行政秘书处主要职责(改)

行政秘书处职责及工作制度 行政秘书处主要职责 1 负责公司各项行政管理事物的综合协调和督促检查 2 负责董事会及公司会议的筹备 会议文件的草拟 负责会议记录 根 据需要撰写会议决议 纪要等书面文件 并妥善保管会议文件 记录 3 负责对总经理指示 行政会议决议 决定的执行情况进行督办 检查 发现问题及时协调决定并向总经理报告 4 负责各部门之间的内部调节 并及时了解 掌握各职能部门全面工作 情况 收集有关资料和数据 备总经理调阅 5 负责组织起草公司年度工作计划 工作总结 6 负责各类来文的收发 传阅 交办 催办 清退 归档工作 7 负责公司印鉴和介绍信的管理 8 负责公司对外来访接待工作 9 负责公司大事记的编写及重大事项的记载 10 负责审核各部门以公司名义上报 下发的文件 11 负责领导日程安排的提醒 应该是行政部主任的事吧 12 领导办公室的整理 员工日常工作管理规定 1 总则 1 1 为增强员工自律意识 规范工作行为提高工作效率特制订此规定 1 2 每位员工均应认真学习 贯彻执行 维护公司声誉和形象 2 应遵守的事项 2 1 工作时间 应该坚守岗位 不要随意窜岗聊天 需要暂时离开时 应 知会同事 工作时间不得做与工作无关的事情 2 2 保持办公室的整齐 干净 卫生 2 3 应该保护公司重要的财物和信息资料 所有来访的客人必须由公司相 关人员陪同才可进入 接待来访 业务洽谈应在办公室或会议室进行 2 4 上班时着装应注意衣着整洁 大方 得体 避免有损公司形象的仪表 和行为 男员工不可留长发 蓄胡须 女员工不可浓妆艳抹 周一至周五 要求配有工服的员工必须着员工制服 2 5 同事间应相互尊重 互帮互爱 语言文明 2 6 对外交往应有礼有节 不卑不亢 礼貌大方 简朴务实 2 7 对外接听电话统一用语 您好 中燃 对内接听电话 您好 部 2 8 严格遵守公司作息时间 不迟到早退 提高工作时间的工作效率 不 拖延不积压 2 9 严操职业道德 尽忠职守 保守业务上的秘密 2 10 爱护本公司财物 不浪费 不化公为私 2 11 遵守公司一切规章及工作守则 2 12 维护公司信誉 不作任何有损公司信誉的行为 2 13 对非本人职权范围内的公司机密 应作到不打听 不猜测 不传播 2 14 下班后将文件 纸张整理好 将柜门关闭 保持桌面整洁 切断相关 电源 关闭水源 关闭窗户 3 禁止事项 3 1 欺骗公司和同事的行为 3 2 泄露公司机密 歪曲事实 散布流言蜚语 以公司的名义在外招摇撞 骗 3 3 未经许可 在工作时间接见私人来客 或带私客在公司活动 3 4 严禁违反操作规定使用各种办公设备 办公电器 3 5 在工作时间做与业务无关的事情 3 6 未经许可 从事其他职业 3 7 利用公司设施进行与公司无关的活动 侵占 挪用公司财产 3 8 假借职权营私舞弊 行政公文管理规定 1 总则 1 1 为使公文处理工作规范化 制度化 科学化 提高公文处理工作的效 率和质量 特制定本规定 1 2 公文 亦称 文件 是公司对外联络 对内实施管理的重要工具 是 传达贯彻上级部门和公司的方针 政策 发布规章制度 指导 部署 商 洽工作 报告情况 请示 答复问题的重要途径 是公司进行正常工作和 活动的必要手段 1 3 公文处理指公文的办理 管理 整理 立卷 归档等一系列相互关联 衔接有序的工作 1 4 公文处理应当坚持实事求是 精简 高效的原则 做到及时 准确 安全 2 公司常用公文种类 2 1 报告 适用于向领导或总部汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级或总部的询问 报送文件 材料 2 2 请示 适用于向上级或总部请求指示 批准的事项 2 3 决定 适用于对重要事项或重大行动做出的安排 2 4 决议 适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项 2 5 通知 适用于对下级发出指示 要求 发布公司各方面的管理规定 规章 办法 任免干部 转发上级或不相隶属单位的公文 批转下级的公 文 需要下级单位周知或执行的事项 2 6 