数字档案馆的规划与建设

数字档案馆的规划与建设 国家档案局科研所 邱晓威 一 数字化档案馆提出的背景一 数字化档案馆提出的背景一 数字化档案馆提出的背景一 数字化档案馆提出的背景 1 1 1 1 概念的出现 概念的出现 概念的出现 概念的出现 数字档案馆的概念源于三种途径 一是随着计算机档案管理数字档案馆的概念源于三种途径 一是随着计算机档案管理数字档案馆的概念源于三种途径 一是随着计算机档案管理 的普及 使档案馆的信息管理数字化 实现了从档案机读目录的的普及 使档案馆的信息管理数字化 实现了从档案机读目录的的普及 使档案馆的信息管理数字化 实现了从档案机读目录的 管理到档案原文信息的数字化管理 二是随着办公自动化和生产管理到档案原文信息的数字化管理 二是随着办公自动化和生产管理到档案原文信息的数字化管理 二是随着办公自动化和生产 科研的计算机化 直接产生了电子文件和电子档案 实现了档案科研的计算机化 直接产生了电子文件和电子档案 实现了档案科研的计算机化 直接产生了电子文件和电子档案 实现了档案 进馆前的数字化 三是随着信息高速公路的建设与发展 国家基进馆前的数字化 三是随着信息高速公路的建设与发展 国家基进馆前的数字化 三是随着信息高速公路的建设与发展 国家基 础数字信息工程建设中对档案馆 档案信息以及其他部门的各种础数字信息工程建设中对档案馆 档案信息以及其他部门的各种础数字信息工程建设中对档案馆 档案信息以及其他部门的各种 信息的综合管理与使用模式提出了新的要求 信息的综合管理与使用模式提出了新的要求 信息的综合管理与使用模式提出了新的要求 数字档案馆的提出与数字图书馆的建设有密切的关系 数字档案馆的提出与数字图书馆的建设有密切的关系 数字档案馆的提出与数字图书馆的建设有密切的关系 可以说是由于包括中国在内的一些国家正在积极建设的数字可以说是由于包括中国在内的一些国家正在积极建设的数字可以说是由于包括中国在内的一些国家正在积极建设的数字 图书馆工程 带动了档案馆对自身数字化建设的思考 于是出现图书馆工程 带动了档案馆对自身数字化建设的思考 于是出现图书馆工程 带动了档案馆对自身数字化建设的思考 于是出现 了数字档案馆的提法 了数字档案馆的提法 了数字档案馆的提法 数字档案馆是信息时代的产物数字档案馆是信息时代的产物数字档案馆是信息时代的产物 数字档案馆的规划和建设是信息技术对档案事业发展影响和数字档案馆的规划和建设是信息技术对档案事业发展影响和数字档案馆的规划和建设是信息技术对档案事业发展影响和 要求的必然结果 数字档案馆建设过程中要充分运用先进的计算要求的必然结果 数字档案馆建设过程中要充分运用先进的计算要求的必然结果 数字档案馆建设过程中要充分运用先进的计算 机和网络等信息技术 配置先进的软硬件设备 研制高性能的信机和网络等信息技术 配置先进的软硬件设备 研制高性能的信机和网络等信息技术 配置先进的软硬件设备 研制高性能的信 息管理系统 数字档案馆要解决信息技术发展和应用给档案管理息管理系统 数字档案馆要解决信息技术发展和应用给档案管理息管理系统 数字档案馆要解决信息技术发展和应用给档案管理 带来的复杂问题 要保证归档电子文件的真实 完整 长期可读 带来的复杂问题 要保证归档电子文件的真实 完整 长期可读 带来的复杂问题 要保证归档电子文件的真实 完整 长期可读 数字档案馆是电子政务 电子商务 单位办公自动化的一个数字档案馆是电子政务 电子商务 单位办公自动化的一个数字档案馆是电子政务 电子商务 单位办公自动化的一个 必需的组成部分 是信息社会中档案管理新模式的集中体现 代必需的组成部分 是信息社会中档案管理新模式的集中体现 代必需的组成部分 是信息社会中档案管理新模式的集中体现 代 表着新世纪档案馆工作的发展方向 表着新世纪档案馆工作的发展方向 表着新世纪档案馆工作的发展方向 2 2 2 国际上数字图书馆的建设 国际上数字图书馆的建设 国际上数字图书馆的建设 199419941994至至至199519951995年 美国国家数字技术通讯指导办公室把数字图年 美国国家数字技术通讯指导办公室把数字图年 美国国家数字技术通讯指导办公室把数字图 书馆列为书馆列为书馆列为9 9 9项重点项目的第一位 排在危机及应急处理 教育及项重点项目的第一位 排在危机及应急处理 教育及项重点项目的第一位 排在危机及应急处理 教育及 终身学习 电子商务 能源管理 环境控制和废品最小化 保终身学习 电子商务 能源管理 环境控制和废品最小化 保终身学习 电子商务 能源管理 环境控制和废品最小化 保 健 加工处理和产品 公众存取政府信息等重要项目之前 这健 加工处理和产品 公众存取政府信息等重要项目之前 这健 加工处理和产品 公众存取政府信息等重要项目之前 这 项工程从项工程从项工程从199919991999年到年到年到200120012001年为第一阶段 投资年为第一阶段 投资年为第一阶段 投资4 4 4亿美元 亿美元 亿美元 200220022002年以年以年以 后的第二阶段继续投资后的第二阶段继续投资后的第二阶段继续投资600060006000万美元 其他国家对数字图书馆建万美元 其他国家对数字图书馆建万美元 其他国家对数字图书馆建 设的投资也十分可观 如英国投资设的投资也十分可观 如英国投资设的投资也十分可观 如英国投资4 4 4亿美元 俄罗斯每年投资亿美元 