以生产管理为核心的综合管理信息系统建设(终稿)

中冶集团企业现代化管理创新成果报告中冶集团企业现代化管理创新成果报告 成果名称 成果名称 以生产管理为核心的综合管理 信息系统建设 申报单位 中冶北方工程技术有限公司 申报时间 2009 年 7 月 1 以生产管理为核心的综合管理信息系统建设 中冶北方工程技术有限公司 中冶北方工程技术有限公司是由中国冶金建设集团鞍山冶金设 计研究总院通过分立式改制组建的 依靠自身技术优势 以工程技 术为基础 工程总承包为主业 提供工程项目设计 采购 总承包 建设服务 法人治理结构健全 经营方式灵活 业务范围多元 技 术装备先进 各项管理科学的大型国际化工程公司 中冶北方是集科研 咨询 设计 高新技术 设备成套 工程 监理和工程总承包于一体 中央直属的大型科技型企业 主要从事 冶金矿山 非金属矿山 煤矿 黄金矿 选矿 烧结 球团 冶金 工厂 工业与民用建筑 热电 建材 铁路 自动控制 市政工程 等行业领域的技术咨询 工程设计和工程总承包 并承揽工程建设 监理 科技开发 非标设备设计 环境治理与环境评价等业务 中冶北方承担的工程设计遍布全国各地 并为十多个国家或地 区提供技术咨询和工程设计及总承包建设服务 已完成冶金行业工 程设计 700 多项 多项技术输往国外 其中大型矿山 80 多个 大中 型选矿厂 70 多座 大中型烧结厂 50 多座 大中型球团厂 30 余座 完成了 100 余项热电工程设计 分布于全国十一个省市 大型民用 建筑 20 余项 市政工程 城市垃圾处理 建材 环境评价和工程建 设监理等工程 200 多项 为中国钢铁工业的发展 城市建设 国家 的经济发展和社会进步做出了重大贡献 2 中冶北方拥有国家商务部批准的对外经营权 可开展国外工程 设计 工程总承包 相关设备 材料出口及劳务输出等业务 同美 国 英国 德国 瑞典 澳大利亚 俄罗斯 土耳其 印度 马来 西亚 巴西 越南 津巴布韦等二十多个国家的公司建立了技术交 流和合作关系 完成了多项国内外工程的联合设计 国外工程设计 与技术咨询 在国外享有良好的声誉 一 成果产生的背景 一 建立综合管理信息系统是中冶北方快速发展的内在要求 近年来 随着世界经济一体化进程的加快 信息技术的发展和 知识经济的兴起 企业的生存和发展受到了日益严峻的挑战 特别 是我国加入 WTO 后 面对大批跨国公司进入中国带来的竞争压力 企业如何能在激烈的市场竞争中立于不败之地 成为亟待思考的问 题 中冶北方在经历了为生计所迫 为资源所惑的 生存困扰期 后 进入了快速发展时期 在经营管理的过程中 公司越来越充分 地认识到管理创新的重要性 也发现了现行的一些与公司快速发展 不相适应的问题 主要包括以下几个方面 1 尽管公司的各管理部门都建立了一些适合本部门的业务管理 系统 但由于这些系统各自独立 不能有效地实现互通 互用 互 联 导致各种信息资源无法有效共享 出现了利用率低 重复维护 信息率高 一致性和完整性难以保证的局面 3 2 目前的管理水平和管理能力无法满足公司规范化 标准化和 自动化管理的要求 缺乏行之有效的综合管理信息系统 3 在工程管理过程中 分工过杂过细 容易发生相互推诿的情 况 同时也使工作难以量化 只能依靠经验进行管理 不利于调动 员工的积极性 4 对于全局的统计数据 图档缺乏统一的管理 往往只通过汇 总各部门的人工统计数据 机械加总为公司整体的统计数据 不仅 缺乏科学性 也造成了周期长 效率低和人力资源的浪费 无法满 足即时需求 通过实践 中冶北方意识到为使公司健康 和谐的发展必须解 决上述问题 而原有的管理体系已捉襟见肘 势必要对管理的模式 与方式进行革新 二 建立综合管理信息系统是中冶北方国际化发展的必然选 择 随着企业的科学化 规范化 制度化管理越来越深入 利用计 算机系统对管理过程产生的各类信息进行准确及时的存储 处理和 利用就显得尤为重要 再加上我国与世界信息高速公路的接轨 通 过计算机网络获得信息必将为企业带来巨大的经济效益和社会效 益 企业的办公及管理都将朝着高效 快速 无纸化的方向发展 中冶北方作为大型的国际工程技术公司 在企业生产和经营管理过 程中 正面临着激烈的国际 国内市场竞争 原有的管理体系无法 适应当今市场的变化和客户的需求 