办公资产管理办法.

1 办公资产管理办法办公资产管理办法 二二 一一年一一年 月月 2 目目 录录 一 总则 2 二 办公资产种类 3 三 管理职责 4 四 固定资产管理流程 5 五 低值易耗品管理流程 13 六 注意事项 15 七 附则 15 3 一 总则一 总则 一 为了加强公司非生产用 办公用固定资产和低值易耗品 以下简称 固定资产 低值易耗品 统称 办公资产 的管理 保证公司办公 资产的安全和完整 提高办公资产使用效率 维护正常的经营管理秩序 特制 定本办法 二 本办法适用于公司范围内办公资产的管理 三 办公资产管理是指对资产的申购 审批 采购 验收 登记 领用 转移 维护 报废等全部过程的管理 二 二 办公办公资产资产种类种类 一 固定资产 1 指公司所有或所管理的 满足公司经营管理需要 使用期限超过一年 单位价值在 2000 元及以上 在使用中能保持原来实物形态的资产 2 根据固定资产性质 共分为三类 1 办公家具类 内部编号为 BN GDZC BGJJ 001 BN GDZC BGJJ 002 以此类推 2 电子设备类 包括台式电脑 备用笔记本电脑 打印机 传真机等 内部编号为 BN GDZC DZSB 001 BN GDZC DZSB 002 以此类推 3 运输设备类 包括所有权归属公司的汽车 轮船等运输工具 内部编 号为 BN GDZC YSSB 001 BN GDZC YSSB 002 以此类推 二 低值易耗品 指公司所有的 单位价值在饮水机 电话机 办公文具 打印纸 墨盒 U 盘等 凡价值在 2000 元以下 使用年限在一年以下不作为固定资产核算的物 品 4 三 管理职责三 管理职责 一 行政与人力资源部是办公资产的实物管理部门 其主要职责为 1 审核和编制固定资产和低值易耗品的增减计划 负责办理固定资产和低 值易耗品的增减变动手续 包括固定资产的报批 购置 报废 丢失赔偿 低 值易耗品的申购 发放和保管 2 建立固定资产和低值易耗品档案并定期进行清查盘点 3 负责固定资产的维护维修 二 行政与人力资源部行政管理岗办公资产负责人 以下简称 办公资 产负责人 为公司固定资产和低值易耗品的专门负责人 其主要职责为 1 负责购入的固定资产的使用 保管及日常保养工作 规范合理地使用和 指导他人使用固定资产 2 若发现损失或丢失 应及时如实地向行政与人力资源部总经理反映情况 并负责维修 赔偿工作 3 负责核查低值易耗品并提出购置计划 4 每年底组织固定资产清查盘点 负责固定资产的报废 丢失赔偿的审查 三 财务部是固定资产的价值管理部门 其主要职责为 1 正确计算固定资产入账价值 建立和完善固定资产台账 2 负责固定资产核算 按规定计提折旧 3 配合行政与人力资源部做好固定资产清查盘点 参与固定资产的报废 丢失赔偿的审查 四 固定资产使用 领用 部门 其主要职责为 5 1 根据部门需要 履行领用本部门专用的固定资产的手续 2 负责指定专人保管 维护部门专用的固定资产 3 配合办公资产负责人办理日常维护 资产转移 清查盘点 维修等手续 四四 固定资产固定资产管理管理流程流程 一 申购 审批 1 预算内的 日常的 非高价的固定资产 如办公家具 打印机 电脑等 的购置 由需求部门填写 固定资产购置申请表 附件 1 报需求部门总 经理 行政与人力资源部总经理和总裁签批 2 预算内的 用于特殊用途的 价值高昂的固定资产 如音频会议系统电 话机 运输设备类 的购置 由需求部门自行询价 比价 并起草内部签报 将比价结果附在签报内 签报须报部门总经理核稿 行政与人力资源部总经理 会签 复核价格的合理性 最终报总裁签批 