项目一-会计凭证的制作

1 项目一 会计凭证的制作 工作目标 制作会计凭证是企业重要的日常会计工作之一 是整个会计处理流程中的 第一环节 在会计手工处理的情况下 会计人员应对有关经济业务产生的原始 凭证进行审核 并据以编制出记账凭证 本项目的主要内容就是介绍利用 Excel 制作会计凭证的方法和步骤 通过完成本项目的四个工作任务 使学习者能够进行会计凭证系统工作簿 的制作 并从中学习掌握在 Excel 中插入对象图片和艺术字 输入数据 利用 公式与函数及宏的基本操作方法 工作思路 本项目的工作思路是首先建立会计凭证制作系统工作簿 完成该系统的页 面设计 制作会计科目表 建立总账科目表和明细科目表 制作会计凭证表 完成本系统数据源的输人和建立 设计会计凭证的格式与结构 完成会计凭证 的制作 项目一工作思路如图 1 1 所示 创建会计凭证制作 系统工作簿页面 创建总账科目表 创建明细科目表创建会计凭证表 输入数据 生成记账凭证 图图 1 1 项目一工作思路项目一工作思路 2 背景资料 资料 1 凌嘉公司是一家小型产品制造企业 生产 A B 两种产品 存货 采用先进先出法核算 增值税税率 17 2007 年 12 月 1 日 公司各总分类账 户的期初余额如表 2 1 所示 表 2 1 总分类账户初期余额表 单位 元 账户借方余额账户贷方余额 现金105短期借款90000 银行存款272885应付账款69000 应收账款140000应交税费58200 原材料158000预提费用900 生产成本23000累计折旧1379000 待摊费用3750实收资本3301000 库存商品165000盈余公积450000 固定资产4680000利润分配94640 合计5442740合计5442740 资料 2 12 月 1 日 该公司有关明细分类账户期初余额如下 1 原材料 甲材料 借余 108000 元 10 元 千克 10800 千克 乙材料 借余 50000 元 2 元 千克 25000 千克 2 生产成本 B 产品 借余 23000 元 其中 直接材料 19100 元 直接人工 1110 元 制造费用 2790 元 3 待摊费用 预付保险费 借余 3750 元 4 库存商品 A 产品 借余 165000 元 75 元 件 2200 件 5 应收账款 光明公司 借余 140000 元 6 应付账款 万建公司 贷余 69000 元 7 应交税费 应交增值税 贷余 26000 元 3 应交所得税 贷余 32200 元 8 预提费用 银行借款利息 贷余 900 元 9 利润分配 未分配利润 贷余 94640 元 资料 3 公司 2007 年 12 月发生经济业务如下 1 1 日 从银行提取现金 300 元 2 2 日 向新民公司购入甲材料 4000 千克 发票价格每千克 10 元 买 价 40000 元 另加增值税 6800 元 共计 46800 元尚未支付 3 2 日 以银行存款支付上项甲材料的运输费 200 元 4 2 日 结转验收入库的上项甲材料实际采购成本 5 5 日 以银行存款偿还万建公司贷款 69000 元和新民公司贷款 46800 元 6 6 日 向万建公司购入下列材料 见表 2 2 贷款尚未支付 表 2 2 材料采购明细表 数量 千克 单价 元 千克 买价 元 增值税 元 甲材料25009 90247504207 50 乙材料250001 98495008415 00 合计 7425012622 50 7 6 日 以银行存款支付万建公司购入材料的运输费 440 元 按购入甲 乙材料的重量比例分摊 8 6 日 从万建公司购入材料已验收入库存 结转从万建公司购入材料 的实际采购成本 9 8 日 仓库发出材料 见表 2 3 表 2 3 发出材料明细表 甲材料乙材料 用途数量 千克 金额 元 数量 千克 金额 元 合计 元 A 产品生产8000800003000060000140000 B 产品生产1000100002400480014800 发出材料合计9000900003240068400154800 10 8 日 收到光明公司还来贷款 140000 元 存入银行 11 9 日 从银行提取现金 15775 元 12 10 日 以现金发放本月应付职工工资 