公文写作常见错误16种

精品文档 1 欢迎下载 公文写作常见错误公文写作常见错误 1616 种种 一 行文中的常见错误 1 滥发文件 主要表现 1 所发公文属可发可不发之列 2 所 发公文只是照抄照转上级的公文 翻印即可 不必转发 3 所发公文内 容空洞 无具体措施 不解决问题 4 行文所涉及的问题可用口头请示 汇报或开会等形式解决 5 行文所涉及的内容已在报上全文公布过 6 在部门之间意见分歧 未经协商取得一致时就行文 2 行文关系混乱 主要表现 1 应该党政分开行文的未分开行文 2 应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文 3 该职能部门行 文的 升格 为领导机关行文 4 该领导机关行文的 降格 为职能部 门行文 二 文种使用中的常见错误 1 自制文种 在正式文种之外 随心所欲 生造公文文种并俨然以正 式公文行文 常见的有 请示报告 工作思路 情况 汇报 申 请 郑重声明 等 2 误用文种 把属于机关其他应用文 特别是事务文书中的文种 误 作为正式公文文种使用的情况 常见的有 把计划类文种 要点 打算 安排 设想 等作为公文文种直接使用 如 市委 年工作 要点 把属于总结类的文种 小结 总结 以及把属于规章制度类的文 种 办法 规程 须知 实施细则 等作为正式文种直接使用 但是 如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布 则是规范用法 如 市人民政府关于印发市政府 1997 年工作要点的通知 3 混用文种 不按文种的功能和适用范围去选用文种 而造成临近文 种相互混用 导致行文关系不清 行文目的不明 行文性质混淆 常见的有 公告 与 通知 决议 与 决定 请示 与 报告 请示 与 函 混用 主要表现为将通告误用为通知 将通知误用为通告 将请示误 用为报告 将报告误用为请示 将 请示 报告 合用为 请示报告 精品文档 2 欢迎下载 请示 和 报告 本身是两个文种 将决定误用为决议 将决议误用为决 定 将函误用为请示或报告 将复函误用为批复 4 越权使用文种 超出本机关的权限行文 如随意制定 条例 实际 上 条例 只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作 活动和党员行为 的规章制度 按照国务院办公厅发布的 行政规范制定程序暂行条例 的规 定 在行政机关公文中 条例 只能应用于特定国家机关制定的法规中 即全国人大常委会制定的法规 国务院制定的行政法规 地方人大及其常委 会制定或通过 批准 的地方性法规 如 中华人民共和国城市道路管理 条例 基层单位制定有关规章制度时可用 规定 或者用 细则 办法 等应用文种 并用转发或印发通知的形式发布 5 降格使用文种 应该用命令 指示发布的公文而用通知发布 如一 些省 自治区 直辖市人民政府发布重要行政规章 不是用令发布而用通知 发布 这种降格使用 必然影响行文的权威和效力 三 版头使用中的常见错误 1 版头混用 将下行文版头用于上行文 使用 文件 式样的版 头用于向上级报告 请示工作 任免干部或批复等 使用不带 文件 字样 的版头用于发布党的方针 政策 重要工作部署或批转下级的重要报告 请 示 2 使用非标准版头 使用设计或印刷不标准的版头 常见的是 格式 不对 尺寸不标准 非红色印刷 发文机关字体不庄重等 3 使用没有版头的白纸印发文件 四 发文字号中的常见错误 1 年号不全 如 将 1997 省略为 97 2 括弧不对 国家机关公文格式 规定发文年度用方括弧 括 入 错用成圆括弧 六角括弧 方头括弧 3 位置不当 将发文年度位置提前到了机关代字前面 如 将 校字 1997 第 号错为 1997 校字第 号 4 序号累赘 发文顺序号中多加了 0 变成 0 精品文档 3 欢迎下载 5 一文多字号 联合发文时并用了几个单位的发文字号 6 一字号多文 用同一发文字号制作两份不同的文件 7 跳号 没有按自然数的顺序依次排列 中间出现跳号现象 8 字第搭配不当 正确的是 字 在年号之前 第 在年号之后 前 面用 字 后面用 第 前面无 字 后面就不应有 第 常见的错误 是 有 字 无 第 或有 第 无 字 但 字 第 均省去是正确 用法 如 委 1997 号 9 滥用 发 字 只有重要文件才采用 发 字样 10 自制发文字号 未按规定要求编制发文字号 五 签发人标注中的常见错误 1 上行文未标注签发人姓名 2 下行文也标注了签发人姓名 3 标注不规范签发人标注位置远离发文字号 