3 预算外的所有固定资产的购置 由需求部门向行政与人力资源部提出申 请 行政与人力资源部负责以董事会签报的形式 报总裁签发后 上报董事长 签批 二 采购 1 获批后 采购经办人员负责对拟采购的固定资产的质量和价格把关 坚 持货比多家 经济适用的原则 2 原则上 所有固定资产的采购由行政与人力资源部统一办理 以下情况 除外 1 员工自带或自购笔记本电脑 具体要求参照 员工笔记本电脑管理细 则 6 2 申请人在外地时 因故需要在当地购置固定资产 须在 固定资产购 置申请表 或签报内注明外地购置原因 获批后 申请人方可在异地比价后采 购 三 验收 入库 1 收到新购入的固定资产时 办公资产负责人应立即进行开箱检查并试运 行 如新购入的固定资产为运输设备 须由办公资产负责人和驾驶员或使用人 共同检查并试运行 2 验收正常后 办公资产负责人负责核对该固定资产的采购合同或订单 核对无误后填写 固定资产入库单 附件 2 详细列明该固定资产的名称 数量 规格型号 出厂编码 出厂日期 制造单位 购买日期 购买价格 保 修期限 保修单位 内部编号等信息 并交由供应商代理人 送货人 签字确 认 如验收发现问题 应当场要求或马上联系供应商进行换 退货 3 办公资产负责人将填写完毕的 固定资产入库单 交由行政与人力资源 部总经理 需求 使用 领用 部门 如有 签字确认 4 根据经相关人员签字确认的 固定资产入库单 办公资产负责人将新 购入的固定资产登记入 固定资产统计表 附件 3 中 入库手续履行完毕 5 电子设备中的笔记本电脑和台式电脑除履行以上验收 入库手续外 办 公资产负责人还须参照 员工笔记本电脑管理细则 试行 中相关规定将笔 记本电脑和台式电脑的相关信息登记入 办公电脑管理登记表 中 6 办公资产负责人保存 固定资产入库单 的原件 并将电子版连同 固 定资产统计表 的电子版发送给财务部 配合财务部更新 固定资产台帐 附件 4 四 领用 7 1 固定资产中 部分电子设备类须办理领用手续 如个人使用的台式电脑 部门或个人专用的打印机 复印机 碎纸机等 部门专用的电子设备类的固定 资产 由各部门的行政管理岗或综合管理岗作为领用人 2 办公资产负责人根据部门或个人需要 填写 固定资产领用单 附件 5 交由领用人签字后 报领用人部门总经理和行政与人力资源部总经理审批 后 办公资产负责人负责为领用人发放和安装领用的固定资产 3 办公资产负责人负责保存 固定资产领用单 原件和更新 固定资产统 计表 中相关内容 同时配合财务部更新 固定资产台帐 五 转移 1 内部调拨 1 固定资产原使用 领用 部门 即调出部门 根据实际工作需要 与 现需求部门 即调入部门 协商一致后 由调出部门填写 固定资产内部调拨 单 附件 6 并报调出部门 调入部门 行政与人力资源部及财务部总经 理审核后 交由办公资产负责人办理调拨手续 2 办公资产负责人负责保存 固定资产内部调拨单 的原件和更新 固 定资产统计表 中相关内容 同时配合财务部更新 固定资产台帐 2 出租 1 固定资产出租方式分为经营租赁和融资租赁 行政与人力资源部的处 理方式相同 财务部则将两种出租方式分别依据相关会计政策进行账务处理 2 由行政与人力资源部就出租事项起草内部签报 并将承租方的有关资 料 相应的分析报告及租赁合同或协议作为签报附件 3 签报履行以下流程 报行政与人力资源部总经理核稿 8 报财务部总经理和财务总监会签 对出租事项进行审核评估 对待租固 定资产的价值进行分析 并提出相关意见 报总裁签批 4 行政与人力资源部作为出租固定资产的管理部门 负责代办公司同承 租方商谈相关合同或协议 