大型活动执行手册

大型活动标准化执行手册 流程安排是纲领 前期准备是基础 合作执行是关键 控制应变是保障 细节的把控决定效果 后期跟踪是超越的所在 2 目录 一 手册说明 2 二 活动环节一 信息沟通 2 三 活动环节二 方案制定 4 四 活动环节三 开会分工 6 五 活动环节四 活动筹备 6 六 活动环节五 全体排练 9 七 活动环节六 现场执行 9 八 活动环节七 会后跟进 11 九 工作人员礼仪 13 一 手册说明 3 本手册讨论对象为接待等项目 由于大型公开性活动工作较为复杂 涉及赞助招商 媒体宣传 以及更多繁杂的现场服务等事宜 因此 大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执 行方案 本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导 本手册将活动执行分为七个环节 信息沟通 方案制定 开会分工 活动筹备 全体排练 现信息沟通 方案制定 开会分工 活动筹备 全体排练 现 场执行和会后跟进场执行和会后跟进 以供执行负责人把握整个执行过程 避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或 偏差 实现清晰的活动把握 周到而创新的方案设计 明确的人员分工安排 完美的现场执行和持 续到位的会后跟进 最终完成一个完美的活动执行过程 二 活动环节一 信息沟通 信息沟通是活动执行中的第一环节 充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的 基础 也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工 遗漏和时间浪费等问题 因此活 动执行负责人须在活动正式筹备之前 与领导和其它人士进行充分沟通 在可允许的范围内争取了 解尽可能多的信息 填写下列活动信息沟通表 再筹划下一步工作 活动信息沟通表活动信息沟通表 活动名称活动名称 活动时间活动时间活动地点活动地点 举办单位举办单位协办协办 联办单位联办单位 执行负责人执行负责人活动规模活动规模 执行单位执行单位执行单位负责人执行单位负责人 活动目的活动目的 活动意义活动意义 主要领导主要领导 嘉宾邀请嘉宾邀请 媒体邀请媒体邀请 主要流程主要流程 接待标准接待标准 其它要求其它要求 三 活动环节二 方案制定 活动方案是活动执行的指导性文件 在活动信息沟通完成之后 执行负责人填写活动信息沟通 表 自己或执行方制定活动方案与活动执行方案 初稿 组织各处室讨论 根据修改建议形成活 动执行方案 第二版 提交给领导审阅 最后根据领导反馈意见制定活动执行方案 最终版 其 4 整体流程如下 执行负责人信息沟通 填写活动信息沟通表 与各处室讨论 第二版 制定活动方案与执行方案 将活动方案 第二版 提交给领导审阅 根据意见确定最终方案 一般性活动简要方案基本要素 一般性活动简要方案基本要素 1 活动名称与目的 2 活动时间与地点 3 举办 联办 协办单位 4 与会领导 嘉宾 媒体与规模 5 简要流程 重大活动精细方案基本要素 重大活动精细方案基本要素 1 活动名称 背景 目的 意义与口号 2 举办 承办 联办单位 3 活动时间地点 4 活动与会领导 嘉宾 媒体与规模 5 活动详细流程 6 赞助机构与合作媒体 7 活动会务服务 8 其它事项 活动执行方案的基本要素 活动执行方案的基本要素 活动基本信息活动基本信息活动时间 地点 名称 规模 与会领导 举办 联办单位等 执行团队分工执行团队分工A 执行总负责人 B 执行小组负责人 C 具体组员名单 前期筹备事宜前期筹备事宜A 筹备事宜列项 5 B 人员分工安排 C 筹备日程安排 现场执行事宜现场执行事宜A 现场布置说明 B 现场活动流程 C 现场任务列项 D 人员分工安排 活动后期工作活动后期工作A 后期事项明细 B 人员分工安排 C 完成时限要求 活动财务预算活动财务预算 活动合同签订活动合同签订 活动应急方案活动应急方案 其它事项其它事项大型公开活动同时需制定招商赞助方案 四 活动环节三 开会分工 活动前期 成立活动小组 由小组负责人定期召开活动信息沟通会议 进行初步的工作分工 活动方案确定后 执行负责人召集全体工作人员 举行活动工作安排会 