留了键盘操作快捷的特点 四 系统安全可靠四 系统安全可靠 具备强大的权限控制机制 可实现操作权限的集中化管理 强化了系统管理员对软件各模块操作的统 一授权 严密的密码设定机制确保数据更具安全可靠 8 404 五 多账套管理五 多账套管理 系统提供的多账套管理功能 使您能建立和管理多个账套及时了解各子公司或独立核算部门的财务状 况 六 多币种核算六 多币种核算 系统能根据多币种单位的需要 在任一科目下设置多币种管理 进行多币种处理和核算 金蝶 KIS 行 政事业版提供了直接汇率和间接汇率两种外币折算方式 能够实现所有外币的折算 期末自动进行调汇处 理并生成转账凭证 并且此调汇科目可以进行核算项目的设置 七 强大的查询功能七 强大的查询功能 系统提供了完整的账证表一体化查询功能 你可以根据总账直接查到它所辖的明细分类账 再从明细 分类账一直查到记账凭证 八 往来账管理八 往来账管理 对各种应收 应付等往来款项 系统提供了统一的管理模式 使你能够及时对往来账款的发生与核销 进行管理 随时输出账龄分析表及往来对账单 且往来对账单和凭证的单价小数位数保持一致 按照同一 业务编号和发货数量 可自动计算平均销货单价 九 容错设计九 容错设计 软件包含多种级别的数据保护和权限控制机制 用户级能对用户进行合理的权限分工 防止非法用户 获得使用权 数据库级能阻止不道德的软件专家对财务资料进行非法篡改 系统级能防止因断电所引起的资 料损毁 容错设计使得你的财务资料在任何时候都能保持正确和完整 十 多任务 多用户十 多任务 多用户 系统具有完善的网络功能 网络口令修改即时生效 在多用户非关键性操作中不会引起冲突 在 Windows 98 或 Windows NT 等多任务多用户操作系统中 能使软件性能达到最佳效果 十一 高度自动化十一 高度自动化 财会人员只要输入原始业务资料 工资费用分配 计提折旧 期末调汇 清理结算等都可由系统自动 完成 9 404 十二 严密的十二 严密的会计会计监控体系监控体系 金蝶 KIS 行政事业版由于使用了 无缝联结 新技术 系统中业务和业务之间 业务和账务之间数据共 享 高度集成 再加之完整的权限控制机制 使整个系统形成一个严密的监控和管理体系 十三 完备的财务分析系统十三 完备的财务分析系统 金蝶 KIS 行政事业版提供了国内外常用的比较 结构 比率 趋势分析等方法 使用户可以对财务状 况和经营成果等主要财务指标及用户自定义的财务指标进行分析 分析结果同时以数字和图形双重显示 功能模块功能模块 一 账务处理一 账务处理 账务处理包括三大块 凭证的处理 账簿报表的查询以及期末处理 凭证处理中可直接处理外币业务 数量金额核算业务 选择根据分录自动生成收付转通知单 自动累 加一张凭证中同科目的记录 记账凭证处理中会计科目可直接从科目表中获取 引出标准格式凭证具有多 核算项目信息 记账凭证处理中自动校验各种平衡关系 保证录入数据的正确性 账簿报表的查询中快而准的提供了多种账务处理查询筛选功能 总账可按科目级别 币别 科目范围 等查询 明细账可按期间范围 币别 科目范围查询 还提供了多栏式明细账 数量金额明细账 核算项目 总账等 账簿输出格式优化美观 所有账表行宽小于金额长度时 栏中数据自动显示为 账簿报表的 查询中还提供了日报表 试算平衡表 科目余额表 核算项目明细表 期末处理是系统总结了某一会计期间的经营活动情况后 转至下一期的必做事项 同时该模块在结账 前 按单位财务管理和成本计算的要求 必须进行期末调汇及清理结算等工作 二 固定资产二 固定资产 系统能够提供固定资产管理中所需的编码 类别 折旧方法等各种信息 系统能够自动处理有关固定 资产的购入 报废 要素变动业务对应的账务处理 系统能够自动按照固定资产的使用情况计提折旧 系统 能够提供各种固定资产报表 提供固定资产卡片复制的功能 三 工资管理三 工资管理 工资管理中提供了简便易行的计算公式 灵活多变的项目设置 高速快捷的数据录入 各式各样的工 资报表 准确及时的费用分配 性能稳定 数据安全 10 404 四 往来处理四 往来处理 金蝶 KIS 行政事业版提供的往来处理功能可以进行核销往来业务 按照自定义条件查阅 浏览往来对 账单 利用账龄分析表对设置为往来核算科目的往来款项余额的账龄结构进行分析等 五 报表与分析五 报表与分析 系统提供了资产负债表固定格式分析报表以及自定义报表 其中自定义报表中提供了报表转化功能和 