行政与人事部(岗位说明书样稿)

一 一 行政与人事部行政与人事部 一一 行政工作职责行政工作职责 1 协助制定公司中长期发展战略规划 2 协助公司搜集 分析 整理行业信息和企业相关政策信息 3 负责公司重要文稿的起草 文字复核 文件批转 各部工作协调与督办 4 负责公司文件 印鉴和文书档案的保管和使用 保密保卫 来信来访 5 负责公司会务组织 接待 公关联络 6 负责职工食堂 环境卫生 公物管理以及组织办公区域的水电维修等 7 负责编制办公用品采购计划并实施 8 负责处理公司法务问题 9 负责公司企业文化建设工作 10 负责相关政府部门关系处理和行业协会工作 11 负责企业工商登记注册 商标管理 国家 省市著名商标 名牌产品申报管理 12 参与危机公关处理和负责对外新闻发布 13 负责部门内部员工的管理与培训 检查 考核 评价 14 负责本部门工作所涉及的用友系统运行以及质量 计量 标准化等各项认证 15 完成公司领导交办的其它事务 二 二 人事工作职责人事工作职责 1 负责制定公司人力资源规划并组织实施 2 负责研究组织变化 革新 再造的有关内容 为公司经营决策提供参考依据 3 负责公司总体薪酬 福利体系的设计与政策调整 4 负责各部门 人员薪资的编制 调整与发放 5 负责授权编制部门具体操作方案的审核管理 6 负责公司总体绩效管理体系的设计与政策调整 7 负责各部门 人员经济责任制目标考核方案的制定与执行 8 负责授权制定或执行绩效方案部门具体操作或执行方案的审批和监督管理 9 负责公司培训体系的建立与维护及培训的具体运作 10 负责人力资源开发与优化配置 11 负责员工招聘 甄选 录用及离职等 12 负责员工劳动合同 人事档案管理以及劳动争议调处等 13 负责员工职务晋升 奖惩 专业技术职称及技术等级的申报与考评 14 负责员工工伤 社会保险 生育保险 住房公积金等的申报结算 15 负责部门内部员工的管理与培训 检查 考核 评价 二二 岗位信息岗位信息 岗位岗位定编岗位编号薪资等级备注 行政人事主任 jsssf xzrs 001 9 档 暂缺 行政专员 1jsssf xzrs 002 6 档 招聘与培训专员 jsssf xzrs 003 6 档暂缺 绩效与薪酬专员 jsssf xzrs 004 6 档暂缺 职工食堂主管 jsssf xzrs 005 4 档 暂缺 文员 1jsssf xzrs 006 3 档 公务车驾驶员 jsssf xzrs 007 3 档 暂缺 保洁员 2jsssf xzrs 008 2 档 合计合计 4 4 三三 岗位工作标准岗位工作标准 1 行政人事主任工作标准 一 岗位基本信息 岗位名称行政人事主任所属部门行政人事部岗位编号 jsssf xzrs 001 直接上级总经理岗位编制1 人薪资等级9 档 岗位设置目的负责公司人力资源规划和人力资源管理体系建设与管理工作 负责公司行政 总务后勤工作 二 工作标准 1 行政 总务后勤管理 输入输出 岗位依据 工作任务 岗位成果 周期 卫生管理 办法 1 1 组织开展公司卫生环境的建设与维护 并检查监督行政主管检查记录季 文档管理 办法 1 2 负责起草 审核公司文件资料 纪要的收发 存档 备案等管理工作 并检查监督 文员检查记录季 食堂管理 办法 1 3 负责公司食堂管理工作 确保公司员工和来客伙食 正常供应 并检查监督 食堂主管 检查记录季 车辆管理 办法 安 全保卫办 法 1 4 负责公司车辆管理 安全保卫工作 并监督检查 车辆主管 行政主管 检查记录月 办公用品 管理办法 1 5 组织办公设施 办公用品等管理与维护 维修 保 证办公条件 支持公司经营管理活动 行政主管检查记录季 来客接待 等办法 1 6 负责公司来客接待 公共宣传 对外联络 公益活 动等社会公关活动工作 行政主管检查记录季 印鉴 证 照等管理 办法 