综合管理部内部建设及管理制度

综合管理部 内部文件 1 湖南航天经济发展 集团 有限公司湖南航天经济发展 集团 有限公司 综合管理部 综合管理部 内部文件 内部文件 组组 织织 结结 构构 与与 管管 理理 制制 度度 编编 制 制 综合管理部综合管理部 时时 间 二间 二 0000 三年十二月二十日三年十二月二十日 综合管理部 内部文件 2 目目 录录 第一部分 组织结构与岗位职责 一 组织机构设置 二 部门工作范围 三 部门工作职责 四 各岗位分工及职责划分 五 岗位职责 第二部分 管理制度 六 办公室保密管理规定 七 公章使用管理规定 八 商务中心管理规定 九 办公室定置管理规定 十 商务车辆管理规定 十一 办公用品管理规定 十二 档案管理规定 十三 会议管理规定 十四 固定资产管理规定 十五 办公区域安全保卫管理规定 十六 清洁卫生管理规定 十七 安全管理规定 十八 计算机安全操作规程 十九 公文处理流程 综合管理部 内部文件 3 第一章第一章 组织结构与岗位职责组织结构与岗位职责 一一 组组织织机机构构设设置置图图 综合管理部部长 文 秘 兼 统 计 商 务 中 心 管 理 员 公 务 车 辆 车 管 员 门 卫 兼 保 安 保 洁 员 人 事 劳 资 专 职 驾 驶 员 综合管理部 内部文件 4 二二 部部门门工工作作范范围围 综合管理部的工作范围概括为业务类 政务类 日常事务类 组织协调类 监督控制类 考核类 服务类工作 业务类工作包括 行政公文写作 行政公文处理 企业文 化建设 会议管理 档案管理 印信证管理 证照管理 人事管理 信息处理 信息管理 保密工作 商务中心管理 固定资产管理 低值易耗品管理 公务车辆管理 公用产权管理 办公环境管理 社会福利管理等 质量管理 安全管理 政务类工作包括 党纪字公文写作 党纪字公文处理及党 总支委派的各类相关工作 工会委员会的日常工作 日常事务类工作包括 办公用品的计划 购买 领用 文 字资料的处理 复印 传真的接收 发送 报刊 杂志的收 发 文件签发 归档 介绍信的日常规范使用 印章的日常规范使用 招待物质的规范购置及日常使用 会议通知 会议室的计划使用 商务车辆的调度安排 日常养护 修理 报销凭证的传递 组织协调类工作包括 各类活动的计划 组织 安排 实 施 所属各部门营业证照的登记 变更 年检 商务车辆 公务车 辆的年检 公司员工驾驶证照的年检 及各部门要求协调的突发性 事件等 监督控制类工作包括 托收电话费用的审核 水 电费的 审核 招待费用 管理费用的控制 监督 考核类工作包括 全面负责集团公司办公区域内所属各部 综合管理部 内部文件 5 门的日常考核工作 年度考核评价工作 服务类工作包括 会议室的茶水安排 日常来人 来访接 待及集团公司领导临时安排的其它事宜 三 部门职责三 部门职责 1 负责本部工作范围内各项工作 着重于行政基础管理和日常 事物管理 当好集团领导的参谋 协助领导做好各部门之间的综合 协调 加强对各项工作的督促和检查 建立健全各项规章制度建设 促进集团公司各项工作的规范化管理 2 负责集团公司的公文 资料 信息的宣传报道工作 沟通内 外联系 保证上情下达和下情上报 3 负责集团公司文电的处理和文书档案的管理工作 负责对会 议 文件决定的事项进行催办 查办和落实 4 加强对外联系 拓展公关业务 促进公司与社会各界的广泛 合作和友好往来 树立良好的企业形象 5 建议 推行 修订各项管理制度 6 负责公司的印章管理 7 负责公司的礼品管理 8 负责公司合同管理和法律事务联系 9 负责公司的营业证照管理 10 负责公司机密文件资料及信息的保密工作 11 负责控制公司各项行政费用的开支 综合管理部 内部文件 6 12 负责公司的人事 劳资 福利等综合管理工作 13 负责处理公司的各项投诉与合理化建议 14 完成领导交办的各项任务 四 各岗位分工及四 各岗位分工及职职责责划划分分 综合管理部部长 综合管理部部长 职务规定 职务规定 第一条 负责根据总经理的要求 检查 督促科工集团 基 地对集团公司的指示精神 集团公司总经理办公会决议及总经理令 的全面贯彻执行 第二条 参予总经理授权的集团公司的各项经营管理活动 第三条 定期组织 收集 分析 综合公司有关经营 行政 等方面的情况 主动做好典型经验的调查总结 及时向总经理汇报 请示工作 第四条 根据总经理指示 负责组织总经理办公会议的组织 安排工作 做好会议纪录 整理会议纪要 第五条 组织起草总经理布置的集团公司的各类工作计划 总结和工作报告 第六条 组织起草各类文件 负责审核公司发文 负责秘密 文件的立卷 归管 保管工作 负责审核各类文件的编号 打印 第七条 考核印鉴和介绍信的使用 保管工作 第七条 协调 安排涉及各部门子 分公司主管参加的各种 综合管理部 内部文件 7 会议 第八条 组织 安排各级政府 上级主管部门的来访接待 第九条 根据总经理提出的方针 目标 要求 及时编制本 部的方针目标 并组织贯彻落实 第十条 负责公司办公室的分配调整及办公用品 用具标准 的制订和管理 并对办公用品 用具标准化及各部门 子 分公司 文明办公进行检查督促 第十一条 负责公司党总支书记交办的各项工作的落实 组织 收集有关的信息并及时向党总支书记汇报 组织安排各项会议的准 备工作 第十二条 负责机要室的全面管理工作 第十三条 