数十种取数公式 可以从工资 固定资产等账务系统取数 可以自行编制出满足各种需求的会计及管理报 表 并且当账表行宽小于金额长度时 栏中数据自动显示为 报表分析提供了资产负债分析 收支分析 财务指标分析表三张固定格式分析报表以及自定义报表分 析 各分析报表均可采用结构分析 比较分析 趋势分析三种分析方法进行分析 分析结果既可以用表格 方式输出 也可以图形的方式输出 六 出纳系统六 出纳系统 系统还提供了单位出纳人员所需要的现金和银行日记账 银行对账 资金日报表 账务系统银行日记 账与银行对账及支票管理等实用功能 规范的引入和导出接口 自动对账 一次性可选取消所有已勾对的 标志及借助排序器实现一对多功能等可充分提高出纳人员的工作效率 出纳系统与账务系统功能分离但数 据却可紧密连结共享 合理的数据共享模式可使得会计与出纳人员更能高效的独立工作 七 系统维护七 系统维护 在账套选项中将重要的核算及账表输出规则选项进行单独设置 简化操作程序 使用户可以方便地对 会计科目 核算项目以及凭证 账簿 固定资产等项目进行相关的编辑 操作界面操作界面 11 404 一 用户登录一 用户登录 图 2 1 金蝶 KIS 行政事业版兼顾了新老用户的需求 对老用户提供了系统登录及对老版本账套的升级功能 升级过程详解如下 用户输入用户名和账套名 系统会自动检测指定的账套是否存在 用户输入密码并确认 系统用提供的用户名和密码去和指定账套中的用户信息解密检查比较 如果指定的账套为老账套 还没有使用新的安全系统 则使用登录机器所在的本地 System mda 信息 去升级老账套 然后再检查 如果前面通过检查 则顺利打开账套 使用账套中的个人用户信息配置本地环境 否则提示用户密码 错误或没有相应权限 说明 1 先输入用户名 在 账套 对应框会自动显示该用户最近一次登陆的账套路径及账套名 12 404 如果登陆密码 密码如为字母则区分大小写 连输三次均错误 则出现登陆失败的提示 软件自动退出 登陆窗口 且在该账号真正的用户下次登陆时 向该用户提示 已有非法用户曾使用您的账号企图打开本 账套 2 登陆时 用户可直接点击 图标 或按快捷键 ctrl o 调出定位账套文件对话框选择欲打开的账套文件名 3 在登陆界面 任何人均可新建账套 新建的账套默认会为操作者设置一个管理员账号 用户名为 manager 没有口令 4 从当前账套界面 关闭该账套但不退出金蝶软件操作系统 再次打开该账套 则系统会默认用在 打开第一个账套时所获得的用户安全信息 用户名 密码 PID 尝试打开第二个账套 能否打开第二个账套 完全取决于该账套用户名及密码是否正确 是否被该账套的管理员进行过授权使用 即具有与第一个账套 完全相同的安全信息 一般来说 用户自己后来增加的用户出现这种情况的可能性很少 但如果是用系统 默认的 Manager 则可能性较大 强烈建议用户安装完系统后立即更改管理员密码 二 菜单条二 菜单条 菜单条是在窗口中显示的最上一条的内容 用于放置系统所需的功能菜单 菜单条中的内容随处理窗 口的不同而改变 如主窗口中就有起始菜单 初始化菜单和常用菜单三种不同内容的菜单 许多功能操作 都是通过菜单来完成的 三 工具条三 工具条 工具条紧接菜单条的下方 单击菜单条 窗口 W 中的 工具条 可显示或隐藏 工具条 工具条中主要放 置一些常用功能按钮 以简化操作过程 提高操作速度 这些按钮的功能和操作与菜单中提供的功能和操 作是一致的 工具条中的内容也是随着窗口的变换而变换 四 状态条四 状态条 屏幕的下方显示的是状态条 状态条用于显示当前账套的会计期间 当前操作员姓名等信息 若不想 显示工具条或状态条 可从菜单条 窗口 中选择取消显示工具条或状态条 菜单菜单 13 404 在金蝶 KIS 行政事业版中 大部分功能操作是依靠调用菜单功能来实现的 在这里先对系统的主菜单 的操作进行详细的说明 其它将在相应的功能介绍中予以说明 金蝶 KIS 行政事业版的主菜单依据状态的不同分为三种 进入金蝶 KIS 行政事业版之后 打开账套文 件之前或者关闭账套时的起始菜单 新建账套后的初始化菜单及启用账套后的常用菜单 一 起始菜单一 起始菜单 起始菜单功能分为 文件 和 帮助 两项 一一 文件菜单文件菜单 点击 文件 出现一下拉菜单框 主要功能操作都集中在该下拉菜单框中 如右图 2 2 所示 文件 中提供了 新建账套 打开账套 账套管理 账套修复 整理账套碎片 