1 7 负责公司印鉴 证照 商标和知识产权管理工作 并监督检查 文员检查记录季 会议管理 办法 1 8 负责组织公司重要会议 重大活动的策划 筹备工 作 行政主管检查记录季 1 9 负责对公司的行政检查工作各部门检查记录季 1 10 负责工会和行业协会相关工作 并监督检查文员检查记录季 2 部门管理 部门工作 计划 2 1负责审核本部门员工本月度工作总结和下月度工 作计划 下属各部 门 工作总结和 工作计划 月 考核指标2 2 组织本部门员工的考核 部门负责 人 员工考核表月 会议通知2 3 组织召开部门内部会议 参与公司级会议 下属各部 门 会议纪要月 部门费用 预算 2 4负责控制部门预算 降低费用成本 下属各部 门 部门费用统 计表 月 3 其他 3 1 完成领导交办的其他工作周 三 岗位工作权限与责任 序号项目具体内容 1 对行政管理办法有修改权 2 对下属有指挥权 考核权 奖惩权 3 对下属工作有检查权 监督权 1 权限 4 对本部门内日常运作的报告 报表等文件有审阅权 审批权 1 对所属人员的行为规范性负责 2 责任 2 对行政事务 总务后勤管理负责 四 岗位关键绩效考核指标 序号指标指标定义 计算公式数据来源 1 部门工作计 划完成率 计算公式 实际完成项 计划完成项 100 总经理 2 行政后勤满 意度 定义 衡量行政事务 总务后勤服务水平 计算公式 员工对行政事务 总务后勤满意度评分的算术平均值 行政后勤满意度表 五 职业生涯发展路径 办公室主任 总部其他部门负责人 业务单位经营层 公司高管层 六 任职资格 教育水平大学本科及以上学历 文秘专业 中文专业或者经济类专业 知识要求具备相应的行政管理知识 秘书知识 文书撰写知识 经验要求3 年以上行政 总务后勤管理经验 技能水平具有较强的写作能力和表达能力 具有一定的人际能力 沟通能力 具备办公软件应用能力 七 工作条件 工作环境办公场所 工作时间正常作息时间 使用工具计算机 电话 传真机 打印机 网络 2 行政主管工作标准 一 岗位基本信息 岗位名称行政主管所属部门行政人事部岗位编号 jsssf xzrs 002 直接上级行政人事主任岗位编制1 人薪资等级6 档 岗位设置目的负责会议管理 后勤服务 办公用品和设备管理工作 二 工作标准 1 会议管理 输入输出 岗位依据 工作任务 岗位成果 周期 1 1负责组织公司级会议会场的布置落实保洁员检查记录周 会议管理 制度 1 2负责组织保洁员进行会议室日常卫生清洁和保持 设施完好 保洁员检查记录周 2 行政服务 费用管理 办法 2 1 负责办理领导的各项招待 公务 公关费用财务部相关记录月 2 2 负责公司相关通讯费用的办理财务部相关记录月 2 3 负责公司的文秘工作 档案管理与印鉴管理 接待通知3 1 负责公司会议 接待等工作的协调相关人员相关记录月 3 行政服务 3 2 负责每年一次联系市疾控中心 安排园区食品从业 人员健康体检办证工作 年 卫生管理 办法 3 3 负责公司卫生工作的合同草拟 实施以及监督检查年 安全保卫 管理办法 3 4 负责组织和监督公司环境及绿化养护以及垃圾清运 并做好公司安全保卫 保洁员 门卫 检查记录月 3 5 每月负责食堂就餐管理财务部相关记录月食堂管理 办法3 6 负责食堂餐卡的管理相关记录月 3 7 负责为各部室办理各种后勤服务相关记录季 4 办公用品和设备管理 4 1编制办公用品和设备采购计划草案 并上报审核 部门负责 人 办公用品采 购计划草案 月办公用品 管理办法 4 2负责办公用品和设备保管和领用工作相关记录月 申请单 4 3根据各部门的办公设备保修申请及时安排维修人 员 维修人员维修记录月 维修单4 4负责组织公用设施及线路维护 维修维修人员 维护维修记 录 月 办公用品 管理办法 4 5对各部室领用的办公用品及固定资产进行统计核 算 并报财务部 