负责完成集团公司领导临时交给的各项任务 2 2 职权规定 职权规定 第十三条 有权向公司所属各部门 子 分公司索取必要的资 料和情况 第十四条 有权检查督促总经理办公会议决议 总经理令和总 经理布置的工作的贯彻执行情况 第十五条 有权催促各部门 子 分公司按要求完成公司下达 的工作任务 第十六条 有权催促各部门 子 分公司及时做好文件与资料 的立卷 归档工作 第十七条 对不符合规定 或质量不高 效果不大的文件 资 综合管理部 内部文件 8 料 有权拒绝打印发放 第十八条 有权根据总经理的指示 对办公用房进行分配和调 整 并对办公用品 用具标准化进行检查 督促 第十九条 有权对不利于公司整体利益的行为和做法提出批评 和指正 3 3 职责规定 职责规定 第二十条 对得知经营管理工作出现异常情况后未及时向总 经理反映 以致造成重大损失负责 第二十一条 对行文 发文出现的差错 收集与整理的资料 失实而造成的严重的后果负责 第二十二条 对机密文件和文书档案管理不严 发生失密 泄密或丢失 损坏负责 第二十三条 对公文 函件 报刊 电报传递不及时或发生丢 失 误传 影响工作的情况及现象负责 第二十四条 对本部门的工作质量和任务完成情况负责 对印 鉴 介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责 第二十五条 对未及时根据公司方针目标的有关要求 编制清 楚本部方针目标或未及时检查和落实负责 办公室文秘兼统计办公室文秘兼统计 1 1 工作性质工作性质 办公室文秘是综合管理部机构设置中的一个重要岗位 肩负着 综合管理部 内部文件 9 部长助手 办公室内部相关事务管理的重任 工作范围 工作范围 其工作范围概括为 协助部长处理本部门的相关工作 负责文 书工作 统计工作 日常事务性工作及其它临时性工作 协助部长 处理的相关工作包括 着重在企业文化建设 质量建设及管理 安 全管理 办公用品 含低值易耗品 的定点购买 年底清核管理 固定资产的管理 合同 文件 档案 影像资料 图片的清理 分 类 保管 归档管理 各类印鉴的制作 使用管理 介绍信 出门 证的管理 各类经营类证照的年检 变更 登记 注销 保管 使 用管理 集团公司下发的绝密 机密性文件的管理 产权资料的管 理 市场信息调研 信息处理管理 文书相关工作 各类公文写作 公文的会签及各类公文登记处 理 一般会议的准备 纪录 纪要整理 基地及集团公司文件的收 发 集团公司领导的相关文件资料的分送到位 航发简报 及内部 刊物的出刊 发行 统计工作 涉及集团公司及所属各部门相关统计资料的信息处 理 报表填报 资料管理工作 日常事务性工作 来访接待 电话接听 有关事项 各类会议 的通知 传达 各类活动的组织 计划 安排 其它工作 完成集团公司领导及部门领导交办的其它工作 3 3 岗位职责岗位职责 第一条 负责企业文化建设 实施安排工作 质量建设 实施 综合管理部 内部文件 10 及日常管理 第二条 负责部门的安全管理 集团公司的固定资产管理 元以上进价的办公用品的使用管理 所有办公用品 含低值 易耗品及 的定点购买 年终清察管理 合同 文件 档案 影像 资料 图片的清理 分类 保管 归档管理 各类印鉴的制作 使 用管理 介绍信 出门证的管理 第三条 负责各类经营类证照的年检 变更 登记 注销 保 管 使用管理 产权资料的管理 市场信息调研 信息处理管理 第四条 负责集团公司下发的绝密 机密性文件的管理 第五条 负责集团公司各类公文写作 公文处理 登记 传阅 会签 发文等 工作 基地及集团公司文件的收 发 集团公司领 导的相关文件资料的分送到位 航发简报 及内部刊物的出刊 发 行工作 第六条 负责一般来访接待 安排工作 电话接听 有关事项 各类会议的通知 传达 各类活动的组织 计划 安排 第七条 负责涉及集团公司及所属各部门相关统计资料的信息 处理 报表填报 资料管理工作 第八条 负责总经理层和党总支的信件 文件资料的传递及信 函的答复 第九条 负责完成集团公司领导及部门领导交办的其它工作 打字员兼保管打字员兼保管 综合管理部 内部文件 11 工作范围 工作范围 商务中心管理 电脑的正确使用 管理 打印机 复印机的正 确使用 维护 保养管理 所属各部门 外来单位的文件 资料打 印 复印及传真的接收 发送的收费管理 集团公司文件 图片 资料的打印 复印 各类广告宣传用品的清理 保管 办公物资保管 元以下进价的办公易耗品的计划 统计 汇总及控制 办公易耗品 如电话机 计算器 签字笔 笔芯 胶 棒 信签纸 纸杯 文件夹 笔记本 电池等 的领用登记 分帐 管理 库存物资的清理及保管 信息处理 集团公司人事资料信息资料的管理 机要室保密资 料 局域网终端的信息处理及管理 年度报刊 杂志的计划 征订 管理 总经理班子所有成员的报刊 杂志的按时送达及清理 整理 工作 所属各部门的信函 报刊 杂志的收 发工作 信息的传递 反馈 意见汇总 互联网的上网管理及信息处理工作 电话安装 移机的申请及管理 日常事务性工作 各类会议的一线接待工作 基地文件的送 取工作 其它工作 集团公司领导及综合管理部部长交办的各项工作 岗位职责 岗位职责 第一条 负责商务中心的全面管理 计算机的安全使用 管理 打印机 复印机的正确使用 维护 保养管理 所属各部门 外来 单位的文件 资料打印 