15775 元 13 13 日 售给光明公司 A 产品 2200 件 每件售价 100 元 当即收到 货款 220000 元 增值税 37400 元存入银行 4 14 14 日 以银行存款支付产品广告费 700 元 15 20 日 从银行提取现金 530 元 16 21 日 仓库发出材料 见表 2 4 表 2 4 发出材料明细表 甲材料乙材料 用途数量 千克 金额 元 数量 千克 金额 元 合计 A 产品生产30003000098001960049600 车间一般消耗 95019001900 厂管理部门耗用 250500500 发出材料合计300030000110002200052000 17 28 日 本月 A 产品生产工人工资 8880 元 B 产品生产工人工资 2220 元 车间管理人员工资 2455 元 厂部管理人员工资 2220 元 按工资支出 用途记人有关费用账户 18 28 日 计提本月固定资产折旧 19400 元 其中车间固定资产折旧 17845 元 厂部固定资产折旧 l 555 元 19 28 日 预提短期借款利息 550 元 摊销预付的财产保险费 750 元 20 28 日 以银行存款支付管理部门设备修理费 1 000 元 21 29 日 售给康益公司 A 产品 800 件 每件售价 100 元 计 80000 元 B 产品 80 台 每台售价 625 元 计 50000 元 另加增值税 22100 元 共计 152100 元未收 22 30 日 以银行存款支付两项销售产品发生的运输费 350 元 23 31 日 本月发生的制造费用按 A B 两种产品的生产工人工资比例 分摊 24 28 日 投产的 3 000 件 A 产品和 100 台 B 产品全部完工验收入库 分别结转其实际 生产成本 25 31 日 结转本月售出产品的实际成本 见表 2 5 表 2 5 本月售出产品实际成本结转 产品名称销售数量单位生产成本生产总成本 元 A 产品2200 件75 元 件 上月生产 165000 A 产品800 件72 08 元 件 本月生产 57664 B 产品80 台444 60 元 台35568 合计 258232 26 31 日 将本月份的收入 费用结转 本年利润 账户 5 27 31 日 按实际利润的 33 计算并结转应交所得税 工作准备 首先建立一个名为 班级 姓名 项目一 xls 的工作簿 在这个工作簿中建 立 页面 总账科目表 明细科目表 会计凭证表 记账凭证 等工 作表 各工作表分别完成相应的工作任务 下面介绍具体的各个工作表创建方 法和步骤 工作任务一 页面的设计 项目活动一 页面背景的设计 本活动要给页面设置好看的背景 我们可以通过 页面 工作表插入一个 自己喜欢的图片作为页面背景 由于计算机上素材不多 所以在这里我们通过 插入一个图片来完成页面背景的设计 具体步骤如下 1 打开 项目一 工作簿 选择 页面 工作表 2 单击菜单 页面布局 背景 选择其中一张图片作为页面背景 3 单击 视图 网格线 去勾 项目活动二 页面标题的设计 本活动要在页面上插入标题 会计凭证系统 为了使标题显得美观 可以 通过插入艺术字来完成 具体步骤如下 1 打开 项目一 工作簿 选择 页面 工作表 2 单击菜单 插入 艺术字 3 选择喜欢的艺术字样式 4 输入文字 会计凭证系统 设置字体 字号 颜色等格式 例如 6 项目活动三 设置页面到各个工作表的链接 在页面中需要列出 会计凭证系统 中的各个子项目名称 并能通过单击 子项目的名称链接到各个工作表 可以采用插入自选图形的方法来设计链接按 钮 具体步骤如下 1 在页面工作表中单击菜单 视图 工具栏 绘图 命令 在 Excel 左下角显示 绘图 工具栏 2 单击 绘图 工具栏的 自选图形 按钮右边的倒三角形 选择 基 本形状 展开图形集 选中喜欢的图形 选中后点击鼠标左键 使鼠标形状变 为黑色小十字 3 移动鼠标到背景图片上 选择好适合的位置 按住鼠标左键不放 拖 动鼠标画出适当大小的图形按钮 7 4 选中刚才画好的图形 单击鼠标右键 在弹出的菜单中单击 添加文 字 命令 则在自选图形中出现输入文字的光标 此时可以输入相关文字 这 里输入 总账科目表 5 选中自选图形 