俄罗斯每年投资亿美元 俄罗斯每年投资2 2 2 亿卢布 到亿卢布 到亿卢布 到200120012001年为止已经宣布正式开始数字图书馆建设的国年为止已经宣布正式开始数字图书馆建设的国年为止已经宣布正式开始数字图书馆建设的国 家有家有家有202020多个 由此可见 数字图书馆受重视程度非同一般 多个 由此可见 数字图书馆受重视程度非同一般 多个 由此可见 数字图书馆受重视程度非同一般 国际数字档案馆建设的情况国际数字档案馆建设的情况国际数字档案馆建设的情况 在美国 在美国 在美国 202020世纪世纪世纪909090年代中期 作为数字化图书馆建设项目年代中期 作为数字化图书馆建设项目年代中期 作为数字化图书馆建设项目 的一个组成部分 美国国家档案与文件管理局就成立了数字档的一个组成部分 美国国家档案与文件管理局就成立了数字档的一个组成部分 美国国家档案与文件管理局就成立了数字档 案馆特别工作组 开始数字档案馆的研究和筹建工作 到了案馆特别工作组 开始数字档案馆的研究和筹建工作 到了案馆特别工作组 开始数字档案馆的研究和筹建工作 到了202020 世纪世纪世纪909090年代末期 随着对数字档案馆研究和认识的不断深入 年代末期 随着对数字档案馆研究和认识的不断深入 年代末期 随着对数字档案馆研究和认识的不断深入 特别是美国国家档案馆发现其收集的电子文件种类日益丰富 特别是美国国家档案馆发现其收集的电子文件种类日益丰富 特别是美国国家档案馆发现其收集的电子文件种类日益丰富 除了文本文件 数据库文件之外 还有电子邮件 地理空间数除了文本文件 数据库文件之外 还有电子邮件 地理空间数除了文本文件 数据库文件之外 还有电子邮件 地理空间数 据 数字影像等结构复杂的数据 数字档案的种类和管理难度据 数字影像等结构复杂的数据 数字档案的种类和管理难度据 数字影像等结构复杂的数据 数字档案的种类和管理难度 日益增加 公众也迫切希望能够通过在线方式获取国家档案馆日益增加 公众也迫切希望能够通过在线方式获取国家档案馆日益增加 公众也迫切希望能够通过在线方式获取国家档案馆 中保存的数字档案 这些促使美国国家档案与文件管理局决定中保存的数字档案 这些促使美国国家档案与文件管理局决定中保存的数字档案 这些促使美国国家档案与文件管理局决定 自自自200020002000年起建立一个自动化程度很高的集成系统 在实现数字年起建立一个自动化程度很高的集成系统 在实现数字年起建立一个自动化程度很高的集成系统 在实现数字 资源提供利用的同时 管理 维护各种类型电子文件 保证其资源提供利用的同时 管理 维护各种类型电子文件 保证其资源提供利用的同时 管理 维护各种类型电子文件 保证其 真实 完整和长期可读 真实 完整和长期可读 真实 完整和长期可读 200220022002年年年6 6 6月月月181818日 美国数字档案馆新馆日 美国数字档案馆新馆日 美国数字档案馆新馆 建筑在华盛顿破土动工 标志着美国国家数字档案馆实体开始建筑在华盛顿破土动工 标志着美国国家数字档案馆实体开始建筑在华盛顿破土动工 标志着美国国家数字档案馆实体开始 建设 数字档案馆建设已经进入新的阶段 建设 数字档案馆建设已经进入新的阶段 建设 数字档案馆建设已经进入新的阶段 3 3 3 数字档案馆与数字图书馆的比较 数字档案馆与数字图书馆的比较 数字档案馆与数字图书馆的比较 1 1 1 共同性 共同性 共同性 档案和图书都是信息社会重要的数字资源 数字档案馆和档案和图书都是信息社会重要的数字资源 数字档案馆和档案和图书都是信息社会重要的数字资源 数字档案馆和 数字图书馆的基础和管理对象都是数字化的信息资源 在建设数字图书馆的基础和管理对象都是数字化的信息资源 在建设数字图书馆的基础和管理对象都是数字化的信息资源 在建设 数字档案馆的过程中 数字档案一方面来源于接收立档单位的数字档案馆的过程中 数字档案一方面来源于接收立档单位的数字档案馆的过程中 数字档案一方面来源于接收立档单位的 归档电子文件 另一方面就是对现有馆藏档案中珍贵的 利用归档电子文件 另一方面就是对现有馆藏档案中珍贵的 利用归档电子文件 另一方面就是对现有馆藏档案中珍贵的 利用 频率高的 易受损的档案进行数字化转换 数字图书的来源也频率高的 易受损的档案进行数字化转换 数字图书的来源也频率高的 易受损的档案进行数字化转换 数字图书的来源也 有两个方面 就是新接收进馆的电子图书和对馆藏的珍本 善有两个方面 就是新接收进馆的电子图书和对馆藏的珍本 善有两个方面 就是新接收进馆的电子图书和对馆藏的珍本 善 本等图书转换成电子形式 本等图书转换成电子形式 本等图书转换成电子形式 2 2 2 不同性不同性不同性 第一 数字档案和数字图书的数据类型存在显著差异第一 数字档案和数字图书的数据类型存在显著差异第一 数字档案和数字图书的数据类型存在显著差异 第二 馆藏差异第二 馆藏差异第二 馆藏差异 第三 数字档案馆和数字图书馆的管理方式存在差异第三 数字档案馆和数字图书馆的管理方式存在差异第三 数字档案馆和数字图书馆的管理方式存在差异 第四 安全性要求不同 第四 安全性要求不同 第四 安全性要求不同 第五 数字档案馆在保证馆藏数字档案的真实性 完整性 第五 数字档案馆在保证馆藏数字档案的真实性 完整性 第五 数字档案馆在保证馆藏数字档案的真实性 完整性 长期可读性 法律凭证作用等方面也有特殊的要求 