详细介绍活动信息及 其具体人员安排 同时了解全体人员时间和工作任务情况 听取反馈建议 及时进行工作调整与方 案完善 最终确定全体人员分工 根据活动的规模及性质 报请领导召开各部分协调会 得到更 多的部分协助 工作安排会三个目的 工作安排会三个目的 1 讲述活动各项情况 2 明确人员分工安排 3 听取反馈意见 工作安排会环节 工作安排会环节 1 执行负责人主持会议 介绍活动基本情况 2 执行负责人介绍人员分工安排 3 工作人员重述自身职责与安排 4 听取反馈意见并及时协调 5 领导总结发言 分工管理方法 分工管理方法 由于活动现场的参与人员数量大 事物繁杂 为了提高活动实施阶段的管理效率 实施操作程 序的管理 由项目负责人制定整体工作分工方案 然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的 详细分工计划 再交于项目负责人进行计划汇总 以此控制整个活动进程 项目负责人制 项目负责人的统一安排 团结协作互相配合 所安排的人员 从活动筹备前期 到活动现场执行 再到活动后期 一直负责到底 从而进一步保证活动的进程速度和效率 6 部部 门门职职 能能负责人负责人执行方执行方备注备注 总指挥总指挥活动的总体策划 监督 协调 控制活动的总体策划 监督 协调 控制 副总指挥副总指挥项目的监督 协调 控制项目的监督 协调 控制 会务会务 协调协调 1 各处室协调 2 各部门协调 3 召开协调会 组长 组员 领导领导 接待接待 1 领导邀请 名单 2 领导餐宿 签到 3 领导用车 礼品 4 领导演讲稿 5 领导参会路线检查 组长 组员 对接 后勤 嘉宾嘉宾 接待接待 1 嘉宾邀请 名单 2 嘉宾餐宿 3 嘉宾用车 礼品 组长 组员 媒体媒体 接待接待 1 媒体邀请 名单 2 媒体餐宿 3 媒体签到 礼品 组长 组员 舞美舞美 设计设计 1 舞美督促 检查 2 证件管理 3 各区域视觉管理 组长 组员 文字文字 资料资料 1 新闻通稿 2 领导演讲稿 3 主持人串词 4 会务文字资料 5 通讯录 组长 组员 后勤后勤 保障保障 1 生活用水 2 餐宿 用车 礼品 3 其他 组长 组员 副副 总总 指指 挥挥 安保安保 消防消防 1 证件检查 2 现场引导 3 现场管理 组长 组员 7 摄影摄影 摄像摄像 1 筹备前的影像 2 现场影像 3 活动资料收集 信息信息 管理管理 其他其他 1 志愿者 2 礼仪 3 信息共享 通知 五 活动环节四 活动筹备 在明确活动方案和人员分工 正式进入活动筹备环节 活动筹备是活动的真正执行环节 是细 化深入的过程 主要包括以下内容 现场勘查 来宾邀请接待 活动进度 物料准备 现场布置 应急预案 公安消防 后勤保障 财务预算与文件管理 1 1 来宾邀请接待及接待方案 来宾邀请接待及接待方案 领导邀请和接待 嘉宾邀请和接待 媒体邀请和接待 邀请媒体名单 新闻夹内容 媒体签到 住宿登记表 媒介分工 活动现场位置 接待物料 专访安排 名单 Q 针对活动邀请嘉宾 讲师 的接机 迎接工作必须要有鲜花与联盟特色礼品奉上 以示尊敬 在嘉宾 讲师 到达活动酒店后礼貌询问嘉宾下一步的活动意向 并配合做好安排 用餐 休息等 接机信息表样表 会员接机车辆安排表 编号 NO J00001 车号 开车时间 时分机场 司机 电话 随车服务人员 电话 序号姓名手机航班号来自起飞时间抵达时间航站楼是否正常备注是否登车 1 1XX1366666666MU6666北京08 0010 30T3是 2 2XXX1355555555MU5789成都08 1510 45T3延误12 点抵达 3 3XXX1322222222MU3456济南07 3010 00T1是 三 签到部分 A A 嘉宾签到 B B 会员签到 28 C C 签到前准备事宜 酒店外围环境的渲染和烘托 如条幅 盆景 指引牌等布置需提前一天到位 接待小组就位 提前将需要签到后发放给会员的物资进行分拣 分装 所需物资 会员信息表 签到表 引导绶带 鲜花 签到笔 签到表 签到本 给会员的伴手礼 发放会员物资 欢迎信 手提袋 含活动手册 宣传手册 参会证 日程表 活动须知 联盟光盘 餐券等 房卡 D D 会员签到流程 迎宾人员在酒店门口恭候会员的到来 接机车辆将联盟会员接至酒店门口 由签到引导人员将联盟会员引导至签到台 