恢复 打印设置 系 统设置 网络加密卡设置 退出系统 等项操作功能 现将各功能分述如下 图 2 2 1 新建账套 新建账套 用户可以在登录界面利用 新建 按钮来建新的账套 也可以在此文件菜单中点击 新建账套 出现建 账向导窗口 然后按照建账向导提示即可建立一个新的账套 新建账套后 系统默认为用户创建了一个管 理员账号 用户名为 manager 密码为空 再按照自己的需要对账套进行初始设置 包括会计科目 会 计期间 核算项目 初始账务数据等内容的录入 14 404 2 打开账套 打开账套 您的计算机硬盘中可以保存多个账套 但金蝶 KIS 行政事业版在使用中每次只能打开一个账套 您必 须打开一个账套才能处理会计业务 在此强烈建议管理员在第一次打开新建账套后 更改自己的密码或另设其它的管理员账号 还需注 意的是 系统的安全性与所设的密码长度有关 系统密码应由字母和数字组成 最长可达 16 位 3 关闭帐套 关闭帐套 同右上角的关闭功能相同 金蝶 KIS 行政事业版在使用中每次只能打开一个账套 点击 关闭帐套 即 关闭当前页面的帐套 4 账套维护 账套维护 帐套维护包括帐套压缩与修复 帐套备份 帐套恢复 定位帐套管理数据库 帐套数据维护等功能 当首次安装金蝶 KIS 行政事业版并启动后 系统将自动识别找取管理文件 KDAisMng KAM 账套管理 在新建账套 年终结账 账套自动升级时系统将追加有关信息 诸如账套名称 使用年度 账套文件存放 路径 建账人 建账日期 是否停用等信息 同时对账套注释信息还可加以修改 补充说明 账套管理 中包含 定位账套管理数据库 和 账套数据维护 两个选项 定位账套管理数据库 的文 件为 KDAisMng KAM 该库记录 账套数据维护 的有关信息 而当单击 账套数据维护 时 出现的窗口 界面如下 15 404 图 2 3 是否停用 表示是否停止使用某账套 停止使用状态符号为 当需要使用时 再单击该状态按钮 即可 否则 在打开该账套时系统提示 该账套已经停用 请与系统管理员联系 浏览 表示将建立与某账套的关联管理 删除 表示删除对某账套的关联管理 当删除某记录时 系统提示 从账套管理数据库中删除账套信 息 可能导致不能跨年查账 确定吗 金蝶 KIS 行政事业版具有很强的事故恢复能力 你在使用过程中遇到的断电等意外故障 可能会对账 套文件造成破坏 以致无法打开账套 这时你使用 修复账套 功能将对遭到破坏的账套进行自动修复 由于操作系统的原因 使金蝶 KIS 行政事业版所建立的账套在运行过程中可能会产生一些无用的空间 无法释放 从而使账套文件占用的空间越来越大 直接影响系统的稳定及运行速度 整理账套碎片 功能 则可将账套中无用的空间释放出来 重新整理账套 16 404 金蝶 KIS 行政事业版中我们还提供了 关闭账套时进行碎片整理 的选项 只要您选择此项 则可以在 您关闭账套时系统自动对账套进行碎片整理 防止您的账套出现异常增大 图 2 4 如果您想使用备份在软盘上的账套数据 必须先将备份的账套恢复到硬盘中 再用金蝶 KIS 行政事业 版打开它 利用此功能您可以将已备份到软盘上的账套资料恢复到硬盘中 5 打印设置 打印设置 此功能用于对已安装的打印机进行设置 如打印纸张的选择 打印方式的选择 打印端口的设定等有 关打印机参数的设定 这些参数对打印机的工作影响很大 如果对打印机的技术细节不了解 则除了打印 纸张方向 打印品质等几项内容之外 不要对其他参数进行任何修改 否则可能会导制打印机工作不正常 6 系统设置 系统设置 单击文件菜单中的 系统设置 选项 可看到以下三个选项 图 2 5 1 在打开账套时强行升级账套 金蝶软件在不断发展 当以高的小版本号软件替换低的小版本号软件 后 仍要沿低版本号软件所用的账套 这时需要进行账套升级 一般系统会在打开账套时进行判断是否应 该升级 如是 则系统进行自动升级 反之 就不会自动升级 但如选择此选项 则不管该与不该升级 一律在打开账套时 强制进行账套升级 17 404 2 在系统发生错误时显示详细信息 选取此项 在系统产生错误时 就会显示详细的错误信息 3 在升级账套时对离职或禁用员工的工资数据采用全保留方式 7 皮肤 皮肤 系统提供 4 种风格的皮肤可供用户选择 可以根据个人喜好选择适合您风格的皮肤 8 更换操作员 更换操作员 单击 更换操作员 会弹出系统登录页面 重新输入用户名和密码 可便捷更换操作员 9 