长期可读性 法律凭证作用等方面也有特殊的要求 长期可读性 法律凭证作用等方面也有特殊的要求 二 数字档案馆的构成与作用二 数字档案馆的构成与作用二 数字档案馆的构成与作用 数字档案馆的概念 数字档案馆的概念 数字档案馆的概念 首先所谓的数字档案馆不是一个档案馆 而是通过计算机首先所谓的数字档案馆不是一个档案馆 而是通过计算机首先所谓的数字档案馆不是一个档案馆 而是通过计算机 网络连接在一起的档案馆群体 二是数字档案馆中的信息不仅网络连接在一起的档案馆群体 二是数字档案馆中的信息不仅网络连接在一起的档案馆群体 二是数字档案馆中的信息不仅 仅是档案 还应包括未归档的各类电子文件和图书 资料 甚仅是档案 还应包括未归档的各类电子文件和图书 资料 甚仅是档案 还应包括未归档的各类电子文件和图书 资料 甚 至是采集于实物的信息 可以说是上述综合性的数字信息的完至是采集于实物的信息 可以说是上述综合性的数字信息的完至是采集于实物的信息 可以说是上述综合性的数字信息的完 整集合 三是数字档案馆不是封闭的档案馆信息网络 而是包整集合 三是数字档案馆不是封闭的档案馆信息网络 而是包整集合 三是数字档案馆不是封闭的档案馆信息网络 而是包 含在办公自动化系统 计算机辅助设计和管理系统 公共信息含在办公自动化系统 计算机辅助设计和管理系统 公共信息含在办公自动化系统 计算机辅助设计和管理系统 公共信息 数据管理系统等更为广阔的大系统中的一部分 四是数字档案数据管理系统等更为广阔的大系统中的一部分 四是数字档案数据管理系统等更为广阔的大系统中的一部分 四是数字档案 馆不是仅仅为档案管理服务 而是面向全社会提供服务 馆不是仅仅为档案管理服务 而是面向全社会提供服务 馆不是仅仅为档案管理服务 而是面向全社会提供服务 1 1 1 数字档案馆的构成 数字档案馆的构成 数字档案馆的构成 1 1 1 以现代通信 计算机网络 多媒体信息技术设备为基础设施 以现代通信 计算机网络 多媒体信息技术设备为基础设施 以现代通信 计算机网络 多媒体信息技术设备为基础设施 这些基础设施不可能全部由档案部门自己建立 而必须依靠国这些基础设施不可能全部由档案部门自己建立 而必须依靠国这些基础设施不可能全部由档案部门自己建立 而必须依靠国 家和社会的支持 家和社会的支持 家和社会的支持 2 2 2 以各个时期 各种类别的档案信息库及其他综合信息库为基础 以各个时期 各种类别的档案信息库及其他综合信息库为基础 以各个时期 各种类别的档案信息库及其他综合信息库为基础 资源 这些信息库必须在严格的标准化和规范化的基础上由多资源 这些信息库必须在严格的标准化和规范化的基础上由多资源 这些信息库必须在严格的标准化和规范化的基础上由多 个部门联合建立 个部门联合建立 个部门联合建立 3 3 3 以智能信息处理技术为主 将原有的数据库转变为知识库 使 以智能信息处理技术为主 将原有的数据库转变为知识库 使 以智能信息处理技术为主 将原有的数据库转变为知识库 使 用自然语言 提供高度有序化的基本管理和应用 用自然语言 提供高度有序化的基本管理和应用 用自然语言 提供高度有序化的基本管理和应用 4 4 4 支持高层决策 司法凭证 大众教育等综合服务 形成立体应 支持高层决策 司法凭证 大众教育等综合服务 形成立体应 支持高层决策 司法凭证 大众教育等综合服务 形成立体应 用体系 数字档案馆应成为国家基础信息资源的出入口 用体系 数字档案馆应成为国家基础信息资源的出入口 用体系 数字档案馆应成为国家基础信息资源的出入口 5 5 5 以优质快速的不间断服务满足社会需求 以优质快速的不间断服务满足社会需求 以优质快速的不间断服务满足社会需求 2 2 2 数字档案馆的建设遵循如下原则 数字档案馆的建设遵循如下原则 数字档案馆的建设遵循如下原则 1 1 1 公益性为主 该项工程由政府投资 目的是充分开发档案等 公益性为主 该项工程由政府投资 目的是充分开发档案等 公益性为主 该项工程由政府投资 目的是充分开发档案等 信息资源 实现政府信息资源共享 更好地为经济建设 领导信息资源 实现政府信息资源共享 更好地为经济建设 领导信息资源 实现政府信息资源共享 更好地为经济建设 领导 决策 社会公民服务 决策 社会公民服务 决策 社会公民服务 2 2 2 统一规范标准 工程的目的之一是实现资源共享 因此在建 统一规范标准 工程的目的之一是实现资源共享 因此在建 统一规范标准 工程的目的之一是实现资源共享 因此在建 设过程中要统一标准规范 优先采用国际标准和国家标准 以设过程中要统一标准规范 优先采用国际标准和国家标准 以设过程中要统一标准规范 优先采用国际标准和国家标准 以 保证工程设备环境兼容 数据统一 软件通用 达到科学 有保证工程设备环境兼容 数据统一 软件通用 达到科学 有保证工程设备环境兼容 数据统一 软件通用 达到科学 有 序的要求 序的要求 序的要求 3 3 3 以资源建设为核心进行系统开发 工程建设的核 以资源建设为核心进行系统开发 工程建设的核 以资源建设为核心进行系统开发 工程建设的核 心是建立各类信息资源库及开发应用系统 依靠国家建设的骨心是建立各类信息资源库及开发应用系统 依靠国家建设的骨心是建立各类信息资源库及开发应用系统 依靠国家建设的骨 干通信网络为传输手段 集中力量建设各类数字资源库及应用干通信网络为传输手段 