联盟会员出示邀请函或出示个人信息 信息核对人员核对联盟会员信息无误后 进行相应信息登记 物资发放人员根据联盟会员信息进行参会证 房卡 活动手册 手提袋等物资一并发放给联盟会员 签到后引导人员将报到完毕的会员引导至电梯口 带领嘉宾去房间 帮助嘉宾提行李 注 每次活动依据活动安排对签到流程进行简单调整 保持大致流程 添加特别环节 E E 签到特别环节 每次活动待定 该部分依据每次活动进行创意设定 本环节的制定要求在于能够让会员深刻记住本次活动 让联盟会员们感受 到联盟在精心用心做好本次活动 为联盟会员创造温馨感人的活动氛围 会员签到登记表 附加叫早选项 序号姓名性别身份证号电话来自房间是否安 排返程 签到是否叫早 叫早时间 1 1张三男123456678XX122222222西安8618 2 2李四男127672531XX786378585西安8618 3 3王五男832748937XX785678556西安8619 F F 签到服务事项 明确各工作人员相关职责 会程期间 所有工作人员不做与会务无关的事宜 工作人员与酒店提前进行协商 在会场附近安排专用嘉宾休息室 请酒店服务人员协助 做好嘉宾休息室的茶 水等服务工作 根据需要 提前布置会场 准备好桌椅 讲师台 音响 电子设备 嘉宾台卡 白板等硬件设施 提前作好会场软布置 易拉宝 欢迎横幅 鲜花等 提前确定 准备嘉宾发言所需要的物资 专人负责送递茶水 纸巾等 G G 嘉宾签到服务事宜 指定嘉宾服务人员需做好信息确认工作 确保嘉宾信息的及时准确传达 以免出现误机 误课等情况发生 提前向嘉宾或嘉宾助理询问嘉宾对食宿方面的要求 以便于安排嘉宾的用餐与休息事宜 29 在课程开始之前再次确认嘉宾演讲主题 以免主持人信息有误 四 返程送机 工作人员提前与嘉宾或嘉宾助理进行联系 询问返程事宜 确定嘉宾返程时间及班次 以便安排送机事宜 在嘉宾返程后 工作人员发送感谢短信 对嘉宾的到来与精彩演讲表示感谢 A A 送机注意事宜 提前制定送机车辆时间表 在活动手册中体现 工作人员在活动结束前提醒会员返程安排 由一到两名工作人员在大巴前等候 引导联盟会员上车 如有会员在活动结束当日不离开活动举办地 则由会员自行安排时间 不负责其返程 在会员离开酒店返程后 会员服务组需给会员发送短信息 感谢其来参加本次活动 希望我们的活动能够给他 她带来更大的收获 B B 送机时间安排表 车次车号发车时间地点 1 19 00酒店大堂 2 212 00酒店大堂 3 314 00酒店大堂 4 416 00酒店大堂 五 课程环节 5 15 1 课程现场注意事宜 讲师和嘉宾由专人专责 确保及时准确的迎接讲师及嘉宾的到来 避免出现无人接待的现象 讲师和嘉宾所讲内容需提前与其进行商定 并约定好大概的课程时间 由讲师及嘉宾合理安排 30 讲师和嘉宾在课程准备上如需要运用到现场设备 比如视频 PPT U 盘等 由指定服务人员联系好设备技术 支持人员提前进行好设备调试 以备出现临时性状况 讲师和嘉宾可能需要到的现场道具要提前与之沟通并尽快进行相关采购 5 25 2 课程前准备事宜 联盟会员到达前工作人员检查学习教室灯光 音响 麦克风 投影仪 白板等设备是否有故障 学习当天讲台 需布置鲜花 座位需提前布置好方便会员查找 每个学员桌前需备好纸笔以便会员使用 贵宾室的准备 需要提前与酒店协商解决 宣传物料的布置 人员安排 现场布置 1 名 主持人 1 名 礼仪人员 四名 助教 8 名 音响师 1 名 摄影师 2 名 摄像师 2 名 现场记者 1 2 名 5 35 3 课程环节会务人员职责分工 A A 场外协调 上课前布置教室现场环境 上课中掌控各个节点的进度 全程手机随身携带并保持通讯畅通 B B 主持人 课前与讲师及会籍经理沟通配合事项及节点 掌控销售环节节奏 讲师上台前欢迎致辞 调动学员学习气氛 随时准备舞台一切突发状况的应急处理 C C 助教 上课前在教室门口列队等候学员到场 引导会员学员入场坐定 回到各自所负责的组中 帮助会员学员在课程中获得更大的收获并提供茶水等更换服务 作为机动人员配合讲师现场教学的需求完成课程需要 D D 音响师 与各讲师及嘉宾沟通课程氛围 课中适时插播音乐烘托 活动前一天调试教室场地音响设备 确保零差错 活动当日保证自己的时钟与会场时间一致 提前十五分钟入岗 检查好视频 音频 