客户订单管理流程

1 目的 为规范订单 合同管理 使订单 合同执行有序进行 特制定本流程 2 适用范围 适用于业务部门 集团各分公司所有订单 合同执行的全过程 3 职责 3 1 分公司各部门 3 1 1 业务部门 1 负责接收订单 合同 与客户进行沟通 提供客户所有要求信息 2 负责组织相关部门进行订单 合同评审 3 负责编制 报价联系单 大货采购单 购销合同 3 1 2 技术部门 1 负责编制 报价单 工程更改通知单 2 负责产品技术 工艺可行性评审及价格评审 3 1 3 生产部门 1 负责产品生产保证可行性评审 2 负责按照订单的各项要求安排生产 3 1 4 品质部门 1 负责产品的质量保证可行性评审 2 负责按照订单的各项要求及检验规范安排产品检验 3 2 服务管理委员会 3 2 1 采购部 1 负责原材料 外购件资源配套能力 价格的评审 2 负责每天对钢材等主要原材料价格进行通报 做出 主要原材料价格趋势 图 并通过电子邮件知会各分公司总经理 总裁及董事长 作为各分公司总经 理决策参考 3 2 2 财务部 1 负责产品报价单销售毛利率 销售费用率 销售利润率的评审 2 负责对汇率 出口退税等影响产品报价因素进行及时通报 每月出具汇率 出口关税报表 作为各分公司总经理决策参考 当汇率 出口退税出现变动时 第一时间通知各分公司总经理 3 2 3 品质监督部 1 负责产品质量保证可行性评审 负责订单 合同的备案管理 2 负责监督和检查各分公司在生产之前完成检验规范 检验标准的制定 3 2 4 总裁负责订单 合同的审批 4 工作程序 4 1 订单 合同的评审 4 1 1 分公司初评 4 1 1 1 业务部门接到客户的询价要求时 应详细咨询所询价产品的信息 技 术信息 包括图纸 包装信息等 和所用原材料的详细情况及标准 如 规格 型号 材质 表面质量 特殊检验要求 特殊加工要求等 填写 报价联系单 连同以上详细信息报各分公司总经理 作为订单评审的依据 4 1 1 2 业务部门应对订单的市场前景进行分析说明 市场前景的分析说明 简要介绍客户情况 未来产品市场趋势 并报各分公司总经理 做为订单评审 的参考 4 1 1 3 各分公司总经理组织技术部门 品质部门 业务部门 采购部门 生 产部门对订单的成本 利润 交期 质量进行初评 填写 报价单 提供业务 人员 4 1 1 4 业务部门 根据各部门反馈的信息 再次与客户沟通 双方都能够接 受后 分公司编制 报价单 正式生成 4 1 2 服务管理委员会复评 4 1 2 1 各分公司填写 产品报价评审单 并附上 报价单 订单 合同说明 报服务管理委员会评审 1 财务部评审各项税负 销售毛利率 销售费用率 销售利润率是否合理 回款要求是否合理 2 品质监督部评审产品质量要求是否能够达到 是否表述完整准确 3 采购部评审原材料 外协件加工费是否与市场价格一致 是否合理 4 1 2 2 如采购 质量 财务三方出现任何一方无法达到共识 此订单 合同为 不可接受 产品报价评审单 由总裁审批 对于可接受的订单 报总裁审批后 即可与客户签订合同 如业务部门有异议 可报董事长裁决 4 1 2 3 对于不可接受的订单有如下处理方式 1 对于无利润或长期无法营利的订单 放弃处理 2 对于报价有出入者 可重新报价 重新实施评审流程 4 2 订单 合同签订 备案 4 2 1 各分公司业务部门与客户正式签订订单 合同 编制 大货采购单 购销 合同 并在 大货采购单 购销合同 上注明成本 利润 质量 交期和回款 时间等要求 4 2 2 各分公司计划员 采购员依据 大货采购订单 编制采购计划 生产计 划 并附相关资料报总裁批准后 即可实施 4 2 3 各分公司计划员持经总裁签字确认的 大货采购单 购销合同 须附订单 合同 报价单 采购计划 转交品质监督部 品质监督部下发订单 合同编号 盖 受控 章 并进行备案 此订单 合同正式生效 4 3 订单 合同发放 各分公司计划员将经过备案的 大货采购单 购销合同 须附订单 合同 报价单 采购计划 复印后发给总裁办 品质监督部 财务部 分公司总经理 生产部 技术部 品质部 只接受订单 合同 采购部 仓储物流部等各一份 大货采购单 购销合同 原件交给业务部门 4 4 订单 合同考核 4 4 1 集团财务部实施订单目标考核 依据 报价单 进行各项成本费用的核 算 每月出具财务报表 报各分公司总经理 4 4 2 对于超出预算成本的相关项目 各分公司总经理必须做出书面资料报总 裁及董事长审批 超出部分按利润的 1 扣除 4 4 3 订单执行过程中 采购部门严格按 采购计划 采购 对于非计划采购 需由各分公司书面向总裁申请 由总裁批准后 实施采购 原则上 不允许非 计划采购 4 4 4 订单执行过程中 由于原材料价格上涨 突破 采购计划 上的价格 则各分公司书面向总裁申请 由总裁批准后 实施采购 4 4 5 各分公司要确保交期的完成 如未按期完成 则由各分公司业务部门书 面提出投诉 由总裁提出负激励 4 5 订单 合同的存档 4 5 1 订单完成后 各分公司将相关资料原件于一周内报品质监督部存档保管 超过期限不交者 对其进行负激励 100 元 4 5 2 各分公司业务部门于合同签订后一周内 将合同相关原件 订单 大货 采购订单 报集团财务部 由集团财务部对其回款情况实施监督 超过期限不 交者 对其进行负激励 100 元 4 6 订单 合同的更改 4 6 1 分公司业务部门接到订单 合同更改要求时 无论是技术 单价还是交期 数量方面的更改 都需要以 大货 样品订货单 补充单 形式将客户最新的 要求及时提交给分公司 4 6 2 分公司综合技术 采购 库存方面的信息 及时给业务部门以反馈 若 仍可执行订单 合同 可继续执行 若订单 合同有变化 需要在 大货采购单 购销合同 上注明 1 若属于技术方面的更改 分公司技术部编制 工程更改通知单 发放到 相关部门 技术更改的相关要求执行 技术文件管理规范 2 若属于数量方面的更改 造成分公司的人员 工时 原材料 成品 半成 品等的物料损耗应由