财务部统计表年 5 内部管理 工作计划5 1 负责审核下属员工月度工作总结和下月度工作计划下属员工 工作总结和 工作计划 月 考核指标5 2 组织下属员工的考核 部门负责 人 员工考核表月 费用预算5 3 负责控制预算 降低费用成本下属员工费用统计表月 6 其他 6 1 完成领导交办的其他工作周 三 岗位工作权限与责任 序号项目具体内容 1 对行政管理制度和办法有修改权 2 对下属有指挥权 考核权 奖惩权 3 对下属工作有检查权 监督权 1 权限 4 对本部门内日常运作的报告 报表等文件有审阅权 审批权 1 对所属人员的行为规范性负责 2 对会议管理 后勤服务 安全保卫 办公用品管理负责 2 责任 3 对公用设施日常维护 维修负责 四 岗位关键绩效考核指标 序号指标指标定义 计算公式数据来源 1 工作计划完 成率 计算公式 实际完成项 计划完成项 100 部门负责人 2 后勤服务满 意度 定义 衡量环境卫生 安全保卫 餐卡管理 来客接待 公用设施维护 维修服务水平 计算公式 员工对后勤服务满意度评分的算术平均值 后勤服务满意度表 3 办公用品和 设备的使用 和管理失误 率 是否及时采购 分发办公物品 对办公物品的领用是否 登记和监督 办公用品管理相关记录 4 公司级会议 组织和安排 Y A B A 公司级会议的联系筹备 60 B 公司级会议文件材料的准备 40 会议活动的文件资料 五 职业生涯发展路径 行政主管 相关部门主管 职能部门负责人 六 任职资格 教育水平大专及以上 行政管理或相关专业 知识要求具备相应的行政管理知识 经验要求2 年以上行政管理工作经验 技能水平具有较强的领导能力 判断与决策能力 人际能力 沟通能力 影响力 计划与执行能力 七 工作条件 工作环境办公场所 工作时间正常上下班时间 偶尔需要加班 使用工具计算机 电话 传真机 打印机 网络 3 食堂主管 一 岗位基本信息 岗位名称食堂主管所属部门行政人事部岗位编号 jsssf xzrs 005 直接上级行政人事主任岗位编制1 人薪资等级4 档 岗位设置目的负责食堂卫生 伙食供应 用餐器具卫生等工作 二 工作标准 1 食堂管理 输入输出 岗位依据 工作任务 岗位成果 周期 1 1负责相应主食 蔬菜等物料正常供应 制定职工 食堂菜谱 保证员工伙食标准 厨师食堂菜谱周 1 2监督保管员严格执行收货和复称制度保管员检查记录周 1 3监督检查职工食堂卫生 用餐器具消毒情况 确 保用餐安全 服务员检查记录月 食堂管理 办法 1 4加强职工食堂安全管理工作 做好防火 防盗 防事故工作 食堂员工检查记录月 1 5定期组织人员体检食堂员工体检表年 费用预算 食堂物资 盘点表 1 6每月根据食堂物资相关报表对食堂费用进行汇总 形成报表并上报审阅 部门负责 人 统计报表月 调查表 1 7每季度调查职工对食堂菜肴的满意情况 形成报 告并上报审阅 根据意见进行工作改善 部门负责 人 员工满意度 调查报告 季 1 8负责组织各部门人员饭卡充值各部门相关记录月 2 内部管理 工作计划 2 1负责审核下属员工月度工作总结和下月度工作计 划 下属员工 工作总结和 工作计划 月 考核指标2 2组织下属员工的考核 部门负责 人 员工考核表月 会议通知2 3组织召开内部会议 参与公司级会议下属员工会议纪要月 费用预算2 4负责控制预算 降低费用成本下属员工费用统计表月 3 其他 3 1完成领导交办的其他工作周 三 岗位工作权限与责任 序号项目具体内容 1 对食堂管理办法有修改权 2 对下属有指挥权 考核权 奖惩权 3 对下属工作有检查权 监督权 1 权限 4 对本部门内日常运作的报告 报表等文件有审阅权 审批权 1 对所属人员的行为规范性负责 2 对菜肴 食堂卫生 食堂安全负责 2 责任 3 对食堂费用控制负责 四 岗位关键绩效考核指标 序号指标指标定义 计算公式数据来源 