公司借款、费用报销、付款制度

借款 费用报销及付款制度借款 费用报销及付款制度 文字 2011 00 号 试 试 行行 版 版 一 借款制度一 借款制度 员工因公需预借差旅费 备用金 必须填制公司规定使用的一式 两联借款申请单 第一联留底 第二联财务作帐 1 借款流程 借款流程 2 借款流程审核内容 借款流程审核内容 1 部门经理签字 审核借款单填写内容的真实性和必要性并 对其负责 审查借款金额 2 主管副总经理签字 对借款事务进行评估 并审核部门经 理签字的合理性 批准借款金额 3 财务负责人签字 审核借款程序的准确性 手续是否齐备 4 会计处理 审查该笔借款是否符合 前款不清 后款不借 在原则 根据经过以上流程审批的借款单 由会计将其录入电脑 后制成支付凭证交出纳付款 5 出纳付款 根据会计处理凭证支付借款 借款人 填制好 出差报 告和借 款单并 签字 部门经 理签字 确认 主管副 总经理 签字批 准 交会计 审核制 成录入 电脑凭 证后出 纳付款 财务负 责人签 字 常务副 总经理 或总经 理签字 批准 二 费用报销程序及时间二 费用报销程序及时间 1 费用报销流程 费用报销流程 员工冲销预借差旅费 备用金 报销其它因公司业务发生的日常 费用 必须取得能完整反映该费用发生情况 真实 合法的原始凭必须取得能完整反映该费用发生情况 真实 合法的原始凭 证 发票 为依据 在报销前需妥善保管 如有遗失 自行负责 证 发票 为依据 在报销前需妥善保管 如有遗失 自行负责 不得以其它票据代替 不得以其它票据代替 并按公司要求填制公司规定使用的费用报销 单 并经过以下流程办理审核事项后方可冲销借款 报销费用 2 费用报销审核内容 费用报销审核内容 1 部门经理签字 审核费用的真实性 并对该费用的归属进 行区分 对该费用的考核负责 2 财务部审核 审核报销费用票据的真实性 合法性 是否 符合公司管理制度规定 审核报销金额是否填写正确 3 主管副总经理签字 由分管各部门的副总经理进行审批确 认 对于金额在对于金额在 1010 万元以上的费用 必须报总经理签字确认万元以上的费用 必须报总经理签字确认 4 财务总监签字 审核费用报销程序的正确性 为总经理把 关 5 财务部报销 在审核费用报销单已符合公司费用报销制度 的规定后 录入电脑 制成付款凭证支付费用或冲销借款 根据发 票填写 费用报 销凭证 部门经 理审查 签字 主管副 总经理 签字批 准 会计录 入电脑 凭证出 纳付款 财务负 责人签 字 常务副 总经理 或总经 理签字 批准 财务审 核是否 符合公 司规定 三 付款制度三 付款制度 1 付款流程 付款流程 员工办理支付预付材料款 支付购货款 支付运输费等其它费用 支付财务已挂帐而尚未支付的费用 按公司要求填制公司规定使用 的付款申请单 并按以下流程办理审核事项后 交财务部 由财务 部办理付款事宜 签定采购合同 运输合同需提前到财务部备案 方可支付货款 及运费 部门经 理审查 签字认 可 财务负 责人签 字 常务副 总经理 或总经 理签字 批准 财务审 核是否 符合公 司规定 主管副 总经理 签字批 准 2 付款审查内容 付款审查内容 1 部门经理签字 审核付款及支付费用的真实性 并对该费 用的真实性 对该笔付款和费用支付负责 2 财务部审核 审核该笔付款是否符合公司管理制度规定 查 对帐 审核付款金额是否正确 3 主管副总经理签字 由分管各部门的副总经理进行审批确 认支付 4 财务总监签字 审核费用报销程序的正确性 根据公司资 金情况确定是否支付 5 对于支付金额在对于支付金额在 1010 万元以上的款项和费用 必须报总经理万元以上的款项和费用 必须报总经理 签字确认签字确认 需由总经理决定 6 财务部付款 在审核费用报销单已符合以上公司规定流程 后 录入电脑 制成付款凭证后付款 支付预付款 材料款 购货款 以及支付超过 金额为 10 万元以上的费 用 由总经理签字批准 按规定 填写付 款申请 单 会计录 入电脑 凭证出 纳付款 借款 费用报销 付款的其它要求借款 费用报销 付款的其它要求 一 公司员工因公出差借款的限额为出差报告中列明的出差地点 的往返路费及必要的业务费用 如发生出差行程变化及业务费 用超支 借款不够的情况 经请示各部门领导后 由各部门助 理到财务部代为办理再借手续 并在返回办公所在地后及时报 销 不得在借款中预借与以上内容不相关的费用 严厉禁止在 出差借款中预借出差补贴 二 出差人员应在出差返回公司后 5 日内到财务办理借款冲销和 费用报销手续 鉴于公司出差人员出差时间较为急中 出差人鉴于公司出差人员出差时间较为急中 出差人 员宜尽早提前办理 以免耽误出差行程员宜尽早提前办理 以免耽误出差行程 未办理借款冲销手续 财务不再支付二次借款 如果各部门负责人出差不在北京没有 签字无法报销冲销借款的员工 因公需再次出差 可以在没冲 销上次借款的情况下 向财务部再借一次 如果二次借款都未 能冲销 财务部将不再办理其借款 三 借款办理公司事务人员 要尽快向对方索取付款发票并及时 将有关发票按规定流程办理费用报销后到财务办理借款了结手 