复印及传真的接收 发送的收费管理 对 综合管理部 内部文件 12 商务中心办公设备的状态提出合理化建议 并定期进行维护及按要 求填写办公设备维修 护 年度记录 第二条 负责各类广告宣传用品的清理 保管 第三条 负责办公物资管理实施细则及各类表格的制定 第四条 负责办公易耗品的统计 汇总 控制 对 元以 下进价的办公易耗品 如电话机 计算器 签字笔 笔芯 胶棒 信签纸 纸杯 文件夹 笔记本 电池等 的领用 登记 分帐进 行管理 第五条 负责库存物资的清理 保管工作 第六条 负责集团公司人事资料信息资料的管理 机要室保密 资料 局域网终端的信息处理及管理 年度报刊 杂志的计划 征 订管理 总经理班子所有成员的报刊 杂志的按时送达及清理 整 理工作 所属各部门的信函 报刊 杂志的收 发工作 信息的传 递 反馈 意见汇总 互联网的上网管理及信息处理工作 电话安 装 移机的申请及管理 第七条负责各类会议的一线接待工作 基地文件的送 取工 作 第八条负责完成集团公司领导及综合管理部部长交办的其它 各项工作 车管员岗位职责车管员岗位职责 第一条 负责在部门领导的安排下 对集团公司所有商务车辆 含摩托车 及各专职驾驶员进行日常运行管理和综合管理 综合管理部 内部文件 13 第二条 负责计划安排各商务车辆的日常调度使用 开出派出 单须考虑合理 周到 全面 第三条负责对各商务车辆 含划入各部门的公务车辆 的规 范化管理 着重于各车辆非工作时间停放地点的综合考核 组织安 排各车辆节假日加班 对外营运的有关情况 完成营运费用回收的 工作 第四条负责对各驾驶员的工作绩效 出勤情况 业务水平 职业态度的全面考核及驾驶员工作岗位的调整安排 第五条负责驾驶员每月的出车里程数核算 出车补助统计 报领 及时填报集团公司及部门领导需要的报表和资料 第六条负责审核 统计 安排各车辆的维修 保养 配置增 加计划 并将相关开支项目及时向主管领导请示汇报 第七条负责与修理厂的沟通与联络 完成修理费用的报帐过 程 第八条负责各车辆的安全管理 及时处理各类遗留问题 事 故和违章现象 组织安排车辆的年检及规费的购买 协助办理集团 公司范围内自愿参加驾照年检的相关事宜 按时参加基地组织召开 的各类安全专题会议 驾驶员岗位职责驾驶员岗位职责 第一条 负责在部门领导指挥下 车管员的具体安排下 认真 做好安全驾驶工作 确保自身及出行人员的人身安全 综合管理部 内部文件 14 第二条 负责工作时积极主动 具备服务意识 服从分配 对 领导 对一般员工保持一致的热情服务态度 尽可能做到随叫随到 不讲理由和借口 同事之间团结互肋 无出车任务时 按时上下班 有事提前说明事由 不出情绪车 第三条 负责出车前各项设施的安全检查 确认无隐患后出车 第四条 负责车辆及派车单的规范化使用 不代他人签字 不 虚报 多报里程数 未经领导批准不开公车办私事 夜间等非工作 时间不将车辆停放在指定车库以外的地方 第五条 负责申报各车辆的维修 保养 配置增加计划 未经 部门领导的审批 车管员的安排 不得对车辆进行维修 保养 配 置增加 划入各部门使用的公务车须严格遵守相关的车辆管理规定 条六条 负责车辆在公司指定的修理厂进行维修 不以各类理 由擅自安排车辆在其它地点修理 车辆发生突发性事件须办理核保 手续时 同专职驾驶员一起 人数要求两人以上 前往办理 第七条 负责严格遵守交通规则 不违章 按时申报年检 购 买保险 相关规费的计划 条八条 负责遵守综合管理部的保密制度及各项规定 不谈论 公司尚未公开的信息 第十条 负责个人形象及言谈举止的得体 出车期间 如遇带 车人中途下车办事 应在约定地点等候 如确需离开 要将车内贵 综合管理部 内部文件 15 重物品 资料锁在车尾箱后 方可离去 人事劳资岗位职责人事劳资岗位职责 第一条 负责根据公司生产经营所需专业做好大中专毕业生的 选拔 接收工作和劳动力使用 招聘用手续 及时办理大中专毕业 生转正定级工作 第二条 负责经办并协助工会组织办理员工的劳动合同关系签 订手续 及时办理医疗保险的接续关系 及时协助局劳资部门办理 员工的社会养老保险手续 承办工会组织内部各项具体工事务 第三条 负责承办各类专业人员技术职务的社会考试报名和内 部评聘的具体工作 承办工人考工晋升的报名 应会考试 工资晋 档的各项具体工作 办理事业单位员工的年度考核 评审及上报工 作 承办事业单位两年一度的工资晋档 晋档表格填报等具体工作 第四条 负责经办并协助公司行政领导做好职工培训的具体工 作 安全工作 承办公司安委会交办的安全生产管理的具体工作 第五条 负责经办并协助总支书记处理党内具体事务 负责指 导各支部开展党内各项工作 做好总支会议的纪录整理工作 按时 完成党内实力统计报表工作 及时与上级组织部门沟通联络工作 做好党费催缴上交工作 办理组织关系的接转工作 承办党内换届 补选的各项具体工作 第六条 负责年报统计工作 准确 全面 真实地填报相关表 综合管理部 内部文件 16 格 及时向当地政府统计部门报送有关统计数据 门卫岗位职责门卫岗位职责 第一条 负责集团公司及所属各部门办公区域内的日 夜间值 班 安全保卫 各项电器设施安全无隐患 各办公室门 窗关闭 车库 出租房夜间安全管理 防火 防盗 防投毒 按时开 关门 等各项工作 第二条 负责办公区域的开 关门时间 正常开门时间 上午 6 00 12 00 