正确的是它们之间空两 个字 签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致 签发人 与签发者姓名之间未加冒号 六 公文标题中的常见错误 1 缺少发文机关或通过决议 决定的会议名称 决议 决定 等文 种的标题不能省略发文机关或通过决议 决定的会议名称 如 第八届全 国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定 不能简写为 关于批准设立重庆直辖市的决定 2 用发文字号代替文件名称如 关于 字 1997 第 号文的批 复 这类标题的事由 除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外 其他 人是不能明白的 3 文字累赘如 人民政府关于认真贯彻落实 政发 号文件精神 积极动员群众大力开展抗旱播种保苗 保证今 年农业夺取丰收的情况的报告 发文机关可省略 所引文件的发文字号应 删掉 事由可概括 改为 关于春耕播种情况的报告 就简明了 此外 在 标题中常出现文字或词义重复的现象 如 关于贯彻 通知的通知的 精品文档 4 欢迎下载 通知 应为 关于贯彻 通知的通知 又如 关于请求解决 的请示 应为 关于解决 的请示 后面有请示 前面用 请求就是多余的 4 滥用标点符号除批转法规性文件外 公文标题中一般不加书名号 常见非法规 规章名称用了书名号 如 关于认真贯彻 决定 的通 知 关于批转 报告 的通知 关于 请示 的批复 标题中加书名号是错的 5 缺少文种如 市人民政府批转市教委关于建立高等院校学习基 地的报告 误把被转发部门的 报告 当作本公文的文种 应在其后补上 通知 这一文种 另外 在公布事项 工作要点的公文中也常缺少文种 如 大学一九九 年重点抓的八件实事 就缺少 决定 这一文种 6 发文机关简称不规范如 市计委二 年工作计划 计 委 容易引起歧义 如果是 计划经济委员会 应简称为 计经委 如果 是 计划生育委员会 应简称为 计生委 七 主送机关中的常见错误 1 缺主送机关除公布性文件外 一般文件都必须标明主送机关 但有 的文种如会议纪要等 主送机关一般放在文尾末页下端 2 主送机关表述不规范未按党委 人大 政府 政协 法院 检察院 军队 有关部门的顺序排列 未用全称或规范化简称 如 市府 应为 市人民政府 分类排列时未按类内用顿号 类间用逗号的原则办理 随意使用统称 如 市内各单位 3 多头主送主送机关不止一个 向上级机关行文 只写一个主送机关 如需同时送其他机关 应当用抄送的形式 但不得同时抄送下级机关 4 主送个人公文不得主送领导者个人 5 越级主送一般不得越级请示 特别情况下必须越级请示时 应当抄 送被越过的机关 八 正文中的常见错误 1 错别字主要表现 1 因粗心大意 将 宏观 错成 客观 拨 精品文档 5 欢迎下载 款 错成 拔款 突击 错成 突出 2 因辨析不准 将 淡 薄 错成 淡簿 渎职 错成 赎职 严厉 错成 严励 2 标点符号错误常见顿号与逗号混用 逗号与句号混用 方括号与六 角括号混用 书名号与引号混用 3 数字使用不规范应该用阿拉伯数字的用了汉字 如 20 世纪 90 年代 错成 二十世纪九十年代 应该用汉字的用了阿拉伯数字 如 党的十四 大 错成 党的 14 大 正文中的数字 部分结构层次数和词 词组 惯用 语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写 其余的 应当使用阿拉伯数字 4 随意简称如将 社会主义精神文明建设 简称为 社精文建设 高速公路公司 简称为 高速公司 5 引文标注错误未按所引用公文的发文时间 标题的发文字号的顺序 引用 如 你校 校字 1997 第 号文件 关于 的请示 收悉 6 随意使用字体字号正确的是使用 3 号或 4 号仿宋体 7 随意设定字距行距正确的字距为 0 点距 电脑打字点距下同 行距 为 24 点距 九 无正文说明标识中的常见错误 常见错误是落款和发文时间已正好排满一页 而在另一页的文尾部分的 抄送机关等之上标明 此页无正文 这种情况无须注明 此页无正文 因 为公文的正文是指主送机关以下 生效标识以上具体反映公文内容的部分 十 附件标识中的错误 1 有附件不标注 2 附件名未标全称 3 标注不规范 附件 二字顶格标注 正确的是顶格空一字 只标了 一个 附 字 正确的是标 附件 二字 附件未全部标注 附件标题末 用了标点符号 4 内容不适在印发 转发 批转公文的通知中 错将所印发 转发 批转的公文作为附件特殊说明 印发 