集中力量建设各类数字资源库及应用干通信网络为传输手段 集中力量建设各类数字资源库及应用 系统的开发 系统的开发 系统的开发 4 4 4 开放建设 利益共享 工程实现建设与服务结合 坚持开放 开放建设 利益共享 工程实现建设与服务结合 坚持开放 开放建设 利益共享 工程实现建设与服务结合 坚持开放 性 实行广泛的共建共享 调动各方积极性 为此要加强管理性 实行广泛的共建共享 调动各方积极性 为此要加强管理性 实行广泛的共建共享 调动各方积极性 为此要加强管理 协调 避免重复和遗漏 协调 避免重复和遗漏 协调 避免重复和遗漏 5 5 5 开发与引进相结合 工程坚持采用国内已有的成熟技术与国 开发与引进相结合 工程坚持采用国内已有的成熟技术与国 开发与引进相结合 工程坚持采用国内已有的成熟技术与国 外先进技术相结合的原则 开发具有自主版权的数字档案馆系外先进技术相结合的原则 开发具有自主版权的数字档案馆系外先进技术相结合的原则 开发具有自主版权的数字档案馆系 列化软件系统 列化软件系统 列化软件系统 3 3 3 数字档案馆的作用 数字档案馆的作用 数字档案馆的作用 使档案信息成为知识经济的基础信息资源组成部分 为现代化使档案信息成为知识经济的基础信息资源组成部分 为现代化使档案信息成为知识经济的基础信息资源组成部分 为现代化 建设服务 建设服务 建设服务 用中国丰富的档案信息去参与解决国际信息环境的中 西文化用中国丰富的档案信息去参与解决国际信息环境的中 西文化用中国丰富的档案信息去参与解决国际信息环境的中 西文化 比例失调问题 比例失调问题 比例失调问题 用翔实的档案信息支持决策 管理 政务公开等 为提高国力用翔实的档案信息支持决策 管理 政务公开等 为提高国力用翔实的档案信息支持决策 管理 政务公开等 为提高国力 和国家的战略地位服务 和国家的战略地位服务 和国家的战略地位服务 为科学研究 知识普及等提供智能化服务 落实为科学研究 知识普及等提供智能化服务 落实为科学研究 知识普及等提供智能化服务 落实 科教兴国科教兴国科教兴国 营造科研 教育的良好环境 营造科研 教育的良好环境 营造科研 教育的良好环境 改善档案管理工作 提高档案工作的社会地位 传统的档案自改善档案管理工作 提高档案工作的社会地位 传统的档案自改善档案管理工作 提高档案工作的社会地位 传统的档案自 动化管理目标一般是提高工作效率和改善工作质量 动化管理目标一般是提高工作效率和改善工作质量 动化管理目标一般是提高工作效率和改善工作质量 三 数字档案馆的技术条件三 数字档案馆的技术条件三 数字档案馆的技术条件 1 1 1 主管部门的组织协调与规划 主管部门的组织协调与规划 主管部门的组织协调与规划 数字档案馆涉及的部门多 牵扯的范围广 必须由主管部数字档案馆涉及的部门多 牵扯的范围广 必须由主管部数字档案馆涉及的部门多 牵扯的范围广 必须由主管部 门统一组织协调 进行很好的规划 组织协调的主要工作有 门统一组织协调 进行很好的规划 组织协调的主要工作有 门统一组织协调 进行很好的规划 组织协调的主要工作有 明确指导思想 提出建设原则 确定设计目标 制定建设规划 明确指导思想 提出建设原则 确定设计目标 制定建设规划 明确指导思想 提出建设原则 确定设计目标 制定建设规划 落实建设资金 指导工程管理 负责部门协调和人员配备等 落实建设资金 指导工程管理 负责部门协调和人员配备等 落实建设资金 指导工程管理 负责部门协调和人员配备等 其中最应当引起重视的是档案部门与办公或其他业务管理部门其中最应当引起重视的是档案部门与办公或其他业务管理部门其中最应当引起重视的是档案部门与办公或其他业务管理部门 的纵向关系和档案管理部门与其他信息管理部门的横向联系 的纵向关系和档案管理部门与其他信息管理部门的横向联系 的纵向关系和档案管理部门与其他信息管理部门的横向联系 以及负责信息基础设施的国家或地方部门的协调 以及负责信息基础设施的国家或地方部门的协调 以及负责信息基础设施的国家或地方部门的协调 2 2 2 制度 标准等规范化体系的建立 制度 标准等规范化体系的建立 制度 标准等规范化体系的建立 1 1 1 标准化管理与制度管理结合 形成数字档案馆所需的严密 标准化管理与制度管理结合 形成数字档案馆所需的严密 标准化管理与制度管理结合 形成数字档案馆所需的严密 的规范化管理体系 的规范化管理体系 的规范化管理体系 2 2 2 首先考虑采用国际标准 其次是国家 行业及地方标准 首先考虑采用国际标准 其次是国家 行业及地方标准 首先考虑采用国际标准 其次是国家 行业及地方标准 标准和规范原则是 标准和规范原则是 标准和规范原则是 面向计算机和网络及信息平台的处理 直接采用国际和国面向计算机和网络及信息平台的处理 直接采用国际和国面向计算机和网络及信息平台的处理 直接采用国际和国 家标准 面向综合性信息的处理优先采用国家标准 面向档案家标准 面向综合性信息的处理优先采用国家标准 面向档案家标准 面向综合性信息的处理优先采用国家标准 面向档案 信息的处理以借鉴为主进行补充 由此形成完整的标准和规范信息的处理以借鉴为主进行补充 由此形成完整的标准和规范信息的处理以借鉴为主进行补充 由此形成完整的标准和规范 体系 将充分借鉴国际上常用的文件生命周期管理方法 对数体系 将充分借鉴国际上常用的文件生命周期管理方法 对数体系 