专业化分工带来的效率优势已 4 开始被过多过细的分工而造成的分工之间的边界协调所替代 不可 能根除的 小集团利益 使这种协调更为困难 因此这种由于分工 和专业化带来的信息交流不完全 不流畅和交流迟缓成为中冶北方 的主要问题 大大降低了公司经营的灵活性和响应市场需求的速度 影响了公司的市场竞争力 中冶北方通过对国际工程公司和国内勘 察设计行业设计院的考察与研究 认识到加快公司信息化建设是公 司战略发展的需要 是中冶北方向国际化发展的需要 而公司信息 化建设的主要矛盾是建立综合管理信息系统 该系统既要解决原管 理体系的不足 也要适应中冶北方的持续性发展 提升公司核心竞 争力 三 中冶北方信息化管理的发展使综合管理信息系统的建立 水到渠成 在现代信息技术飞速发展的今天 企业的生产经营管理方式正 随着网络技术的发展而朝着信息化 网络化方向发展 一场以互联 网为标志的信息技术革命正在改变着人类的生产 生活 人类正步 入信息经济时代 在这个时代 一个企业现代信息技术水平的高低 将成为企业竞争力强弱的重要标志 企业只有迅速掌握好网络技术 利用好网络技术 按现代管理方法管理企业的物流 资金流 信息 流 实现企业管理信息化 才能全面提升企业资源配置水平 提高 企业核心竞争力 从而提高企业经济效益 使企业在市场竞争中立 于不败之地 中冶北方充分认识到信息化管理的重要性 在不断吸收和借鉴 5 科学的管理方法和先进的管理手段的基础上 根据企业的实际情况 建立了以生产管理为核心的综合管理信息系统和数字化的企业模型 逐步实现了企业生产过程自动化和经营管理现代化的目标 这不仅 为企业经营决策提供了真实 有效的科学依据 更对建立现代企业 管理制度 促进企业核心竞争力的提升起到了巨大的推动作用 二 成果的内涵 中冶北方综合管理信息系统是以生产管理为核心 综合工程管 理 行政办公管理 档案管理 财务 人事等各种应用系统 将公 司内各项工作进行统一规划和管理 理顺各个部门 各个工作岗位 之间的关系 对信息与资源进行有机组织 实现信息与资源的充分 共享 将 GB T19001 质量管理体系 通过管理信息系统加以实现 使公司生产过程得到全面有效地控制 通过准确的 高效的基础数 据统计汇总 实现企业信息的全面反映和应用 提高企业经营决策 的科学性 一 以生产管理为核心 提升中冶北方的市场竞争力 以生产管理为核心就是以工程管理为中心 行政办公管理 档 案管理 财务 人事等为辅助 利用计算机技术 网络技术和数据 库技术 结合现代企业管理制度 提高设计生产效率与工程管理水 平 加快管理规范化 及时化 人性化的转变 提升企业的经济效 益和市场竞争力 二 建立信息化管理机制 6 信息化管理机制的建立是通过建立管理信息系统来实现的 通 过对公司内部所有业务的集成 实现业务整合和流程整合 做到三 个层面的内容 第一个层面是数据的信息化 第二个层面是流程的 信息化 第三个层面是决策的信息化 三 促进中冶北方可持续性发展 综合管理信息系统的建立优化了中冶北方的管理结构 实现了 管理创新和机制创新 打破了管理的瓶颈 保证了中冶北方的快速 发展 同时 中冶北方也充分考虑到随着公司的管理水平 经营效 益不断地提高 与之相适应的管理信息系统建设也应该是一个长期 的 不断的过程 只有满足管理信息系统长期建设的需要 才能使 后期功能和内容的增加在一个开放的平台上平滑扩展 便于管理 也降低后期管理和维护的成本 保证系统的健康可持续拓展 三 成果的主要内容和做法 一 全面认清综合管理系统建立所面临的问题 1 对信息化建设认识不足 公司的中层管理人员及普通员工对 信息资源的价值及加强信息资源整合的重要性缺乏足够的认识 还 停留在旧的管理观念和模式上 不重视公司综合管理系统的建设 各个部门不能很好地协调统一 发挥作用 也使公司信息化建设速 度减慢 影响公司高管层的决策 2 管理体制存在缺陷 中冶北方信息机构不健全 没有建立专 门的信息管理机构或部门 没有配备相应的信息管理人员 信息资 7 源的整合缺乏统一的规划和管理 使公司信息资源分散在企业各个 部门 且各个部门之间缺乏统一协调和管理 阻碍信息流动 导致 信息资源不能充分地利用 3 信息处理的手段落后 中冶北方要获得及时 准确 有用的 信息 就需要对大量的原始信息进行跟踪分析 