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 2 7 批复 适用于答复下级的请示事项 2 8 函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有 关主管部门请示批准等 2 9 会议纪要 适用于记录 传达会议议定事项和主要精神 3 公文格式 3 1 公文格式一般由发文单位 发文字号 签发人 标题 主送单位 正 文 成文日期 印章 附件 主题词 抄送单位等部分组成 3 2 发文字号 包括发文单位代字 年份 序号 联合行文 只标明主办 单位发文字号 3 3 签发人为公司值班经理或总经理 3 4 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容和文种 3 5 公文如有附件 应在正文之后 发文单位之前注明附件顺序和名称 3 6 成文日期以签发的日期为准 3 7 对外的发文必须加盖公章 3 8 公文应当标注主题词 3 9 报为公文的主要接受领导 发为公文的主要受理人或部门 抄指除主 要受理单位外需要执行或知晓公文的其他单位或领导 应当使用全称或规 范化简称 3 10 文字从左至右横写 横排 4 公文办理 公文办理分为收文和发文 收文办理流程包括登记 分送 批办 承办 催办 归档等程序 发文办理流程包括拟稿 审核 签发 编号 盖章 分发 归档等程序 4 1 收文 4 1 1 登记 公司的收文由行政部文书建立收文登记表 进行统一接收 登记 发给公司各部门的文件由各部门的文书进行登记 登记时应将公文 标题 发文字号 发文机关 成文日期 收文日期等项填写清楚 4 1 2 分送 4 1 2 1 一般业务性文件登记后 由行政部经理拟订意见 在文件首页附 上 来文批示单 填写有关内容后 呈交值班领导进行处理 4 1 2 2 参阅性文件 直接组织各部门人员进行传阅 4 1 2 3 批办 值班领导根据呈报的公文内容进行分析 决策 在 来文 批示单 上批注处理意见 4 1 2 4 承办 承办部门收到交办的公文后应当及时办理 不得延误 推 诿 承办单位负责人阅办后 应在 来文批示单 上注明办理意见 结果 和时间 对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的应当迅速退 回交办的文件处理部门并说明理由 4 1 2 5 催办 送领导批示或者交有关部门办理的公文 由经办人负责跟 踪催办 4 1 2 6 归档 办文完毕后 经办人应及时按领导指示和文件要求反馈公 文处理结果 最后 将已处理完毕的公文归档保存 4 2 发文 4 2 1 拟稿 发文单位根据领导要求或工作需要拟定公文初稿 草拟公文 要求做到 4 2 1 1 符合国家的法律 法规及公司有关规定 4 2 1 2 情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 篇幅力 求简短 4 2 1 3 公文的文种应当根据行文目的 发文单位的职权和与主送单位的 行文关系而定 4 2 1 4 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 4 2 1 5 应当使用国家法定计量单位 4 2 1 6 用词用字准确 规范 4 2 2 审核 4 2 2 1 拟搞完成后 由各发文单位的负责人进行初审 核稿内容主要包 括 文稿是否符合国家政策 法规和公司的有关规章制度 文稿提出的要 求 措施 意见是否符合实际且具体可行 4 2 2 2 发文单位在发文首页附上 发文稿纸 填写相关项目后 交行政 部秘书处进行复审 主要审核文件内容是否维护公司的合法权益 文字是 否妥当 行文方式是否规范 符合要求等等 经审核如符合要求 行政部 负责人在 发文稿纸 上签字确认 4 2 3 编号 所有公司对内 对外的发文由行政部统一编排发文字号 以 公司名义的发文字号格式为 中燃字 200 号 对外的函件 格式为 中燃函字 200 号 以公司部门名义的发文字号格 式为 中燃 部门简称代字 字 200 号 财务部简称代字 为 财务 企业管理部简称代字为 