将充分借鉴国际上常用的文件生命周期管理方法 对数 字档案馆涉及的各类文件或信息进行从始至终的连续管理 保字档案馆涉及的各类文件或信息进行从始至终的连续管理 保字档案馆涉及的各类文件或信息进行从始至终的连续管理 保 证真实性 完整性 有效性 证真实性 完整性 有效性 证真实性 完整性 有效性 数字档案馆管理系统软件设计需要遵循的相关技术标准主数字档案馆管理系统软件设计需要遵循的相关技术标准主数字档案馆管理系统软件设计需要遵循的相关技术标准主 要包括 要包括 要包括 GB2312 1980 GB2312 1980 GB2312 1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集信息交换用汉字编码字符集 基本集信息交换用汉字编码字符集 基本集 GB18030 2000 GB18030 2000 GB18030 2000 信息技术信息技术信息技术 信息交换用汉字编码字符集 基信息交换用汉字编码字符集 基信息交换用汉字编码字符集 基 本集的扩充本集的扩充本集的扩充 MARC CNMARC MARC CNMARC MARC CNMARC 机读目录格式机读目录格式机读目录格式 ISO IEC ISO IEC ISO IEC 111791117911179 元数据的规范和标准元数据的规范和标准元数据的规范和标准 可扩展置标语言 可扩展置标语言 可扩展置标语言 XMLXMLXML ISO ISO ISO Z39 50Z39 50Z39 50检索协议检索协议检索协议 标准置标著录 标准置标著录 标准置标著录 EADEADEAD 资源资源资源 描述框架标准 描述框架标准 描述框架标准 RDFRDFRDF 等以及计算机程序设计通用标准 计算等以及计算机程序设计通用标准 计算等以及计算机程序设计通用标准 计算 机网络安全等方面的标准 机网络安全等方面的标准 机网络安全等方面的标准 有关数字档案的标识 存储 交换 检索 管理等方面的有关数字档案的标识 存储 交换 检索 管理等方面的有关数字档案的标识 存储 交换 检索 管理等方面的 标准主要包括 标准主要包括 标准主要包括 中国档案机读目录格式中国档案机读目录格式中国档案机读目录格式 国家标准 国家标准 国家标准 电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范 国家标准 国家标准 国家标准 网站资源归档网站资源归档网站资源归档 与管理规范与管理规范与管理规范 正在研究制定 正在研究制定 正在研究制定 归档电子文件真实性鉴定归档电子文件真实性鉴定归档电子文件真实性鉴定 规程规程规程 已列入计划研究制定 已列入计划研究制定 已列入计划研究制定 纸质 缩微 录音 录像纸质 缩微 录音 录像纸质 缩微 录音 录像 档案数字技术规范档案数字技术规范档案数字技术规范 正在研究制定 正在研究制定 正在研究制定 档案管理网络安全档案管理网络安全档案管理网络安全 测试规程测试规程测试规程 已列入计划研究制定 已列入计划研究制定 已列入计划研究制定 数字档案元数据标准数字档案元数据标准数字档案元数据标准 需要研究制定 等 需要研究制定 等 需要研究制定 等 3 3 3 计算机网络和通信基础设施的建设 计算机网络和通信基础设施的建设 计算机网络和通信基础设施的建设 一般要求 内部应具备连通各个部门的计算机网络平台 一般要求 内部应具备连通各个部门的计算机网络平台 一般要求 内部应具备连通各个部门的计算机网络平台 外部应有支持高速信息通信的宽带公共通信网络 因此在经济外部应有支持高速信息通信的宽带公共通信网络 因此在经济外部应有支持高速信息通信的宽带公共通信网络 因此在经济 较发达和技术条件好的地区起步建设数字档案馆是一种必然的较发达和技术条件好的地区起步建设数字档案馆是一种必然的较发达和技术条件好的地区起步建设数字档案馆是一种必然的 选择 数字档案馆外部的公共网络通信基础设施建设必须依靠选择 数字档案馆外部的公共网络通信基础设施建设必须依靠选择 数字档案馆外部的公共网络通信基础设施建设必须依靠 国家为主 地方和部门为辅的综合性投资 国家为主 地方和部门为辅的综合性投资 国家为主 地方和部门为辅的综合性投资 4 4 4 综合信息数据库的建设与充实 综合信息数据库的建设与充实 综合信息数据库的建设与充实 数字档案馆的核心是综合信息数据库的建设 某数字档案数字档案馆的核心是综合信息数据库的建设 某数字档案数字档案馆的核心是综合信息数据库的建设 某数字档案 馆工程设计规划中所包容的数据库有 来自多个档案馆 室 馆工程设计规划中所包容的数据库有 来自多个档案馆 室 馆工程设计规划中所包容的数据库有 来自多个档案馆 室 的由传统档案数字化转换后获得的数据库 办公自动化系统生的由传统档案数字化转换后获得的数据库 办公自动化系统生的由传统档案数字化转换后获得的数据库 办公自动化系统生 成的电子档案数据库 来自政府机构和职能部门的各类信息库 成的电子档案数据库 来自政府机构和职能部门的各类信息库 成的电子档案数据库 来自政府机构和职能部门的各类信息库 5 5 5 智能性知识库的管理技术应用 智能性知识库的管理技术应用 智能性知识库的管理技术应用 数字档案馆管理的数据种类多 数量大 结构复杂 普通数字档案馆管理的数据种类多 数量大 结构复杂 普通数字档案馆管理的数据种类多 