综合整理等 而这 些都需要先进的信息处理手段和方法 而中冶北方筹划建立综合管 理系统之前 公司信息处理的手段和方法还比较落后 二 综合管理信息系统建立过程的组织与控制 开发综合管理信息系统涉及面和工作量都很大 因此中冶北方 通盘考虑 把握和控制开发过程 并把各部分的工作有效地衔接起 来 形成了一个统一的工作方式 由于系统开发过程的主要工作和 最终表现形式是大量的程序开发 人们常常仅关注程序的开发 而 中冶北方认为这样的观念是错误的 这就像战争 虽然最终要表现 为战场上的厮杀 但就像厮杀背后的运筹对战争的胜负至关重要一 样 开发过程的组织与控制关系着系统建设的成败 1 根据中冶北方实际情况合理规划企业信息化发展的阶段目标 公司管理信息化的开展是一个漫长的过程 必须根据公司本身 的经营方式 产品特点和管理流程来规划信息化发展的阶段目标 只有这样才能使信息化发挥最大的优势 并避免在信息化建设投入 中的浪费 中冶北方在实施信息化建设过程中首先明确的是 1 建 设目的 以生产管理为核心 实施流程再造 提高设计工作效率 细化管理 进一步提高管理水平和公司的竞争力 2 建设目标 可 8 测量 实现信息技术应用集成化和智能化 实现项目管理信息化 的突破 2 选择有实力的信息化建设服务商 由于中冶北方受资金 人才等客观条件的限制 开展公司信息 化建设只有通过和服务商合作才能满足信息化要求 当前信息化服 务商也很多 信息化行业也是一个新行业 服务商的持续经营 服 务质量的好坏更影响到公司信息化的开展 因此 公司在选择服务 商时特别注意了以下三个方面 信息化服务商的本身实力 信息化 服务商产品的性能 可享受到其他增值服务 中冶北方在经过调研 招标和研究决定 选择了与在工程设计院管理信息系统的研发及项 目实施方面有多年经验的上海金慧软件有限公司合作 共同开发适 合公司的以生产管理为核心的综合管理信息系统 3 认真做好需求分析 在公司领导思想统一的前提下 公司最高领导层对管理信息系 统亲自过问 组织公司各部门主管成立信息化建设领导小组 通过 与生产设计人员的沟通 充分了解公司员工对综合信息系统的需求 并结合公司流程再造 以业务流程再造的思想为指导 使软件企业 更快 更好地了解公司的业务流程 金慧公司在与我们的交流过程 中 几易其稿 在讨论交流的过程中 双方逐步达成了共识 理清 了目标和思路 经过重新改进后的流程与 GB T19001 贯标文件进行 有机的协调 使业务流程信息化 4 具体安排 整体控制 9 通过对管理信息系统的分解 根据工作量 用户情况及其在系 统中的作用等因素排列开发顺序 并按照子系统的开发情况随时调 整和部署开发工作 使系统开发能有一个由小到大的 平稳的发展 过程 并能方便地形成系统 在开发前期 许多出于局部利益的问题影响了系统的形成 中 冶北方在管理信息系统的建设工程中 并没有把自己作为系统的使 用者 而是作为开发者与管理者 使公司不会陷入具体问题中去 头痛医头 脚痛医脚 失去对开发过程的整体控制 公司在了解和 把握系统性 本质性的问题 对系统有明确概念的同时 采取有效 的技术和组织措施 确保了在开发工作中处于主动 有效地贯彻系 统建设的思想 最终把系统建设推向成功 三 综合管理信息系统建设的基础性工作 综合管理信息系统的开发和运行有许多先决的条件和问题 比 如 选拔和培养出合格的计算机应用负责人是公司综合管理信息系 统建设的基础性工作之一 分管计算机应用的人员不仅能够发现 解决计算机本身的问题 更重要的是能够向领导提出适度的系统开 发应用规划 作为公司领导有关综合管理信息系统建设乃至企业改 革的决策依据 这不是一般的计算机技术人员能够胜任的 这需要 中冶北方对计算机技术人员进行选拔与培训 系统的建设和运行涉及到数据的共享 计算机软硬件 工作模 式等许多方面 应该有统一的规则和约定 主要有三个方面的内容 10 1 信息规范 如 代码 事物特性表等 这方面标准规范的制定和执行是原 有方式向新系统转换的前提条件 2 计算机的软硬件平台规范 其中包括计算机硬件 操作系统 数据库以及网络等内容 这 些规范是实现联网的保证 3 管理模式 其中包括系统运行规程 岗位设置 计算机技术人员的上岗标 准等 这是管理工作接受新系统使之稳定运行的保证 