采购付款管理办法.doc

.采购付款管理办法第一条： 为维护公司资金与资产安全，提高采购的计划性与效率，规范采购与付款流程，根据公司实际情况，特制定本办法。第二条： 本办法适用于公司所有办公用品，生产、研发和劳动保障等所需原材料、仪器设备的采购及款项支付，其余采购参考本办法执行。第三条： 公司所有部门所需物资采购原则上均由各部门提出申请，由指定采购人员统一购买，其他人员一般不得自行采购。第四条： 公司日常办公用品采购由行政部提出申请，并填写物资采购申请单，经保管人员核实无库存并签字确认，采购预算金额3000元以下的，由主管领导审批同意后，即可进入采购流程；采购预算金额3000元以上的，由总经理审批同意后，即可进入采购流程。第五条： 公司所有生产、研发等所需原材料、仪器设备、耗材等采购由技术部提出申请，并填写物资采购申请单，经保管人员核实无库存并签字确认，采购预算金额3000元以下的，由主管领导审批同意后，即可进入采购流程；采购预算金额3000元以上的，由总经理审批同意后，即可进入采购流程。第六条： 部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份物品报损审批表给行政部及财务部门登记，财务部门审核确认使用年限（超出修理范围），由总经理审批。经审批后，将一份物品报损审批表和物资采购申请单一并送交采购人员。第七条： 公司采购人员依据物资采购申请单标明的规格、型号、数量等进行相关物资采购，采购时综合考虑性价比，维护公司利益。通常情况下，都应签订采购合同。第八条： 物资采购过程中需预付货款时，采购人员应填写付款申请单，并附上物资采购申请单、采购合同/订单/协议复印件，由主管领导、财务人员、总经理审核后，交出纳人员支付。货到需立即付款时，视同预付货款。第九条： 货到入库后，结算货款时，采购人员应填写付款申请单，并附采购合同/订单/协议复印件、采购物品发票、供货商送货单、公司入库单，10000元以上采购另需附质量检验报告，由主管领导、财务人员、总经理审核后，交出纳人员支付。第十条： 物资采购完成后，采购人员应及时将所采购物品建档入库，各部门使用时向仓库保管员提出申请，并填写物资领用单，由保管员建立物品出库单。第十一条： 财务于每月初向采购人员提供供应商往来余额一览表，采购部门应于1-2个工作日内完成核对，并反馈给财务。第十二条： 采购部门应通知供货商向公司出具二份盖有公章或者财务专用章的款项往来对账函，经财务核对无误后，加盖财务专用章，一份由采购部门交付供应商，一份交由财务存档。第十三条： 供应商未完成向公司提供采购发票的，由公司财务出具发票往来对账函，加盖公司财务专用章后，由采购部门交付供应商并索回盖有供应商财务专用章的发票往来对账函，并交公司财务作为年度决算及对账档案备存。第十四条： 公司对供应商应提供的发票实行台帐式管理，财务、采购部门必须分别建立发票往来挂账登记簿，对所有预付款逐笔进行详细登记（包括付款日期、单位、内容、金额、经手人、约定提供发票日期），待对方提供发票后，财务与采购部门及时在发票往来挂账登记簿中勾销。财务、采购部门每月初就发票开具情况进行核对，由采购人员负责督促供应商及早开具发票。第十五条： 采购人员为向供应商索回发票的责任人。如采购人员未及时索回发票而导致发票不能索回的，由采购人员负责到税务代开发票或自己联系开票，所需税金由采购人员自行支付。因为发票未能索回造成公司损失的，应按公司相关制度进行赔偿。第十六条： 如采购付款时供应商约定开发票而最终不能开票的，采购必须要求供应商负责到税务代开票第十七条： 如因客观原因，供应商不能提供发票的，采购人员应在采购付款时提前备注说明，在签订采购合同/订单/协议时，注