Outlook日程安排指南

1 如何安排好如何安排好每每天的工作天的工作 约约会会 就是我们在 日历 中安排的一项活动 工作和生活中的每一件事都可 以看作是一个约会 在 Outlook 中打开 日历 视图 单击鼠标右键执行 新建约会 命令 或者直 接单击工具栏上的 新建 按钮 即可创建一个 约会 事件 在 约会 对话框中输入约会事件的主题 地点和时间等信息 当所有的资料都 已输入完毕后 单击工具栏上的 保存并关闭 按钮 新的约会事件就建立好了 如果你想在约会事件发生前得到 Outlook 的提醒 可以在对话框中选中 提 醒 复选框 并能设定多久前发出提醒声音和信息 针对周期性发生的约会事件 我们可以使用 Outlook 中的 定期约会 功能 建立一个周期性重复的约会 单击工具栏上的 重复周期 按钮 在 约会周期 对 话框里 可以自定义定期模式 你需要确认约会事件发生的时间 并设定约会事件 定期循环的起止日期 2 创创建和建和发发送会送会议议邀邀请请 Outlook 日历 中的一个重要功能就是创建 会议要求 我们不仅可以定义会 议的时间和相关信息 还能邀请相关同事参加此会议 在 Outlook 中打开 日历 视图 单击鼠标右键执行 新会议要求 命令 或者 单击工具栏上的 新建 按钮 选择 会议要求 这一项 即可创建一个 会议 创建会议要求的一个重要环节是确定参会者 我们可以点击 收件人 按钮 从 Outlook 联系人 中选择多个参会者和相关资源 也可以直接写参会者的电子 邮件地址 多人之间仍用分号分隔开 另外 如果你公司的后台有 Office SharePoint 作为协作平台 还可以点击 会议工作区 按钮 创建一个用于会议团 队协作的会议工作区 我们在安排会议的时候 经常很难确认各位参会者是否都有时间参加会议 打 开 会议 对话框中的 计划 标签 里面会以图形的形式为你展现每一位参会者的 时间安排 要注意的是 实现此功能的前提是每一位员工需要将自己的工作日历共享出 来 才能供项目组成员随时查看 最后 我们点击工具栏上的 发送 按钮 这封会议邀请就会以 Email 的形式 发送到每一位参会者的邮箱中了 3 接受会接受会议议邀邀请请 在收到会议邀请的邮件以后 单击界面上方的 接受 按钮即可接受此会议 另外 我们还可以根据实际情况选择 暂定 或 谢绝 向会议组织者说明原因并 回复 甚至还能建议新的会议时间 无论接受 暂定或拒绝会议邀请 我们都可以选择将响应发送给会议组织者 如下图 所示 会议组织者会收到系统自动发送的邮件 将说明我已经接受了邀请 参 加此会议 一旦我们接受了会议邀请 邀请邮件就会自动删除 并且在 Outlook 日历 中 可以看到此会议的条目已经自动添加进去了 4 如何如何标识标识重要日程 重要日程 方法一 方法一 用用颜颜色区分色区分约约会或会会或会议议的的类别类别及重要程度及重要程度 在 日历 视图中右击约会或会议的条目 在 标签 子菜单中可以选择某一类颜色 在 Outlook 中 不同的标签颜色可以代表不同类型的内容 你可以把它理解 为是一种针对内容的虚拟分类方式 Outlook 中一共有 10 种不同的颜色类别 你 可以在刚才用到的 菜单中执行 编辑标签 命令 按照你的意愿 对不同的类型进行重命名 方法二 方法二 自自动为动为特定的会特定的会议议添加添加颜颜色色标签标签 Outlook 允许我们设定规则 为满足条件的约会或会议自动套用相应的颜色 和格式 首先需要在 日历 视图中单击鼠标右键 选择 自动设置格式 命令 在 自动设置格式 对话框中单击 添加 按钮 键入名称 然后单击 条件 按钮 指定套用指定标签颜色的条件 5 我想使用不同我想使用不同时时区的区的时间时间 外企的同事常常需要协调和安排世界多地的工作和会议 由于可能会处于不 同的时区 真是很麻烦 Outlook 支持附加时区的添加 我们可以在保持当前主 时区不变的前提下 使用不同时区的世界 执行 工具 菜单中的 选项 命令 单击 日历选项 按钮 打开 日历选项 对 话框 单击右下角的 时区 按钮 打开 时区 对话框 在 当前时区 选项区域中的 标签 文本框中可输入 北京 在 时区 下拉列表 框中选择相应的选项内容 选中 显示附加时区 复选框 并在该选项区域中分别设 定需要的