行政办公管理制度设计

行政办公管理制度设计行政办公管理制度设计 一一 会议管理制度会议管理制度 1 总则总则 1 为了规范公司的会议管理工作 减少不必要的会议 缩短会议时间 提高公司会 议效率 特制定本制度 2 本制度适用于公司召开的各种会议 2 会议分类及各类会议组织会议分类及各类会议组织 1 公司全员大会 1 全员大会由公司行政部负责召集和主持 定期召开全员大会 每季度至少举行一次 2 出席人员为公司全体职员 3 会议内容为通报公司的经营和发展情况 进行工作小结和职员思想交流 2 公司办公例会 1 公司办公例会由总经理或副总经理 或总助 负责召集和主持 根据公司情况定期 召开 每月至少举行两次 2 出席人员为公司部门负责人 总经理秘书及其他相关人员 3 会议主要内容为各部门对前期工作进行总结汇报 并安排下期工作计划 解决各部 门需协调和处理的问题及布置其他相关工作 3 部门例会 1 部门例会由部门负责人召集和主持 每周至少举行一次 2 出席人员为部门全体职员 3 会议内容为传达公司办公例会精神 部门职员依次汇报前期工作情况和下期工作计 划 部门负责人对工作中的具体问题给予解答或指示 4 外联会议 外联会议是指政府有关主管部门或外单位在本公司召开的会议 如现 场办公会 报告会 公司业务会 兄弟单位座谈会等 一律由对口部门组织 行政部协助 进行会务工作 5 组织安排各类会议的注意事项 1 为避免会议过多或重复 公司正常性的会议 如销售会 工程项目会等 一般纳入 例会制 原则上要按例行规定的时间 地点 内容组织召开 2 凡涉及多部门负责人参加的会议 均需于会议召开前 日经部门或公司分管领导 批准后 分别报行政部汇总 由行政部统一安排 方可召开 3 行政部应于每周五下班前将全公司例会和各种临时会议 统一平衡编制会议计划并 装订 分发到公司相关部门 4 已列入会议计划的会议 如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时 召集部门 应提前 日报请公司行政部并经公司相关领导同意 5 对于参加人员相同 内容相近 时间相近的几个会议 公司有权安排合并召开 6 各部门的会期必须服从公司统一安排 各部门小会不应安排在与公司例会同期召开 与会人员不发生时间上的冲突除外 应坚持 小会服从大会 局部服从整体 的原则 3 会议准备过程管理会议准备过程管理 1 明确参加人员 1 对会议所要实现的目标负有主要或直接责任的人 2 对会议中心议题有专门知识和经验的人 3 与会后行动直接相关人员 4 有能力或权力参与会议决议讨论者 5 议论问题的会议人数一般不要超过 20 人 6 无关人员不参加 2 选择开会地点 1 选择与会人员适中 能够在最近的地点召开会议 2 会场内外卫生 安静 通风 照明 室温有利于达到会议效果 3 座位空间适宜 4 便于停车 进出 疏散 3 安排会议时间 1 会前调查 保证与会人员能集中精力开会 2 与会的最关键人员的最佳开会时间 3 力求开短会 但又能确保效果最好 4 把握开会时机 时间性强的要提早开 留给与会者执行落实会议的时间 需要大家 充分酝酿和研讨的 要事先发放讨论内容及主题 应留足时间让大家准备 4 会议议程安排 议程由主办部门或单位拟定 包括会议内容 讨论事项 达到目 的 参加人员 时间 地点 大约时长 需要发言的人员和内容 要求等 1 重点 重要议题安排在会议前一时间段 2 明确或控制会议中各议题的时长 不要失控 3 控制议题数量 保证议而有决 能解决问题 4 保证与会者有备而来 5 注意引导 归纳 提升会议议题 6 需印发资料应提早发下去 让与会人员到会时已十分明确会议内容和自己的看法 7 连续 2 3 小时以上的会议应安排中间休息时间 一般为 10 分钟 5 会场布置 会场布置包括会场空间安排 座位安排 条幅标语安排 以及音响 投影 照明 通风等设备的布置 布置时 需要注意以下四点内容 1 会场空间安排应便于进出 流动 2 座位安排要方便主要与会人员能听清 看清 相互交流 便于记录及阅读 3 会议必需的设备应有质量保证 并事前检查演示过 4 会场一般应设 禁止抽烟 请勿大声喧哗 请将手机调至振动或关闭状态 等 警示牌 6 会议通知 1 会议通知的拟定要素为参加人员名单 会期 开始时间 地点 以及需要准备的事 项及要求 2 书写会议通知时要求文字表述明确 力求不发生误解 全面 周到 不要漏项 用 电话或其他形式发出的通知要写出通知底稿 照稿通知 3 对参会人员的范围 对象 职务要通知清楚 4 重要会议为保证与会人员精力集中 可分预先通知和正式通知两个步骤进行 5 书面通知要注明经办联系人 电话号码 职务 并应有通知开会的单位和盖章 需 准备发言或提供资料的具体要求 通知应尽早发出 以保证参会人员接到通知后有一定的 准备时间 6 重要会议预先通知后 一定要跟踪准备情况 保证开会时各方面均准备到位 7 对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况 征求对会议准备和开展的 意见 4 会中管理会中管理 1 人员签到的组织与管理 1 会议组织部门应编制 参会人员签到表 参加会议人员在预先准备的签到簿上签 名 以示到会 2 会议签到完成后 工作人员应尽快统计出应到 实到人数以及未到者姓名 