公司文件管理办法

CAPP 公司文件管理办法 为了规范公司的文件管理 确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同 级的工作 以规范公司的各项文件收 发 拟稿 会签 审批 签发及实施 工作 制定本法 1 1 管理原则管理原则 1 11 1 办公室是公司文件管理的归口部门 负责指导全公司行政公文 协议 合 同类传递处理工作 1 21 2 公司上报下发正式文件由办公室负责 各部门一律不得自行向上 向下发 送正式文件 2 2 基本要求基本要求 2 12 1 各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请 并将文件底稿交办公室 审核备案后 经相关领导签批同意发文 2 22 2 送件部门 人 应把文件内容 报送日期 部门 文件类别 编号 接件 人等事项在收发文件登记簿中填写清楚 办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门 3 3 内部文件内部文件 3 13 1 文件起草 需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿 公司文件由发起部门拟稿 行政 人事部负责组织会审 属部门专业文件由各部门指定人员拟稿 部门负责人审核 3 23 2 文件审核 各拟稿部门负责提报文件内容 方案 文件格式规范审核上报总经理或董事长 签批文件的审核 办公室负责审核 是否需要行文 是否符合公司有关制度 规定 是否发起部门 与相关部门进行了协商 会签 文字表达 文种使用 文件格式是否符公司有关规 定 3 33 3 文件签发 文件形成后 主管领导签发 办公室负责复印 盖章 转发 送 执行和归档 4 4 外来文件外来文件 外来的文件由办公室责签收 签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关 部门 不得积压迟误 属急件的 应在接后即时报送 文件收发部门应在文件登记 簿中填写清楚交接事项 5 5 业务流程业务流程 5 15 1 文件管理业务流程分为收文和发文 5 1 15 1 1 收文一般包括传递 签收 登记 分发 拟办 承办 催办 查办 立 卷 归档 销毁等程序 5 1 25 1 2 发文指以公司 或部门名义制发文件的过程 一般包括草拟 会签 审 核 签发 复核 用印 分发等程序 5 25 2 发文程序与要求 拟稿 校对审核 主办部门负责人审核 相关部门会签 领导签发 打印公文 盖章 分发 立卷 归档 5 2 15 2 1 拟稿 各部门需要发文 应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿 问题比 较复杂的 负责人应亲自草拟 或经集体研究提出方案后 指定专人草拟 草拟文稿必须做到情况确实 条理清楚 层次分明 文字简炼 标点符号正 确 文稿拟就后 拟稿人应附发文稿纸首页 协议合同类应填附合同协议会签单 详细写明文件标题 发送范围 印制份数 拟稿部门与拟稿人 并签名 标定日期和 密级 5 2 25 2 2 审核 主办部门负责人根据有关文件规定 对文稿是否符合相应规定 是否符合公 司利益 是否符合实际需要进行审查和修改 对涂改不清 文字错漏严重 内容不 妥 格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿 办公室复核的重点是 是否需要行文 行文方式是否妥当 是否符合行文规 则和拟制文件的有关要求 文件是否符合相应规定 是否符合公司利益 是否符合 实际需要 在不改变原意的情况下 审核人员有权对文件进行删节和文字加工 内 容紊乱 文字冗长 需做较大修改的文稿 可提出修改意见 由拟稿人进行修改 总经理审核 总经理对文件内容进行批示意见后 返回行政人事部 由行政人事部返回拟稿 部门进行修订或直接进入会签重走相应审批流程 5 2 35 2 3 会签 需经会签的文件 应在交付打印前送会签部门会签 对文件涉及其他部门职权范 围内的事项 主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序 取得一致意见后方可 行文 会签文稿以会签部门负责人签字为有效 5 2 45 2 4 签发 文稿经审核 须经会签 后 送总经理或董事长审定批准签发 5 2 55 2 5 复核 公司级文件正式印刷 打印 前 办公室应进行复核 重点是 审批 签发手 续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范等 部门内文件由各部门制定人员复核 5 2 65 2 6 印刷 打印 用印 分发 签发后的文件由由办公室按照相关制度对文件正式编号 印刷 打印 印 刷 打印 必须符合规定格式 字迹清楚无误 整洁美观 份数准确 印刷 打印 文件均由拟稿人负责校对 重要文件应进行两次或多次校对 以确保质量 文件打印清样 应由拟稿人校对 校对人员应在发文稿上签名 公文盖章只限于发出和存档的公文 留作他用的公文不盖章 印章要盖得端 正 清晰 严防错盖 漏盖 上报的文件严密装封 并严格执行文件传递签收手续 凡属重要文件 一律 不得托人代签 代捎 以公司名义发出的文件 底稿与正本由办公室收存备查 文件打印后 由办公室负责分发并检查落实情况 5 35 3 收文程序与要求 收文办理指对收到文件的办理过程 包括签收 登记 审核 拟办 批办 承 办 催办等程序 5 3 15 3 1 文件签收 凡公司外来公启文件 除公司领导亲启的外 均由办公室登记签收 后分别交 行政主管或经理拆封 在签收和拆封时 接收人员应注意检查文件包装是否完好 对于封口或邮票撕毁函件应查明原因 并有权拒绝签收 5 3 25 3 2 文件登记编号 1 收到上级或平级文件后应及时附上 外来文件签批单 并分类登记编号 送 部门或公司领导审阅 领导签批处理意见后进入批转或归档流程 2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送部门或行政人事部进 