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中单击 设置自选 图形格式 命令 打开 设置自选图形格式 对话框 单击 对齐 选项卡 将 文本对齐方式 设置为水平 垂直居中 单击 字体 选项卡 将 字体 设置为 幼圆 将 字形 设置为 倾斜加粗 将 字号 设置为 22 磅并设 置字体颜色 单击 确定 按钮 关闭 设置自选图形格式 对话框 最后将 光标移至图形内部文字中 调整字间距 6 单击 绘图 工具栏上的 填充颜色 按钮右边的倒三角箭头 8 在展开的颜色项目中选择 填充效果 打开 填充效果 对话框 在对话框中 任意选择各种配色方案 这里将 渐变 选项卡中的有关项目进行设置 将颜 色设置为 预设 将预设颜色设为 心如止水 将底纹方式设为 水平 单 击 确定 按钮 关闭 填充效果 对话框 完成后效果如下 7 将制作好的第一个自选图形对象进行复制 连续粘贴三次 移动粘贴 后的按钮到合适的位置 然后分别修改其上的文字为 明细科目表 会计凭 证表 记账凭证 8 在背景图合适的位置插入文本框 输入作者的相关信息 版权申明等 页面效果图如下 9 9 选择 总账科目表 按钮 单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 超 链接 命令 打开 插入超链接 对话框 10 在 链接到 区域所显示的几个项目中单击 本文档中的位置 按 钮图标 在 或在这篇文档中的选择位置 所示列表中选择 总账科目表 单 击 屏幕显示 按钮 打开 设置超链接屏幕提示 对话框 在 屏幕提示文 字 对话框中输入提示文字 单击打开总账科目表 这样当鼠标悬停在按钮上 时 就能看到相应的文字提示 11 单击 确定 按钮 关闭 设置超链接屏幕对话框 再单击确定按 钮 关闭 插入超链接 对话框 返回 Excel 工作表 从而为 总账科目表 自选图形对象建立了指向 总账科目表 工作表的超链接 使其具备了导航按 钮的功能 12 按照相同的方法设置其他 3 个按钮 项目活动四 页面的美化 由于 页面 工作表仍然有工作表的网格线 行号和列标等信息 使其不 太美观 下面对怍表视图进行美化 具体步骤如下 1 单击菜单 工具 选项 打开 选项 对话框 10 2 单击 视图 选项卡 按照上图设置 取消 窗口选项 中的 网格 线 行号列标 两个复选框 3 单击 确定 按钮 退出 选项 对话框 这时候 页面 工作表中 就没有行号 列标和网格线了 4 为了美观 我们还应该在项目完成后取消掉工作表标签 由于项目制 作中需要使用到这些标签 所以暂时不取消 项目活动五 保护工作表 为了避免操作者不小心移动或损坏页面工作表中的各个图形按钮及他人任 意更改页面结构 应该对工作表进行保护 具体操作如下 1 单击菜单 工具 保护 保护工作表 打开 保护工作表 对话框 2 在 取 消工作表保护时 使用的密码 文 字框中输入工作 表保护密码 单 击 确定 按钮 3 在弹出 的 确认密码 对话框中再次输入密码 单击 确定 按钮 退出 确认密码 对话框 再单 11 击 确定 按钮 关闭 保护工作表 对话框 工作表保护密码应该记牢 可以记录在本讲义上 以防忘记 如果忘记了 保护密码 就无法取消对工作表的保护 并无法再对工作表进行修改 不过目 前网络上流传着很多破解 office 系列文件密码的黑客软件 实在记不起密码的 话 可以使用这些工具来破解 工作任务二 会计科目表的制作 会计科目是对会计要素的具体内容进一步分类的项目名称 设置会计科目 是会计核算工作中极为重要的一项工作 是填制会计凭证 设置账户 进行账 务处理的依据 也是编制会计报表的基础 会计科目必须根据企业会计准则和 国家统一会计制度的规定设置和使用 一般设有一级科目 即总账科目 二级 科目 即子科目 和明细科目 下面分别介绍总账科目表和明细科目表在 Excel 中的设置方法 项目活动一 建立总账科目表 总账科目 即一级科目 是指对会计内容进行总分类核算和监督 提供总括 指标的会计科目 为了便于宏观经济管理 一级科目由财政部统一规定 建立 总账科目表的具体方法和步骤如下 1 选择工作表 总账科目表 2 在单元格 B1 中输入 总账科目表 