交大会 主持人 2 会场服务 1 引导入座 工作人员按事前安排的座位 引导与会人员尽快就座 特别要注意主要 领导人员和主席台就座人员的座次位置 2 分发会议文件 材料 重要文件可发到个人或主要负责人手里 可事先认领签收 也可会场提前认领签收 3 内外联系 传递信息 做好大会进行中领导对外要办的事项 做好外来人员的日程 安排等 做好外来记者等接待陪同事项 4 维护会场秩序 保证会场内外的肃静 注意周围警戒和保卫 严防各种事故发生 会议中一般不再添水 5 处理会中临时事项 承办主要领导或重要与会人员交办的急事 6 其他服务 对会中一般需用物品应留出余量 以应付个别需求 保持通风 采光和 地面干净 会议时间长的应准备茶水 7 需提供食宿的 应有专人负责管理 3 会议记录 会议记录的内容主要包括会议组织情况 会议名称 时间 地点 出 席人员情况 主持人等 重点是会议议题 讨论发言情况 形成的决议 纪要 决定等 1 应有专用记录本 2 会议记录人员应熟悉本会议内容 且有较快的笔录速度和较高的归纳 分析及总结 能力 5 会后工作开展管理会后工作开展管理 1 整理会议记录并形成会议文件 1 分析 总结 提升记录 形成会议结论性材料的提纲及要反映的具体事项事例等 2 按提纲和中心议题 起草会议结论性材料 3 拟写会议纪要 会议纪要包括以下两个方面的内容 会议简况 时间 地点 参加人员 议题 会议成果 会议主要精神 这部分是重点 是会议效果的反映 会议纪要应纪实 扼要 精炼 2 会议纪要的审批 下发 会议纪要等结论性材料经上级领导审批后 打印 下发 给相关部门 并按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存 3 会议要求的落实与跟踪 各相关部门按纪要等会议决定要求 逐项落实 以期真正达到开会的预期目的 4 会务工作情况总结 由会议主持单位对会务情况进行总结 不断自身提高主持会 议的能力 其总结与会议记录 会议简报 会议文件等一并作为完整的案卷归入档案 6 附则附则 1 本制度由行政部拟定 经总经理批准后实施 2 本制度自 年 月 日起执行 二二 文件管理制度文件管理制度 1 总则总则 1 为了规范公司对文件资料的管理 防止公司的受控文件及 为了规范公司对文件资料的管理 防止公司的受控文件及 密级文件资料的外流 提高文件的利用效率 特制定本制度 密级文件资料的外流 提高文件的利用效率 特制定本制度 2 本制度适用于公司各种文件的起草 本制度适用于公司各种文件的起草 报批 保密 销毁等事 项 2 文件的起草与报批 1 本公司文件分为公司文件 行政文件 部门内部文件 请示 报告等 2 公司各级领导对送来的文件须及时批阅 急件 当天批复 一般文 件 三天内批复 各级领导审批文件应认真 阅完后要签名并注明阅批日期 对于需要签署具体意见的 所签意见要明确 具体 3 公司文件由行政部负责起草 校对 经行政经理部审核后 呈公司 总经理批准后方可发文 4 公司须上报的审批文件 含请示 应由公司相关部门起草 行政 部修改 校对 经分管领导审核后 呈总经理审批 5 公司各部门在报送文件时 应在 文件传递备查表 中详细登记文 件内容 报送日期部门 接件人等事项 避免文件遗失 3 文件的日常管理 1 公司的文件资料由行政部负责统一收集 保管 控制 其他部门协助 行政部的工作 为其提供支持 2 公司文件资料的密级分为绝密 机密 秘密及普通文件四类 其参阅 全限如下 1 绝密类 总经理 副总经理级别的人员可参阅 2 机密类 各部门经理及以上级别的人员可参阅 3 秘密类 各部门主管及以上级别的人员可参阅 4 普通类 普通职工及以上级别的人员可参阅 5 经总经理特别授权的人员可参阅任何级别的文件资料 3 行政部应按照资料文件的密级 内容 大小 使用部门等要素将文 件资料归档并加盖密级印章 妥善保管 方便查询 4 公司的文件资料禁止外传 外流 发现后将进行查处 5 各部门在使用文件时应妥善保管 不得在文件上乱写乱画 否则给 予严厉处罚 6 负责文件保管的人员在离职前要做好文件的交接工作 否则不予办 理离职 4 文件 公函的收发 1 行政部收到外来文件后做好登记工作并交给行政部经理参阅 行政 部经理拟写出待办事项 经总经理批准后方可办理 2 行政部经理应从总经理的批示中筛选出代办事项并下发到各执行部 门 由各执行部门进行办理 3 行政人员应催促各执行部门办理文件 在其办理完后 要及时将文 件注销并归档 4 行政部拟写的准备发放的文件中涉及到的相关部门 应由其经理进 行会签 行政人员根据会签的意见进行修改后方可报行政部经理审核 总 经理审批 5 行政人员对总经理批示过的文件行政部应对其进行登记 盖章 根 据需要将其分给或投寄给相应的有权参阅的人员手中 6 行政部收到外来公函时 应将其登记并分类整理 7 对于没有明确收函人的公函 由行政人员根据需要参阅后回复 5 文件借阅管理 1 公司文件资料涉及公司大量内部机密 行政部需指派专员对公司的文件 资料进行保管 2 公司的文件资料一律不允许外借 行政部人员复印文件资料时必须得到 行政部经理的审批同意 3 员工需要借阅相关文件资料时 经部门经理审核同意后向行政部提出 借阅申请 经行政部经理审批同意后方可办理借阅手续 4 行政部经理应根据文件资料借阅申请人的权限谨慎审批 