退出系统 退出系统 如果要结束金蝶 KIS 行政事业版操作可选择该功能 该功能与工具栏中的 按钮作用一致 执行二者之一后 系统提示 是否确认退出金蝶 KIS 行政事业版财务软件 点击 是 就 可退回到 Windows 操作界面 二二 帮助菜单帮助菜单 该菜单提供了如图 2 6 所示选项 帮助 中提供有关使用的帮助信息 帮助手册 可以实现即时帮助 常见为题答疑 可帮助我们快速查找并且解决一些常见的为题 日积月累 中可以找到运用本系统的小窍门 公司主页 可以直接连到金蝶网站 在允许上网的情况下 友商网 可以直接连到友商网网站 联系我们 可 以发 E Mail 到金蝶总部技术支持部 正版验证 许可协议 关于 选项则可显示当前金蝶 KIS 行政事业 版的版本号以及版权等信息 图 2 6 18 404 二 初始化菜单二 初始化菜单 初始设置结构功能中都提供了 文件 查看 基础资料 工具 窗口 和 帮助 六项功能菜单 现就这六项功能菜单的使用说明如下 一一 文件菜单文件菜单 文件 菜单中提供了 新建账套 打开账套 关闭账套 账套管理 打印设置 系统设置 皮肤 更换操作员 退出系统 等功能 均与起始账套中一致 具体可参见上起始菜单相关内容 二二 基础资料基础资料 初始化菜单与常用菜单中的基础资料内容完全一致 都是对币别 凭证字等的新增 修改 删除操作 如图 2 7 所示 其中的各个具体操作 将在有关章节中详细阐述 图 2 7 三三 工具菜单工具菜单 工具菜单中提供了 用户管理 修改密码 上机日志 计算器 套打设置 科目预警设置 账套数据检查工具 和 并行核算转换工具 等功能选项 如图 2 8 所示 现将有关处理功能详述如下 19 404 2 8 1 用户管理 用户管理 请参见系统维护中的相关章节 2 修改密码 修改密码 请参见系统维护中的相关章节 3 上机日志 上机日志 请参见系统维护中的相关章节 4 计算器 计算器 在财会业务处理过程中 经常需要进行一些数据计算工作 为了方便用户进行计算 系统提供了计算 器功能 在 窗口 中选择 计算器 系统即会调出计算器 供您计算使用 用 F11 键也可以随时调出 计算器使用 计算器回填功能说明 功能键 F11 启动计算器功能 F12 填入计算器计算结果 回填范围 将光标定位于要填入计算结果的单元内 按 F12 键 系统即将计算器计算的结果直接填入 图 2 9 a 凭证录入 在凭证录入窗口 有关金额及数量 单价的地方均能回填计算器的结果 b 初始数据录入 在初始数据录入窗口 凡是能填入金额的单元均用此方法回填计算结果 20 404 c 工资数据录入 在工资数据录入窗口 所有工资项目为数字型的 均可用计算器回填功能填入计算 结果 d 预算数据录入 在科目及核算项目的预算数据录入窗口中 凡能修改的地方均可回填 e 固定资产录入 在固定资产录入 变动 窗口 凡录入金额的地方 均可回填 注意事项 1 当系统找不到金蝶计算器时 按下 F11 键调入的是 Windows 系统自带的计算器 此时无法执行回 填功能 2 需输入金额处 回填的数据如有小数 则四舍五入后取两位小数 3 需输入数量处 回填的数据保留四舍五入后四位小数 5 套打设置 套打设置 请参见系统维护中的相关章节 6 科目预警设置 科目预警设置 有时候 单位需要限制某一会计期间某些科目的余额 借贷方发生额及累计发生额的预算数 财务人 员在日常操作中需要知道这些科目的发生数是否超出了其预算数 为了满足单位的这些需求 金蝶 KIS 行 政事业版提供了科目预警功能 用户只需先进行科目预警设置 然后科目预警功能即会在凭证录入等过程 中生效 用户也可在相同的工具菜单下立即查看预警情况 具体描述如下 单击 工具 菜单中的 科目预警设置 系统弹出如图 2 10 的处理窗口 21 404 图 2 10 增加 增加科目预警的内容 单击它 会出现如图 2 11 所示窗口 图 2 11 您只需按照图内的提示逐项输入内容 单击 确认 回到图 2 10 所示的窗口 显示增加的内容 单 击 取消 则前面的操作无效 回到图 2 10 所示的窗口 不显示增加的内容 增加完毕后 回到图 2 10 所示的窗口 在此窗口 您只需单击相关的按钮 就可以对已增加的内容进行 修改 删除 也可以将它 复制至全年 这样您就不用每个会计期间重复此项操作了 22 404 为了保证科目预警功能的安全性 在科目预警功能设置好后 要使它生效 您还需作以下操作 