转发 批转通知和所印发 转发 批 精品文档 6 欢迎下载 转件是共同组成一件公文的 且已在标题中说明 无需作附件标注 十一 发文机关标识中的错误 1 未标发文机关名称 用印章代替 2 发文机关未用全称或规范化简称 3 位置不当常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识 正确位置一般 是从全页垂直中线起向右书写 而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或 与成文日期标识协调 成文日期的最后一个字比正文缩两个字 在下列两 种情况下发文机关标识可越过中线 一是发文机关全称字数多 从中线向右 写 一行写不下时 二是联合发文单位多 竖列太长影响美观时 十二 成文日期标识中的常见错误 1 将拟稿日期作为成文日期 2 将打印日期作为成文日期 3 汉字和阿拉伯数字乱用在发文机关署名后标识成文日期时 用阿拉 伯数字书写 如 2005 年 3 月 20 日 在题注域内标识时用汉字标识 4 标识不全只署月日不署年份 如 三月二十日 只署月日不署年 份 正式公文成文时期必须将年月日标示完整 5 位置不当或与落款不协调常见错误是成文日期第一个字向左越过发 文机关第一个字或直接向左靠齐 正确位置一般应是成文日期第一个字与发 文机关第三个字 或中间 对齐 向右排印 当发文机关最后一个字比正文 缩四个字排印时 成文日期的最后一个字比正文缩两个字 总的原则是 成 文日期的标识是与发文机关标识协调 以保持文面的美观 6 将月日写成 分子式 如把一月一日写成 1 元 或 1 1 十三 机关印章使用中的常见错误 1 当用不用干部任免通知等重要文件应该用印而未用印 2 不当用却用了印制的有特定版头的一般普发性文件也用了印 3 位置不当用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个 4 模糊不清未及时清洗印章 使印记模糊不清 十四 主题词标识中的常见错误 精品文档 7 欢迎下载 1 不标引主题词 2 将标题简单切后分当主题词标引主题词的主要作用是反映公文的类 别 主题和表现形式 为检索查询提供方便 由范围 类别词 内容 类 属词 文种 文件形式 组成 其中的类别词反映公文内容所涉及的范围 和应归属的类别 标题中一般不会出现 标题的主要作用是概括公文的性质 和要求 由发文机关 事由 文种组成 其中的发文机关一般不宜作为主题词 标引 因此 标引主题词时不能简单地切分标题 而应根据公文内容进行分 析 弄清公文的类别 主题和表现形式后 再按主题词标引的规范进行标引 3 任意生造主题词不在中共中央办公厅 国务院办公厅或上级主管部 门统一制发的 主题词表 中选用主题词 而是任意生造 这将导致不能用 计算机对公文进行主题检索 完全失去标引主题词的意义 4 未先标类别词 5 任意组配 6 乱用标点符号两个主题词之间应该用一个空格符分开 错为在主题 词间使用了顿号或逗号 但组配标引时可用顿号分开 十五 抄送机关标识中的常见错误 1 使用已废除了的 抄报 或 报 送 发 2 抄送个人公文不能抄送个人 需要送某位领导阅否由收文机关秘书 部门决定 3 抄送主送机关既然是主送机关就不必再抄送了 4 滥抄滥送将向上级机关的 请示 同时抄送平级机关或下级机关 将公文抄送给与公文内容无关的机关 5 标识不规范抄送机关未分类或标点符号使用不当 十六 公文处理的误区 造成公文处理不规范的一个重要原因 是在部分文秘人员的思想认识上 存在一些误区 其对公文规范化的危害不小 为推进公文规范化建设 必须 提高认识 走出误区 常见的有以下 8 种 精品文档 8 欢迎下载 1 按老一套办法办文 中国共产党机关公文处理条例 国家行政机 关公文处理办法 国家机关公文格式 发文稿纸格式 出版物上数字 用法的规定 标号符号用法 出版物汉字使用管理规定 等 都是公文 制作的法规性文件 并构成了公文规范的完整体系 同时 公文规范处在不 断变化和完善之中 任何标准和规范都可能被修订 广大文秘人员要加强学 习和研究 跟踪公文发展的动态 在公文实践中力求使用最新的标准和规范 尽量准确地理解和掌握公文规范的完整体系 不要在新的公文法规颁布很长 一段时间后还抱着老一套不放 2 不加分析地把上级来文作为范文由于有的领导机关存在对公文规范 化的重视程度不够的现象 其所制发的公文难免也有时出现不合规范的地方 而有的基层单位的文秘人员往往认为上级秘书部门水平高 他们制发的公文 都是正确的 即使有时发现了与公文规范不一致的地方 也认为上级那样做