5 行政人员必须做好文件资料的借阅登记工作 借阅到期后要及时将文件 资料收回 存档 若因行政人员的工作失误造成文件资料的外流 由当事人承 担全部责任 6 文件换版与销毁 1 各执行部门的文件因自然耗损需要更换时 可向行政部提出申请 2 行政部确认文件需要更换后 先经旧文件收回 然后可以发给新文件 3 收回的旧文件应及时销毁 以以免外流 4 行政人员应定期整理文件 将不需要 过时的 用过的文件资料进行 造册登记 准备销毁 5 销毁文件资料的目录必须得到行政部经理的批准 严禁未经授权颤自 销毁文件资料 7 文件资料的奖惩 1 凡报送文件都应进行校对 审核 如有错别字 将对责任人处以 20 元 字的罚款 2 凡未按规定进行文件签收而造成文件遗失的 对责任人处以人民币 50 元的罚款 如因机密文件被泄露 给公司造成损失的 视其造成损失的大小 给予行政记过处分 直至解聘 3 对随意泄露机密文件内容的 视其对公司造成损失的大小 对责任人 给予行政记过处分 直至解聘 4 对于外来文件若因未及时传送到相关部门而给公司造成损害的 对责 任人给予行政记过处分 若造成经济损失的 相关责任人应承担损失部分的 70 5 对外报送文件 若未经分管领导审批 对责任人处以人民币 50 元的罚 款 若给公司造成损害的 视其情节轻重 给予行政记过或行政记大过处分 8 附则 1 本制度由行政部负责制定 其解释权及修改权归行政部所有 2 本制度由总经理办公会议审议通过后 自颁布之日起实施 三 档案管理制度 1 总则 1 为规范公司档案的管理工作 使档案管理有章可循 特制定本制度 2 本制度适用于下列具有保存价值的各种载体形式的文件资料 简称文 件 1 管理文件 指公司各部门在经营活动中具有重要依据作用的各类文 件 2 立项文件 包括项目可行性报告 合作合同 章程等文件及政府部 门关于项目立项的各种批复文件等 3 证照文件 指经营活动中产生的各类证 照文件等 4 资信文件 指验资 审计 评估 权属报告文件等 5 合同文件 指经营活动中产生的各类合同文件等 6 征地建设文件 含图纸 7 规划报建文件 含图纸 8 竣工验收文件 含图纸 9 技术设备文件 指设备技术资料等 10 声像信息类文件 指公司具有重要价值的或用于营销策划广告的照 片 录音 录像 电子文件等 3 公司所有档案由行政部门设立专门的档案室 并指定专人负责档案 管理工作 2 档案管理基本要求 1 凡属归档范围的文件 经办人员应在办理完毕一个工作日内将原 件及时归档 不得私自留存 2 工程项目或设计成果文件在形成过程中各阶段 有关人员应及时 对有关文字材料和图样进行系统收集整理 不遗漏 不丢失 保证全套 资料真时 完整 齐全地向行政部移交归档 3 以公司 项目名义发出的日常文件 各类会议纪要 往来函件和 传真件等由行政部门负责收集 整理 按年度立卷归档 4 为避免归档档案的遗漏或混乱 档案管理员要认真核对归档档案 的名称 份数 原件或复印件等情况 经办人要设立档案归档签收本 列明档案的名称 份数及必要说明 并办理签收手续 各部门资料员每 月应与档案管理员核对档案的归档情况 3 档案的分类 立卷与保存 1 档案的分类编号 1 档案室应根据归档范围对归档文件进行分类整理 编目归档 保证档案调 阅工作的顺利进行 2 档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求 并尽量与政府和公共机 构的编目方法接轨 2 档案的立卷 1 为统一立卷规范 保证案卷质量 立卷工作由相关部室兼职档案员配合 档案室文书档案员负责组卷 编目 2 案卷质量总的要求如下 遵循文件的形成规律和特点 保持文件之间的有机联系 区别不同的价值 便于保管和利用 3 归档的文件材料种数 份数以及每份文件的页数均应齐全 完整 4 在归档的文件材料中 应将每份文件的正件与附件 引件与定稿 请示 与批复 转发文件与原件 多种文件形成的同一文件 分别立在一起 不得分 开 文电应合一立卷 绝密文电单独立卷 少数普通文电如果与绝密文电有密 切联系 也可随同绝密文电立卷 5 不同年度的文件一般不得放在一起立卷 但跨年度的请示与批复 放 在复文年立卷 没有复文的 放在请示年立卷 跨年度的规划放在证对的第一 年立卷 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷 跨年度的会议文件放在会议 开幕年 其他文件的立卷按照有关规定执行 6 卷内文件材料应分不同情况进行排列 密不可分的文件材料应依序排 列在一起 即批复在前 请示在后 证件在前 附件在后 印件在前 定稿在 后 其他文件材料依其形成规律或特点 应保持文件之间的密切联系并进行系 统的排列 7 卷内文件材料应按排列顺序 依次编写页号 装订的案卷应统一在有 文字的每页材料正面的右上角 背面的左上角打印页号 8 永久 长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录 填 写的字迹要工整 卷内目录放在卷首 9 有关卷内文件材料的情况说明 应逐项填写在备考表内 若无情况可 说明 也应将立卷人 检查人的姓名和日期填上 以示负责 备考表应置卷尾 10 案卷封面 应逐项按规定用毛笔或钢笔书写 字迹要工整 清晰 11 