下午 14 00 22 00 周末开门时间推延 2 小 时 关门时间提前 2 小时 上锁前须认真检查各办公室的门窗上锁 情况 电灯 电器设备 电源关闭状况 确保无安全隐患 第三条 负责办公区域 15 30 次日 8 00 视作息时间安排 调整 的安全保卫工作 要求临睡前对办公区域进行巡视和检查 发现特殊情况及时向部门领导及公司领导汇报情况 并根据领导指 示向基地安全保卫部门报案 第四条 负责办公区域 2 00 14 00 及 17 30 22 00 时间段 出入公司外来人员的盘察和控制 保护各项体育设施 公共设施的 安全 完整 清洁 并实行定置管理 第五条 负责集团公司办公区域远红外报警系统的管理 检测 和日常使用维护 第六条 负责服从集团公司的节假日值班安排 执行由综合管 理部根据各部门值班安排情况确定的节假日工作时间安排 按时到 综合管理部 内部文件 17 岗 坚守岗位 认真履行值班员的工作职责 保洁员岗位职责保洁员岗位职责 第一条 负责集团公司及所属各部门公共区域 办公区域的环 境卫生 为员工的身心健康创造干净 整洁的办公环境和休息空间 第二条 负责保持清洁卫生的单元包括 办公大厅 公共走廊 楼梯间 楼梯扶手 各办公室 卫生间 洗手间 各会议室 办公 区域户外场坪 各垃圾筒等 第三条 负责对各办公室进行日常定时清扫 整理 通风 消 毒 保持各办公家具 办公设备的整洁 干净 对集团公司领导的 招待茶具进行及时的清洁 消毒 归纳整理报纸 杂志 第四条 负责供应集团公司各部门 各办公室 各会议室的日 常饮用开水 及时申报开水瓶的更换 购置计划 第五条 负责各清洁设施的使用 保养 及时申报维修 更换 计划 综合管理部 内部文件 18 第二章第二章 管理制度管理制度 办公室保密管理制度办公室保密管理制度 第一条 为规范本部门的行政办公纪律 加强保密意识 在 员工手册 的基础上 特制定本制度 第二条 保密工作是指对可能发生的泄密和窃取活动采取的 系列防范措施 保密工作原则 积极防范 突出重点 严肃纪律 全体员工应做到 不该看的不看 不该问的不问 不该说的不说 第三条 文件的资料保密 拟稿 文稿的拟定者应准确定出文稿的密级 印制 文件统一由综合管理部印制 复印 复印秘密文件和资料 由填制申请表并写明意图 递送 携带秘密文件外出 需包装密封 并两人同行 保管 秘密文件统一归档保管 个人不得保存 如需借阅 出示申请 并于当天归还 归档 没有解密的文件和资料存档时要在扉页上注明原定密 级 并按有关规定执行 第四条 保密内容按以下三级分 绝密级 a 集团领导的电传 传真 书信 b 非公开的规章 制度 计划 报表及重要文件 c 正在研究的发展计划项目与具体 综合管理部 内部文件 19 方案 机密级 a 集团电传 传真 合同 b 技术性资料及文件 c 员 工档案 d 组织状况 人员编制 e 人员任免 未审批 秘密级 集团的经营数据 策划方案及有损于集团利益的其 他事项 第五条 保密文件实行专人管理 基地下发的秘密级以上文 件 集团公司产生的绝密级文件由本部门负责人管理 集团公司的 机密级 秘密级文件由文秘专管 每年四月对保密文件进行清察 将解密文件及时报局保密委审批备案 第六条 严禁商务中心的计算机上国际互联网 并对办公自 动化设备实行保密管理 关于下发关于下发 航发集团公章使用管理规定航发集团公章使用管理规定 的的 通通 知知 所属各单位 为进一步加强基础管理水平 切实维护集团公司的权益 利益 规范相关工作流程 特制定 航发集团公章使用管理规定 下发所 属各单位 请遵照执行 特此通知 附件 航发集团公章使用管理规定 综合管理部 内部文件 20 航发集团公章使用管理规定航发集团公章使用管理规定 为规范航发集团的公章使用管理工作流程 加强基础管理水平 切实维护集团公司的权益 利益 进一步地促进经营管理工作的发 展 特规定如下 一 公章的管理一 公章的管理 1 集团公司及所属各单位的公章由综合管理部统一管理使用 2 各单位的合同专用章原则上由综合管理部管理 特殊情况需 要在业务部门保管使用时 由综合管理部记录合同编号 统一登记 并办理借章手册 指定专管员管理 年底综合管理部根据登记的合 同编号清检合同专用章的使用情况 3 公章日常使用指派专人进行管理 节假日由综合管理部部长 收管 二 公章的使用二 公章的使用 4 严格执行用章登记签字制度 先登记后用章 公章保管员必 综合管理部 内部文件 21 须有高度的政治责任感 保障集团公司在正常范围内使用公章 保 管人员在使用公章时应看清楚待用章的资料是否属于正常业务范围 之内的各类事务 如属非业务范围之内事务或待用章资料未按规定 程序办理相关手续 公章保管员有权拒绝为其盖章 5 各单位因业务关系需要使用合同专用公章时 在总经理授权 代理人办理的情况下 一般购销业务及各类一般对外业务合同 协 议 须经部门领导同意 签字后方可盖章 涉及较大的资金开支业 务及办理承兑合同业务时 须经分管副总经理审核签字 总经理签 字后方可用章 各单位的业务报价单或其他对外资料 须经部门经 理审核同意并签字后方可用章 6 非业务范围对外使用公章 须经集团公司总经理同意 并只 限于个别特殊情况 7 对公司所有需要用章的介绍信 说明 证明及对外发出的公 文 通知 须严格把关 同一编号 造册登记 8 对没有按规定程序办理手续的 如未经批准人签字 