数量大 结构复杂 普通 数据库管理系统难以适应 某数字档案馆工程正在计划进行智数据库管理系统难以适应 某数字档案馆工程正在计划进行智数据库管理系统难以适应 某数字档案馆工程正在计划进行智 能知识库管理技术的开发 负责系统研制的合作者具有系列档能知识库管理技术的开发 负责系统研制的合作者具有系列档能知识库管理技术的开发 负责系统研制的合作者具有系列档 案管理商品化软件研制丰富经验 其初步设想是在多层网络结案管理商品化软件研制丰富经验 其初步设想是在多层网络结案管理商品化软件研制丰富经验 其初步设想是在多层网络结 构和分布式数据库的基础上加设知识索引 同时为管理者到家构和分布式数据库的基础上加设知识索引 同时为管理者到家构和分布式数据库的基础上加设知识索引 同时为管理者到家 庭的多种类用户开发独立于特定系统的产品化智能搜索引擎 庭的多种类用户开发独立于特定系统的产品化智能搜索引擎 庭的多种类用户开发独立于特定系统的产品化智能搜索引擎 6 6 6 适合于开放网络环境的档案信息安全保密管理手段 适合于开放网络环境的档案信息安全保密管理手段 适合于开放网络环境的档案信息安全保密管理手段 数字档案馆必须采取一系列措施保证档案信息的使用与用数字档案馆必须采取一系列措施保证档案信息的使用与用数字档案馆必须采取一系列措施保证档案信息的使用与用 户的权限相符 通常采取的措施可分为管理制度和技术保证两户的权限相符 通常采取的措施可分为管理制度和技术保证两户的权限相符 通常采取的措施可分为管理制度和技术保证两 类 数字档案馆对此 应形成一套法规标准的管理制度体系 类 数字档案馆对此 应形成一套法规标准的管理制度体系 类 数字档案馆对此 应形成一套法规标准的管理制度体系 此外还需要有相应的技术措施进行自动控制 才能做到更为严此外还需要有相应的技术措施进行自动控制 才能做到更为严此外还需要有相应的技术措施进行自动控制 才能做到更为严 密 密 密 7 7 7 各类相关人才的培养使用 各类相关人才的培养使用 各类相关人才的培养使用 遵循如下原则 遵循如下原则 遵循如下原则 1 1 1 做到有提前量 使有关人员对新技术新设 做到有提前量 使有关人员对新技术新设 做到有提前量 使有关人员对新技术新设 备提前了解 备提前了解 备提前了解 2 2 2 针对不同对象分层次培养 做到岗位与知识技能 针对不同对象分层次培养 做到岗位与知识技能 针对不同对象分层次培养 做到岗位与知识技能 相吻合 相吻合 相吻合 3 3 3 充分依靠社会支持 吸引人才但不浪费人才 做到人 充分依靠社会支持 吸引人才但不浪费人才 做到人 充分依靠社会支持 吸引人才但不浪费人才 做到人 员结构合理 员结构合理 员结构合理 四 数字档案馆建设遇到的问题四 数字档案馆建设遇到的问题四 数字档案馆建设遇到的问题 1 1 1 规划问题 规划问题 规划问题 国家档案局对于数字档案馆的建设很重视 已组织了若干国家档案局对于数字档案馆的建设很重视 已组织了若干国家档案局对于数字档案馆的建设很重视 已组织了若干 相关课题推动这项工作 但全国统一规划尚未完成 目前国家相关课题推动这项工作 但全国统一规划尚未完成 目前国家相关课题推动这项工作 但全国统一规划尚未完成 目前国家 级的数字档案馆的建设模式还没具体化 所以这项工作暂时处级的数字档案馆的建设模式还没具体化 所以这项工作暂时处级的数字档案馆的建设模式还没具体化 所以这项工作暂时处 于自下而上的实验摸索状态 先行一步的地方 这项工作难度于自下而上的实验摸索状态 先行一步的地方 这项工作难度于自下而上的实验摸索状态 先行一步的地方 这项工作难度 很大 尤其是在缺少总体规划的情况下 很难向有关领导清晰很大 尤其是在缺少总体规划的情况下 很难向有关领导清晰很大 尤其是在缺少总体规划的情况下 很难向有关领导清晰 描述和解释 同时与其他部门的协调也会困难重重 描述和解释 同时与其他部门的协调也会困难重重 描述和解释 同时与其他部门的协调也会困难重重 2 2 2 标准问题 标准问题 标准问题 档案工作的标准化工作还处于逐步完善过程之中 而数字档案工作的标准化工作还处于逐步完善过程之中 而数字档案工作的标准化工作还处于逐步完善过程之中 而数字 档案馆的建设可以说在很多方面带有开创性 标准化工作只能档案馆的建设可以说在很多方面带有开创性 标准化工作只能档案馆的建设可以说在很多方面带有开创性 标准化工作只能 与其建设同步进行 其中有些标准规范要超出档案工作的范围 与其建设同步进行 其中有些标准规范要超出档案工作的范围 与其建设同步进行 其中有些标准规范要超出档案工作的范围 如文中举例的数字档案馆的综合数据处理格式就满足跨行业 如文中举例的数字档案馆的综合数据处理格式就满足跨行业 如文中举例的数字档案馆的综合数据处理格式就满足跨行业 跨部门的要求 还有些标准规范必须与其他法规配套 制定的跨部门的要求 还有些标准规范必须与其他法规配套 制定的跨部门的要求 还有些标准规范必须与其他法规配套 制定的 程序复杂 要求很高 仅靠地方部门组织制定困难很多 程序复杂 要求很高 仅靠地方部门组织制定困难很多 程序复杂 要求很高 仅靠地方部门组织制定困难很多 3 3 3 技术开发问题 技术开发问题 技术开发问题 数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题 