做好电脑调试 E E 灯光师 活动前一天与场地管理人员沟通灯光设备使用方法 以可递进使用灯光为宜 在上课过程中适当调整教室的光线烘托现场气氛 F F 礼仪 四名 2 名在门口候场 2 名进行指引 候场礼仪 专业大方的微笑 保持 70 分贝的声音向嘉宾问好 引领嘉宾礼仪 走在嘉宾前方 70cm 处引领 保证步伐平稳 课中为讲师展示课件辅助道具 G G 摄影 摄像师 全程录制 拍照 签到高峰期 授课开始时 视频中 签订合同时重点拍摄 保证出彩的地方有放大记录 尽可能多的对会场的整理以及细节都做好素材采集工作以备后期的运用 31 F F 现场记者 在课程休息或者结束阶段对讲师 嘉宾以及联盟会员进行参访 采访主题针对联盟发展 课程延展等方面 活动前一周内由活动小组商讨制定 5 45 4 课程所需物资 课程安排表 会场设施 桌椅 电子设备 音控设备 标语布料 易拉宝 X 展架 纸张 签字笔 铅笔等 讲师授课 白板 白板笔 盒装纸巾 湿巾 PPT 等 课程安排表范例 序号时间地点讲师主题负责人联系电话 1X 月 XX 日 XX 时 XXXXXX 2X 月 XX 日 XX 时 XXXXXX 5 55 5 课程学习流程 课程工作人员岗位流程表 见附件十一 六 项目推介环节 项目推介是联盟活动的固定环节 基本设定为每次活动进行一场半天共享活动 具体时间安排依据活动而定 本环节在设计初主要是为了给广大的会员企业家提供一个分享 展示与合作的平台 我们希望通过这个平台 会员 企业家能够找到自己感兴趣的 或是志同道合的朋友 或者是有前景的项目 或者是融资的机会 在项目推介环节 中 借助 PPT 以及视频等手段企业家们对自己的企业或重点项目进行介绍 明晰项目可能会产生的效益前景 感 32 兴趣的会员可以对共享会员进行提问或者是在进行相互之间的联系 以期达成彼此的合作 6 16 1 项目推介会主题内容 6 26 2 项目推介具体流程安排 流程参与人视频 ppt物资备注 工作人员准备现场 礼仪 助教活动 联盟相关视频意见单 赠言簿 电子设备 主持人热场主持人 分享人 A AA 时间 30 分 钟 分享人 B BB 时间 30 分 钟 茶歇 与酒店沟通 分享人 D DD 时间 30 分 钟 主持人结场 注 时间点以每次活动具体安排为准进行设定 意见单样表 见附件五 项目推介报名表 见附件六 项目推介会安排表 见附件七 6 36 3 项目推介要求 参加项目推介会的企业家需在活动举办前一天提交申请 并提交分享资料 工作人员需提前与酒店方协调 提前一天进行会场布置 确认灯光和音响的到位情况 33 提前对助教人员进行培训 学习配合主持人及宣讲人调动会场气氛 收集会员意见单及赠言簿 并为联盟会员 提供会场服务 6 46 4 项目推介环节所需物资 物资用途数量使用人 意见单收集会员对联盟及项目推介的意见和建议 帮助联盟改进工作 促进发 展 200会员 赠言簿留下会员对联盟的赠言和祝福 增强荣誉感与归属感 同时留作宣传素 材 30会员 项目推介会报名表提交会员的项目推介申请 方便工作人员共享内容有一个前期物资准备20会员 项目推介会流程表让工作人员了解项目推介的具体流程 做好各自负责的工作任务 保证 共享汇的质量 13工作人员 激光笔会员介绍项目时的 PPT 指引工具1会员 笔记本电脑 1播放联盟相关音频 视频用1现场控制 笔记本电脑 2播放会员项目 PPT 等资料用1会员 U 盘资料存储使用1工作人员 序号工作人员职务职责分工人数 1主持人负责项目推介的开场暖场 会员上台 中途茶歇之后的暖场1 2 助教人员 助教配合主持人进行暖场活动 调动会员的兴趣 同时对各自负责 的会员小组进行学习上的辅助以及会务服务 负责意见单和赠言簿 的发放与收集整理 8 暂定 3礼仪人员负责引导会员入场 以及会员达成合作时候的意向签约服务等 4摄影人员采集项目推介会现场新闻素材 拍摄新闻照片1 5摄像人员采集项目推介的视频素材 以留作后期宣传制作材料2 6现场控制负责项目推介期间 PPT 及所需视频 音乐的播放工作 负责与酒 店方协调舞台布置 确认灯光和音响的到位情况 1 34 话筒 1主持人使用1主持人 话筒 2上台分享的会员使用1会员 话筒 3台下提问使用1会员 矿泉水200会员 七 商务环节 商务环节是联盟各项活动的必备环节 既是联盟活动有别于其他企业家交流平台的特色之一 