未进行 用章登记等必要程序 公章保管员擅自用章的 一切后果由保管员 负责 造成损失的 追究当事人的经济和法律责任 对趁公章保管 员不在 擅自使用公章的行为 按照集团公司 员工手册 有关规 定对当事人进行处罚 情节严重的 追究其相关法律责任 9 对按规定程序办理用章手续的用章情况 一切后果由批准签 字人承担负责 10 一般情况不能对空白凭证 表件用章 如确因工作需要 由业务部门负责人向综合管理部提交书面说明 作为用章登记附件 方可用章 综合管理部 内部文件 22 11 各单位相关文件需使用单位行政公章时 需出具文件会签 单交综合管理部审核 方可登记用章 三 公章的借用管理三 公章的借用管理 12 各单位的公章原则上不予带出 确因业务关系需要携带外 出的 借出人须两人以上 持经所在部门负责人同意并签字的借章 申请单 在征得综合管理部部长同意的情况下 按程序办理完登记 手续后方可借出 并要求当日归还 自借出人签字起 公章的使用 由借出人负责 并且只能用于部门负责人所签署的事由 用完后及 时归还并办理注销登记 13 因公章借出使用而延误其他业务用章造成不良后果的 由 借出人向集团公司提交书面说明 14 公章遗失应追究保管人责任 外借遗失的 由借出人承担 责任 公章遗失除立即向上级主管领导报告外 应依法公告作废 不得私刻公章 15 各单位因经营工作原因需刻制专用公章的 需向综合管理 部提交申请 经总经理审核同意后 由综合管理部到指定刻章点进 行刻制 登记保留印模后 各单位公章专管员按程序办理完用章手 续后 专用公章可在业务部门保管 并于每年年底接受综合管理部 的统一清察 16 各单位的专用章每年 12 月底交回综合管理部 需要继续使 用的 按规定程序重新办理相关手续 17 本管理规定所提及公章 包括集团公司行政公章 合同专 用章 所属各部门的公章 合同专用章 技术公章 集团公司企业 法人及主要分管领导私章等 综合管理部 内部文件 23 18 本规定解释权属综合管理部 自二 00 四年一月一日起执行 二 00 四年元月一日 航发管字 2004 02 号 关于下发关于下发 航发集团商务中心管理规定航发集团商务中心管理规定 的通知的通知 所属各单位 为加强商务中心规范化运作力度 切实提高商务中心的办公效 率 增收节支 树立集团公司窗口单位的新形象 特制定 航发集 团商务中心管理规定 下发各单位 请遵照执行 特此通知 综合管理部 内部文件 24 附件 航发集团商务中心管理规定 二 00 四年元月一日 航发集团商务中心管理规定航发集团商务中心管理规定 商务中心所属综合管理部 是面向全公司直接对综合管理部负 责的服务性机要部门 切实加强对商务中心的管理 是保障公司合 法权益 有效服务公司各部门日常事务工作的重要措施 管理规定 如下 一 一 商务中心的职责商务中心的职责 1 负责集团公司对内 外各类合法文件 资料的打印 复印 装订及信息处理 各类关及公司内外业务的传真收发 传递 并保 证各类文件 资料操作的保密性 2 负责集团公司各部门订阅报刊的准确分检 快速投递 3 负责集团公司各部门办公用品的发放 领用登记 综合管理部 内部文件 25 4 负责商务中心各文印设备 环境设备的维护保养 5 协助办好其他一切综合管理部事务 二 商务中心管理规定二 商务中心管理规定 6 商务中心管理员必须有高度的政治责任感和较强的业务素质 除快速准确地完成各项文印任务外 还应谨守保密原则 对过目文 件 资料不该问的不问 不该传的不传 7 商务中心系公司窗口部门 非各类人员闲聚地 上班时间不 允许非工作人员在商务中心聚集聊天 看报 不允许各类人员在商 务中心打私人电话 8 未经商务中心管理员允许 任何人不得自行操作商务中心的 各类文印设备 不得随意使用自带软盘上机操作 不得随意拨号上 网 特殊情况确因工作需要使用网络的 须经部门领导批准同意 由商务中心管理员操作 上网时间不允许超过半小时 9 报刊分检及办公用品领用均由商务中心工作人员负责处理 各部门员工不得随意索取 私自领用 登记 10 对于外来人员证件 资料的复印 装订 按市价收取费用 并作明确登记 对外开据费用收据 由商务中心收款人持收据记帐 联将收款交付财务部门 为监督商务中心规范操作 请前来复印的 外来人员主动索要收款收据 11 商务中心钥匙由管理员保管 未经综合管理部部长同意 不得将钥匙交由他人保管 特别是在下班时间及节假日 征得管理 综合管理部 内部文件 26 部部长同意后 取得钥匙的临时保管人不得再次将钥匙转交他人 离开时注意落锁断电 违例者后果自负 12 需在商务中心加班作业的员工 需要利用商务中心设施的 只允许从事业务范围以内的事务 不得公为私用 13 本管理办法自二 00 四年一月一日起执行 解释权归综合管 理部 二 00 四年元月一日 办公室定置管理制度办公室定置管理制度 第一条 综合管理部办公室布置以便于集中办公为原则 第二条 座位排列为 西向为集团公司驻综合管理部领导 依次往东 自南向此摆放四张桌椅 可以两桌并排 各类档案柜选 用银灰色系 并排靠放在南墙边 办公桌 沙发暂定深褐色 办公 椅为银灰色系 沙发靠在东墙边 第三条 文件 档案柜顶上不得堆放杂件 办公桌面非工作 时间只能自北向南摆放茶杯 台历 烟灰缸 电话 工作时间利用 的文件 书籍应整齐摆放 并养成人离桌面清的工作习惯 综合管理部 