企管 工程部简称代字为 工成 生产运营部简称代字为 生产 人力资源部简称代字为 人力 行政部 简称代字为 行政 4 2 4 签发 原则上是值班经理签发 重要的 涉及全面性的公文必须由 总经理签发 4 2 5 盖章 公司对外的发文需要加盖公章的 需在行政部盖章后 方可 发出 4 2 6 分发 行政部根据发文范围将文件分送到各相关单位 建立发文登 记表进行登记 并由收文者签字 4 2 7 归档 公司所有对内 对外的发文在发出以后 文件原件由行政部 档案管理员归档 以备查用 4 2 8 因涉及公司机密或工作需要 由公司各单位自行处理的文件 不适 用于本章的公文办理规定 公司工作督办及复命制度 1 为提高工作效率 保证公司实施的各项决议和制度的执行力度 推动各 项工作的顺利开展 特制定本制度 2 本制度适用范围和职责 2 1 本制度适用范围 公司领导或各种重要会议作为发命人 指定某一个 或几个部门在限定时间内完成某一项任务时 执行单位作为受命人 要按 本制度的要求回复任务完成情况 并接受行政部的督查督促 2 2 职责 行政部是公司负责督查督办的部门 各部门都有义务对承办的 各项工作按本制度的要求复命并接受行政部的督查督办 3 督查督办的内容 3 1 公司各项重大决策或部署 3 2 公司各类会议决议或纪要 3 3 公司领导临时交办的事项或临时下达的指令 3 4 公司领导的批示 3 5 其他公司领导或行政部认为需要督查督办的事项 4 各部门需要复命的内容 4 1 公司各类会议决议或纪要中指定限时完成的任务 4 2 公司领导临时交办的任务或临时下达的指令 4 3 公司领导的批示 4 4 其他公司领导或行政部认为需要复命的事项 5 督查督办和复命的要求 5 1 公司内一般性任务复命的时限是 4 小时 5 2 对所有受命需限时完成的任务 无论是否完成 都需要在规定时间内 复命 5 3 如提前完成工作 要立即复命 5 4 如遇不确定因素无法按时完成任务 要立即复命 6 督查督办程序 6 1 分解立项 根据工作要求 由行政部拟定督查工作要点 对需要督查 的事项进行分解立项 填写 督办表 内容包括 督查事件 承办部门 及责任人 协办部门及责任人 完成情况 领导意见等 经行政部经理审 批后交承办部门 承办部门应在规定的时限内完成所承办的工作报行政部 6 2 督查实施 对公司重大决策和重大工作部署的贯彻落实情况 采取不 同的方式督促检查 对影响公司的重大事项 集中力量督查 对全年性工 作 分阶段督查 对紧急事项 及时督查 运用督查通知书 电话电邮询 问 实地督查 与有关部门联合督查等多种形式 推进公司工作的组织实 施 6 3 组织协调 注重做好督查事项的分层次协调工作 一般性的具体事项 由行政部督促跟进 涉及几个部门的重要交叉事项以及涉及全局性的重大 问题 由行政部提出预案 由各部门组织协调 6 4 报告反馈 对重大督查事项 应在办结后一周内 写出书面报告 呈 送有关领导 反馈办理情况 6 5 对督促检查中形成的各种资料要妥善保存 以备查询 7 督办原则 按照职责职能和管理权限明确事项的承办部门 承办部门应及时办理 做 到及时 准确 无误 8 承办部门如在规定时限内不能完成或因特殊情况完不成的承办事项 应 在规定时限内向主管领导和督办人员汇报 由主管领导批准后可延期办理 或交回行政部停止办理 9 若因人为因素造成延误或失误 导致不良后果或影响的 追究直接责任 人和负责人的相关责任并通报批评 督查督办程序 秘书处管理规定 1 为规范公司秘书的行为 促进秘书处的稳定和发展特制定本规定 2 秘书任职条件 公司领导 行政部 各部门在规定时间内落实 反馈督办表分解 填写督办表 下达工作任务反馈落实意见 2 1 秘书处的秘书任职者 应具有大学专科 含专科 以上毕业文凭 2 2 秘书应熟悉公司经营情况和行业知识 掌握履行其职责所应具备的专 业知识 具有良好的个人品质和职业道德 具有较强的公关能力和处事能 力 3 秘书的工作职责 3 1 根据领导的指示 草拟总公司各类文件 文稿 3 2 负责做好会议记录 根据需要拟写会议纪要或决议 3 3 审核各部门以总公司名义上报 下发的文件 3 4 