同时也是实现联 盟平台核心功能的一种方式 通过在活动中设立 固化并凸现商务环节 直接有效地实现联盟为企业会员搭建资金 与项目对接的功能 商务环节主要由商务布展和签约仪式两个环节构成 7 17 1 商务布展 主办方免费为参会企业提供个体宣传空间 让会员企业把产品以实体化的形态展现给各行业的企业家 增进企 业相互沟通 A A 布展整体要求 与活动现场同在一个区域 属会场内展区 有充裕的可供多家企业展示的空间 面积不小于 20 平方米 具备灯光 电源等布置条件 活动承办方提供展台 布展企业自带产品展示所需物资 承办方只提供电源 所有展区应在签到当天布置完毕 企业参展期间 自行安排工作人员介绍产品及看管物资 B B 联盟总部布展 每次活动布展环节均需为联盟总部单独设立商务展台 作为联盟形象展示暨现场合作咨询使用 具体布展要求如下 承办方需安排固定 醒目位置为联盟总部展区 联盟总部展区应比参会会员企业布展区域开阔且独立 总部派专职会籍顾问在展区提供咨询服务 总部自行准备布展物资 所需物资包括 系统手册 商业协议 商业计划书 会员礼盒 品牌形象手册 宣传 DM 单 杂志及电脑视频展示 C C 参会企业布展 参会企业必须是经国家认证的正规企业且可在活动期间提供三证 有具代表性的自有产品 新能源或具地方代表性 产品的企业优先 参会企业的参展流程如下 35 参展企业接到通知 3 个工作日内 提交企业信息 参展产品详细信息及参展优势 承办方设立专门人员以公平 公正的原则进行审核 承办方 2 个工作日内将审核结果公布并归档 通知审核通过企业参展 通过审核参展企业活动期间提供企业三证备案 审核通过企业将参展所需带入会场物资登记造册 会议开始一周前上报承办方备案 活动签到当天 参展企业布展 欢迎晚宴前布展完毕 7 27 2 签约仪式 针对活动中达成合作意向的合作案 联盟活动中特设立签约环节 为合作双方提供签约展示及服务 A 签约合作类型 联盟总部与城市服务中心 活动承办方的签约 政府与企业家之间的投资项目意向签约 会员企业家之间商务合作意向签约 B B 签约流程 C C 签约准备物资 签约台 协议书 签约笔 签约桌花 室内礼炮 庆祝用红酒及酒杯或香槟塔 八 旅游环节 8 18 1 旅游景点的选择标准 活动当地的代表性景点 与酒店的距离 乘车时间不超过 1 小时 在活动中最好能插入可以切入本次活动主题的活动 以保持活动中的意义性 如在条件允许的情况下可以将学习课程搬到景区场馆进行讲述 8 28 2 旅游前准备事宜 36 提前与旅行社进行联系 确保在指定时间内旅行社大巴到达酒店 提前 30 分钟 等待会员上车 提前告知联盟会员随车人员以及导游的联系方式 以防止会员在走散后能够及时与随车人员及导游进行联系 顺利归队 人员安排 随车人员 每车安排 2 名 陪同导游 每车安排 1 名 摄影师 1 名 摄像师 1 名 8 38 3 工作流程 随车人员迎接会员登车 检查人员是否到齐 出发前往目的地 在行驶途中 随车人员 陪同导游向会员介绍本次旅程的目的地及大致情况 并积极调动气氛 游览景点时 全员合照 游学组负责安排好会员与嘉宾的组织工作配合好影相采集工作 8 48 4 人员分工 陪同导游 在旅途途中 陪同导游进行介绍目的地的相关情况 并积极的调动车内的气氛 以免旅途太过于枯 燥及乏味 随车人员 协助导游对联盟会员进行秩序维护 提醒联盟会员遵从导游安排 避免出现掉队 走散的情况发生 在旅途途中 可播放联盟相关视频宣传片 摄影摄像 做好对素材的收集与整理 以便于后期的新闻宣传 旅游流程表 例表 日期时间团体地点 X 月 XX 日会员 X 月 XX 日会员 旅游车辆及随车人员安排表 见附件九 九 晚宴部分 为更好的为会员们提供更多的沟通交流的机会 联盟每项活动安排欢迎晚宴和欢送晚宴 欢迎晚宴为会员洗去一路 奔波的风尘 欢送晚宴为即将分别的会员们提供一个临别相赠情谊的机会 10 110 1 晚宴准备工作 布置晚宴现场 背景板的安装 灯光与音响的调试和现场播放音频 视频的准备 与酒店方进行沟通 安排晚宴桌椅 确认上菜时间 主持人着正装上台 得体大方 能够带动全场气氛 但不要过于跳脱 以稳重为大方向 主持稿突出本次活动的主题 不要太长 简洁但有力度 把更多的时间留给联盟会员 10 210 2 欢迎晚宴流程 流程嘉宾音乐视频物资备注 