对固定资产的出租期限以及出租期间的保养 完整 损毁等事项作出详细规定 5 办公资产负责人负责保存出租固定资产的相关资料和更新 固定资产 统计表 中相关内容 同时配合财务部更新 固定资产台帐 3 外借 1 固定资产借给公司以外的单位或人 须由行政与人力资源部起草内部 签报 签报正文内须说明相关情况 包括拟外借固定资产是基本信息 借用单 位 人承诺支付的押金和损坏赔偿等 2 签报履行以下流程 报行政与人力资源部总经理核稿 报财务部总经理和财务总监会签 报总裁签批 3 外借事项经过核准后 由行政与人力资源部会同财务部拟定方案 与 借用单位 人签订固定资产借用协议 详细列明固定资产的型号 规格 数量 用途 借用期限 押金及支付方式 损坏赔偿等事项 4 办公资产负责人负责保存外借固定资产的相关资料和更新 固定资产 统计表 中相关内容 同时配合财务部更新 固定资产台帐 六 维护 1 日常维护 9 1 办公资产负责人应当定期或不定期检查固定资产的使用情况 负责日 常维护 保养 及时消除风险 还需公司全体员工配合的具体日常维护内容有 公司员工均有义务妥善使用固定资产 注意防尘清洁和在不使用的情况 下及时关闭电源等 未经许可 所有人不得擅自修改固定资产的系统配置 不得安装和使用 来历不明的软件 不得使用 传播 编制 复制病毒等 为确保公司文件不外泄 公司员工应设置进入电脑的开机和屏保密码 设置进入电脑重要文件 数据的密码 口令或权限 对重要文件还应注意数据 备份 为了确保打印机 传真机 验钞机等类型的固定资产正常使用 若提示缺 纸时 公司员工应及时添加打印纸 提示缺碳粉时 应及时告知办公资产负责 人 联系供应商添加碳粉 当出现其他故障无法解决时 应及时告知办公资产 负责人 并由相关责任人履行固定资产报修程序 对于超出办公资产负责人维护范围的 应委托相关外部单位进行定期或不 定期的维护工作 如电脑在使用过程中 出现技术问题无法解决的 办公资产 负责人负责联系计算机外委维护单位维护解决 2 固定资产投保 行政与人力资源部总经理应当根据固定资产性质和特点 确定需要投保 的固定资产投保范围和政策 投保范围和政策应足以应对固定资产因各种原因 发生损失的风险 办公资产负责人对应投保的固定资产项目按规定程序进行询价比价 起 草内部签报 并将可选择的保险公司的有关资料 报价服务等综合分析结果 保险合同或协议作为签报附件 10 签报先报行政与人力资源部总经理核稿 由财务部总经理和财务总监会 签 最后报总裁签批 签报获批后 办公资产负责人办理投保手续 保存相关保险资料和更新 固定资产统计表 中相关内容 3 已投保的固定资产发生如发生损失 办公资产负责人应当及时办理相 关索赔手续 2 清查盘点 1 公司行政与人力资源部于负责每年 12 月 25 日左右组织固定资产清查 盘点工作 会同财务部专人对公司范围内所有固定资产的明细及标签进行盘查 保证账实相符 2 清查盘点情况如实登入 固定资产盘点表 附件 7 3 如盘点期间发现某项固定资产有数量差异 在差异数字前加入 或 的符号 来体现盘盈和盘亏 查实原因后 在 备注 中简要说明 如 数量无异 用数字 0 表示 4 如盘点期间发现某些固定资产有损毁情况 查实原因后 须在 备注 中简要说明原因 5 盘点结束后 由办公资产负责人起草专题报告 对盘盈 盘亏或损毁 的情况要着重说明 办公资产负责人须将专题报告附在 固定资产盘点表 之 后 交由一同进行清查盘点工作的财务部专人签字确认后 报行政与人力资源 部总经理和财务总监复核后存档 6 办公资产负责人负责清查盘点的相关资料和更新 固定资产统计表 中相关内容 