某某公司集团办公室职能管理方案

某某公司集团办公室职能管理方案 集团办公室作为公司重要的职能管理部门 承担着企业的行 政管理 人事管理 企业文化 后勤管理以及接待管理等各项内外 管理工作 2018 年 按照办公室管理职能定位的 监督 指导 服 务 三大定向 围绕 简化流程 提升效率 的总体思路 着力使 各项职能运作更加规范化 有效化 根据集团办公室现行工作 对办公室的主要职能深化方案如 下 一 简化各项制度 服务帮助各子公司运行管理 制度的目的是完善企业的管理机制 杜绝危害企业生存的漏 洞 防范隐患 企业制度经过长期的积累 已经较为全面 年度或 阶段性的修改都是结合企业管理体系进行了微调 因此 办公室作 为制度的制订和修改的主要承办部门应在年初组织完成对制度的修 订工作 以此作为总体依据进行各子公司制度执行的监督 指导工 作 同时 为了更好地服务于各子公司 结合当前制度繁多 操 作困难 效率不高的实际情况 拟用服务角度和效率角度出发 组 织对企业通用性及适用性的条款的归纳汇总 使得制度的主动约束 变为变动约束 员工识记困难 领导把关难度增大 以致执行落地 存在不足 针对上述情况 集团办公室将 2018 年制度修订的职能定位为 简化 即通过梳理形成一套通用性强的制度简化稿 供员工实操 中使用 着重于对管理过程中极易发生且频次较高的问题进行明确 而各单位有针对性地地对本单位生产经营中的具体行为建议制订规 范或规定 集团办将协助进行简化 在相应的范围内适用和执行 从而帮助各子公司在实操层面简化流程 提升效率 二 强化行政后勤管理 服务帮助各子公司成本管理 公司管理体系是维系公司正常稳定运营的前提 行政后勤管 理的有序化 优质化 是企业运营的有力保障 2018 年的行政管理职能的深化拟从几个方面落实 一是指导 各子公司根据企业需求或经营目标的要求 对不合时宜的组织 部 门 岗位进行诸如增设 删减 创建等调整 力求达到预期成本无 大幅增加的情况下 创造利益最大化的目标 二是指导各子公司加 强控制预算及日常行政费用支出 开源节流 压缩成本 提高效率 是实现潜在收益最行之有效 又迅速便捷的方法之一 2018 年行政 管理职能应当在预算的使用上强化严格的管控能力和平衡能力 最 大限度避免因预算不足和无法调剂而使既定工作计划搁浅 三是指 导各子公司做好后勤保障与资产管理工作 古人云兵马未动 粮草 先行 作为企业经营重要保障的后勤保障工作包罗万象 从办公环 境的维护到基础设施设备办公硬件及网络的维护 从办公用品及固 定资产的采买添加到物料出入库的管理以及车辆的管理和使用等等 都是后勤保障工作的具体内容 如在办公用品和固定资产的采购如 何指导和帮助各单位以合理的价格和质量进行采购 有助于费用支 出成本控制 符合预算限制 如 车辆的使用管理上如何合理调度 确保车辆利用率和工作效率最大化等等 都是深化后勤保障职能可 攻克的课题 三 加强人事指导 服务帮助各子公司构建人力资源工作体系 根据人力资源管理体系理论 企业人事管理工作可分为六大 模块 目前 集团的人事管理工作具有一定的基础 在相应的招聘 培训 绩效 薪酬 福利及员工关系管理中构建了相应的内容 各 子公司基本都是按照集团的模块化要求 在集团统一资源调剂下 进行相应的招聘 培训 绩效等相应的人事工作 当前 企业集团下属各子公司的行业特性并不相同 运用集 团统一的管控模式在具体的实操过程中 难免会有反馈速度不快 运作僵化等具体情况 2018 年人事管理工作职能管理深化点 在于 围绕各司的实际情况 协助各司搭建各自较为完善的人力资源管理 体系 侧重于人才机制及激励机制两个方面的构建 一是指导各子 公司因企业制宜地科学有效开展人力资源工作 重点深化其为企业 招贤纳士 