工作人员进行引导联会员欢快联盟宣传片 桌牌提前先安排好 37 盟会员至相应座位 联盟全年活 动片 相应的座位 开场节目节目表演演员节目音乐无视节目而定符合活动主题 的节目 活动负责人登场做欢迎词 联盟会旗落地 XX活动负责人持会旗上场 由本次活动负责人为其披上战袍 活动负责人发言本次活动话筒 本次活动负责人做祝酒词宣布活动正式开始 晚宴开始上菜 敬酒 留影 晚宴结束 10 310 3 惜别晚宴流程 流程嘉宾音乐视频物资备注 工作人员进 行引导会员 至相应座位 欢快 联盟宣传片 联盟全年活动 片 桌牌提前先安排好相应的座位 开场节目节目表演 演员 节目音乐无视节目而 定 之前幕后提示告别晚宴多少 时间后正式开始 正式开始 后先暗灯 主持人登场活动主题对本次活动进行概述 节目待定 会旗传递至 XX 活动负责 人 助教团队 XX 活动 负责人 永远是朋友回顾视频会旗 向全场展示会旗 助教团队 将会旗传递至本次活动总指 挥 并发表简短讲话 活动 总指挥将会旗传递至联盟代 表 XX 活动的负责人上场 从联盟代表手上接过会旗 正式开席 轻快音乐XX 活动主题定 上菜迅速 38 10 410 4 特色版块 本部分依据每次活动具体情况制定 要求能够打动联盟会员 给他们打来惊喜与感动 10 510 5 用餐部分注意事宜 除会员家宴 惜别晚宴以及旅游用餐外的活动用餐均为自助餐 就餐方式采用餐券发放的形式 餐券需标明用 餐日期并加盖公章 餐券过期作废 如有会员选择外出就餐 一律自理 组委会不负责其外出部分 自助餐需提前与酒店方联系 确定餐券的使用方式 结算事宜 旅游餐部分与旅游社进行协商 附 活动流程列表 时间点根据具体情形待定 时间内容地点参加人员物料 DAY 1 X 月 XX 日 接机 签到 欢迎晚宴 格画面 会员间的互 相合影 39 全天报到 接机人员接机 全天酒店大堂等候 服务联盟 会员签到 收费 发送会议 资料 日程表 房卡 纪念品 等 XX 机场 届时视 实际情况而定 XX 酒店 与会人员 会务组 接机牌 签到表 签到本 会议资 料 日程表 房 卡 POS 机 纪 念品等 19 00 21 00在酒店内举行会员家宴酒店宴会厅与会人员 会务组 宴厅布置用品 其他用品 21 00 22 00 会务组准备情况碰头会 会务 人员为确保整个行程顺畅进行 作再次梳理和确认 地点需确认会务领导 会务组 DAY 2 X 月 XX 日 8 00叫早 联系酒店安排叫早 服务 按照联盟会员要 求进行叫早 签 到时登计 8 00 9 00早餐酒店自助餐 全体与会人员 会 务组 9 00 10 30资源整合会议厅 主持人 主讲嘉宾 主席台鲜花 台 卡 指示牌 会 议纸笔 音响系 统 投影仪 茶 水服务 欢迎布 标 会议录音及 备份 会议摄像 摄影等 10 30 10 45茶歇 摄影留念 交流摄影留念自由安排全体与会人员茶歇 摄影 10 45 12 00课程会议厅 主持人 主讲嘉宾 12 00 13 00午餐酒店宴席 13 00 14 00午休客房 14 00 15 30课程会议厅 主持人 主讲嘉宾 主席台鲜花 台 卡 指示牌 会 议纸笔 音响系 统 投影仪 茶 水服务 欢迎布 标 会议录音及 备份 会议摄像 40 摄影等 15 30 15 45茶歇 摄影留念 交流茶歇 摄影 15 45 17 00课程 主持人 主讲嘉宾 17 00 18 30晚餐 18 30 21 00项目推介环节会议厅 主持人 共享嘉宾 DAY 3 X 月 XX 日 8 00叫早 联系酒店安排叫早 服务 按照联盟会员要 求进行叫早 签 到时登计 9 00 10 30课程会议厅 主持人 主讲嘉宾 10 30 10 45茶歇 摄影留念 交流摄影留念自由安排 全体与会人员 会 务组 茶歇 摄影 10 45 12 00课程会议厅 主持人 主讲嘉宾 12 00 13 00午餐酒店自助餐与会人员 13 00 17 30课程会议厅 主持人 主讲嘉宾 18 00 20 00项目推介或资源对接会议厅 主持人 主讲嘉宾 DAY 4 X 月 XX 日 7 30叫早与会人员 会务组统一叫早 7 30 8 30早餐酒店自助餐与会人员 会务组 白天游览景点与会人员 会务组摄影 摄像 12 00 13 00午餐旅行社旅游餐与会人员 会务组 19 30 22 00告别晚宴会议厅与会人员 会务组 20 00 20 