在 凭证录入 的界面中 单击菜单栏的 编辑 菜单 会出现一下拉菜单 在此下拉菜单框中 单击 启 用科目预警 进行选取 这样 您就可以大胆使用科目预警功能了 如果在录入凭证时 发生额或余额等 超出了科目预警的范围 系统将自动报警提示 7 账套数据检查工具 账套数据检查工具 为了方便用户和技术支持人员能够定期检查账套数据的正确性 以及在与业务版联用时 检查总账与 业务单据数据的一致性 系统提供了账套数据检查工具 单击 工具 菜单中的 账套数据检查工具 系统弹出如图 2 12 的处理窗口 图 2 12 在此窗口中 用户可以选择需要检测数据所在的期间和需要检查的项目 下面具体说明一下各个项目 的检查内容 1 账套表的索引 检查数据库中所有的表是否能够正常打开 检查所有的表的索引是否正确 2 账套表非法记录 检查数据库中所有的表是否存在非法记录 23 404 3 会计科目表的数据 检查会计科目表的数据是否正常 包含科目编码是否有正确的位数 是否有 非法的字符 上下级的数据是否跟参数表中定义的级次是否一致 4 核算项目表数据 检查核算项目表数据是否正确 包括 级次关系 是否有非法记录 明细和非 明细判断是否正确 5 科目余额表数据 检查科目余额表中上下级科目的数据是否一致 6 数量金额表数据 检查数量金额表数据是否正确 包括 上下级科目 带核算项目 数据是否一致 7 凭证数据表数据 检查凭证数据表数据是否正确 包括 会计科目是否正确 分录号是否正确 凭证数据是否平衡 核算项目数据是否正确 机制凭证是否正确 8 固定资产表数据 检查固定资产表数据是否正确 包括 固定资产数据中累计折旧的数据是否跟 总账科目余额表中累计折旧科目的数据一致 固定资产科目的数据是否跟总账科目余额表固定资产科目的 数据一致 8 并行核算转换工具 并行核算转换工具 2007 政府收支改革提出了新旧科目体系并行核算要求 行政事业单位需要同时处理新旧科目体系两 套账 通过本工具可以实现做一套账同时自动生成另一套账 可最大限度减轻用户工作量 1 原理 通过建立一个新的账套 并使用此工具将旧账套凭证按照对应关系传递到新账套 达到同时提供新旧 两套报表的需要 同时也确保数据完整 可追查 2 准备工作 1 新建立一个新空账套 设置必要的账套参数 并确保新账套初始化会计期间与老账套当前会计期 间保持一致 24 404 2 用金蝶 KIS 行政事业版 2007 打开旧账套 并单击 工具 菜单中的 并行核算转换工具 单击按纽选择刚建好的新账套 系统自动将用户 币别 核算项目等基础资料导入新账套 如检测到 目标账套被传递过基础资料数据 系统则提示如图 2 13 图 2 13 3 用金蝶 KIS 行政事业版 2007 打开新账套建立新体系会计科目并设置好新科目的相关属性 核算项 目 数量金额核算 往来 币别等 3 科目匹配设置 单击 工具 菜单中的 并行核算转换工具 系统弹出并行核算转换工具处理窗口 此时因为未选择目 标账套 整个界面处于锁定状态 单击按纽可选择用于接受转换的新账套 然后可以开始指 定对应关系 如图 2 14 25 404 图 2 14 1 单击按纽 系统将自动比较新旧两个账套会计科目 并将科目代码 核算项目 数 量金额核算 往来 币别完全一致的所有科目自动匹配对应 2 当仅仅存在科目代码不同 核算项目 数量金额核算 往来 币别等完全一致 可以使用完全匹 配选项来实现自动匹配对应 3 当核算项目不同时 需要手工指定一个默认的目标核算项目 支持多默认核算项目 转换后需要 手工调整 4 系统自动保存当前的匹配对应关系 下次可直接使用 无须再次匹配 4 转换 单击按纽 系统进入科目对应匹配关系检查界面 如图 2 15 26 404 图 2 15 通过关系检查后 单击 如果账套未结束初始化 那么只能进入传递期初余额功能 如果账 套已经结束初始化 那么只能进入传递凭证功能 如图 2 16 图 2 16 单击 传递初始余额 累计发生额 含固定资产期初卡片和余额 到目标账套 或者引入本 期凭证 可选择引入当期固定资产卡片及固定资产凭证 到目标账套 如图 2 16 2 17 27 404 9 四四 窗口菜单窗口菜单 窗口菜单主要用于调整窗口在屏幕中的排列方式 计算器及有关工具条 状态条等信息 如图 2 13 所示 图 2 13 1 层叠 层叠 用于将全部打开的窗口在屏幕上用层叠的方式显示出来 以便于您跨窗口操作或查看各窗口的内容 