EXP培训提纲及上机指南.doc

一、 Exp培训大纲 1、Expedition的管理思维 将合同事务予以分类 分类后全面地登记 登记的同时可进行关联 已设置了许多标准的管理模式: 合同费用管理 变更管理 图纸管理 登记的事务可跟踪催办2、软件安装 单机版安装 网络版安装 3、使用前规划：合同编号、文件分类码、状态编码、单位简码、文件编号方式、 费用科目、 自定义、栏位、各种环境设置、报告和催办信 4 、通讯方面的事务管理：收文、发文、记事本、送件信函、会议纪要 电子文件蓝 5、Exp 的费用管理：费用工作表的块与栏位、费用的分摊（转载） 6、Exp 的变更管理：变更的通常解决流程、变更处理的阶段及相应文件、 变更费用的管理及支付 7、图纸管理：图纸清单记录、图纸的修改记录（演变及审查人）、 图纸的分发、图集 8、Exp 的关联功能 边登记事务边用“问题”关联、事后追索的关联 9、Exp 的催办功能 通过催办信，对所有具有“要求日期”的事务进行催办 10、使用Exp的好处 了解国际标准的合同管理 规范企业对合同的行为 使合同的费用有个全面的监视 使合同的任何事宜在机器上有记录 提高办事效率 减少遗漏造成索赔、争议 实现远程项目的合同管理 二、 上机指南 背景假设：假设您是总包商的一员参与到项目ABCD中，您利用Exp辅助管理合同事务。 练习（一）： 1、在Exp中建立项目ABCD 注：斜体的内容，练习时可替入您自己喜欢的内容 启动Exp，选择 All projects ；文件、新工程；选择用新增工程对话框输入基本信息建立新工程；输入如下内容： 通常： 名称：ABCD； 标题：练习工程 合同名称：ABCD LOT1地点：上海 主要单位： 用户单位：普华工程公司，普华公司， GC，LGP,李国平 业主 ： 电力工程公司，电力公司, OWN, ZDL，赵大力 总承包：普华工程公司，普华公司， GC，LGP,李国平 监理：电力监理公司，监理公司，ENG, WJJ，王建军 项目经理公司：电力监理公司项目经理联系人：王建军 送审件协调人公司：普华工程公司送审件协调人联系人：李国平 在输入各项时，黄色背景是必填项目，白色背景是选择项目； 2增加单位下的联系人 ： 由于合同事务会涉及很多人，您也可以事先把所有参与者都记录在案。 选择“工程信息”下的“单位信息”，已有上面练习1输入的三个单位，在各单位 下输 入： 普华公司: LX，李晓，合同部经理，（通讯地址，电话、传真、Email等） 监理公司: ZH, 赵红，合同部经理，（通讯地址，电话、传真、Email等） 电力公司: WB, 王冰，合同部经理，（通讯地址，电话、传真、Email等） 3、增加一个收文、发文记录，用WORD、NOTEPAD写外挂文件。 选择“往来信息”下的收文记录和发文记录，又击空白处，输入： 收文记录：发方=监理公司，收方=普华公司，标题=开工令，说明开工令，状态=CLO （原始文件的其它栏位可不填内容）击左上角的页图标关闭记录窗口或右上角“X“符号。用“显示”、“附件”、“文件”来挂接文件。（WORD，NOTEPAD下最好要先有个内容为空的模板）。 发文记录：请您自己假设一个发文。例如发文给电力公司要求尽快支付预付款； 发文给监理公司要求尽快进行现场场地移交； 4、增加一个会议纪要 选择“往来信息”下的“会议纪要”，双击空白处，输入： 日期：系统当前日期；标题：进度协调会；时间：任意；地点：电力公司四楼会议室出席者：LGP，LX，ZDL，ZH，WJJ，WB 议题：（1）、监理公司总监王建军解释了合同关于进度计划控制的要求，并 着重说明了业主、监理关于进度控制的计算机手段。会议 要求普华公司按合同规定在45天之内提交详细的工程总进度 网络计划，且一并提交磁盘文件。 状态：OPN；责任方：普华公司；要求日期：xxxxx(系统 日期+45天) （2）、监理公司还给出了项目的信息编码，征求普华公司意见，要求 普华公司在一周内予以回复。 状态：OPN；责任方：普华公司；要求日期：xxxxx(系统 日期+7天) （3）、监理公司说明了现场移交的情况，并给出了坐标表（附磁盘 文件：xxxx.XLS) 状态：CLO 如有兴趣，可给本议事项目挂接一个Excel表 （4）、其他议事项目，请随意输入几条。 5、问题及其关联的事务 由于考虑到进度计划是项目管理的重要内容之一，今后会有许多事务与此有关， 故要建立问题。 i. 在“会议纪要”的“议题”窗口下，选择第1个议事项目，选择“显示”、 “问题 ”、连接，输入问题代码SCHD1，标题=“总进度计划编制” ii. 