协助办公室主任做好对外接待及来电来函的回复 3 5 公司的大事记撰写 重大事项的记载 3 6 负责董事会及公司会议的筹备 会议文件的草拟 负责会议记录 根 据需要撰写会议决议 纪要等书面文件 并妥善保管会议文件 记录 3 7 政策研究工作 围绕领导所需政策 理论进行研究 为领导提供政策 参谋 3 8 负责各部门之间的内部调节 并及时了解 掌握各职能部门全面工作 情况 收集有关资料和数据 备总经理调阅 3 9 协助行政部经理做好对外接待及来电来函的回复 4 文书的工作职责 4 1 负责企业收到的各类文件 来函的拆封 登记 传阅 交办 催办 清退 归档等工作 4 2 负责总公司内部文件的传递 分发 存档 立卷归档 4 3 负责总公司印鉴和介绍信的使用和管理 4 4 负责办公室劳保 考勤 工资的报送 分发 4 5 按年度计划 负责完成每月费用计划的上报和结算 4 6 负责大型会议的签到 考勤及汇总 4 7 协助办公室主任做好来访接待工作 4 8 办理领导临时交办的其他工作 4 9 文件的缮印 对外有关邮件的发送 5 文件收发的流程 5 1 文书收文后 首先对文件进行编号 编号的原则是 年 月 日 5 2 编号完毕后 填写 收文登记表 后报行政部经理 在文件首页附上 来文批示单 填写有关内容后 呈交值班领导进行批示 5 3 领导批示文件后如需其他部门传阅或会签意见时 由秘书做好传递工 作 5 4 文件的跟踪 紧急 文件在收到后的 12 小时内必须跟踪到位 一般 会签文件 在 24 小时内跟踪到位 传阅文件在 72 小时跟踪到位 5 5 文件批复完后应及时回复来文单位或个人 紧急 文件在收到后的 12 小时内回复 一般会签文件 在 24 小时内回复 具体流程图如下 秘书收文 按规定将文件编号 行政部经理阅 保密制度保密制度 1 总则 1 1 为保守公司秘密 维护公司权益 特制定本制度 1 2 公司秘密是关系公司权利和利益 依照特定程序确定 在一定时间 内只限一定范围的人员知悉的事项 1 3 公司各部门以及职员都有保守公司秘密的义务 员工务必保管好你 持有的公司涉密文件 2 保密范围和密级确定 公司秘密包括下列事项 2 1 公司重大决策中的秘密事项 填写 收发文登记表 领导批示文件 批示无意见批示需其他部门阅 归档 传递文件 督促意见回复 2 2 公司尚未付诸实施的经营战略 经营方向 经营规划 经营项目及经 营决策 2 3 公司内部掌握的合同 协议 意向书及可行性报告 主要会议记录 2 4 公司财务预决算报告及各类财务报表 统计报表 2 5 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息 2 6 公司职员人事档案 工资性 劳务性收入及资料 2 7 其他经公司确定应当保密的事项 2 8 一般性决定 决议 通告 通知 行政管理资料等内部文件不属于保 密范围 密级确定 2 2 1 公司秘密的密级分为 绝密 机密 秘密 三级 2 2 2 绝密是最重要的公司秘密 泄露会使公司的权利和利益遭受特别严 重的损害 2 2 3 机密是重要的公司秘密 泄露会使公司权利和利益遭受到严重的损 害 2 2 4 秘密是一般的公司秘密 泄露会使公司的权利和利益遭受损害 2 2 5 公司秘级的确定 2 2 6 公司经营发展中 直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级 2 2 7 公司的规划 财务报表 统计资料 重要会议记录 公司经营情况 为机密级 2 2 8 公司人事档案 合同 协议 职员工资性收入 尚未公开的各类信 息为秘密级 2 2 9 属于公司秘密的文件 资料 应当标明密级 并确定保密期限 保 密期限届满 自行解密 3 保密措施 3 1 属于公司秘密的文件 资料和其他物品的制作 收发 传递 使用 复制 摘抄 保存 销毁 由行政文化部执行 3 2 对于密级文件 资料和其他物品 必须采取以下保密措施 3 2 1 档案管理 打字文印以及收发文件人员要加强保密业务学习 严格 按保密法规和岗位要求履行职责 3 2 2 凡上级规定的应列入定密范围的规划 现状图及管线的图文资料都 