内部文件 27 航发管字 2004 01 号 关于下发商务车辆管理制度的通知关于下发商务车辆管理制度的通知 所属各单位 为规范商务车辆的日常调度 夜间保管 维修保养等程序 加 强固定资产的管理 控制非公务用车 发挥商务车辆在经营活动中 的作用 现下发 商务车辆管理制度 请遵照执行 综合管理部 内部文件 28 特此通知 附件 商务车辆管理制度 二 00 四年元月一日 录入 01 校对 苏晏 共印 12 份 商务车辆管理规定商务车辆管理规定 根据集团公司加强固定资产管理的有关规定 为规范商务车辆 的日常使用调度 夜间保管 维修保养等程序 控制非公务用车情 况 发挥商务车辆在经营管理中的作用 兼顾创造一定的经济效益 规定如下 第一章第一章 车辆的管理车辆的管理 第一条 综合管理部委派一名车管员负责安排办理各车辆的申 购 证照登记 日常使用调度 夜间保管 维护保养 年检 购买 各项规费 年度保险费 管理各车辆的档案资料 各商务车驾驶员 的出车补助报领等事务性工作 在所有费用自理的情况下 协助处 综合管理部 内部文件 29 理公司员工进行驾照年检 违章协调处理等突发性工作 并对专职 驾驶员的违章现象负有裁定权 第二条 各部门因公用车 由部门经理提前半日向车管员报用 车申请单或电话申报 说明用车事由 带车人 目的地等具体事宜 车管员根据事务的轻重缓急顺序开具派车单 指挥调度各车辆 十 座以上的车辆 以两个部门合用为宜 夜间 节假日非工作时间用 车的 需提前一日申请 否则 综合管理部将视申报时的车辆状况 无法确保用车 第三条 集团公司各车辆均配有一名专职驾驶员 凭车辆派出 单接受出车任务 其他人在未经总经理批准同意的情况下 不允许 擅自驾驶商务车辆 第四条 各用车单位的带车人员上 下车时须仔细核对公里数 确认无误后签字 第五条 专职驾驶员不允许代替他人签字及凭感觉估算行驶里 程 第六条 在不影响集团公司正常营运的情况下 各车辆可抽空 承接基地内部其它单位或个人营运用车 专职驾驶员凭集团公司财 务部开出的收据负责收款 第七条 各车辆 含划入各部门使用的公务车辆 非工作时间 应立即停回集团公司指定的车库内 晚六点前未能停入车库的 须 提前向车管员说明原因 晚六点后用车 节假日要车 婚 丧 用 车 私人用车等特殊情况应征得综合管理部部长同意 出省长途用 车应征得集团公司总经理的批准同意 不得将车辆任意停放在家属 区及宾馆等地 综合管理部 内部文件 30 第二章第二章 车辆维修及养护车辆维修及养护 第七条 专职驾驶员负责各车辆的修理 美容保养 配置增加 等项目的申报工作及日常清洁保养工作 第八条 各车辆在集团公司指定的特约修理厂进行维修 美容 保养 日常清洁 尚处保修期的车辆可在该车辆的特约售后服务站 进行保养 自己可以处理的小型维护修理 集团公司可报销零 配 件材料费 第九条 确需维修的车辆 驾驶员于每月十五日前向车管员递 交 车辆维修申请单 注明行驶里程 保养内容 收费金额 价格 预算 凭车管员核准后向指定的汽车修理厂开出的送修单进行车辆 维修 对未经同意擅自作主进行维修的项目 相关费用由各驾驶员 承担 第九条 各车辆行驶途中如发生一般性故障或零部件耗损不能 行驶 急需修复的 维修费用在 800 元以内的 电话请示综合管理 部部长批准后方可修理 超过 800 元时 须征得总经理批准同意后 方可修理 第十条 如因专职驾驶员使用不当或疏于保养 致使车辆损坏 或发生机件故障 所产生的修护费 视情节轻重 由公司和专职驾 驶员分别承担费用 驾驶员零 配件 机件费用 公司负担工时费 用 维修管理费 第十一条 各车辆的维修费用由集团公司每季度底统一与维 修厂结算 第十二条 划到各部门使用的公务车辆 维修 美容保养 综合管理部 内部文件 31 增加配置等费用由所属各部门承担 第三章第三章 违章与事故处理违章与事故处理 第十二条 专职驾驶员因私外出 不在工作时间内驾驶车辆 忘带行驶证照造成违章的 各类罚款自已承担 第十三条 专职驾驶员因公外出 急于完成集团公司领导交办 的相关工作忽视交通规则 且接受违章检查时各种证件齐全造成罚 款的 罚款由集团公司承担 急于完成各部门领导交办的工作 接 受违章检查时各种证件齐全造成罚款的 罚款由各部门承担 第十四条 因车辆机器故障引起的违章罚款 及不属于驾驶员 自身原因引起的罚款 费用由集团公司承担 第十五条 一切未经许可擅自将车借于他人使用 造成违章或 发生事故的 损失 罚款均由专职驾驶员承担 第十六条 划到各部门使用的车辆 违章罚款 事故处理款项 均由各部门承担 第十七条 在公务途中遇不可抗力造成的车祸 在先抢救伤患 人员后 向附近交警报案的同时报告车管员及部门领导 可以自行 处理的小事故 在事故处理完毕后将处理结果报告车管员及部门领 导 第十八条 对不及时交纳违章款项造成的滞纳金 罚款等款项 由驾驶员自己承担相关费用 第十九条 事故赔偿原则 事故发生后在保险公司赔偿后 且 驾驶员应负主要责任的 如余额部分损失在 1000 元以内 驾驶员承 担 50 负次要责任的承担 30 事故余额损失 1001 5000 元 驾 综合管理部 内部文件 32 驶员承担 40 次要责任者承担 20 事故余额损失 5001 10000 元 驾驶员承担 30 负次要责任的承担 10 事故余额损失 10000 以上 驾驶员承担 20 负次要责任的承担 