1 工作计划完 成率 计算公式 实际完成项 计划完成项 100 部门负责人 2 食堂服务满 意度 定义 衡量食堂的人员服务水平和伙食质量是否符合质 量标准 有无卫生 安全等隐患 计算公式 员工对食堂服务满意度评分的算术平均值 食堂服务满意度表 五 职业生涯发展路径 食堂主管 相关岗位主管 职能部门主管 六 任职资格 教育水平大专及以上学历 餐饮等相关专业 知识要求具备相应的餐饮 食堂管理知识 了解各类副食品的采购流程 质量确认及日产储藏 加工特性 经验要求2 年以上食堂管理工作经验 技能水平工作主动负责 诚实守信 善于沟通 有较强的客户服务意识 具有良好的团队合作精神 七 工作条件 工作环境办公场所 食堂 工作时间正常上下班时间 偶尔需要加班 使用工具计算机 电话 网络 4 文员工作标准 一 岗位基本信息 岗位名称文员所属部门行政人事部岗位编号 jsssf xzrs 006 直接上级行政人事主任岗位编制1 人薪资等级3 档 岗位设置目的协助部门负责人办理办公室相关事务 二 工作标准 1 文秘工作 输入输出 岗位依据 工作任务 岗位成果 周期 收发文管 理办法 1 1办理来文登记 归档 分发 批办 分办及督办相关部门 收文管理相 关记录 日 收发文管 理办法 1 2负责公文草拟 校对 审核 签发 用印 印刷 发布 归档 相关部门 发文管理相 关记录 日 1 3接听来电 传真并处理相关事宜相关部门日 档案管理 办法 1 4负责档案整理 归档 查询 利用相关部门 档案管理相 关记录 月 1 5参加档案 保密工作业务会议 汇报会议精神并 落实 部门负责 人 会议纪要月 工商营业 执照 组 织机构代 码证 1 6 协助领导负责年度工商营业执照 组织机构代码证 年审并及时汇报 部门负责 人 工商营业执 照 组织机 构代码证 年 印鉴 证 照使用申 请单 1 7 负责对印鉴 证照妥善保管和使用 确保印鉴 证 照安全 相关记录月 重大活动 安排通知 1 8 协助领导参与公司重大活动的准备 协调工作相关部门年 3 其他 商标管理 办法 3 1负责商标申报 管理及商标异议工作并及时汇报 部门负责 人 申报表年 福利品发 放办法 报销办法 3 2负责机关工会工作 做好节日福利品的统计 发 放工作 对机关生病住院 生育女职工进行慰问 并做 好独生子女的托儿费报销工作 财务部 福利品统计 表 报销统 计 季 3 3负责行业协会工作 交纳各项会费及报送材料并 及时汇报 部门负责 人 报送材料月 内审计划 3 4督促 检查 完善质量管理体系文件的记录的有 效性 规范性 内审小组检查表周 3 5完成领导交办的其他事务周 三 岗位工作权限与责任 序号项目具体内容 1 对文件有拟定权 对外来文件和传真有督办权 2 对龙头企业 行业协会和行政事务有办理权 1 权限 3 有权向各部门索取必要的资料 1 对文件收发管理负责 2 对龙头企业 行业协会和行政事务的办理负责 2 责任 3 对印鉴 证照保管和使用负责 四 岗位关键绩效考核指标 序号指标指标定义 计算公式数据来源 1 档案管理及时 正确率 1 查出管理有误或未及时更新的档案数量 档案 总数 100 档案管理检查记录 2 公文行文规范 度 公文出现明显差错次数差错情况统计表 3 文件传递 催 办及时性 准 确性 1 文件批转不及时次数 出现传递失误次数 公文 批转次数 传递次数 100 差错情况统计表 4 文秘事务处理 差错延迟次数 当期文秘事务处理差错 延迟次数文秘事务处理情况报告 五 职业生涯发展路径 办公室文员 相关岗位轮岗 职能部门主管 六 任职资格 教育水平大专及以上学历 文秘专业 中文专业或者经济类专业 知识要求具备相应的行政管理知识 秘书知识 文书撰写知识 经验要求2 年以上文秘工作经验 技能水平具有较强的写作能力和表达能力 具有一定的人际能力 沟通能力 