电视电话会议制度

分行电视电话会议管理办法 第一章 总 则 第一条第一条 为规范 分行电视 电话会议管理 根据总 行及省分行视频会议系统使用与管理的有关规定和要求 依照 分行电视电话会议管理办法 特制定本管理办法 第二条第二条 本办法所称电视电话会议有 总行召开至省 分行的视频会议 总行召开至省分行和二级分行的视频会 议 省分行召开至二级分行的视频会议 省分行召开至二 级分行和县级支行的电视电话会议 第三条第三条 通过视频会议系统组织召开的应是全行性或 涉及面较广的重要会议和培训活动 同一工作内容或相近 工作安排 应合并举行 凡可通过文件 网讯 NOTES 邮件 或专业工作园地等其他方式进行的 一般不召开视频会议 进行安排 第四条第四条 合理控制参加视频会议人员的层级和范围 尽量减少参加人员数量 凡一般性工作安排或具体业务培 训 不应要求各级行领导参加 第二章 组织机构及职责 第五条第五条 总行及省分行召开的综合性会议的主办部门 为办公室 总行及省分行召开的专业性会议和培训的主办 部门为各专业部门 第六条第六条 视频会议的协办部门为办公室 信息科技部 后勤服务公司及相关专业部门 第七条第七条 主办部门职责 一 发出会议通知 省分行召开的会议 应以正式文 件发出通知 总行开至二级分行 文件直接发二级分行的 应通过 Notes 向主办部门发出通知 明确参会人员及相 关事项 二 收集 确定参会人员名单 准备座签 安排座次 三 通知参会行领导 通过大厅通知栏或邮件 电话 等形式通知本部部门 四 与总行或省行联系会议材料 根据领导意见印发 本部 并通过 NOTES 系统发各支行 五 准备贯彻意见 六 会场设置等相关事宜 七 随时掌握会议的视频效果 协助科技部门及时解 决出现的问题 第八条第八条 协办部门主要职责 一 办公室 按照使用电视电话会议系统优先顺序 为总行 省分行 二级分行的原则 确认会议不发生冲突 负责全行性会议材料的接收及传递 照相摄像 二 信息科技部 负责全辖电视电话会议系统运行 的组织协调工作 提前测试视频系统 会议中及时处理视 频故障 保证会议效果 三 后勤服务公司 负责分行会场电源 灯光的保 障与维护 音响的操作维护及相关服务 卫生 桌椅 空 调 等工作 第四章 组织纪律和会场秩序 第九条第九条 需要支行行长和各部室经理参加的视频会议 因故不能出席的要提前通过主办部门向市分行行领导请假 其他会议或培训的应参加人员 因故缺席应向主办部门负 责人请假 因故不能参加会议的其他人员 必须提前履行 请假手续 第十条第十条 各行 各部门召开的会议与总行及省分行召 开的工作会议时间冲突 原则上服从上级行工作会议的要 求 第十一条第十一条 所有与会人员要着装整齐 要遵守会议时 间 所有与会人员要按照要求提前 15 分钟入场 按次序就 座 会议开始后进入会场者 一律视为迟到 第十二条第十二条 会议期间 参加人员须将手机调整为静音 或关闭状态 如无特殊要求 会议进行过程中严禁相互间 交头接耳 随意走动 不准翻看与会议无关的资料 无故 不得长时间离开会场或从事与会议和培训无关的活动 其 他无关人员不得随意进入会场 第十三条第十三条 由主办科室负责维护会场秩序 如有特殊 情况需中途退场的 须经主办科室负责人批准 第五章 会场布置 第十四条第十四条 会场布置力求庄重 朴素 大方 会议桌 原则上要采用排式摆放 确保摄像机摄像清晰且不留死角 首排桌面中间部位要放置分会场桌牌 名称要规范 清晰 会场内光线要充足 第六章 检查监督 第十五条第十五条 办公室 人力资