案卷的装订与案卷各部分的排列格式 案卷的装订 案卷装订前 卷内文件材料要去掉金属物 对破坏的文 件材料应按裱糊技术要求托裱 字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷 案卷 应用三孔一线封底打活结的方法装订 案卷各部分的排列格式 软卷封面 含卷内文件目录 一文件一封底 含含备考表 以案卷号排列次序装入卷盒 至于档案柜内保存 3 档案保存 1 档案室需做好防火 防潮 防蛀 防盗工作 保证档案完好无缺 一 旦出现险情 须立即向公司行政部经理报告 2 严禁无关人员进入档案室 非档案管理人员无故不许在档案室逗留 3 资料档案发生损毁丢失时 根据给公司造成的损失大小按公司奖惩规 定对有关责任人进行处罚 4 档案借阅 1 公司人员借阅任何文件资料 必须办理书面审批及借阅登记手续 归还存档时 经检查无误方可办理注销手续 2 公司人员借阅非机密性文件 包括复印件 须经各部门负责人批 准 借出原件时 需报行政部经理 含 以上级别人员审批 3 公司人员办理相关政府事务所需的资料或银行贷款按揭所需的项 目报建文件 办理产权所需项目资料时 未经行政部经理批准不得借出 4 公司人员借阅机密性文件 包括复印件 须经行政总监批准 绝密性文件 包括复印件 须经总经理批准 5 下列文件资料复印件未经行政部经理批准不得借出 1 国有土地使用权出让合同 2 建设用地批准书 3 建设用地规划许可证 4 规划设计要点 方案批复 5 建设工程规划许可证 6 固定资产投资许可证 7 报建图 8 报建审核书 9 建设工程施工许可证 10 商品房预售许可证 11 产权证 6 外单位人员来查询资料 应出示其单位证明 并经行政总监 含 级别以上领导批准 方可查阅 7 任何人借阅档案原件 原则上不准拆散案卷 折页 摘抄 复制 不准在文件上做记号 涂改 污损 却因工作需要摘抄 复制 须经行政部经理批准 如需要修改图纸必须按文件修改权 限规定另行办理手续 8 借阅档案者必须严守公司机密 绝不能将档案资料内容外泄 因泄露机密而给公司造成损失者 将按奖惩规定对其进行处罚直 至追究其法律责任 9 档案借阅权限 短期使用资料借阅期不超过一周 长期使 用资料不超过 15 天 如确需延期 应提前办理续借手续 5 档案的移交与销毁 1 档案移交 如档案须向政府部门如城建档案馆移交时 档 案管理人员需将有关规定及档案材料报行政部经理或其级别以上 领导批准 方可移交 2 档案销毁 1 对需要销毁的档案 由档案管理员登记造册 经行政部经 理或档案形成部门领导共同鉴定 报行政总监批准后 按 规定销毁 2 经批准销毁的档案 可单独存放半年 经验证确无保留价 值时再行销毁 以免误毁 3 销毁文件必须在指定地点进行 并由行政部指派专人监销 严禁将销毁的文件作为他用 或做废纸出售 文件销毁后 监销人应在销毁注册上签字 6 附则 1 本制度由行政部制定并负责解释 2 本制度经总经理办公会议审议通过后 自颁布之日起 实施 四 印章管理办法 1 总则 1 为规范公司印章管理 维护公司利益 防止因印章管理的失误给公司造成 不必要的损失 特制定本办法 2 本办法适用于印章的刻制与使用管理 3 本办法中所指的印章包括公司公章 法人章 公司章 财务专用章 部 门章 人名章及各种事项章等 2 印章的刻制 1 公司印章是公司经营活动的主要凭证 任何人禁止私刻公司印章 否则 公司将追究其法律责任并由其赔偿造成的经济损失 2 需要刻制印章时由行政部出具申请并附上需刻制的印章图案报总经理审 批 3 申请经审批同意后由行政部负责准备呈送公安机构的申请材料 材料包括 公司 营业执照 复印件 公司代码证 公司法人身份证复印件 公司开具的 证明材料 需刻制印章草案的复印件两份 4 行政部人员应到公安机构指定的刻印机构进行刻印 并携带公安机关签 署的 刻制印章通知单 与 刻印委托书 等材料 5 刻印机构可好印后 行政部负责人员应认真检查其是否符合公司对印章 的要求 6 刻好的印章需要在刻印机构留下印模 7 行政部刻印负责人员需对新刻印章进行登记 并留下印模 然后依据公 司章程交由相应的负责人保管并做好记录 3 印章的使用审核 1 公司员工使用印章时需要填写印章使用申请单 将其与所需用印的文件 一同上交行政部进行审核 2 一般的印章使用由行政部经理负责审核 如部门章 重大印章使用由总 经理进行审核 如公司章 公司法人章等 3 涉及到法律方面的文件使用印章 必须经由法律顾问审核签字 4 印章保管人在用印前应仔细审核需要用印的文件 确定使用印章的正确性 4 印章的使用 1 用印申请批准后 行政部员工应登记用印情况并通知用印 2 用印员工需在用印保管人的监督下使用印章 禁止其单独使用印章 3 印章使用完后 用印凭据由印章保管人负责保存 定期交行政部存档 4 公司财务部使用财务的各种印章时 可不必遵守本办法中的规定 5 公司总经理有权使用公司的一切印章 6 公司的印章原则上不允许带出公司使用 情况特殊的 必须得到行政部经 理及总经理的审批 并有两个人共同使用 7 违反本办法的条款给公司造成损失的 公司将对其进行惩处 造成严重 后果的 移交司法机关处置 5 附则 1 本办法由行政部负责制定 其解释权与修改权归行政部所有 2 本办法经总经理办公会议审议通过后 自颁布之日起实施 五 