层叠方式如下图 2 14 所示 28 404 图 2 14 2 水平平铺 水平平铺 用于将全部已打开的工作窗口在屏幕上以水平平铺的方式显示出来 以便于您跨窗口操作或查看各窗 口的内容 水平平铺如下图 2 15 所示 29 404 图 2 15 3 垂直平铺 垂直平铺 用于将全部已打开的工作窗口在屏幕上以垂直平铺的方式显示出来 以便于您跨窗口操作或查看各窗 口的内容 垂直平铺如下图 2 16 所示 30 404 图 2 16 4 工具条 工具条 工具条选项用于选择在进行各项功能处理时 要不要显示工具条 如工具条前有 表示要显示工具条 否则不显示 显示常用工具条会帮助您提高工作效率 5 状态条 状态条 状态条用于显示系统的一些提示信息如当前会计期间 当前用户等内容 如不需要可关闭 6 按钮文字 按钮文字 按钮文字用于显示工具条的信息 如不需要可关闭 7 其它选项 其它选项 状态条选项下面的选项是当前所打开窗口的列表 如果要从当前窗口切换到其他窗口 可在此处进行 选择 例如 当前是明细账查询窗口 要在不关闭当前窗口的情况下打开会计之家窗口 可在窗口菜单中 单击 会计之家 选项 切换到会计之家中 五五 帮助菜单帮助菜单 帮助菜单同起始菜单中的相关内容 请参见前有关内容 31 404 三 常用菜单三 常用菜单 常用菜单是在启用账套之后的系统主菜单 它提供了系统常用功能以外的辅助功能 其功能项目主要 包括 文件 功能 基础资料 工具 窗口和帮助等六项内容 一一 文件菜单文件菜单 文件 菜单中提供了 新建账套 打开账套 关闭账套 账套管理 备份 恢复 引入 引出 打印设置 系统设置 更换操作员 退出系统 等功能 如图 2 17 所示 除了 备份 引 入 引出 更换操作员 外 其余均与起始账套中一致 在这里只具体介绍这四项功能 图 2 17 1 账套备份 账套备份 为防止系统出现故障 感染病毒等不可预料的情况 造成数据丢失 影响财务工作的正常进行 您应 该定期对账套进行备份 并妥善保存 利用此功能 您可以将账套数据资料压缩备份到软盘或硬盘上以备 后用 2 引入功能 引入功能 引入 就是从金蝶 KIS 行政事业版其它账套或其他数据文件中引入有关账务或业务数据 如图 2 18 所示 在初始化处理窗口 系统只提供了 初始数据 引入功能 32 404 图 2 18 引入初始数据 引入初始数据是指从金蝶 KIS 行政事业版的其它账套中引入初始数据 将其他账套的 初始化数据 引 入到本账套中 作为本账套的初始数据 但只有系统为正式版本且操作员为系统管理员的情况下才可引入 初始数据 具体操作如下 用鼠标点击菜单中的 引入 中的 初始数据 项 系统就会弹出一个如 2 18 所示的文件处理窗口 选 择要引入的账套文件名称无误后 单击 打开 按钮 系统自动判断当前账套的启用期间与被引入源账套的 当前期间是否一致 如不一致 系统则发出警告信息 如单击 是 Y 则继续引入初始数据 反之 系统退出引入初始数据的功能 单击 是 Y 后 系统 再提示您 如果从外部账套引入初始数据 则当前所做的初始化工作将全部放弃 是否继续 选择 是 Y 系统将会用源账套的数据全部覆盖代替当前账套的初始化数据 引入凭证 启用账套后 从文件菜单中选择 引入 再选择 凭证 如图 2 17 所示菜单 用鼠标点中该菜单中的 凭证 后 系统会弹出一个如图 2 19 所示的文件处理窗口 要求选择要引入的账套文件名称 但源账套 33 404 必须是相同版本的金蝶 KIS 行政事业版所建立的账套 而且必须已经关闭初始化 如果源账套未启用 未 关闭初始化 可暂时停止引入凭证 打开源账套为当前账套 启用账套后 再重新引入凭证 选择完源账套后单击 确定 按钮 系统进入选择 引入凭证 窗口 选择要引入的凭证范围 选择凭证日期范围 输入引入凭证的起止日期 图 2 19 选择凭证类别 输入引入凭证的类别 某一种凭证字或全部 选择凭证编号范围 若选择了某一种凭证类别后 系统要求输入该凭证字的起止编号 选择引入 已过账凭证 未过账凭证 所有凭证 三者中之一 选择是否 引入包括由系统自动产生的凭证 若选择 则能够引入包括系统自动产生的所有凭证 否 则只能引入用户手工录入的凭证 选择是否 重排凭证号 若选择 引入的凭证将从当前账套的最大凭证号码开始重新编排 若不选择 则引入凭证时 按原凭证号引入 若出现与当前账套中的凭证字号相同的凭证字号 则系统会出现如图 2 20 