仍在“会议纪要”的“议题”窗口下，选择第2个议事项目，选择“显示”、 “问题 ”、连接，输入问题代码CODE1，标题=“项目信息编码”iii、选择“往来信息”下的“发文记录”，增加一个发文。收=监理方公司，标题=“关于编码的几点修改建议“；说明“关于编码的几点修改建议“；状态=OPN，责任方=监理公司。 关闭发文记录窗口，退到发文的清单窗口，将光标置于刚才的发文记录 上，选择“显示”、“问题”、连接，将本发文与问题CODE1关联 iv、选择“工程信息”下的“工程问题”，打开问题CODE1，您会发现与此问题 有关联的已有两项事务。MBI表示会议议事项目；SNT表示发文。 练习（二）：6、i) 增加一个合同，例如总包合同 选择“合同信息”下的“合同”，双击空白处，输入如下内容： 说明：项目总包合同 发方（即发包单位）：电力公司 收方 (即承包单位) ： 普华公司 在“单项”按钮下双击空白处，输入： 001 10,000 m3 土方开挖 25.00 002 100,000 m3 石方开挖 50.00 003 25,000 m3 砼 500.00ii) 再增加一个合同，例如分包合同 选择“合同信息”下的“合同”，双击空白处，输入如下内容： 说明：XXX公司分包合同 发方（即发包单位）：普华公司 收方 (即承包单位) ： Subc (由于Subc此前并不存在，Exp会要求输入Subc的全称，主要 联系人简名等，请随意完成输入） 在“单项”按钮下输入： 001 10,000 m3 土方开挖 22.00 002 100,000 m3 石方开挖 45.00 003 25,000 m3 砼 450.00 7、将合同的费用转载到费用工作表中 凡是遇到钱，都要进到费用工作表中进行统一管理这是Exp的思维之一。 实际的使用，应该先建立好费用科目，即企业内部经过酝酿，形成一套关于 项目费用管理的科目体系。 i) 例如，以下是本练习工程的科目体系。 选择“合同信息”下的“费用工作表”，双击空白处，逐条输入： abcd.01.01 abcd土石方工程 abcd.01.02 abcd砼工程 abcd.01.03 abcd设备安装 abcd.02.01 abcd主设备采购ii) 选择“合同信息”下的“合同”，打开总包合同，选择“显示”、“费 用分摊”、“增加”，由于总包合同的费用是总包商的预算，故放入费用 工作表的预算（BUGET）块中，（注意：这一步要谨慎，因为一旦选定分摊类别，以后是不可修改的）具体向每个帐号分摊多少，请输入如下分摊： abcd.01.01 5,250,000 abcd.01.02 12,500,000 （如果余额要全部转入一个科目，可击 增加余额来直接完成转载） 关闭本合同iii) 选择“合同信息”下的“合同”，打开分包合同，选择“显示”、“费 用分摊”、“增加”，由于分包合同的费用是总包商的委托费用，故放入 费用工作表的委托（COMMITMENT）块中，具体向每个帐号分摊多少，请输入如下分摊： abcd.01.01 4,720,000 abcd.01.02 11,250,000 （如果余额要全部转入一个科目，可击 增加余额来直接完成转载） 关闭本合同iv) 关闭一下费用工作表再打开，您会发现刚才转载的数据已在表中出现。v) 双击任一科目，可进一步知道数据的来源文件。 8、变更事务的管理i) 、 (a)、 假设开挖作业进展到一定程度，发现一个溶洞，普华公司向监理公司发出一 RFI（请示），报告发现溶洞，要求监理公司给出指示： 选择“往来信息”下的“请示”，双击空白处，输入： 文件类型=RFI, 发方=普华公司；收方=监理公司标题“发现溶洞” 有关的合同为 电力公司 与 普华公司 的合同 在问题按钮下输入： 发现一个溶洞，请予指示。（具体文件可在本请示项目上挂接文件。） 关闭本RFI窗口 (b)、由于可能要进入到变更程序，为把溶洞问题的解决过程予以记录，以便日后汇总查询，建立一个问题Cavity： 选择“显示”、“问题”，Cavity， 溶洞 (c)、从归类角度出发RFI放在请示清单中，从收发文角度来看，它 又应放入发文清单中。 将光标置于RFI之上双击打开，文件、发送、发送到发文记录将RFI登记到发文清单中 ii)、监理公司收到您的RFI后，给您发来一个RFP，要求您提出处理溶洞的建议方案。