具备办公软件应用能力 七 工作条件 工作环境办公场所 工作时间正常上下班时间 偶尔需要加班 使用工具计算机 电话 传真机 打印机 网络 5 保洁员工作标准 一 岗位基本信息 岗位名称保洁员所属部门行政人事部岗位编号 jsssf xzrs 008 直接上级行政主管岗位编制 2 薪资等级2 档 岗位设置目的负责公司卫生保洁工作 二 工作标准 1 卫生保洁 输入输出 岗位依据 工作任务 岗位成果 周期 卫生打扫 细则 1 1负责所属区域卫生保洁工作 保证所属区域无积 灰 门窗玻璃 整洁明亮 地面无积水 痰迹 墙壁无 张贴 涂写 卫生间洁净无异味 相关记录 日 垃圾处理 细则 1 2负责所属区域的垃圾清理工作 相关记录 日 1 3每日定时巡视各责任范围的清洁卫生状况 发现 问题及时解决 并做好工作记录 相关记录日 2 其他 2 1完成领导交办的其他工作周 三 岗位工作权限与责任 序号项目具体内容 1 对卫生保洁工具有操作权 1 权限 2 对本部门工作改进有建议权 1 对所属区域的卫生保洁负责 2 责任 2 对所操作的卫生保洁工具的完好性负责 四 岗位关键绩效考核指标 序号指标指标定义 计算公式数据来源 1 所属区域的 卫生保洁和 维护 每日是否按时进行卫生保洁 工作是否认真负责 是否 有卫生死角和明显遗漏残留 是否有怠工现象 相关检查记录 五 职业生涯发展路径 保洁员 其他相关岗位轮岗 行政主管 六 任职资格 教育水平高中或中专及以上学历 知识要求掌握卫生保洁工作知识 经验要求2 年以上卫生保洁工作经验 技能水平身体健康 能吃苦耐劳 对工作认真负责 服务意识强 七 工作条件 工作环境办公场所 工作时间正常上下班时间 偶尔需要加班 使用工具卫生保洁工具 下午 13 00 17 00 B 实行不定时工作制的员工 在保证完成甲方工作任务情况下 经公司同意 可自行安排工作和休息时间 3 1 2 打卡制度 3 1 2 1 公司实行上 下班指纹录入打卡制度 全体员工都必须自觉遵守工作时间 实行不定时工作制的员工不必打卡 3 1 2 2 打卡次数 一日两次 即早上上班打卡一次 下午下班打卡一次 3 1 2 3 打卡时间 打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间 3 1 2 4 因公外出不能打卡 因公外出不能打卡应填写 外勤登记表 注明外出日期 事由 外勤起止时间 因公外出需事先申请 如因特殊情况不能事先申请 应在事毕到岗当日完成申请 审批手续 否则按旷工 处理 因停电 卡钟 工卡 故障未打卡的员工 上班前 下班后要及时到部门考勤员处填写 未打卡补签申请表 由直接主管签字证明当日的出勤状况 报部门经理 人力资源部批准后 月底由部门考勤员据此 上报考勤 上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理 3 1 2 5 手工考勤制度 3 1 2 6 手工考勤制申请 由于工作性质 员工无法正常打卡 如外围人员 出差 可由各部门提出人员名单 经主管副总批准后 报人力资源部审批备案 3 1 2 7 参与手工考勤的员工 需由其主管部门的部门考勤员 文员 或部门指定人员进行考勤管理 并于每月 26 日前向人力资源部递交考勤报表 3 1 2 8 参与手工考勤的员工如有请假情况发生 应遵守相关请 休假制度 如实填报相关表单 3 1 2 9 外派员工在外派工作期间的考勤 需在外派公司打卡记录 如遇中途出差 持出差证明 出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录 3 2 加班管理 3 2 1 定义 加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况 A 