将其设置为自己喜欢的字体和字 号 3 选择单元格区域 B1 C1 单击 格式 工具栏的 合并及居中 12 按钮 单击 格式 工具栏上的 边框 按钮 选择 粗底框 线 4 选择单元格 B2 和 C2 分别输入 科目代号 和 科目名称 5 在单元格 D1 中输入 科目总数量 在单元格 E1 中输入公式 COUNTA B B 2 用来统计总账会计科目的个数 为什么要减去 2 COUNTA 函数的功能是计算单元格区域或教组中包含数据 即非空白单元格 的 单元格个数 6 从第 3 行开始 在 B C 两列分别顺序输入所有会计科目代号和会计 科目名称 本项目中总账科目表中的科目代号和科目名称采用的事 2006 年会 计准则征求意见稿中规定的科目代号和科目名称 与会计准则略有不同 实际 工作中 应该按照规定来设计 数据的录入方法有两种 一种方法是直接在对应的单元格中输入数据 另 一种方法是在 记录单 中录入数据 采用在 记录单 中录入数据方法便于 新建 删除及查找会计科目 具体的操作步骤为 首先选定 B2 C2 区域 再选 择菜单 数据 中 记录单 命令 打开 记录单 对话框 分别在 科目代 号 和 科目名称 文本中输入具体的科目代号和科目名称 每完成一个科目 后单击 新建 按钮 完成全部记录的添加后 单击 关闭 按钮 完成总账 科目表的输入 13 提示 参考财政部一级科目把需要的科目录入 7 将光标移至列标 B 和 C 中间 单击并拖动 将列 B 调整到合适的宽度 用同样方法将其他列也调整到合适的宽度 也可以双击列标右侧的分割线 达 到自动调整该列列宽的效果 8 单击 C 列的列标 选中 C 列 单击 格式 菜单中的 单元格 命令 打开 设置单元格格式 对话框 单击 数字 选项卡 在 分类 中选择 文本 单击确定按钮 关闭 设置单元格格式 对话框 9 在工作表的适当位置插入一个自选图形对象 在其内部添加汉字 返 14 回 也可直接插入美术字 设置图形对象的格式 为其建立一个超链接 指 向前面制作好的 页面 工作表 以后在总账科目表界面中点击这个按钮就可 以返回到 页面 工作表 项目活动二 修改总账科目表 企业会计科目的设置应保持相对稳定 但并非一成不变 需要根据社会经 济环境 会计准则与会计制度及本企业业务发展的需要 对会计科目进行修改 补充或删除 具体步骤如下 1 单击需要修改的会计科目所在的单元格 对科目代号或科目名称进行 修改 2 选中需要添加科目的行 单击菜单 插入 行 命令 在出现的 空行中输入相应的科目代号和科目名称 3 选中要删除的科目所在的单元格 单击菜单 编辑 删除 命令 在打开的 删除 对话框中选择有关的选项按钮 即 整行 按钮 单击 确 定 按钮 项目活动三 美化总账科目表 前面完成了总账科目表的基本操作 接下来可以对总账科目表进行填充颜 色 设置字体等操作 具体步骤如下 1 打开 总账科目表 选取整张工作表 2 单击 格式 工具栏上的 填充颜色 置按钮右侧的倒三角按钮 在 调色板上选择 淡蓝 单击后整张工作表都填满淡蓝色 3 选择 B1 单元格 单击 格式 工具栏 字体 颜色 左侧的倒三角按钮 在调色板上选择 紫罗兰 单击后总账科目表标题字体颜色变成紫色 4 选择 B1 单元格 单击 格式 工具栏的 加 粗 按钮 则标题的字体变粗 5 选择 B3 C3 单元格 按住 Ctrl 键 继续选取 B5 C5 单元格及 15 B7 C7 单元格 6 释放 Ctrl 键 此时前面选中的 6 个单元格同时被选定 7 单击 格式 工具栏上的 填充颜色 按钮右侧的倒三角按钮 在调 色板上选择 淡绿 单击后 表格中 行与行之间颜色分明 8 选择 B3 C8 单元格 单击 格式 工具栏上的 格式刷 安钮 9 按住鼠标左键拖动指针选取 B3 C8 单元格以下的所有单元格 释放 鼠标 整张总账科目表变成了一张行间色彩分明的工作表 便于录入数据 项目活动四 建立明细科目表 明细科目是指对总账科目所反映的经济内容进一步详细分类的会计科目 是对总账科目更为详细的补充说明 有些企业在总账科目和明细科目之间还设 置二级科目 其设置方法可以比照明细科目 在此不做赘述 明细科目是由企业依据国家统一规定的会计科目和要求 根据自身经营管 理的需要自行设置的 