5 以上按分段累加计算 第二十条 集团公司领导因工作需要在总经理批准同意的情况 下 亲自驾驶商务车辆发生的违章 事故时 属个人责任的 违章 罚款由个人承担 事故赔偿参照第十九条进行处理 属其它人责任 时 由专管员会同该商务车辆的专职驾驶员一起前往保险公司核保 及在集团公司指定的修理厂办理维修手续 特殊情况在请示总经理 后车管员 专职驾驶员才能办理 驾驶员岗位职责驾驶员岗位职责 第二十一条 负责在部门领导指挥下 车管员的具体安排下 认真做好安全驾驶工作 确保自身及出行人员的人身安全 第二十二条 负责工作时积极主动 具备服务意识 服从分配 对领导 对一般员工保持一致的热情服务态度 尽可能做到随叫随 到 不讲理由和借口 同事之间团结互肋 无出车任务时 按时上 下班 有事提前说明事由 不出情绪车 第二十三条 负责出车前各项设施的安全检查 确认无隐患后 出车 第二十四条 负责车辆及派车单的规范化使用 不代他人签字 不虚报 多报里程数 未经领导批准不开公车办私事 夜间等非工 作时间不将车辆停放在指定车库以外的地方 第二十五条 负责申报各车辆的维修 保养 配置增加计划 未经部门领导的审批 车管员的安排 不得对车辆进行维修 保养 配置增加 划入各部门使用的公务车须严格遵守相关的车辆管理规 定 条二十六条 负责车辆在公司指定的修理厂进行维修 不以各 类理由擅自安排车辆在其它地点修理 车辆发生突发性事件须办理 综合管理部 内部文件 33 核保手续时 同专职驾驶员一起 人数要求两人以上 前往办理 第二十七条 负责严格遵守交通规则 不违章 按时申报年检 购买保险 相关规费的计划 条二十八条 负责遵守综合管理部的保密制度及各项规定 不 谈论公司尚未公开的信息 第二十九条 负责个人形象及言谈举止的得体 出车期间 如 遇带车人中途下车办事 应在约定地点等候 如确需离开 要将车 内贵重物品 资料锁在车尾箱后 方可离去 第五章第五章 补助核算办法补助核算办法 第三十条 每月末根据各车辆的当月收入 提取 5 的收入作为 专职驾驶员本月的出车补助 划入各部门的公务车辆 且无出车任 务及派车单的专职驾驶员 不领取出车补助 第六章第六章 奖 罚规定奖 罚规定 第三十一条 专职驾驶员每月行驶无事故达标的 可发放安全 奖 15 元 全年安全达标未发生任何交通事故的 可发放 360 元的年 度交通安全奖 第三十二条 如发现不凭派车单擅自开车 开公车办私事 车 辆不停放在指定的车库 多报公里数 不听从调度派遣指挥的 参 照公司 员工手册 中有关计点处罚的办法进行计点处罚 50 元 次 累计计点处罚三次后 在部门内待岗 只领取基本生活费 第七章第七章 计费办法计费办法 第三十三条 各部门因公用车须计费结算 计费办法 38 公里 内面包车 小货车的起步价为 75 元 小轿车及其它车辆的起步价为 综合管理部 内部文件 34 65 元 用车半天的 面包车 货车计价为 110 元 小轿车及其它车 辆计价为 100 元 超过 38 公里的 面包车 货车按每公里 1 9 元计 价 小轿车及其它车辆按每公里 1 7 元计价 用车 1 天的 面包车 货车计价为 220 元 小轿车及其它车辆计价为 200 元 月末通过公 司财务进行内部转帐结算 第三十四条 公司在职员工每年享受一次 50 公里内免费用一辆 车的福利待遇 职工遇婚 丧特殊情况 可视实际情况安排两辆优 惠用车 30 公里内用车费用全免 超过 30 公里的按每公里 1 2 元 进行核算 次日用车人到公司财务办理现金结算手续 第三十五条 本制度解释权属综合管理部 自二 00 四年元月一 日起执行 在此以前的相关管理办法同时废止 湖南航天经济发展 集团 有限公司 二 00 三年十二月二十八日 航发管字 2004 03 号 关关于于下下发发 航航发发集集团团办办公公用用品品管管理理规规定定 的的通通知知 所属各单位 为切实规范办公用品 以低值易耗品为主 的购买 使用 管理 程序 合理有效地置办分用品 加强办公用品的管理力度 提高办公 用品的使用效益 进而促进基础管理工作的进一步提升 特制定 航 发集团办公用品管理规定 下发所属各单位 请遵照执行 特此通知 附件 航发集团办公用品管理规定 二 00 四元月一日 航发管字 航发管字 20042004 0303 号号 关于下发 航发集团办公用品管理规定 的通知 综合管理部 内部文件 35 所属各单位 为切实规范办公用品 以低值易耗品为主 的购买 使用 管 理程序 合理有效地置办分用品 加强办公用品的管理力度 提高 办公用品的使用效益 进而促进基础管理工作的进一步提升 特制 定 航发集团办公用品管理规定 下发所属各单位 请遵照执行 特此通知 附件 航发集团办公用品管理规定 二 00 四元月一日 航发集团办公用品管理规定航发集团办公用品管理规定 为切实规范办公用品的购买 使用 管理程序 合理有效地置 办分配办公用品 加强办公用品的管理力度 提高办公用品的使用 效益 提升基础管理工作水平 特规定如下 一 办公用品的管理一 办公用品的管理 1 综合管理部派专人负责集团公司范围内的各类办公低值易耗 品的支出预算 采购工作 专人负责领用发放 登记等日常管理工 作 并设立备查簿登记明细 综合管理部 内部文件 36 2 所属各单位专人负责办理本单位 部门办公用品的申购 领 用 申请报废等工作 并有妥善分配使用和保管的责任 