所示窗口提示选择 34 404 图 2 20 选择 引入 系统则引入该凭证 并且在当前账套中重新排凭证号 新凭证号为原凭证同一期间同一 凭证字在当前账套中的最大号加 1 选择 不引入 系统不引入该凭证 选择 全部引入 系统把以后所有的重号凭证引入到当前账套 并且对这些凭证重新编号 编号方法 类似于选择 引入 选择 全部不引入 则不引入该凭证以后的所有重号凭证 选择 退出 系统则退出凭证引入 本次引入凭证操作全部取消 若引入的凭证中含有固定资产变动资料 则首先要删除当前账套 当前会计期间中有关计提折旧的凭 证 否则 出现提示 要引入的凭证中 含有已过账固定资产变动资料 你必须把源账套的凭证反过账后 才能引入指定凭证 请按取消本次引入操作 选择完毕后 单击 确定 按钮 系统提示从源账套引入凭证至当前账套 另外 还可引入 引出无凭证字的记账凭证 引入完毕后 系统显示引入的结果信息 单击 确定 按钮后 系统提示您需调整有关固定资产 累计折旧 清理结算的凭证 如果刚才引入 的凭证对固定资产 累计折旧或收支构成影响 则需要先删除计提折旧和清理结算的凭证 然后重新计提 折旧和清理结算 如果不构成影响 则不必调整有关凭证 确认上述情况无误后 单击 确定 按钮 结束引入凭证操作 35 404 引入报表 每新建一个账套 都需要在账套中设置会计报表 而各账套间的报表格式基本上是相同的 因此先可 以在一个账套中设置好各报表的格式 然后引入到其他账套 减少重复工作 提高工作效率 启用账套后 从 文件 菜单中选择 引入 再选择 报表 如图 2 21 所示 图 2 21 确定后 系统进入 引入报表的源账套 窗口 提示选择源账套和文件名 注意 源账套必须是同版本 的金蝶 KIS 行政事业版的账套 且必须已关闭初始化 选择完毕后 单击 确定 按钮 系统即把源账套中的所有报表引入到当前账套来 并显示引入报表 成功 如有与当前账套中名称相同的报表 则引入时自动在报表名后加 XXX 后缀 XXX 为三位数字 如 当前账套已存在 收支表 则引入的源账套中的 收支表 被重命名为 收支表 001 此外 用户也可直接删除不必要的报表或更改报表名 更改报表名的方法是 打开报表后 从文件菜 单中选择 另存为 输入新的文件名后 确定 即可 引入摘要 从 文件 菜单中选择 引入 再选择 摘要 后 系统进入选择 引入摘要的源账套 窗口 如图 2 22 所 示 36 404 图 2 22 源账套是金蝶 KIS 行政事业版建立的账套 且源账套必须已关闭初始化 选择完毕后 单击 确定 按钮便开始从源账套引入摘要 若源账套中无摘要 系统提示摘要库为空 若有 则在引入完毕后 系统提示引入摘要成功 单击 确定 按钮 即可在当前账套中使用引入的摘要 引入工资核算办法 从 文件 菜单中选择 引入 再选择 工资核算办法 系统即进入 引入工资核算办法源账套 窗口 其源账套必须是同版本金蝶 KIS 行政事业版所建账套 且必须已关闭了初始化 选择完毕后 单击 确定 按钮 开始引入工资核算办法 引入完毕后 系统自动提示是否引入成功 引入标准格式凭证 37 404 迄今为止 大部分单位都自行开发了 MIS 管理信息系统 而财务作为单位 MIS 的一部分 就需要与 MIS 中其它模块进行数据交换 金蝶 KIS 行政事业版提供的 引入 引出标准格式凭证 功能 可以从其他 模块中引入凭证 且引入的标准格式凭证中可含有多核算项目 也可引入无凭证字的凭证 还可以从财务 系统中引出凭证 这样 整个信息管理系统就可达到数据共享 为单位决策提供准确的财务信息 标准格式凭证文件是金蝶 KIS 行政事业版系统之外的一个数据文件 它可以由其他软件系统生成 作 为金蝶财务系统与其他系统传递数据的接口 标准格式凭证结构的详细说明 可以在金蝶 KIS 行政事业版 运行目录 如 C KDWIN 下的文件 expvch txt 中得到 标准格式凭证是一个 dbf 格式文件 dBase Foxbase Foxpro Excel 等系统可以直接读取 从 文件 菜单中选择 引入 再选择 标准格式凭证 系统进入 引入凭证 窗口 见图 2 25 选择要 引入的标准格式凭证文件名 凭证文件类型只能为 DBF 格式文件 选中要引入的标准格式凭证文件后 单击 确认 按钮 系统弹出引入凭证范围选择窗口 如图 2 23 所示 图 2 23 选择凭证日期范围 输入引入凭证的起止日期 38 404 选择凭证类别 