续 如发票丢失 本人承担全部责任如发票丢失 本人承担全部责任 四 凡公司人员购买的赠予客户的礼品 尽量开具 办公用品 发票 一律不得开具写明一律不得开具写明 礼品礼品 字样或具体的物品如字样或具体的物品如 手表手表 照相器材照相器材 服装服装 等字样的发票 否则不予报销 不允许在等字样的发票 否则不予报销 不允许在 发票上擅自书写与发票无关的信息 发票上擅自书写与发票无关的信息 五 公司员工因上 下班发生的出租车费不予报销 公司员工出 差时因乘坐飞机 火车发生的出租车费 以及在出差地发生的 出租车费按公司 差旅费管理制度的规定 办理 六 公司员工报销办公所在地地区出租车费 只允许报销办理公 司事务发生的费用 未经许可 报销办理私人事务的出租车费 用将处以报销金额 3 倍的罚款 并报公司有关领导知晓 七 公司员工在办公所在地地区报销办理公司事务的出租车费用 必须在出租车票上注明起始地和到达地以及会见的客户和办理的 事务 并在费用报销凭证上经相关的部门负责人签字认可 各部 门负责人发生的费用由分管部门的副总经理签字认可 如不按要 求规定办理以上事项 财务部门有权不予审核 屡次发生没有办 理规定事项的情况 将会被视同报销私人费用处理 原则上公司员工 外出办理业务以乘坐公共交通工具为主 特殊情况下 需请示部门经理 经同意方可乘 坐出租车 八 销售员工经部门经理批准同意后 可以在外地办理一部手机 手机号码必须报公司行政办公室备案 未在行政办公室备案 不予报销 手机的费用报销标准仍按公司规定报销金额范围内 予以报销 超过核定标准由本人自行承担 九 各部门人员的费用报销必须经得各部门经理签字审核批准 部门经理对各自管辖员工报销的费用负责 如出现费用超支和 报销不合理费用 报销违反公司管理制度的情况 公司将要追 究直接责任人和部门负责人的责任 十 员工因业务拓展需要支付公关费 必须在知晓的第一时间报 告相关领导和总经理 并在合同执行完成 收回合同全款 后 填制 公关费事前申报单 和 借款单 办理付款事宜 没有 事前申报一律不得支付公关费 十一 为支付公关费填写的 借款单 填写借款单另定名称 不得填写其它内容 十二 对于合同未完成 但确需支付公关费 在总经理同意后 以个人借款的名义在公司财务借款支付 待收回合同全款后 再填制工程费申请单冲销个人借款 公司财务有权随时从个人 的工资和其它收入中扣出此借支工程费 十三 公司向供应商购货 必须签订购货合同 对长期合作的供 应商应纳入公司采购的招 投标管理 按招 投标条件签订合 作协议 十四 在向供应商支付货款时 经办人员应填写付款申请单 并 在付款申请单上注明合同号 所购的材料名称 规格以及合同 签订的付款方式和发票送达公司的时间交财务部审核 经审核 后按公司付款流程支付应付款项 十五 合同签订的付款方式 应签有 货随票到 或 货到票到 后付款 字样 十六 对于同意以银行承兑 商业汇票方式结算的供应商优先支 付其货款 十七 报销发票要求 填写项目齐全 内容真实 字迹清楚 全部联次一次复写 打印 内容完全一致 并在发票联和抵扣联加盖单位财务印章或 者发票专用章 开具办公用品发票 在单笔金额为 元以下的 需提 供购货清单 所有报销凭据必须是国家统一印制 或监制 发票 其他临 时性收据 一律禁止报销入账 发票抬头必须与公司名称一致 报销时发票及报销凭证须注明用途 否则不予报销 所有发票需真实有效 一旦发现有虚假发票 报销人负全责 新增 十八 若报销票据遗失 须写出书面报告 且有 1 人以上同行或 有关人员签字证明 经部门经理签署意见 报常务副总经理审 批后 按票价的 50 报销 同时需另找票据抵顶该项费用报销 凭据 删除 十九 固定资产采购需符合固定资产管理制度 二十 手机补贴 交通补贴等补贴费用报销额度由公司人力资源 拟定文件由总经理签字后交财务部作为报销标准 财务部将严 格按照文件规定执行审核 如需调整 人力资源提供由总经理 签字后的报销额度调整文件到财务做备案 方可执行新的报销 标准 新增 二十一 不符合上述规定要求的报销单据 财务部有权退回并要求 报销人重新整理 外地外地办办事事处报销规处报销规定定 1 外地办事处严格执行费用预申报制度 在月底将下月的费 用预算及本月费用详情单详细列表上报财务 并及时寄出当月的费用 报销凭证 随同单据需附费用汇总表 会计审核 总经理签字批准后 将费用预算拨付办事处 2 购买固定资产应上报 固定资产申请 注明购买的需求 购买物品名称 数量 金额 使用人 待常务副总经理批准后方可 购买 对于未经申请的财务将不予报销 购买后应填写 固定资产 卡片 定期检查实物与账目并认真核对 对正常损坏要进行维护 对人为损坏要追究原因 报财务处理 3 各地办事处必须把房屋租赁合同传真给公司财务部备案 由办事处借支房屋租金时 需按月或按季单独提出费用申请 不能 与日常费用混合申请 财务部将根据合同复印件和每次的费用申请 表做审查登记工作 4 办事处办公费用等综合费用需附明细清单 办事处公共费 用需注明 报销单据中凡有业务招待费及礼品费 出租车费的均需 附明