建立明细科目表的具体方法和步骤如下 1 鼠标点击左下角的标签栏 激活 明细科目表 2 单击 总账科目表 工作表 单击左上角全选整张表 单击鼠标右键 选择复制 3 返回 明细科目表 单击鼠标右键选择粘贴 4 在 B1 单元格 将标题改为 明细科目表 5 在单元格 D2 中输入 明细科目代号 在单元格 E2 中输人 明细科 目名称 并设置其格式 6 从第 3 行开始 在 D E 两列分别顺序输入所有总账科目所属的明细 科目代号和明细科目名称 7 按照 总账科目表 进行格式设计 这里不再赘述 8 最终设计出 明细科目表 明细科目根据企业经济业务需要最后添加 工作任务三 会计凭证表的制作 会计凭证表是将企业每日发生的或完成的经济业务 按时间的先后顺序逐 笔完整登记的工作表 在会计处理和管理系统中 会计凭证表是一个非常重要 的工作表 是形成会计凭证和各种账簿及报表的核心信息资料 即建立企业账 16 务处理的源数据库 下面介绍用 Excel 进行会计凭证表制作的具体方法和步骤 项目活动一 会计凭证表的结构设计 会计凭证表的结构主要包括日期 序号 凭证号码 摘要 科目代号 总 账科目 明细科目 方向 借方 贷方 制单人 审核人 附件等要素 具体 的操作步骤如下 1 打开 项目一 工作簿的 会计凭证表 工作表 2 选取 B1 P1 单元格 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 在 合并的单元格中输入 会计凭证表 标题 打开 单元格格式 对话框 单击 对齐 选项卡 将 文本对齐方式 的 水平对齐 和 垂直对齐 均设置 为 居中 单击 字体 选项卡 将字体设置为 楷体 将 字号 设置为 22 将 颜色 设置为 紫罗兰 将 下划线 设置为 会计用双下划线 单击 确定 按钮 关闭 单元格格式 对话框 3 选取 B2 P2 单元格 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 4 分别在 B3 到 P3 单元格中输入 年 月 日 序号 凭证号 码 摘要 科目代号 总账科目 明细科目 方向 借方 贷 方 制单人 审核人 附件 5 选取整个第三行 单击 格式 工具栏上的 居中 按钮 使单元格内容居中 6 调整各列的列宽到合适的宽度 7 选取 L 列和 M 列整列单元格并单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 命令 在对话框中打开 数字 选项卡 将 借方 和 贷方 设置为数值格式 8 选取 B C D E 四列 用上面的方法设置数据格式为文本 17 项目活动二 自动形成会计凭证编号的设置 会计凭证编号是会计人员在用会计凭证记录经济业务时 对每笔经济业务 进行的编号 以便查找和以后的核对 用 Excel 进行会计凭证表编制时 可以 利用 CONCATENATE 函数 以 年 月 日 当日顺序号 自动生成会计凭证的编号 具体操作步骤为 1 打开 项目一 工作簿的 会计凭证表 2 选取 B E 整列并单击右键 在弹出的快捷菜单中选掸 设置单元格 格式 命令 在弹出的对话框中打开 数字 选项卡 选择 文本 选项 单 击 确定 按钮 3 选取 F4 单元格 单击编辑栏左侧的 插入函数 按钮 执行 插入 函数 命令 在 或选择类别 中选择 文本 类别函数 在 选择函数 列 表框中选择 CONCATENATE 函数 单击 确定 按钮 18 4 在 CONCATENATE 函数的参数设置中分别输入参数 B4 C4 D4 E4 这样当我们在前面四个单元格中输入年 月 日和序号后 在凭证号码 这一列就会自动生成相应的值 单击 确定 按钮退出函数参数设置界面 5 选取 F4 单元格 填充柄向下拖动至最后一行 项目活动三 自动显示会计科目的设置 在输入经济业务时 为了节约时间 可以利用 VLOOKUP 函数 自动显示会 汁科目 现在以总账科目的自动显示为例说明这一问题 明细账科目可以参照 总账科目进行设置 具体的操作步骤如下 1 打开 项目一 工作簿中的 会计凭证表 工作表 2 选择 I4 单元格 单击编辑栏左侧的 插入函数 按钮 在 选择类 别 中选择 逻辑 类别函数 在 选择函数 中选择 IF 函数 