为此必数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题 为此必数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题 为此必 须开发应用一系列新技术 如 身份认定 智能检索 信息隐须开发应用一系列新技术 如 身份认定 智能检索 信息隐须开发应用一系列新技术 如 身份认定 智能检索 信息隐 蔽 数字水印 电子签章 操作跟踪 信息加密等 其中有很蔽 数字水印 电子签章 操作跟踪 信息加密等 其中有很蔽 数字水印 电子签章 操作跟踪 信息加密等 其中有很 多技术带有创新性 对开发者的能力是很严格的考验 多技术带有创新性 对开发者的能力是很严格的考验 多技术带有创新性 对开发者的能力是很严格的考验 4 4 4 技术力量的短缺问题 技术力量的短缺问题 技术力量的短缺问题 数字档案馆的建设依靠的是物力和人力的综合投入 其中数字档案馆的建设依靠的是物力和人力的综合投入 其中数字档案馆的建设依靠的是物力和人力的综合投入 其中 尤其难以解决的是技术力量或人才问题 文中举例的数字档案尤其难以解决的是技术力量或人才问题 文中举例的数字档案尤其难以解决的是技术力量或人才问题 文中举例的数字档案 馆建设遇到的关键问题之一就是较全面深入了解数字档案馆建馆建设遇到的关键问题之一就是较全面深入了解数字档案馆建馆建设遇到的关键问题之一就是较全面深入了解数字档案馆建 立需求的人员短缺 而如果对需求不能做到全面 准确 系统立需求的人员短缺 而如果对需求不能做到全面 准确 系统立需求的人员短缺 而如果对需求不能做到全面 准确 系统 开发者能力再强也很难完成任务 该工程承担各方人员克服了开发者能力再强也很难完成任务 该工程承担各方人员克服了开发者能力再强也很难完成任务 该工程承担各方人员克服了 很多困难才对建设需求有了较明确的理解 很多困难才对建设需求有了较明确的理解 很多困难才对建设需求有了较明确的理解 五 数字档案馆建设实例五 数字档案馆建设实例五 数字档案馆建设实例 1 1 1 深圳数字档案馆工程建设情况 深圳数字档案馆工程建设情况 深圳数字档案馆工程建设情况 深圳数字档案馆工程于深圳数字档案馆工程于深圳数字档案馆工程于200020002000年年年5 5 5月经国家档案局批准立项月经国家档案局批准立项月经国家档案局批准立项 分三期实施 目前已完成一期工程 具体情况为 分三期实施 目前已完成一期工程 具体情况为 分三期实施 目前已完成一期工程 具体情况为 1 1 1 数字档案馆总体规划书数字档案馆总体规划书数字档案馆总体规划书 已经通过专家评审 已经通过专家评审 已经通过专家评审 第一期工第一期工第一期工 程需求分析报告程需求分析报告程需求分析报告 工程实施方案工程实施方案工程实施方案 数字档案馆总体方数字档案馆总体方数字档案馆总体方 案案案 数字档案馆应用需求分析报告数字档案馆应用需求分析报告数字档案馆应用需求分析报告 等综合性 指导性文等综合性 指导性文等综合性 指导性文 件已经定稿并付诸实施 件已经定稿并付诸实施 件已经定稿并付诸实施 2 2 2 应用系统已基本成型 并完成 应用系统已基本成型 并完成 应用系统已基本成型 并完成 深圳市电子文件归档与管理深圳市电子文件归档与管理深圳市电子文件归档与管理 办法办法办法 电子邮件公文归档与管理规则电子邮件公文归档与管理规则电子邮件公文归档与管理规则 电子文件元数电子文件元数电子文件元数 据标准据标准据标准 等等等8 8 8种标准规范 征求意见稿 的起草工作 这些材料种标准规范 征求意见稿 的起草工作 这些材料种标准规范 征求意见稿 的起草工作 这些材料 也放在会场供各位参阅 也放在会场供各位参阅 也放在会场供各位参阅 3 3 3 研制了数字化加工软件 建立了档案数字化加工生产线 日 研制了数字化加工软件 建立了档案数字化加工生产线 日 研制了数字化加工软件 建立了档案数字化加工生产线 日 加工能力达加工能力达加工能力达5 5 5万页 现已完成数字档案馆第一期工程的扫描任务 万页 现已完成数字档案馆第一期工程的扫描任务 万页 现已完成数字档案馆第一期工程的扫描任务 共共共202020个全宗个全宗个全宗160160160多万页纸质档案及多万页纸质档案及多万页纸质档案及300030003000多张照片档案 第二期的多张照片档案 第二期的多张照片档案 第二期的 扫描工作也已着手进行 扫描工作也已着手进行 扫描工作也已着手进行 4 4 4 建立了档案局馆网站 向社会全面介绍档案工作的政策法规 建立了档案局馆网站 向社会全面介绍档案工作的政策法规 建立了档案局馆网站 向社会全面介绍档案工作的政策法规 和规章制度 并及时公布一些开放档案目录 和规章制度 并及时公布一些开放档案目录 和规章制度 并及时公布一些开放档案目录 5 5 5 深圳市档案馆新馆 含数字档案馆 正在进行网络布点 布 深圳市档案馆新馆 含数字档案馆 正在进行网络布点 布 深圳市档案馆新馆 含数字档案馆 正在进行网络布点 布 线 有关设备正在分批购置 今年线 有关设备正在分批购置 今年线 有关设备正在分批购置 今年101010月 市编办已经批复同意月 市编办已经批复同意月 市编办已经批复同意 市档案局成立文件管理中心 副处级建制 定编市档案局成立文件管理中心 副处级建制 