二 办公用品的计划与购买二 办公用品的计划与购买 3 各单位申购办公用品需先拟定购置计划表 见后样表 经 部门经理或负责人签字批准后 于每月 10 号前报综合管理部审核并 统筹安排 4 综合管理部汇总各单位申购办公用品的品种 数量 价格 将汇总计划表于每月 15 日报财务部备案 并报总经理批准同意 5 办公用品购买时遵循 清单报价 低价购买 的原则 不限 定于一家供应商 6 办公用品由综合管理部按总经理审核后的计划统一安排购置 各单位专业性较强的办公用品 用具 经综合管理部审核后方可由 各单位自行购置 在履行登记备案手续后领用 7 购置的办公用品按购买单据分类入库 由综合管理部办公用 品管理员进行详细的入库明细登记并留底 明细复印件及办公用品 发放权移交商务中心管理员 三 三 办公用品的领用办公用品的领用 8 各单位确定领用办公用品的专门负责人 按计划定期领用 可一次领用全月计划 也可分次领用月计划 综合管理部发放办公 用品专员应严格对照各部门月初计划发放办公用品 当月部门计划 综合管理部 内部文件 37 有节余的 累计冲抵下月计划 超计划领用的须部门经理另签补充 计划表 各部门每月只能加签一次补充计划 9 原则上不允许他人代各部门专人领用办公用品 特殊情况 除领用人签字外 办公用品管理员还须督促各部门专人于事后在领 用人签字后补签名 四 四 办公用品的使用办公用品的使用 10 各部门委派专人合理控制部门成员办公用品的使用 员工 应从为公司节约开支出发 尽量爱惜使用各自的办公用品 做到物 尽其用 11 对蓄意损坏办公用品的行为人 当月不得领用办公用品 所在部门当月不得申报办公用品补充计划 12 严禁将办公用品 用具化公为私 13 30 元 件以上的办公用品 采取谁领用谁负责的原则进 行管理 五 五 办公用品的报废处理办公用品的报废处理 14 价值 30 元 件以上的办公用品 在使用过程中因自然损坏 而丧失使用价值的 由使用人填写报废申请单 见后 经部门负责 人签字 报综合管理部审核 以旧换新 并报财务部核消 旧物品 由办公用品管理员统一管理 年底统一进行处理 六 六 办公用品的结算办公用品的结算 综合管理部 内部文件 38 15 综合管理部根据所属各单位办公用品实际领用情况于每月 末核算一次费用 计入各单位 七 库存的管理七 库存的管理 16 在计划 控制的前提下 对节余的办公用品进行计价 核 算金额纳入办公用品管理员 发放员的年度工作考核指标 17 本管理办法解释权属综合管理部 自二 00 四年元月一日起 在执行 其它管理办法废止 二 00 四年元月一日 档案管理制度档案管理制度 第一条 为妥善保管记载公司发展的各类资料 将各部门处 理完毕或批存的文件材料立卷归档 特制定本制度 第二条 立卷归档的资料指本公司过去和现在 在从事经营 管理 技术实施 文化建设等活动中形成的对公司有保存价值的各 种文字 图表 声像等历史记录 第三条 遵循档案分类 年度划分 部门划分法进行归档 有董事会 董字 行政管理 司字 管字 经营管理 经字 党 委 党字 劳动人事 人字 纪委 纪字 华航 房字 航发 建筑 建字 航发贸易 航发服务 安全消防 安字 等类别 按 综合管理部 内部文件 39 本年度时间发生的顺序进行编号 如 2002 HFD 01 号 代表航发 董事会在 2002 年度发的第一份文件 被编入该档案的第 1 号 第四条 归档时按以下标准执行 案卷必须遵循文件形成的规律和特点 卷内文件材料按照批复在前 请示在后 正件在前 附件在 后 印件在前 定稿在后 重要法规性文件的历次稿件排列在定稿 之后的排列原则 跨年度的请示与批复 有批复的在批复年立卷 没批复的放 在请示年立卷 跨年度会议文件放在会议开幕年立卷 跨年度总结 放在最后一年立卷 卷内文件材料按时间顺序排列 案卷封面题名应能准确地反映出卷内文件材料的内容 案卷卷首为 卷内文件目录 卷内文件没有题名的 根据内 容归档人拟写标题 会议记录应写主要内容 卷内文件一律采用 A4 纸 禁用铅笔 圆珠笔 复写纸 传真 纸 破损的文件要进行裱糊 立卷按永久 长期 短期分别组卷 永久保存包括 公司章 程 股东名册 董事会及股东会记录 政府机关核准文件 不动产 所有权及其他债权证 长期保存包括 各部门规章制度 员工档案 短期 一事一结的资料 案卷备考表应写明立卷人 审核人姓名 时间 第五条 每年的 4 月初 综合管理部根据公司制定的归档范 围将上一年度的文件归档 任何人不得将资料据为之有 第六条 严格执行档案借阅制度 借阅档案者不准翻阅与查 档无关的内容 不得对档案内容涂抹拆散 注意保密 借阅后必须 及时归还 第七条 档案专人进行管理 存放整齐有序 齐全完整 综合管理部 内部文件 40 会议管理制度会议管理制度 第一条 为更好地传达 落实各类会议形成的决议 促进相 关工作的进展 特制定本制度 第二条 公司会议主要由总经理办公会 党总支会 党政联 席会 办公例会 日常工作会议组成 第三条 总经理办公会是就一定工作事项需要做出研究和决 策时召开的会议 通常遇大事件便召开 会议由总经理主持 参加 人为公司党总支书记 副总经理 工会主席 党总支副书记 财务 总监 总经理助理等人员 第四条 党总支会由总支书记根据工作情况决定召开 原则 综合管理部 内部文件 41 上全年不少于六次 通常每月召开一次 会议