工作服管理办法 1 为加强对员工工作服的管理工作 提升企业形象 特制定本办法 2 本办法适用于本公司员工工作服的使用与管理 但保安 电工等特殊 工种所穿的工作服除外 3 本办法中所指的工作服 是指在公司业务中穿着的由公司统一制作的 服装 4 工作服分为夏装与冬装 具体穿着时间如下所示 1 夏装穿着时间为 5 月 1 日 10 月 15 日 2 冬装穿着时间为 10 月 16 日 4 月 30 日 5 除特殊场合外 员工上班时必须穿工作服 各部门的主管与经理有指导 与监督员工穿工作服的责任 6 工作服基本要求 1 不得擅自改变工作服的样式 2 不得典卖 让渡 转借工作服 3 工作服应保持整洁 如有污损 应自费清洗或修补 4 工作服丢失或破损不能穿用时 应直接报告主管上级 5 工作服一人配发一套 分夏装和冬装两式 6 工作服的配发期间原则上为一年 自配发日算起 但未到换发期工作 服便破损不能穿用时 不在此列 反之 到换发期 工作服尚可穿用时 应继 续使用 7 新员工从正式上班起 可配发工作服 员工更换工作服时 应填写 工作服申请表 与旧工作服同时经主管上级交办公室 工作服丢失或严重破 损时 不再上交 7 员工在辞职或被辞退时 必须交还工作服 8 工作 服管理 1 员工对配发的工作服有保管 修补的责任 2 尽量减少工作服在非工作时间的损耗 3 工作服清洗由个人负担费用 4 工作服丢失 被盗或破损时 如系个人原因 应由本人全部或部分赔 偿 5 食堂工作人员的工作服配发适用于以上规定 9 本办法由行政部制定 经总经理办公会议审议后 自颁布之日起实施 六 办公用品管理制度 1 总则 1 为加强对本公司办公用品的管理 控制办公用品的费用开支 节约 管理费用 特制定本制度 2 本制度适用于以下办公用品的管理 1 公司给员工配置的计算机 包括台式机与笔记本 办公桌椅 电 话机和员工日常工作所需的办公文具 2 公司给各部门配置的文件柜 传真机 打印机 扫描仪等 3 公司公用的办公设备 如公共区域的传真机 打印机 复印机 饮 水机等 4 公司为各部门购置的书籍 杂志和报刊 3 各部门相关职责 1 公司行政部是办公用品的管理部门 主要负责公司办公用品采 购计划的提出 报批 办公用品的采购 保管 发放 登记和 使用控制 2 财务部负责办公用品的费用计划的核定和办公费用使用的考核 3 各部门负责对本部门办公用品需求提出申请 并负责本部门所 使用的办公用品的管理 共用办公用品除外 2 办公用品的申购 1 公司办公用品的申购一般由行政部经理进行审批 单笔金额超 过 200 元的由行政总监进行审批 2 各办公用品使用部门按月制定行政用品请购计划并交至行政部 由行政部根据办公用品的存量情况 消耗水平和实际情况进行 统筹安排 统一采购 3 行政部人员选择办公用品的供应商时应选择信誉高 质量好的 供应商 并尽量要求送货上门 4 行政部人员进行采购时要货比三家 采购金额在 1000 元之上时 要填写询价单 5 行政部人员应根据办公用品的采购事项填写 办公用品采购控 制表 说明办公用品的订购日期 订购数量 单价及供应商 6 办公用品大宗采购时 行政经理需要对样品进行检验 检验合 格后采购员方可购买 7 采购的办公用品送货上门时 采购员需要检验所购买物品的质 量 然后办理入库 3 办公用品的领用 1 易耗办公用品由行政部门负责在每月 5 日前按时统一发放 2 各部门需指派专人领取办公用品 3 领用办公物品时由领用人填写 物品领用单 交部门负责人 批准后 转呈行政部审核 4 物品领用单一式三联 分别由领物部门 行政部 仓库保管 5 行政人员负责审核各部门所领用的办公用品是否在其采购计划 中 审核完后报行政经理审批 6 行政部人员应登记各部门所领用的办公用品并由各部门的领用 人签字确认 7 各部门在领取计划外的办公用品时 只允许领取文案 纸张等 文案用品 并由行政部造册登记 其领用的办公物品的总价将从领 用部门下月的办公用品采购预算中扣除 8 各部门领取计划外的除文案用品以外的办公用品时 必须编制 办公用品领用报告 经各级审批负责人依据其权限做出审批后方 可领用 领用时将批准后的 物品领用单 与 办公用品领用报告 出示给仓库 领取物品 9 各部门物品领用负责人在领用完办公物品后 需将 办公用品 领用报告 交回行政部 由行政部存档备查 否则 按无 办公用 品领用报告 处理 由领用部门负全部责任 10 各部门员工领用个人办公用品时需填制 个人办公用品领用 单 由部门的办公用品领用人交行政部存档 4 办公用品的日常管理 1 各办公物品的使用人员需爱惜办公物品 节约使用 2 各部门制定专人负责本部门办公物品的维护 保养与管理 公用办公用品由行政部指定专人进行管理 3 分配给个人的办公室用品由个人负责管理 在规定期限损坏 由个人负责赔偿 4 办公用品属于公司财产 严禁未经许可将办公用品代理公司 一经发现 视情节轻重给予警告 罚款 辞退处理 5 各种低值易耗办公用品要节约 循环使用 禁止随意丢弃 行 政部将不定期检查 每一次罚款 50 元 6 使用办公设备时 必须经设备的管理人员批准 按照使用说明操作 否 则造成后果由使用者承担 7 公司内部的纸张要正方两面使用 杜绝浪费 公司存档文件及同外公司往 来文件不在此规定之内 8 办公室配置的风扇 空调等家电出现故障时应及时通知维修人员 