定编市档案局成立文件管理中心 副处级建制 定编9 9 9名 文件管理名 文件管理名 文件管理 中心的成立将为数字档案馆的有效运作打下良好的基础 中心的成立将为数字档案馆的有效运作打下良好的基础 中心的成立将为数字档案馆的有效运作打下良好的基础 6 6 6 总结阶段性研究成果 已完成 总结阶段性研究成果 已完成 总结阶段性研究成果 已完成 数字档案馆概论数字档案馆概论数字档案馆概论 一书的初一书的初一书的初 稿 由于还未出版 这次会议只印发了简本供大家参考 稿 由于还未出版 这次会议只印发了简本供大家参考 稿 由于还未出版 这次会议只印发了简本供大家参考 网络是数字档案信息资源传输 交换和共享的必要手段 只有网络是数字档案信息资源传输 交换和共享的必要手段 只有网络是数字档案信息资源传输 交换和共享的必要手段 只有 建设先进的信息网络 才能充分发挥数字档案馆的整体效益 建设先进的信息网络 才能充分发挥数字档案馆的整体效益 建设先进的信息网络 才能充分发挥数字档案馆的整体效益 深圳数字档案馆的网络建设包括三个部分 一是以本局馆为服深圳数字档案馆的网络建设包括三个部分 一是以本局馆为服深圳数字档案馆的网络建设包括三个部分 一是以本局馆为服 务对象的内部网 即局域网 二是以政府部门为服务对象的政务对象的内部网 即局域网 二是以政府部门为服务对象的政务对象的内部网 即局域网 二是以政府部门为服务对象的政 务网 三是以社会大众服务的公众网 内部网和政务网主要向务网 三是以社会大众服务的公众网 内部网和政务网主要向务网 三是以社会大众服务的公众网 内部网和政务网主要向 经过授权的用户提供未公开的档案文件信息 公众网向用户提经过授权的用户提供未公开的档案文件信息 公众网向用户提经过授权的用户提供未公开的档案文件信息 公众网向用户提 供开放的档案文件目录及有关全文信息 这三网实行物理隔离 供开放的档案文件目录及有关全文信息 这三网实行物理隔离 供开放的档案文件目录及有关全文信息 这三网实行物理隔离 形成三个相互独立的网络 目前 深圳市档案局馆已建立了内形成三个相互独立的网络 目前 深圳市档案局馆已建立了内形成三个相互独立的网络 目前 深圳市档案局馆已建立了内 部局域网 并对即将搬入的市民中心新馆的网络建设进行了长部局域网 并对即将搬入的市民中心新馆的网络建设进行了长部局域网 并对即将搬入的市民中心新馆的网络建设进行了长 远规划 整个新馆布信息点远规划 整个新馆布信息点远规划 整个新馆布信息点164516451645个 是市民中心布点最多的单个 是市民中心布点最多的单个 是市民中心布点最多的单 位 所铺设的光纤可连接内网 政务网 互联网 保密网等 位 所铺设的光纤可连接内网 政务网 互联网 保密网等 位 所铺设的光纤可连接内网 政务网 互联网 保密网等 政务网和公众网这两个网络的建设在深圳市政府的规划和领导政务网和公众网这两个网络的建设在深圳市政府的规划和领导政务网和公众网这两个网络的建设在深圳市政府的规划和领导 下 发展也十分迅速 市政府已构筑了连接下 发展也十分迅速 市政府已构筑了连接下 发展也十分迅速 市政府已构筑了连接808080多个市直机关和多个市直机关和多个市直机关和6 6 6 个区的光纤网络 并已开始试运行 三网的建立 为数字档案个区的光纤网络 并已开始试运行 三网的建立 为数字档案个区的光纤网络 并已开始试运行 三网的建立 为数字档案 馆提供了重要基础 也为满足不同层次的利用需要确定了物质馆提供了重要基础 也为满足不同层次的利用需要确定了物质馆提供了重要基础 也为满足不同层次的利用需要确定了物质 保障 保障 保障 满足群众需求既是我们档案工作的出发点 又是我们档案工作满足群众需求既是我们档案工作的出发点 又是我们档案工作满足群众需求既是我们档案工作的出发点 又是我们档案工作 的目的 建设数字档案馆 就是为了更好地为社会服务 进一的目的 建设数字档案馆 就是为了更好地为社会服务 进一的目的 建设数字档案馆 就是为了更好地为社会服务 进一 步提升档案馆的服务质量和服务水平 这是档案工作贯彻落实步提升档案馆的服务质量和服务水平 这是档案工作贯彻落实步提升档案馆的服务质量和服务水平 这是档案工作贯彻落实 三个代表三个代表三个代表 重要思想的一个具体措施 重要思想的一个具体措施 重要思想的一个具体措施 社会各界要求档案服务工作迅速快捷 方便周到 充分全面 社会各界要求档案服务工作迅速快捷 方便周到 充分全面 社会各界要求档案服务工作迅速快捷 方便周到 充分全面 我们在数字档案馆建设中 充分运用各种现代化技术 在服务我们在数字档案馆建设中 充分运用各种现代化技术 在服务我们在数字档案馆建设中 充分运用各种现代化技术 在服务 手段上 加强了智能化 自动化的检索 简化了操作手续 进手段上 加强了智能化 自动化的检索 简化了操作手续 进手段上 加强了智能化 自动化的检索 简化了操作手续 进 一步提高档案信息的查全率 查准率和查询速度 在服务方式一步提高档案信息的查全率 查准率和查询速度 在服务方式一步提高档案信息的查全率 查准率和查询速度 在服务方式 上 打破传统档案利用的单一模式 利用者可以通过网络 电上 打破传统档案利用的单一模式 利用者可以通过网络 电上 打破传统档案利用的单一模式 利用者可以通过网络 电 话等现代化工具 在任何地方 任何时候查询数字档案馆的信话等现代化工