单击 确定 按钮 3 在 IF 函数的 Logical test 参数位置输入 H4 在 IF 函数 的 Value if true 参数位置输入 将光标移至在 IF 函数 Value if false 参数位置处 19 4 4 双击 I4 单元格 如图所示 先输入英文逗号 再输入第三个参数 VLOOKUP 鼠标置于绿色括号中间 单击打开 插入函数 对话框 5 在 VLOOKUP 函数 Lookup value 参数为是输入 H4 6 单击 Table array 参数的空白处 跨表操作 选择 总账科目表 选择区域 B C 两列的第三行到最后一行 7 在 VLOOKUP 函数 Col index num 参数位置输入 2 在 Range lookup 位置输入 0 8 单击 确定 按钮 完成函数设置 I4 单元格完整的函数为 IF H4 VLOOKUP H4 总账科目表 B2 C116 2 0 函数的意义为 如 H4 为空值 I4 为空值 否则将根据 H4 输入的科目代号返回总账科目表对 应的科目名称 VLOOKUP 函数用于在表格的首列查找指定的值 并由此返回表格当前行中其他 列的值 9 选取 I4 单元格填充柄向下填充 整个 总账科目 列下的单元格均自动 套用公式 这样当在 科目代号 中输入代号数字时 总账科目 中会自动显 示出相应的内容 项目活动四 单元格输入信息提示的内容 为了在用户输入数据时能够提示其输入数据的类型 可以对有的单元格的 数据有效性进行设置 即设置有关的提示信息 具体操作步骤如下 20 1 选择 G 列 单击菜 单 数据 有效性 打 开 数据有效性 对话框 在 输入信息 选项卡的 输入信息 中输入 输入 摘要 单击 确定 按钮 关闭 数据有效性 对话框 当光标移动到 G 列的单元格 时 在单元格的右下方将出 现对应的提示信息 2 选择 H 列 按照前面方法设定输入信息 在 输入法模式 选项卡中 的 输入法模式 中选择 关闭 英文模式 目的是当光标移动到 H 列单元 格时 在单元格下方出现 输入科目代号 提示信息的同时 把输入法也自动 切换到英文状态 保证输入的文字为半角的英文 3 选择 L 列 设置 输入信息 为 输入借方金额 设置 输入法模 式 为 关闭 英文模式 4 选择 M 列 设置 输入信息 为 输入贷方金额 设置 输入法模 式 为 关闭 英文模式 5 选择 N 列 设置 输入信息 为 输入制单人 设置 输入法模式 为 打开 6 选择 O 列 设置 输入信息 为 输入审核人 设置 输入法模式 为 打开 7 选择 P 列 设置 输入信息 为 输入附件张数 设置 输入法模 式 为 关闭 英文模式 项目活动五 会计凭证表实例 会计凭证表的结构与需要设计的公式与函数完成后 应结合背景资料中企 业实务例子完成整个会计凭证表的输人 作为之后账表形成的基础性数据源 在会计凭证表中输人数据的操作 步骤如下 1 在 B C D E 列分别输入业务发生的年 月 日及序号 2 在 F 列自动形成会计凭证号码 3 在 G 列输入摘要 4 在 H 列输入总账科目代号 21 5 在 I 列自动显示总账科目名称 6 在 J 列输入明细科目或自动显示明细账科目名称 7 在 K 列输入记账方向 8 在 L 列和 M 列分别输入借 贷方金额 9 在 N 列和 O 列分别输入制单人和审核人名字 根据前面资料三的内容填制会计凭证表 提示 如果科目表没有需要的科目 请根据根据自己的职业判断手动增加 会计科目 最后再把新增的会计科目添加到科目表中 项目活动六 制作完成的会计凭证表的保护 由于工作表中有很多格式设置和计算公式 为防止破坏这些格式和计算公 式 提高工作效率 可以对工作表进行保护 具体步骤如下 1 单击工作表左上角的全选按钮 选取整个工作表 2 单击菜单 工具 保护 保护工作表 命令 打开 保护工 作表 对话框 在 取消工作表保护时使用密码 文字框中输入密码 请牢记 此密码 可以记在讲义上 在 允许此工作表的所有用户进行 列表中仅选取 选定未锁定的单元格 复选框 单击 确定 按钮 在弹出的 确认密码 对话框中再输入一遍密码 单击 确定 按钮 关闭 保护工作表 对话框 项目活动七 会计凭证表的备份 在期末 应当将该期的会计凭证表进行备份 