输入引入凭证的类别 某一种凭证字或全部 选择凭证编号范围 若选择了凭证类别的某一种凭证字 要求输入该凭证字的起止编号 选择引入 已过账凭证 未过账凭证 所有凭证 三者中之一 选择是否 引入包括由系统自动产生的凭证 若选择 则能够引入除 固定资产 累计折旧和购销存 产生凭证 以外的凭证 否则只能引入用户手工录入的凭证 选择是否 重排凭证号 若选择 引入的凭证将从当前账套的最大凭证号码开始 重排凭证号 若不 选择 引入凭证时 则按原凭证号码引入 若有与当前账套中凭证字号相同的 系统出现如图 2 24 所示的 提示选择窗口 图 2 24 选择是否包含已删除凭证 为了保证凭证不断号而在删除凭证时做了作废标记的凭证 选择完毕 单击 确认 按钮 开始引入凭证 并显示有关信息 如果引入的凭证中含有当前账套没 有的科目或核算项目 系统不引入此凭证 并给予提示 引入完毕后 显示引入结果 单击 确定 按钮 保存引入的凭证 单击 取消 按钮 则取消刚才的引入操作 3 引出功能 引出功能 金蝶 KIS 行政事业版除提供引入 标准格式凭证 外 还具有引出 标准格式凭证 功能 并且引出的标准 格式凭证可有多核算项目信息 此功能中引出的文件类型为 dbf 格式 标准凭证的格式详细说明 可以在 金蝶 KIS 行政事业版运行目录下的文件 expvch txt 中得到 从 文件 菜单中选择 引出 选择 标准格式凭证 如图 2 25 所示 39 404 图 2 25 系统即弹出文件处理窗口 在此窗口中输入 引出凭证 的文件名 完毕后 单击 确定 按钮 进入 如图 2 26 所示选择引出凭证范围窗口 在此窗口中选择引出凭证的条件及范围 选择 凭证范围 类似于 引入 标准格式凭证 具体操作请参阅 引入标准格式凭证 一节中的说明 图 2 26 选择完毕 单击 确定 按钮 系统将所选定的凭证引出至指定的标准格式凭证文件中 同时提示 引出操作已正常结束 其它文件菜单引出功能 金蝶 KIS 行政事业版系统为方便您的需要在凭证序时簿 明细账 自定义报 表 工资发放表等等文件菜单中皆提供数据引出功能 引出的数据可作二次开发或作其他数据加工处理 其数据类型有 Access MDB DbaseIII Foxpro2 6 Paradox 4 X Excel 等 14 种 您可选择其中任一种 40 404 然后输入相应的文件名及路径 按确定后系统将提示 成功引出 具体参见 会计分录序时薄引出 一节 二二 功能菜单功能菜单 功能菜单中包括了会计之家的所有处理功能 在这里选择相应功能与会计之家按相应按钮的操作是一 致的 例如 在查看菜单中 选择 固定资产增加 选项 系统调出固定资产资产处理窗口 与在会计之家 中按下 固定资产增加 按钮相同 三三 基础资料基础资料 基础资料所包括的功能处理与初始化菜单中基本一致 有关说明请参阅初始化菜单一节 四四 工具菜单工具菜单 工具菜单所包括的功能处理与初始化菜单中基本一致 有关说明请参阅初始化菜单一节 五五 窗口菜单窗口菜单 窗口菜单所包括的功能处理与初始化菜单中基本一致 有关说明请参阅初始化菜单一节 六六 帮助菜单帮助菜单 帮助菜单所包括的功能处理与初始化菜单中基本一致 有关说明请参阅初始化菜单一节 统初始化统初始化 本章内容提要 准备初始化数据资料 设定新建账套参数 录入初始数据资料 完成初始建账 系统初始化是会计电算化中一项十分重要的工作 它是整个会计电算化工作的基础 这个基础的好坏 将直接影响到会计电算化这座大厦的质量和运作 清晰的科目结构 明了准确的的数据关系 会使您在账 套启用后的日常处理和财务核算工作中思路畅顺 处理简捷 系统初始化流程图 41 404 准备工作准备工作 为了确保您日常会计工作在金蝶 KIS 行政事业版中快速 准确 高效地进行 首先您要对我们软件系 统的功能及工作流程有一个全面的了解 在对系统能做什么和怎样做有了一个初步认识之后 您就可以开 始着手建造符合您自己需要的会计电算化系统了 金蝶 KIS 行政事业版能够帮助您摆脱手工账的琐碎繁杂 极大地提高工作效率和工作质量 但在开始 使用之前 您还必须对当前的会计数据进行整理和规划 针对金蝶 KIS 行政事业版的优点和单位本身的业 务特点进行必要的前期准备 前期的准备工作是建立一套高效 实用的会计电算化系统的基础 在本章中 我们将协助您建立系统所必需的会计数据 业务资料以及合理的会计科目结构体系 一 账套基础资料一 账套基础资料