30传旗仪式会议厅与会人员 会务组摄影 摄像 DAY 5 X 月 XX 日 当日不叫早 7 30 8 30早餐 12 00 之前散团 会员们踏上归途 41 第五章活动后期工作 一 活动清理 1 11 1会场清理 收好所有会议用物资 若发现会员遗漏东西应及时送还 对现场办公点的物品仔细检查并逐件核对确保没有任何损坏 丢失 若出现损坏或丢失等现象做好相应记录并 及时追究责任 待检查完物品后将物品收好放回原来位置 1 21 2 舞台清理 相关工作人员在会议结束后应关闭并收拾好电脑 音响 话筒 激光笔等设施 保证所有设备安全完好 不出 现破损等现象 对舞台布置项目中需要付费的则对其合格程度进行检查若完全合格则按事先商量好的价格付费 若效果不是很好则可跟供应商商量适当降低价格 如活动仍需要该会议厅 则设备在检查无误后 留人看守 二 活动结算 2 12 1 物资回收及交接 在活动结束后 将活动中各类物资进行汇总 将可利用物资进行回收 按照物资清单进行分类 带回公司存放 以 备下次活动重复使用 降低活动成本 2 22 2 财务结算 活动结束后 由财务人员对当期活动中的收支进行结算 制定财务报表 留作下期活动参考 同时作为数据帮助活 动成果分析 2 32 3 新闻发布 活动结束后 相关工作人员立即对当期活动进行回顾式新闻报道 分别就活动全程 项目推介 总裁游学团 晚宴 进行板块性报道 深层次挖掘联盟的实力与魅力 同时 影视人员制作活动回顾视频 及时上传官方网站进行进一 步的传播发布 三 活动总结 例会总结 每期活动结束后 所有工作人员须参加例会 由各小组主管人员对活动中各块分工事宜进行总结性 发言 提出不足 例会做好会议记录 以便于活动完善 个人总结 活动结束后 每位工作人员均须提交一份工作总结 针对本次活动中的工作 作一定的梳理性报告 进行一次全面系统的总检查 总评价 总分析 总研究 认真分析成绩与不足 提交活动建议和意见 弥补活 动中存在的不足之处 促进活动的完善 为方便活动总结 归纳工作人员意见 特制作活动总结表单 让活动总结更为清晰的表现出来 42 联盟活动总结 月日 姓名活动小组活动职务 自我总结 对活动的建议 一句话总结 四 下期活动准备 在完成当期活动总结之后 在活动总结的基础上 对活动内容及形式进行合理规划调整 由策划部开始进行下期活 动准备工作 大致准备流程如下 43 第六章联盟主体活动差异化操作说明 6 16 1 新商界 益友汇 新商界 益友汇 活动是智慧中国企业发展联盟旗下运作的项目之一 主要以联动中国企业家为目的 致力于搭建 企业家之间的交流学习平台 活动的主要开展方式以当前主流的游学模式为主 并在其基础上进行创新 与智慧中 国 智慧城市活动的区别在于 新商界 益友汇更多的是为中国企业家提供服务和帮助 以学习交流为主 在会务操 作时更侧重于活动本身的学习与放松特性 6 26 2 智慧中国 智慧城市 智慧中国 智慧城市 活动是智慧中国企业发展联盟旗下的另一大项目 本项目与新商界 益友汇的区别在于它是 面向政府的一项商务型活动 是政企联动项目 通过为政府和企业搭建沟通平台 来实现政企双向交流 实现政府 企业家 中创联三者之间的共赢 同时 本项活动也是变相的地方政府项目招商会 但同样在活动中我们会安排有 企业家的学习 考察活动 在商务活动中插入学习元素 本项活动在会务操作中应注意的是政府规格的严谨性 会 务执行标准的严格化 能够与政府级别的活动想对应 44 第七章附件 附件一 活动现场工作人员联系表 序号大组小组姓名职责联系电话 1 1总指挥 2 2会务秘书 3 3会场总监 4 4 指挥中心 应急处理 5 5财务组财务负责 6 6摄像师 7 7摄像师 8 8摄像师 9 9摄像师 1010照片拍摄 1111 策划组 活动前期进行 策划 活动进行 时主要为新闻采 集 影像采集 照片拍摄 1212嘉宾邀约 1313 客服组 嘉宾邀约 45 1414嘉宾邀约 1515推广组活动推广 1616机场引导 1717 接机组 机场引导 1818会员签到 1919费用收取 2020 签到组 物资发放 2121礼仪接待 2222 会务接待组 礼仪组 礼仪接待 2323交通组车辆调度 2424场地组场地布置 2525主持人 2626助教 2727助教 2828 会员游学组 讲师服务 2929会务服务 3030会务服务 3131 