现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制 各部门应按月工时标准 合理安排工作班次 部门经理要严格审批员工排班表 保证员工有效工时达到要求 凡是达到月工时标准的 应扣减员工本人的存休或工 资 对超出月工时标准的 应说明理由 报主管副总和人力资源部审批 B 因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴 所以延时工作在4小时 不含 以下的 不再另计加班工资 因工作需要 一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天 超过8小时可申报加班1天 对主 管 含 以上管理人员 一般情况下延时工作不计加班 因特殊情况经总经理以上领导批准的延时工作 可按以上标准计加班 3 2 2 2 员工加班应提前申请 事先填写 加班申请表 因无法确定加班工时的 应在本次加班完成后 3 个工作日内补填 加班申请表 加班申请表 经部门经理同意 主管副总经理审核报总经理批准后有效 加班申请表 必须事前当月内上报有效 如遇特殊情况 也必须在一周内上报至总经理批准 如未履行上述程序 视为乙方自愿加班 3 2 2 3 员工加班 也应按规定打卡 没有打卡记录的加班 公司不予承认 有打卡记录但无公司总经理批准的加班 公司不予承认加班 3 2 2 4 原则上 参加公司组织的各种培训 集体活动不计加班 3 2 2 5加班工资的补偿 员工在排班休息日的加班 可以以倒休形式安排补休 原则上 员工加班以倒休形式补休的 公司将根据工作需要统一安排在春节前后补休 加班可按1 1的比例冲抵病 事假 3 2 3 加班的申请 审批 确认流程 3 2 3 1 加班申请表 在各部门文员处领取 加班统计周期为上月 26 日至本月 25 日 3 2 3 2员工加班也要按规定打卡 没有打卡记录的加班 公司不予承认 各部门的考勤员 文员 负责 加班申请表 的保管及加班申报 员工加班应提前申请 事先填写 加班申请表 加班前到部门考勤员 文员 处 领取 加班申请表 加班申请表 经项目管理中心或部门经理同意 主管副总审核 总经理签字批准后有效 填写并履行完审批手续后交由部门考勤员 文员 保管 3 2 3 3部门考勤员 文员 负责检查 复核确认考勤记录的真实有效性并在每月27日汇总交人力资源部 逾期未交的加班记录公司不予承认 下午 13 00 17 00 度 全体员工都必须自觉遵守工作时间 实行不定时工作制的员工不必打卡 3 1 2 2 打卡次数 一日两次 即早上上班打卡一次 下午下班打卡一次 3 1 2 3 打卡时间 打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间 3 1 2 4 因公外出不能打卡 因公外出不能打卡应填写 外勤登记表 注明外出日期 事由 外勤起止时间 因公外出需事先申请 如因特殊情况不能事先申请 应在事毕到岗当日完成申请 审批手续 否则按旷工 处理 因停电 卡钟 工卡 故障未打卡的员工 上班前 下班后要及时到部门考勤员处填写 未打卡补签申请表 由直接主管签字证明当日的出勤状况 报部门经理 人力资源部批准后 月底由部门考勤员据此 上报考勤 上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理 3 1 2 5 手工考勤制度 3 1 2 6 手工考勤制申请 由于工作性质 员工无法正常打卡 如外围人员 出差 可由各部门提出人员名单 经主管副总批准后 报人力资源部审批备案 3 1 2 7 参与手工考勤的员工 需由其主管部门的部门考勤员 文员 或部门指定人员进行考勤管理 并于每月 26 日前向人力资源部递交考勤报表 3 1 2 8 参与手工考勤的员工如有请假情况发生 应遵守相关请 休假制度 如实填报相