要随草稿成文确定秘级 领导审定稿和正式文件按相应密级要求运转 管 理 归档 3 2 3 印制公司产生的秘密文件 要在本公司打字室和指定印刷厂印制 不得多印 多留 3 2 4 对呼市 内蒙 中央各级领导机关下发的秘密以上文件 一律不准 复印 对于本公司产生的秘密文件 需要复印时要经总经理或分管副总的 批准 复印后要严格管理 用后要及时销毁 3 2 5 凡收到的秘密以上的密级文件 每半年清退一次 由建委党办和行 政部统一上交或销毁 3 2 6 公司产生的红头文件 经济发展资料 规划资料图纸 由公司保密 办按保密规定的方法 非秘密公文统一销毁 内部资料不准按废纸出售 3 2 7 各级领导带头做好保密工作 外出和执行公务不准携带秘密文件 不准带秘密文件酗酒 到上级部门参加会议 带回秘密文件要及时交行政 部登记 3 2 8 收发 传递和外出携带 由指定人员担任 并采取必要的安全措施 3 2 9 在设备完善的保险装置中保存 凡归档文件 只能查阅 一般不得 外借 3 2 10 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的 应当事先经总经理 批准 3 3 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动 主办部门应采取下列保密 措施 3 3 1 选择具备保密条件的会议场所 3 3 2 根据工作需要 限定参加会议人员的范围 对参加涉及密级事项会 议的人员予以指定 3 3 3 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件 3 3 4 确定会议内容是否传达及传达范围 3 3 5 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密 不准在公共场所谈论公 司秘密 不准通过其他方式传递公司秘密 3 3 6 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时 应当立即 采取补救措施并及时报告总经理办公室 总经理接到报告后 应立即处理 4 责任与处罚 4 1 本制度规定的泄密是指下列行为之一 4 1 1 使公司秘密被不应知悉者知悉的 4 1 2 使公司秘密超出所限接触范围 且不能证明未被不应知悉者知悉的 4 2 出现下列情况之一者 给予警告 4 2 1 泄露公司秘密 尚未造成严重后果或经济损失的 4 2 2 已泄露公司秘密但采取补救措施的 4 3 出现下列情况之一的 予以辞退并酌情赔偿经济损失 4 3 1 故意或者过失泄露公司秘密 造成严重后果或重大经济损失的 4 3 2 违反本保密制度 为他人窃取 刺探 收买或违章提供公司秘密的 4 3 3 利用职权强制他人违反保密规定的 公司印章管理规定公司印章管理规定 1 公司印章包括公章 合同章 财务专用章 法人章等 公司公章 合同 章 财务章 法人章及各部门部门章 专用章 领导名章等均由行政部统 一刻制 2 印章的保管 2 1 公司各类印章必须有专人保管 公章 领导名章由行政部保管 合同 章由企业管理部管理 财务专用章由财务总监或财务经理负责保管 法人 章由法人授权保管 部门章及部门专用章由各部门部长管理 2 2 印章保管须有记录 注明印章名称 保管人 批准人 图样等信息 2 3 印章保管必须安全可靠 须加锁保存 2 4 禁止任何员工携带各种印章外出办事 如因工作需要或其它特殊情况 确需使用时 必须经行政部经理 分管经理批准方可 同时须派一名员工 同行 部门章需由部门部长批准 2 5 将公司所有印章的保管情况及保管人资料信息报总部行政部档案管理 员备案 3 印章的移交 3 1 印章移交须办理手续 签署移交手续证明 填写印鉴移交单 注明移 交人 接收人 图样 日期 4 印章的使用 4 1 使用印章 一律实行审批制度 公司公章 合同章必须经总经理批准 方可盖印 财务专用章按照财务管理制度使用 只用于财务收付相关业务 法人章的使用 若属于办理财务收付业务的 按照财务管理制度执行 若 属于办理授权业务的 由法人授权办理 4 2 使用印章 一律实行登记制度 注明日期 盖