酒店档案管理规定1

更多免费资料下载请进 中国最大的免费课件资源库 酒店档案管理规定酒店档案管理规定 1 行政办主管酒店档案工作 对酒店档案实行统一管理 监督指导 并 对档案工作人员进行培训 行政办设立兼职档案管理员 1 名 各部设兼职档案 管理员 1 名 2 酒店档案指酒店在经营及公务活动中形成的对酒店有保存价值的各种 文字 图片 音像等资料 3 酒店各部门和全体员工均有保存档案的义务 各部门须指定人员保管 本部室的档案 档案工作人员应当忠于职守 遵守纪律 熟悉档案管理知识 4 各部门应按照酒店档案管辖和保管期限表中的有关规定 收集 整理 保管归属本部门管理的档案 并向行政办转交有关资料 见附录一 二 三 各部门有关组织和个人因工作需要须查阅各类档案时 行政办应提供方便并按 规定办理借用查阅手续 5 任何个人都不得将属于酒店所有的档案据为己有或者拒绝归档 管理 人员应按规定保管档案 对有下列行为之一的 根据情节轻重 将给予必要的 处罚 处分 情节严重的将予以开除 1 损毁 丢失或者擅自销毁部门应保存的档案 2 将公务活动中形成的应当归档的文件 资料据为己有 拒绝向组织 和档案工作人员转交 3 擅自提供 抄录 公布属于酒店档案以及应当保密的档案 4 涂改 伪造档案 5 玩忽职守 造成档案损失 6 部门管理档案 无特殊情况 必须在一年后统一上交行政办归档 7 在档案的收集 整理 保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个 人 将由总经理给予奖励 附录一 酒店文书立卷归档附录一 酒店文书立卷归档 1 收发文 酒店收发文由酒店归档 部门收发由部门归档 2 会议资料 酒店及各部门召开的专业会 研讨会单独由行政办立卷归 档 内容包括会议筹备 时间 地点 会议文件资料 参加人员 领导人讲话 简报 总结等 3 各部门的专题报告 集体和个人的调研资料亦由行政办归档 4 各种基建施工图纸在工程结束后应专门立卷归档至人事部 5 上级单位发给酒店的文件由人事部归档 6 关于原稿 如有几个修改稿 以领导最后审批签字稿归档 更多免费资料下载请进 中国最大的免费课件资源库 7 重要的照片和底版 录音带 题字 题词等 亦应立卷归档至人事部 9 立卷归档的资料每卷不超过 150 页 超过者可立分券 附录二 酒店各部门归档材料一览表附录二 酒店各部门归档材料一览表 部门资 料 名 称保管时限备注 散客开房通知单3 年 团队会议开房通知单3 年 国内客 港澳台 国外客 旅 客临时住宿登记表 3 年 总台 行李生 总机 大堂副理 交接班本 5 年 订单 包括免费房订单 3 年 早餐券记录本3 年 总机开关机本5 年 电脑话单打印资料3 年 协议客户报表5 年 杂项凭单3 年 客 务 部 送旅游局月报表 10 年 宴会客史资料5 年 订餐记录本3 年 柯打单5 年 物料进出仓登记表5 年 菜谱5 年 食品开发审批 审检材料5 年 餐 饮 部 成本核算资料5 年 监控值班记录本5 年 保 安 部 带班值班记录本5 年 楼层领班报表3 年 维修统计表3 年 楼层服务员工作报表3 年 进退房登记表3 年 客衣登记表3 年 房 务 钥匙领用登记表3 年 更多免费资料下载请进 中国最大的免费课件资源库 物品借用登记表3 年 布草洗涤表3 年 维修通知单3 年 客房小酒吧帐单3 年 杂项凭单3 年 物品领用单3 年 布草盘点单3 年 部 洗涤汇总表3 年 领料登记表5 年 每周水 电 空混气读数表5 年 高压读数表5 年 每天房租修改表3 年 夜间公共场所检查记录表3 年 月份材料商品盘点表3 年 空调运行记录表3 年 重要设备维修记录表15 年 电脑营业资料备份 年度 15 年 工 程 部 电脑管理信息系统资料 按月备份 15 年 协议书 合同5 年 客史档案5 年 营 销 部业务员业绩统计报表5 年 文书档案15 年 会议记录 纪要5 年 人 事 部 员工档案 人事档案和员工业绩 档案 15 年 人事档案含 员工登记表 各类证件 录用手续和 离店手续等 员工业绩档 案含考评 晋升 奖惩 等方面的资 料 更多免费资料下载请进 中国最大的免费课件资源库 培训档案10 年 酒店其它材料5 年 工资发放表15 年 财务部会计档案 另列表 15 年 附录三 会计档案一览表 序号档 案 名 称保管期限备 注 一 会计凭证类 1原始凭证记帐凭证15 年 2银行存款余额调节表3 年 二 会计帐簿类 3日记帐15 年 其中 现金和银行存款日记 帐 25 年 4明细帐15 年 5总帐15 年 6固定资产卡片固定资产报废清理后保存 15 年 7辅助帐簿15 年 三 会计报表类 8月 季度会计报表5 年 9年度会计报表 决算 永久 四 其他 10餐饮结帐单15 年含手工及电脑填制 11餐饮入厨单15 年 12餐饮酒水单15 年 13总台订金单15 年 14内部及正式收款收据