同时配合财务部更新 固定资产台帐 3 报修程序 11 各使用 领用 部门 人负责固定资产的管理 保养 维护及保管工作 要 文明 节约使用 严禁出现恶意破坏现象 若固定资产出现故障 各使用 领 用 部门 人应及时填写 资产维修申请单 报使用 领用 部门总经理 行政 与人力资源部总经理 财务部总经理签批后 由办公资产负责人按规定程序通 知保修单位或外委修理单位上门维修 七 报废和处置程序 1 固定资产的使用年限已到 且设备没有继续使用的价值 可以履行报废 程序 资产报废程序须符合国家有关规定和报废条件 尽量提供固定资产的利 用率和完好率 2 办公资产负责人在年终清查盘点时 如发现有符合报废条件的固定资产 填报 固定资产处置申请单 附件 9 说明处置原因及处置方式 报行政 与人力资源部总经理和财务部总经理审核资产报废是否符合有关制度 规定 手续是否齐全 内容是否真实并签字确认后 报总裁签批 3 办公资产负责人凭 固定资产处置申请单 对固定资产进行相应的处置 保存资产处置的相关资料和更新 固定资产统计表 中相关内容 财务部则进 行相应的账务处理和更新 固定资产台帐 4 因特殊原因 固定资产需要在报废之前进行处置的 视同固定资产报废 并履行相同的处置程序 五五 低值易耗品管理 低值易耗品管理流程流程 一 原则上 包括办公用品 卫生用品 小型办公家具 小型电子设备 工具 电脑配件 上网卡 移动硬盘 U 盘等价值在 2000 元以下的低值易耗品 均由行政与人力资源部统一办理申购和采购 二 申购 审批 1 预算内的低值易耗品申购 审批 12 每月 25 日左右 办公资产负责人根据实际日常用低值易耗品 如办公用 品 卫生用品 电子设备耗材等 的使用情况和库存状况 填写 低值易耗品 申购单 附件 10 经行政与人力资源部总经理签批后集中购置 各部门如因工作需要在日常需求之外的范围领用低值易耗品 如移动硬 盘 录音笔 U 盘 电脑配件等 须于每月的 20 日左右自行填写 低值易耗 品申购单 说明需采购的原因 经部门总经理和行政与人力资源部总经理签字 同意后 交由办公资产负责人实施采购任务 如因会务而发生的大批量的低值 易耗品采购 需求部门除填写 低值易耗品申购单 之外 还需附上相关的审 批文件 具体参照 会议管理规定 中的相关规定执行 有单价高于 1000 元的低值易耗品的购置需求均须填写 固定资产购置申 请单 经需求部门总经理 行政与人力资源部总经理和总裁签批后 方可购置 并办理入 出库手续 2 预算外的所有的低值易耗品购置 由需求部门向行政与人力资源部提 出申请 行政与人力资源部负责以董事会签报的形式 报总裁签发后 上报董 事长签批 董事会签报获批后 由行政与人力资源部统一购置 并办理入 出 库手续 二 采购 低值易耗品的采购由办公资产负责人通过询价 谈判等方法确定供应商 须从严把关 做到采购的透明化 对采购量较大 单位价值较高的产品 根据 供应商的报价确定 2 3 家供应商 根据报价 售后服务质量 最终确定 1 2 家 供应商作为长期合作的对象 三 入库 保管 领用 1 各类低值易耗品均须办理入库登记和领用登记工作 2 入库时 由办公资产负责人按照种类分门别类登记在 低值易耗品管 13 理登记表 附件 11 并在指定保管点妥善储存 3 新员工入职时 办公资产负责人根据员工办公用品配置标准代为领用 和发放相关低值易耗品 此后 如某件办公用品消耗完毕 需要重新领用时 员工应根据配置标准 按实际使用需要领用 如超出正常范围和领用频率 办 公资产负责人可拒绝发放 配置标准如下 名称 黑色签 字笔 红色签 字笔 