减少人才流失 人才科学配备 补充新鲜血液 设计员 工职业规划等重要职责 提前做好人力资源战略规划 建立人才库 储备未来所需人才 如 在招聘方面 要进一步拓宽渠道 多元化 地为各类企业寻访适合的人才 二是强化激励机制 带活和推动企 业 没有激励机制的企业是没有活力的企业 缺乏活力的企业没有 生命力的 2018 年人事职能深化的重点可以落实在根据企业的特点 指导帮助各子公司制订实施不同的激励机制 通过物质激励与形象 激励的有机结合 激发出员工的积极性和创造性 使企业得到进一 步的发展 四 加强企业文化建设 服务帮助各子公司认识与倡导工作 不同的企业都有着形式各异的企业文化 企业文化是企业历 程中浓缩的精华 是企业的发展理念核心部分 也是企业的灵魂 企业文化体现在外在形象 做事风格 甚至产品风格上 企业文化 的建立之后 难点工作在于如何持续将企业的核心文化融入在具体 的工作 事务 风格中 针对当前存在的企业文化淡化和弱化的不 良态势 2018 年企业文化建设职能的重点落实在重塑和强调企业文 化 通过对企业文化形象化的内容的修改和编辑 通过组织深化企 业文化深化的系列活动 从而切实提升文化 提升广大员工对文化 的认同和归属感 使广大员工自觉向企业文化靠拢 自觉践行企业 文化 五 强化法务意识 强化预见意识做好危机防范 当前办公室法务工作职能停留于日常合同管理和企业法律事务 的办理 预见性和防范意识明显不足 对企业运营的帮助作用不很 明显 2018 年法务职能的深化 着重于对企业存在的重大隐患及可 能发生危机的预见 并从法律层面建立危机防范预警机制 并制订 突发事件的应急措施以便防患未然和迅速解决 六 弱化督查职能 强化各子公司督查工作职能 集团公司的工作督查由于地域及工作职责繁杂等多方面因素 限制 往往时效性不强 容易停于表面 2018 年集团督查督办职能 落实的重点应当是集团本部督查职能的弱化 强调重大事项的抽查 强调对子公司督查情况的检查 督查督办的主要职能应当强调于如 何指导帮助各子公司牢固树立督查督办意识 加强本单位重点重要 工作的督办 并对落实不力 督办不力的行为予以奖惩 加大对督 办工作的重视度 切实帮助各单位执行到位 提升效率 七 强化数据信息管理 做好信息采集及相关分析 办公室管理工作作为企业的整体运营体系的重要组成 对于 运营中反馈出的问题 要及时采集统计 且经过各项指标与计划指 标比对后 向决策层提供各项数据分析 并逐项加以说明 提供相 关意见 对决策层及时调整运营思路 重新修正计划方向等具有重 要意义 2018 年 办公室工作此项工作职能应当作为突破的重点方 向 集中时间和精力形成较为有效的实际成果 从而形成信息收集 分析的长效机制 切实起到办公室参谋 助手的重要作用 八 强化接待管理 做好内外部协调衔接工作 从企业管理来说 内外协调 通过部门之间 部门与子公司 间以及企业与外界单位的关系是办公室的重要职能之一 2018 年 办公室将此职能深化将重点强调接待管理 来做好内外部协调衔接 工作 一是在内部人员及事项的接待管理上 办公室将建立部门信息通畅 联络机制 定期开办内部问题协调接待信箱及接待日活动 通畅各 部门的信息反馈 对权限范围内的部门衔接问题办公室予以及时处 理 并将部门之间的主要问题通过分析呈报公司董事长 总裁 并 提供解决方案积极寻求解决途径 二是加强来访接待 积极维护外 部相关单位的良好关系 2018 年 将对行政管理中的外部来访接待 工作进行流程化管理 针对不同形式和不同的单位来访建立接待标 准和流程 接待工作依据相关规定和来访重要程度进行接待 三是 代表企业参加 参与外部各类组织 机构活动 会议 学习时等各 类外事活动中 要切实起到企业发展重要窗口的作用