禁止随 意拆卸 修理 否则后果由本人承担 9 办公用品的使用人员离职时 需移交自身保管或使用的办公用品 否则不 予办理离职手续 5 办公用品的报废与资料管理 1 办公用品报废时 由办公用品保管人员填制 办公用品报废申请单 经 部门经理审批同意后报行政部进行审核 2 经审核同意报废的办公用品由行政部人员做好登记 在报废处理册上列清 用品名称 价格 数量及报废处理等相关事项 3 公司行政部与各部门需要指定专人负责办公用品的资料记载 记载内容包 括领用单据 维修记录 使用台账等事项 以备检查 6 附则 1 本制度由行政部制定并负责解释 2 本制度经总经理办公室审议通过后 自颁布之日实施 七 员工出差管理制度 1 总则 1 为了规范公司对员工的出差管理 减少不必要的出差 节约差旅费用支出 特制定本制度 2 本制度适用于关于员工出差的各项适宜的管理 3 本制度中的出差人员不包括副总级别 含 以上人员 2 出差计划 1 各业务部门应在每月 25 日前就本部门下月需要出差的计划向行政部提出 申请 2 行政部就业务部门提供的出差计划的必要性进行分析调查并将调查结果 上报行政总监审批 3 需员工出差的业务部门应配合行政部确定出差的目的地 任务 时间及 费用预算等内容 行政部确认了出差的内容后需上报行政总监批准 由行政总 监对部门的出差计划进行审批 3 员工出差的审批 1 员工出差前需要填写出差申请表 此表得到部门经理 行政部及行政总 监的审核批准后方可出差 2 员工出差回来后报销差旅费时需要填写差旅报销单 此单由部门经理先 进行核实 3 差旅费报销单经行政总监审批后 由财务部负责核对具体的报销事项并 进行报销 4 员工出差 1 员工被批准出差后若没时间填制出差申请表等 可在出差回来后两个工作 日内补齐 否则不予报销费用 2 员工可凭批准过的出差申请单到财务部借支差旅费 3 员工在外地出差期间需要向公司汇报工作 并按公司的指示进行工作 出 差回来后要写工作报告 此报告由行政部核实存档 4 员工出差的交通工具 1 普通员工出差应以火车 汽车 轮船为主要交通工具 如遇特殊情况 可向行政总监申请乘坐飞机 2 部门经理级别员工出差可申请派车 除使用火车 汽车 轮船等交通 工具外 可乘坐飞机 但应尽量少乘并需在回来后向行政总监说明情 况 3 员工出差返回公司所在地的时间超过 22 00 可在家休息半天 按出差 进行补贴 5 出差中公休 1 出差人员出差过程中 如遇公休日 应以公务为重 继续执行出差 任务 2 如遇出差单位公休日 出差人员无法开展工作时 可安排休息 为 避免这种情况出现 出差前应事先与有关单位联系 3 出差归来后 可采取倒休方式 补足休息日 5 因公出国 1 员工申请出国出差时 除需填制出差申请单外 还需拟定出国出 差申请报告 详细说明出国出差的必要性 办理业务内容 目标国及出 国时间等内容 2 员工因公司业务出国必须得到公司财务总监 行政总监及总经理 的审批 3 需要出国的员工须将自己的相关证件交予行政部 由行政部向目 标国的大使馆申请护照 4 凡因公出国的人员出差回国后需要上交一份详实的出差报告并由 行政总监会同行政部进行审核 行政部进行记录 审核未通过者将不再 派往国外出差 6 差旅费的管理 1 出差人员的差旅费一般包括以下费用 1 铁路 汽车 船舶 飞机的票务费 2 市内交通费 3 出差补贴 4 住宿费 5 通信费 6 伴随出差发生的其他正当费用 2 出差报销管理规定 1 铁路 船舶 飞机票费用按种类和等级实报实销 2 市内交通费是指用于公共汽车 出租车 地铁等短距离费用根 据个人申报 按实际费用支付 出差过程中 仅限于有客户同 行 紧急情况 有可能耽误出发时间或携带物品过重 下雨 访问客户等情况 3 出差补贴用于出差人员的饮食和杂费支出 按照 元 天的标 准进行补助 4 住宿费按定额住宿天数支付 在火车上过夜的 按半额支付 住宿出差费报销标准 分类火车 船舶等级补贴 元 住宿费 元 交通费 元 部门经理软卧 经济舱实报 元 元 元 普通员工卧铺 经济舱实报 元 元 元 5 出差中的传真 汇款费等费用按报销凭证实报实销 员工在本市及郊 区或其他同日可往返的出差按实支给交通费及午餐费 6 当差旅费超出规定时 应按照规定审批后 再予报销 3 利用公司车辆出差 出差过程中 出差人员因生病 交通中断或其 他意外情况超过预定期限停留时 在查清事实的基础上 可按长期滞留费标准 支付费用 4 礼品费 在出差过程中 如需向客户提供礼金 用于庆贺 吊唁 探望等 或赠送土特产时 其金额因限在 元以内 超出此限度 须按公 司规定报相关授权人员批准 5 招待费 出差人员在出差地招待客户 原则上应事先在 出差计划 表 中提出具体预算 并经上级批准 其金额一般限定在 元之内 6 附则 1 本管理制度由行政部制定 其解释权 修改权归行政部所有 2 本管理制度由总经理办公会审批 自颁布之日起实施 八 员工食堂管理制度 1 总则 1 为规范员工食堂管理工作 特制定本制度 2 本制度包括的内容有员工就餐规定 食堂安全操作规定 文明服务和食 堂值班管理等方面的内容 2 员工就餐规定 1 员工就餐需穿公司的工作服 凭餐卡打卡进餐 2 员工就餐前请自觉领取餐具一份 外来人员请自觉领取一次性卫生餐具 3 员工要养成勤俭的习惯 不得浪费粮食和食品 4 