以便保存 备份数据的具体 步骤如下 1 选择需要进行数据备份的单元格区域 2 按 Ctrl 十 C 组合键 22 3 打开一个新的工作簿 4 单击要复制数据的起始单元格 5 单击菜单 编辑 选择性粘贴 命令 打开 选择性粘贴 对 话框 选择 值和数字格式 选项按钮 6 单击 确定 按钮 则将数据和数字格式全部进行了复制 7 将新的工作簿以一个直观的名字命名 进行保存 便于以后的查考 工作任务四 记账凭证的制作 记账凭证是会计人员依据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表进行归类 和整理 并确定会计分录而编制的直接作为记账依据的一种凭证 在本项目的 工作任务三中制作的会计凭证表可以说就是记账凭证的汇总表 在本工作任务 中要进行的记账凭证制作是基于记账凭证打印的需求而设计的 记账凭证按照 用途及使用范围的不同 可以分为专用记账凭证和通用几张凭证 在此以通用 记账凭证为例进行介绍 项目活动一 记账凭证的结构设计 通用记账凭证是既可以反映收付款业务 又可以反映转账业务的记账凭证 其结构设计具体步骤如下 1 选取单元格区域 A1 AH17 进置填充颜色为茶色 2 选取单元格区域 B2 AG16 设 置填充颜色为白色单击菜单 格式 单元格 打开 单元格格式 对话框 单击 对齐 选项卡 在 文本控制 中 选择 缩小字体填充 复选框 以便当某 单元格内数据较长而无法显示时 自动缩 小字体 使数据能够全部显示出来 单击 确定 按钮 关闭 单元格格式 对话 框 3 选取单元格区域 I AD 列的列标 右键点击 在弹出菜单中单击列宽 设置列宽 1 25 23 4 选取单元格区域 C3 AFl6 单击菜单 格式 单元格 打开 单元格格式 对话框 单击 字体 选项卡 在 字号 列表中选择 12 在 颜色 配置框中选择 绿色 最后单击 确定 按钮 关闭 单元格格式 对话框 5 选取单元格区域 C4 AEl5 单击菜单 格式 单元格 打开 单元格格式 对话框 单击 边框 选项卡 先在 颜色 项目中选择 绿 色 再在 线条 的 样式 中选择 细实线 单击 外边框 再在 线条 的 样式 中选择 细点线 单击 内部 按钮 最后单击 确定 按钮 关 闭 单元格格式 对话框 选取单元格区域 I4 S15 单击菜单 格式 单元格 打开 单元格格式 对话框 单击 边框 选项卡 先在 颜色 项目中选择 绿色 再在 线条 的 样式 中选择 双点线 单击 左边 框 和 右边框 最后单击 确定 按钮 关闭 单元格格式 对话框 选取 单元格区域 T4 AD15 单击菜单 格式 单元格 打开 单元 格格式 对话框 单击 边框 选 项卡 先在 颜色 项目中选择 24 绿色 再在 线条 的 样式 中选择 双点线 单击 右边框 最后单 击 确定 接钮 关闭 单元格格式 对话框 6 在单元格 B2 中输人 记账凭证 选取单元格区域 B2 AF2 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 单击菜单 格式 单元格 打开 单元格格式 对话框 单击 字体 选项卡 在 字体 列表中选择 楷体 GB2312 在 字号 列表中选择 18 在 下划线 列表中选择 单下划线 在 颜色 配置框中选择 绿色 单击 确定 按钮 关闭 单元格格式 对 话框 7 选取单元格区域 G3 L3 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按 钮 在单元格 G3 中输入公式 today 单击 格式 菜单中的 单元格 命令 打开 单元格格式 对话框 单击 数字 选项卡 在 分类 列表中 选择 日期 在 类型 列表中选择 2001 年 3 月 14 日 单击 确定 按 钮 关闭 单元格格式 对话框 TODAY 函教说明 TODAY 函数显示计算机当前的日期 每天打开文件时 在 单元档 G3 中显示的是当天的日期 8 选取单元格区域 U3 Z3 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按 钮 在单元格 U3 中输入公式 记字第 选择单元格区域 AA3 AD3 单击 合 