活动组 现场控制 音响控制 3232后勤保障组餐饮协调 3333安保组 说明 XXXX 地区工作人员 共 X X 人 XXXX 地区工作人员 共 X X 人 总计 XXXX 人 注 具体人员职能依据活动节点分工可身兼多职 附件二 物资详单 序号物资名称物资运用数量提供方到位时间准备地备注 1 1接机牌接机2 昆山设计 XX 制作 46 2 2紧急支援车辆接机 送 机 2 追踪车辆到位情况 3 3送机车辆时间表送机1 电子表格 XX 打印 4 4黑色水笔接机2 XX 采购 接到后打勾 5 5会员接机信息表接机2 电子表格 XX 打印 6 6礼仪人员服装接机 送 机 1 自带 租用 7 7引导人员绶带签到4 8 8会员信息统计表签到1 电子表格 电脑上 9 9签到表签到1 电子表格 XX 打印 1010会员房间统计表签到1 电子表格 XX 打印 1111房卡签到 提前与酒店进行沟通 拿到房卡 1212会员参会证签到200 参会证打印及封套购买 1313餐券签到 昆山设计 XX 打印 1414手提袋签到200 XX 制作 1515移动 POS 机签到1 北京带至 XX 1616打印机签到1 租 借 用于打印各种表 格 1717笔记本电脑签到 1818点钞机签到1 带至 XX 1919收据本签到2 带至 XX 2020联盟活动手册签到300 昆山印刷 带至 XX 2121联盟手册签到200 带至 XX 2222联盟光盘签到300 快递至泰安 2323签到笔签到10 XX 采购 领导题词用 2424领导题词本签到1 XX 采购 2525嘉宾胸花签到10 XX 采购 47 2626黑色水笔签到200 XX 采购 2727签到台易拉宝签到3 昆山设计 XX 制作 2828嘉宾迎接鲜花签到 酒店提供 自行购买 2929嘉宾休息室会务1酒店提供 3030笔记本电脑会场4 学习部分 3131U 盘会场3 用于资料存储及备份 3232项目推介会主题 PPT 嘉宾宣传 PPT 会场 主题画面 3333共享会项目流程表会场3 根据前期报名及现场报 名 统计 打印 3434共享会报名表会场15 电子表格 XX 打印 3535项目主体易拉宝 嘉宾宣传用易拉宝 会场 设计 XX 制作 3636白板 白板笔会场2 组 白板笔 1 包 3737矿泉水会场1200 瓶 课程 旅游全程 3838速写板会场100 3939湿巾纸会场10 块 用于讲师进行擦汗 擦 手 4040抽纸会场2 包 用于讲师进行擦汗 擦 手 4141激光笔会场2 带至 XX 4242讲台鲜花会场2 酒店提供 4343会场横幅会场 4444讲台会场2 4545高脚椅会场2 4646无线话筒 备用电池 会场4 组 48 4747合影留念安排表会场2 XX 打印 4848随车人员嘉宾通讯 录 会场6 按照车辆安排表 进行 打印 4949操作手册准备10 打印 5050笔记本电脑配无线 网卡 准备2 组 带至 XX 5151摄像机 配件 准备5 北京 3 台 昆山 2 台 带至 XX 5252放录机 1 用于现场素材导出 回 顾制作 5353数码相机 配件 准备2 带至 XX 5454联盟会场背景板准备1 昆山设计 XX 制作 5555工作人员工作证准备40 昆山设计 XX 制作 5656领导行程信息统计 表 准备1 XX 打印 5757媒体参会信息统计 表 准备1 XX 打印 5858设备清单准备10 XX 打印 5959电源线 音频线 视频线 准备 6060移动存储设备视频编 辑 3 带至 XX 6161空白可刻录光盘视频编 辑 20 XX 采购 6262视频编辑用笔记本 电脑 视频编 辑 1 带至 XX 6363工作衫 注 其它活动需要物资依据每次活动安排另行添加 49 附件三 接机表 会员接机车辆安排表会员接机车辆安排表 编号 NO J00001 车号 开车时间 时分机场 司机 电话 随车服务人员 电话 序号姓名手机航班号来自起飞时间抵达时间航站楼是否正常备注是否 登车 1 1张三1366666666MU6666北京08 0010 303是 2 2李四1355555555MU5789成都08 1510 453延误12 点抵 达 3 3王老五132222222MU3456济南07 3010 003是 附件四 签到表 XXXXXXXX 联盟报到信息表 序号姓名性别身份证号电