取餐时 请自觉排队 不得插队 同时应尽快通过 不得左挑右拣 以 免影响后面的员工 5 就餐人员请自觉维护公共卫生秩序 不得把骨头 菜渣等随处乱倒 用餐 完毕后 自觉将餐具放回指定回收地点 6 员工不得将食品带出食堂 7 爱护食堂内的餐具及公共设施 损坏照价赔偿 8 就餐完毕迅速离开食堂 以加快餐位周转速度 3 食堂基本要求 1 员工食堂应根据公司职员人数保证供应足够数量的饭菜 在确保供餐水平 和服务质量的前提下 努力降低成本 减少浪费 2 食堂管理人员应坚持实物验收制度 做好成本核算 做到日清月结 账 物相符 对物资每月盘点一次 3 食堂的一切设备 餐具必须登记 账目清楚 对放置在公共场所内的任何 物件 不得随意搬动或挪作他用 4 员工食堂炊事人员上岗要求 1 炊事人员必须持有健康证方可上岗 每年定期进行一次健康检查 2 炊事人员如患有流行 传染性疾病时应立即报告 暂停接触食物的工作 直到疾病痊愈为止 3 炊事人员应注重个人卫生 做到勤洗手 剪指甲 勤洗澡理发 勤洗鞋帽 勤换洗工作服 工作时要穿戴白色工作衣帽 不得佩戴首饰上班 4 食堂员工应保持餐具 厨具和操作间卫生 餐具必须洗涮干净 流水冲刷 平时存放在消毒柜中 经常清理厨具污渍 保持清洁干净 餐具厨具不得 外借 5 食堂餐桌 地板 饭后必须及时进行清扫 保持餐桌 餐椅的干净整齐 每星期必须对餐厅及厨房大清洗一次 6 炊事人员应积极提高烹调技术 改善员工伙食 提高菜品质量 应制定科 学合理的食谱 保证开饭时间 4 安全操作 1 食堂必须切实搞好安全保卫工作 避免不必要的损失和有害现象 2 食堂油炉 油灶 电梯 加工电器等设备必须注意检查和保养 发现 问题立即组织维修 严禁非正常操作 3 食堂员工在工作中要合理使用各种设施 设备和用具 不能违规用和 强行工作 4 人为造成的财物损失 在批评教育下 还需视情节轻重予以赔偿 5 因操作不慎造成安全事故者 责任全部由操作者承担 5 文明服务 1 食堂员工必须礼貌待人 文明服务 优质服务 2 窗口服务必须穿戴好工作服 帽和工牌 仪表整洁 出售饭菜时态度和 蔼 服务热情 3 不得以任何理由与就餐员工顶撞 吵闹或打架 一经发现除罚款外 还 应视情节严重程度作辞退处理 4 员工之间不得争吵 嬉闹或打架 一经发现严肃处理 5 员工食堂出售饭菜价格合理 买卖公平 不搞特殊 6 值班管理 1 值班人员必须认真负责 积极配合行政部做好有关的保卫管理工作 及时 向食堂主管汇报工作情况 2 值班人员需提高警惕 主动搞好门卫保安工作 做到防火 防盗 防破坏 3 严格执行门卫登记制度 非食堂员工进入必须出示有效证件或有食堂工作 人员陪同 经登记基本情况后方可进入 对外来人员所携包裹外出时应严加检 查 出示证件方可放行 4 值班人员配合做好水 电 气线路检修工作 保证能源供应 5 值班人员需保持食堂非作业时间内的安静 安全 整洁 6 值班人员下班后及时关水断电 锁闭大门 7 附则 1 本制度由行政部拟定 经总经理批准后实施 2 本制度自 年 月 日起执行 九 员工宿舍管理制度 1 总则 1 为加强员工宿舍的管理 保证宿舍区的安全 文明 整洁 使员工有 一个良好的生活环境 特制定本制度 2 本制度适用于本公司员工宿舍的管理 2 住宿申请办法 1 申请条件 1 凡在公司任职且未分配到宿舍的员工 均符合申请条件 2 凡有以下情形之一者 不得申请住宿 有不良嗜好者 行为粗暴者 申请退宿者 被取消住宿资格者 4 申请程序 1 申请住宿员工填写住宿申请表 经所在部门负责人审核后交行政部 2 行政部根据申请者的条件和申请理由 予以批复 3 批复后由宿舍管理员按规定执行 5 分配原则 1 新入职员工无需申请即可获分配 2 所有分配均依照职位 级别对应住宿标准进行 6 员工接到宿舍分配通知后 应于一周内迁入宿舍 逾期视为放弃 3 宿舍管理员守则 1 为使宿舍顺利运作 各楼 各层均安排宿舍管理员负责宿舍管理 2 宿舍管理员职责 1 编制 住宿人员登记表总表 以及 宿舍财产账册总表 定期向行政 部提出报告 2 监督指导住宿人员遵守规定 3 保持宿舍整洁 维持秩序 对水 电 钥匙进行管理等 4 在 住宿人员登记表总表 中 应将住宿员工所属部门 家庭住址 电 话 紧急联络人以及必要时出入动态进行登记 以备查阅 5 管理员在住宿人员身体不适时应负责照顾 病情严重者应立即通知值班 人员备车送医急救 并将经过情形报行政部 6 管理员遇有违反宿舍管理有关规定者须立即提报行政部论处 3 管理员应严格执行本办法的各项规定及上级命令 若有徇情或怠职 应依公司相关规章制度论处 4 住宿人员管理规定 1 住宿员工需凭管理部核准的证件进入宿舍 无证者一律不得进入 2 住宿员工应服从宿舍管理员的管理与监督 3 住宿床位及内部设备 一经排定均不得擅自调换 变更或侵犯他人 之财物 4 宿舍公物应加以爱护 所有房间内物品如有损坏应追究个人或同房 人员责任 损坏部分照价赔偿 5 室内严禁烧煮 烹饪或私自接配电线及装配电器 以保障安全 6 宿舍内不得使用或存放危险及违禁物品 7 宿舍内不得乱丢烟蒂 废纸 果皮等杂物 8 纸篓应置于洗手间内 垃圾每天早上由各住宿人员丢弃于指定垃圾 桶内 不得将垃圾丢弃于门口或其他公共场所 9 换洗衣物不得堆放室内 必须收入衣柜内 鞋子统一摆放在床底或 阳台外 