并及居中 按钮 在单元格 AE3 中输入 号 9 选取单元格区域 C4 D5 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按 钮 在单元格 C4 中输入 摘要 10 选取单元格区域 E4 H4 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 在单元格 E4 中输入 会计科目 11 选取单元格区域 E5 F5 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按 钮 在单元格 E5 中输人 总账科目 选取单元格区域 G5 H5 单击 合并及 25 居中 按钮 在单元格 G5 中输人 明细科目 12 选取单元格区域 I4 S4 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按 钮 在单元格 I4 中输入 借方金额 选取单元格区域 T4 AD4 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 在单元格 T4 巾输入 贷方金额 13 在 I5 S5 和 T5 ADS 中分别录入 亿 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分 14 选取单元格区域 AE4 AE5 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 在单元格 AE4 中输入 记账 可以单击菜单 插入 特 殊符号 数学符号 在 数学符号 中找到 单击 格式 菜单中的 单元格 命令 打开 单元格格式 对话框 单击 对齐 选项卡 在 文 本控制 中选择 自动换行 复选框设置 AE 列宽为 2 5 适当调整行高 15 选取单元格区域 C15 D15 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 在单元格 C15 中输入 合计 16 在单元格 C16 中输入 财务主管 在单元格 E16 中输入 记账 在单元格 G16 中输入 出纳 选取单元格区域 I16 N16 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 在单元格 I16 中输入 审核 选取单元格区 域 O16 T16 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 选取单元格区域 U16 X16 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 在单元格 U16 中输入 制单 选取单元格区域 Y16 AD16 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 17 在单元格 AF15 中输入 附 在单元格 AF16 中输入 单 在单元 格 AF17 中输入 据 在 AF19 中输入 张 18 选取 C6 D6 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 选取 26 C7 D7 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 以此类推 直到 14 行 选取 E6 F6 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 选取 E7 F7 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 以此类推 直到 15 行 选取 G6 H6 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 选取 G7 H7 单击 格式 工具栏的 合并及居中 按钮 以此类推 直到 15 行 19 选取 C6 AE14 E15 AE15 AF8 D16 F16 H16 O16 Y16 单元格 单击菜单 格式 单元格 打开 单元格格式 对话框 单击 字体 选 项卡 在 颜色