铅笔订书机订书针橡皮擦美工刀剪刀胶水透明胶双面胶 单位支支支个盒个把把瓶卷卷 数量 21111111111 名称软面抄计算器名片册座机回形针笔筒纸篓资料架文件夹长尾夹便利贴 单位本个本个盒个个个个盒本 数量 11111111211 4 公司员工申请领用低值易耗品时 须到办公资产负责人处填写 低值 易耗品管理登记表 注明种类及数量 部门的非员工个人用低值易耗品 如部 门移动硬盘 录音笔 U 盘等 由部门总经理负责领用 并填写 低值易耗品 管理登记表 5 办公资产负责人须认真配合领用人填写 低值易耗品管理登记表 并严格控制办公用品费用的支出 6 行政与人力资源部总经理负责每季度进行一次低值易耗品核查 内容 包括库存与登记表是否相符 办公用品的购买价格是否合理 发放是否符合规 定等 六 注意事项六 注意事项 一 公司员工对办公资产均有爱惜 维护及监管的义务 要文明 节约 地使用 严禁出现恶意破坏现象 二 当公司员工的工作场所和岗位发生变动或调离公司 辞职 辞退时 应将个人领用的办公资产全部移交公司 由办公资产负责人负责监督和办理移 14 交手续 并更新相应的登记表格 三 因使用不当造成办公资产损坏 丢失的 造成的经济损失由当事人 负责 人为故意损坏的 一经查实 照价赔偿 因保管和看管不善造成公用办 公资产损坏 丢失的 由办公资产负责人全权负责 七七 附则 附则 一 本办法由行政与人力资源部负责解释 二 各项目公司 各指挥部可参照本办法 结合本单位实际情况 制定 本单位的固定资产及低值易耗品的管理办法 三 本办法自2011年8月24日起实施 附件 1 固定资产购置申请单 附件2 固定资产入库单 附件3 固定资产登记表 附件4 固定资产台账 附件5 固定资产领用单 附件6 固定资产内部调拨单 附件7 固定资产清查盘点单 附件8 固定资产维修申请单 附件9 固定资产处置申请单 附件10 低值易耗品申购单 附件11 低值易耗品管理登记表 15 附件附件 1 固定资产购置申请单固定资产购置申请单 申请部门申请人 拟购置资产名称数 量 拟购置资产品牌市场价范围 申请日期需要使用日期 功能 用途办公用 部门总经理 行政与人力资源 部总经理 总裁意见 16 办理结果 办公资产负责人 年 月 日 17 附件附件 2 2 固定资产入库单固定资产入库单 单号 固定资产名称型号规格 数量单位 台 件 套 单价内部编号 出厂日期出厂编码 入库时间保修期限 供应商联系人联系电话 制造单位联系人联系电话 保修单位联系人联系电话 购货合同编号发票号发票日期 办公资产负责人 供应商代理人 注 本单一式两联 第一联由行政与人力资源部保存 第二联交经办人办理付款并作为财务计帐联 固定资产入库单固定资产入库单 单号 固定资产名称型号规格 数量单位 台 件 套 单价内部编号 出厂日期出厂编码 入库时间保修期限 供应商联系人联系电话 制造单位联系人联系电话 保修单位联系人联系电话 购货合同编号发票号发票日期 办公资产负责人 供应商代理人 18 注 本单一式两联 第一联由行政与人力资源部保存 第二联交经办人办理付款并作为财务计帐联 附件附件 5 固定资产领用单固定资产领用单 部 门领用人 保管人姓名 岗位 职务入职时间 领用资产类型电子设备类资产名称 资产出厂编码资产内部编号 资产购买价格资产账面价值 领用日期预计归还日期 使用方式 部门公用 个人使用 本人承诺 该公司固定资产暂由本人领用 使用和保管 公司有权随时回收 如有损坏与遗失 本人愿意照该资产账面价值赔偿 承诺人 领用人 保管人 部门审核意见 行政与人力资 源部意见 办公资产管理 人办理结果 19 附件附件 6 固定资产内部