门口和其他地方不得乱放物品 洗晒衣物需按指定位置晾晒 10 水桶 脸盆 扫把 拖把 垃圾铲等全部在指定地方摆放整齐 11 不得自行在墙上钉钉子 打墙洞 不得在墙上或衣柜表面乱涂乱 画 张贴画报 贴纸 12 为防止厕所及下水道堵塞 厕纸 卫生巾 头发 食物残渣等杂 物必须丢入纸篓内 如遇堵塞须立即通知宿舍管理员处理 每次疏通费用由该 房间人员共同承担 若不报告管理员擅自疏通造成下水道破损者加倍处罚 13 严禁从高处向下扔杂物 倒污水 14 阳台围栏上不得放置任何物品 防止掉下伤人 15 住宿人员离开应随手关灯 关水 关闭门窗 16 贵重物品应避免携入 一旦遗失由员工自行负责 17 各房间内的清洁应由室内住宿人员自行轮流打扫 保持房间的清洁与 整齐 18 员工不得于宿舍内有聚餐 饮酒 赌博或其他伤风败俗的行为 19 就寝后不得有影响他人睡眠的行为 收 录 音机 电脑音响等 音量不得过大 以免妨碍他人休息 20 男女员工不得互相串房 21 自行车 摩托车需停放在车棚内 不得乱摆乱放 22 门禁规定 1 住宿人员应按规定每晚 22 30 前返回宿舍 确实有特殊情况者 需提 前向宿舍管理员报备 2 宿舍晚间 23 00 为就寝熄灯时间 23 住宿员工有下列情形之一者 可取消其住宿资格 视情节轻重提报 行政部 1 不服从宿舍管理员监督 指挥 经常妨碍宿舍安宁 屡劝不改者 2 在宿舍赌博 斗殴及酗酒者 3 蓄意破坏公物及设施者 4 擅自于宿舍内接待异性客人或留宿外人者 5 违反宿舍安全规定者 6 无正当理由经常外宿者 7 有偷窥行为者 5 宿舍卫生评比规定 1 员工每周一 17 00 18 30 为宿舍大扫除时间 该宿舍所有人员 均应参与 2 星期二及星期日宿舍人员轮流值日 并把具体名单贴于前门背面 3 每周后勤部将对宿舍进行定时 星期一 18 30 19 30 和不定 时检查 每月根平均得分评选出前三名和后三名 分别予以奖励及处罚 6 退宿规定 1 凡申请退宿人员 须提前一个月填写申请书 经行政部批准并检查 铺位及设施完整后 方可搬离宿舍 2 屡教不改 屡次违反宿舍管理制度者 勒令其退宿 并给予处罚 3 凡辞职 离职或勒令退宿者 须接通知后的当天搬出宿舍 所有携 带的物品都要经宿舍管理员或门卫检查 4 凡搬离宿舍者 应把自己的床位清理干净 不得将残物 垃圾扔在 宿舍内 7 附则 1 本制度由行政部制定并负责解释 2 本制度经总经理办公会议审议通过后 自颁布之日起实施 十 公务车辆管理制度 1 总则 1 为加强公司公务车辆的管理 保证合理 规范地使用公务车辆 特制定本 制度 2 本制度适用于对公司公务车辆及驾驶员相关工作事项的管理 2 公务车辆使用管理 1 公司公务车辆除专配车 含部门配车 看房车 观光车外 其他所有公 务车辆规划行政部管理 并配备专职驾驶员 安全责任由驾驶员负责 2 各部门需用公务车时 由使用人填写 用车申请单 经部门经理和行政 部经理签字批准后 驾驶员见单方可出车 当天不能返回的 需由总经理签字 批准 3 公司公务车实行 专人专车 管理 除专配车 含部门配车 外 因特殊 原因需由专职驾驶员以外的其他人驾驶 应事先申请 具体要求如下 1 使用公务车时须经部门经理和行政部经理批准后 由行政部备案通知驾 驶员交车 2 因私需借用公司车辆 必须提前填写 用车申请单 写明使用时间 目的地 驾驶人 经部门经理 行政部经理和总经理批准 方可使用 3 因私使用公司公务车后 应及时按照公司规定缴纳费用 4 驾驶员未见批条或指示私自借车 一切责任由车辆驾驶员和驾车人自负 公司不承担任何责任 同时应对驾驶员处以 200 500 元的罚款 严重者 给以除名处理 4 其他兄弟公司或友好单位借用本公司的公车时 由行政部办理相关手 续 5 借用公司车辆时发生违规 事故 损毁 失窃等除事故 其损失在扣 除理赔额后由用车单位或个人承担 6 除专配车 含部门专配车 外 公司公务车辆下班后必须停放在公司 车库 特殊原因须经行政部经理批准 应于第二天补办手续交行政部备案 除专配车辆外 保安应做好出车检查和记录 无派车单位或借车单不得放行 7 看房车 观光车车辆由销售部管理 日常派车由销售部自行管理 3 公务车辆维护保养 1 驾驶员应对车辆进行例行保养 及时对车辆进行清洁 补给 润滑 调整等 使车辆随时保持良好的技术状况 看房车 观光车要随时清洗 充 电 保证电瓶内电量充足 2 国产新车按使用说明书 在规定的里程内 到指定的维修点进行维修 保养 进口车或无规定维修点的国产新车 到公司指定维修点进行维修保养 3 车辆维修应在公司指定的维修点进行 4 车辆维修前应由驾驶员填写维修申请单 申请单上应注明修理范围 更换机件项目及大致预算等 由行政部经理核准后送指定维修点维修 如果 超出维修范围 发生的费用由该驾驶员承担 5 修理后应先试车 合格后方可付款 维修费在 2000 元以下的 报行政 部经理审核 3000 5000 元的经公司分管领导批准 5000 元以上的经公司总 经理批准 6 凡更换的零配件 应将原件带回公司交行政部验证后作报废处理 车 辆在长途期间损坏 应尽可能就近在指定维修点维修 7 车辆设备 零配件 工具 消耗品等物品的申请 采购 入库 领用 等依公司有关规定办理 8 相关单位或个人借用公司车辆 归还时必须保证机件正常 外观完整 干净 整洁