您可从RFI复制一个RFP，用来记载收到一个RFP这一事件： 在RFI处，选择工具、生成文件、RFP（建议方案）: 发方=监理公司；收方=普华公司选择“合同信息“，“建议方案“，可看到一空白标题的RFP，输入：标题“请给出溶洞的处理建议” 有关的合同为 电力公司 与 普华公司 的合同 在说明栏位下输入： 请给出贵方的处理意见报批。（具体文件见挂接文件。） 关闭本RFP窗口 在光标置于RFP时并打开时，按F8，可将收到本RFP之事件登记到收文记录中。实际上，RFP是由对方完成自动加入数据库的，但对方没有应用Expedition时，只能由本单位信息员按此方法录入。您收到监理公司的RFP后，作出您的方案及报价，此类文件称为PCO，即建议的变更令。（a）可从RFP处，选择工具、生成文件来复制产生PCO：发方=普华公司；收方=监理公司标题“关于溶洞的处理建议” 有关的合同为 电力公司与 普华公司 的合同 在说明栏位下输入： 关于溶洞的处理意见，请批示。（具体文件见挂接文件。）(b) 在单项按钮下放入您处理溶洞的报价项目：001 5000 m3 土石方回填50.00 002 150 m2 钢筋网1500.00 003 200 m3 砼 1000.00关闭本PCO.(c) PCO中已经出现钱，尽管这个钱还未得到批准，您可以将它放入费用工作表的待批变更费用中，（这里的类别是程序根据合同的性质自动选择的）选择显示、费用分摊，将所有待批费用（675,000）放入预计预算调整金额（BUGET pending）中。abcd.01.01 250000;abcd.01.02 425000;（可打开费用工作表看是否已经在预计预算调整金额中出现675000。 注：如费用工作表本来是打开的，此数据一时会看不到，请关闭一下费用工作表再打开就有了。)(d) 业主收到您的PCO后，如觉不满意，会再次要求您给出第二个PCO。本例假设，业主对您的PCO满意，给您发来了CO(变更令). 可从PCO处，选择工具、生成文件来复制产生CO：发方=监理公司；收方=普华公司标题“关于溶洞的处理意见” 有关的合同为 电力公司 与 普华公司 的合同费用是否滚动？，选是，即让待批费用变为批准的费用 在说明栏位下输入： 关于溶洞的处理意见。（具体见挂接的文件。）(e)、变更令必须机上批准后，方能将待批变更费用栏中的费用转入批准的变更费用中；方能在生成进度款申请时自动搜寻到批准的变更费用，并提示是否要在本期进度款支付时同时支付变更费用。在变更令窗口，选择批准按钮，填上两个批准日期，再将右上角批准日期勾上。(f)、由于在溶洞事件开始时，我们建立了问题Cavity，同时在从一个文件复制到令一个文件时，一般都选保持与原问题的关联，因此，现在打开Cavity问题，您会看到所有处理溶洞的记事。 9、形成进度款申请记录i) 从合同复制进度款申请记录：选种总承包合同，选择工具、生成文件、生成进度款申请向导，Exp会复制合同的工程量清单为进度款申请的支付清单，同时会自动搜寻在本期截止日期前与上次截止日期之间所发生的变更，如发现批准的变更，会提问是否要随进度款申请要求支付，如回答是，Exp在支付清单中自动增加一行（编号C0001），并把变更金额转入作为合同金额。(实际上，除变更费用外，我们还可以将到货金额转入进度款申请之中)ii) 填入本期完成量 打开进度款申请，再击进度支付，在本期栏位下，输入：编号工作说明本期0000010 土方开挖 5000（量） 0000020 石方开挖 10000（量） 0000030 砼 500（量） C0001 溶洞处理675,000 (钱) 进度款申请要核准，以便Exp进行累计等工作。进入汇总按钮，在右 下角已核准数目旁填入本期要求支付的进度款，进入核准按钮， 输入两个日期，再核准iii) 在上述进度款得到业主的正式批复后，您应该将支付的费用转入费用工作 表，以反映项目的费用收支请况。假设本次进度款全进土石方工程科目 进入进度款申请，打开“本次进度款“，“进度款支付清单“，“选择显示、费用分摊、增加，输入： abcd.01.01 abcd土石方工程 1,550,000注：（以上进度款进入费用工作表的实际开支。这是站在业主角度而 言， 作为总包，您可修改栏位说明为实际收入） （以上练习，没有涉及保留金扣除，如要进行保留金扣除，可为每一支付项 设置保留金百分比。） 10、跟踪提交件i) 、增加一个提交件 假设分包商送来一个技术方案，您接受此件后转送技术部审批，此件根据 合同条款必须在14天内回复。 选择记事信息、送审件、双击空白处： 整批号：SUBC 送审件：2001.01，