行登记编号保管 不得个人保存 3 收到的文件应按本办法编写收文编号 并逐项登记文件标题 份数 制发 部门 日期 密级 内容概要等项内容 5 3 35 3 3 审核 1 各部门凡收到需要办理的正式文件 均需由部门负责人进行审核 审核重 点是 是否应由本部门办理 是否符合相应公司规定 2 涉及上报董事长 总经理事项 办公室部应审核其他部门职权内办理的事 项是否已协商 会签 文种使用 公文格式是否规范 不符合规定的公文 可退回 呈报部门并说明理由 5 3 45 3 4 拟办 1 凡正式文件 收文部门根据文件内容和性质审核阅签后 提出拟办意见 送批转部门办理 重要文件应呈送上级部门领导或公司领导亲自阅批后分送承办部 门阅办 2 一般函 文件 单据 传真等 由部门直接分转处理 紧急公文 应当 明确办理时限 如涉及几个部门会办的文件 应当明确主办部门 协办部门 协调 后再分转处理 3 为避免文件积压误事 一般应在当天阅签完 紧急文件要即阅即办 5 3 55 3 5 批办 1 为加速文件运转 各部门应在当天或第二天将文件送到批转部门 如关系 到两个以上业务部门 应按批示次序依次传阅 最迟不得超过 2 天 特殊情况例外 2 审批文件时 对有具体处理事项的 主批人应当明确签署意见 姓名和审 批日期 其他审批人圈阅视为同意 没有具体事项的 圈阅表示已阅知 5 3 65 3 6 承办 1 承办部门收到交办的文件后应当及时办理 不得延误 推诿 紧急文件应 当按时限要求办理 确有困难的 应当予以说明 2 对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的 应立即退回批转部门 并说明理由 不得横向传递 3 文件办理中遇有涉及其他部门职权的事项 主办部门应当主动与有关部门 协商 如有分歧 主办部门负责人要出面协调 如仍不能取得一致 可以报请上级 协调或裁定 5 3 75 3 7 催办 1 经过办公室送公司总经理 董事长批示或者交有关部门办理的文件 办公 室负责催办 做到紧急文件跟踪催办 重要文件重点催办 一般文件定期催办 2 由发起部门传送的文件 发起部门应指定专人跟踪催办 承办部门接到文 件 应立即指定专人办理 不得将文件压放分散 如需备查 应按照有关保密规定 并征得发文部门同意后 予以复印或摘抄 原件应及时周转或归档 6 6 文件归档文件归档 6 16 1 文件办完后 承办部门及时整理 立卷 归档 个人不得保存应当归档的 文件 6 26 2 归档的文件 应当根据其相互联系 特征和保存价值等整理 立卷 要保 证归档文件的齐全 完整 能正确反映该项工作的主要情况 便于保管和利用 6 36 3 工作人员调离工作岗位时 应当将本人暂存 借用的文件按照有关规定移 交 清退 6 46 4 拟制 修改和签批文件 书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求 6 56 5 文件的归档范围 6 5 16 5 1 凡下列文件统一由行政办公室负责归档 公司发出的报告 指示 决定 决议 通报 纪要 重要通知 工作总结 领 导发言和经营工作的报告 计划统计 季度 年度报表等 中层及以上管理人员会以及各种专业例会记录 公司一级部门组织召开的会议所形成的报告 总结 决议 发言 简报 会 议记录等 参加交流 洽谈召开的各种会议带回的文件 资料及本公司在会上汇报发言 材料等 反映公司经营活动 先进人物事迹及公司领导工作 团体活动等的音像摄制 品 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料 6 5 26 5 2 业务部门日常工作中形成的项目活动资料 日常由各业务部门负责立卷 归档 每年定期移交办公室归档 6 5 36 5 3 联合办理的文件 原件由主办部门整理 立卷 归档 其他部门保存复 制件或其他形式的文件副本 每年移交办公室归档 7 7 文件传递规定文件传递规定 7 17 1 阅批文件应抓紧时间 当天阅完后应在下班前将文件呈送部门 阅批文件一 般不得超过 2 天 主批人应明确签署意见 并写上姓名和审批时间 如有领导 批 示 拟办意见 呈送部门应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理 有关事宜 7 27 2 由董事长或总经理批阅的文件 一般应在 1 个工作日内批阅 因特殊情况 需高层会议讨论的 应先告之行政人事部传达 待议后再予以回复 7 37 3 由各部门办理的文件 最迟不超过 2 天办理 紧急文件应于当日办理 7 47 4 对重要文件 主办部门应当随时跟进了解和及时反馈执行情况 7 57 5 跨部门公司级文件传递必须填写文件接收 7 67 6 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定 不得将有密级的文件带回家 或公共场所 也不得将文件转借其他人阅看 对尚未传达的文件不得向外泄露内容 7 77 7 阅文时不得抄录全文 不得任意取走文件夹内任何文件及附件 如确系工 作需要 要办理借阅手续 以防止丢失泄密 8 8 附则附则 8 18 1 文件处理必须坚持实事求是 精简 高效的原则 做到准确 及时 安全 必须严格执行有关保密规定 确保公司机密安全 接触公司机密公文的员工 必须 严格执行公司保密制度 确保机密不被泄露或利用 8 28 2 秘密文件不得翻印 转发 传递秘密文件时 必须采取保密措施 确保安全 利用计算机 传真机等传转秘密文件 必须采用加密装置 8 38 3 本管理办法自公司领导签批公布之日起执行 8 48 4 本办法适用于公司对内及对外的各种正式文件 公司及部门间上报下发的各 种文件 资料 协议合同等 公司对外联系沟通的各种文件 资料 协议合同等 8 58 5 本管理办法由办公室负责解释说明 附件 1 内部文件处理单 2 外来文件签批单 3 文件收发登记薄 二 0 一二年十一月二日 附件 1 内部文件处理单内部文件处理单