四 综合管理信息系统的建设 中冶北方综合管理信息系统涵盖生产管理 工程项目管理 和 行政办公管理 办公自动化 OA 两个部分 生产管理系统包括项 目管理 经营计划管理 合同管理 质量管理 设计流程管理 档 案管理 行政办公管理系统包括公文处理管理 人力资源管理 财 务管理 公共资源管理 日常办公管理 企业门户管理 1 生产管理 工程项目管理 生产管理系统是整个系统的核心部分 也是开发与实施难度最 大的一个部分 1 项目管理 项目管理子系统为经营 项目管理及专业设计生产部门提供了 一个协同作业的机制 包括设计项目的进度计划管理 生产过程人 力资源管理 GB T19001 质量管理 产品过程管理等 完全贯彻 11 GB T19001 质量管理体系的思想 主要有 项目策划管理 工作分 解结构与组织分解结构分解 项目设计输入与要求的下达 协作 计划的管理 制订 执行结果的检查等 专业协作资料互提管理 版本化管理 设计成果上传 三级校审核与专业会签 签名 GB T19001 表单自动管理 图文出版 电子文件归档 生产过程中 间环节的实时检查等 项目管理 项目空间 项目控制 高阶汇总 互提空间 图文输出 总师策划 主任策划 专业负责人策划 设计人 变更控制 进度控制 状态控制 图 1 项目管理系统示意图 2 经营计划管理 经营计划子系统主要是为经营计划管理部门提供一个项目信息 生产计划 台帐 合同信息 收费 客户信息管理的工作平台 具 体业务功能包括 项目台帐管理 生产任务下达 合同评审 领导 审批 项目下达 月度计划管理 项目计划检查 可依项目 时 间 部门 专业 个人等进行完成情况和在手项目情况的检查 项目收费管理 客户信息管理 查询统计等 项目任务的下达 将 12 启动项目管理众多的流程 而项目信息又为财务收费和内部分配提 供原始信息 3 合同管理 合同管理系统以资金管理为核心 以合同管理为主线 通过查 询 统计分析和预警提醒等多种手段实现公司的业务管理 帮助公 司把资金计划 交货进度 合同进度 合同审批 合同变更 发票 合同资料等管理得更具条理性和统筹性 使以往烦琐混乱的合同管 理变得轻松愉快 繁多拖沓的收付款管理变得及时到位 合同管理 系统主要包括合同管理 客户管理 审批管理 进度管理 查询管 理 统计分析等 4 质量管理 质量管理是公司管理的一个重要组成部分 也是生产管理系统 的一个重要组成部分 它的好坏直接关系到公司的生存与发展 质 量管理系统是贯彻 GB T19001 质量管理体系 在质量方面指挥和控 制组织的协调活动 强调全过程全员参与的质量管理 质量管理的 对象由狭义的产品质量扩展到过程质量 服务质量和成本质量 质 量管理的重点在于过程 质量保证实施的活动也是项目执行过程是 否遵循了相关的过程 通过监控项目质量 判定是否满足预先定义 的质量标准 如果出现较大的偏差则分析原因并纠正 5 设计流程管理 设计流程管理是要确保设计流程的完整性和灵活性 对设计流 程的控制和约束 在正确的时间将正确的任务发送到正确的承担者 13 保证设计流程的规范性及设计的进度 对设计流程中的权限控制 保证任务的不同承担者只能完成其权限内的相应操作 确保数据的 安全性和流程管理的可信度 设计流程中的协调机制 加强设计人 员的通信 交流和沟通 设计流程中的统计和报表 为项目管理者 提供方便的数据收集 项目统计能力 并用图表或报表等方式表示 实现对项目的跟踪和管理 6 档案管理 从项目管理系统中输出的产品 CAD 文件等 自动进入图档 管理系统 该系统具有档案管理 档案在线查阅 按权限与密级 档案下载 按权限与密级 复用与再利用等功能 与传统的档案 系统相比 其具有查阅快捷 再用方便的特点 直达个人桌面的应 用 为管理部门及内部用户提供非常便捷的平台 2 行政办公管理 办公自动化 OA 行政办公管理是企业 OA 系统中非常主要的一部分 相当数量 的日常运作事务都属于行政办公系统 行政办公要遵循效率性原则 和合理性原则 行政是一线员工的后勤大本营 做好行政工作 是 整个公司良性运作的最佳保障 1 公文处理管理 公文处理管理包括收文 发文 办理 反馈 分发 查询 整 理发文汇集 文件归档等 公文处理管理子系统对公司所有的收发 文进行统一管理 包括收文 发文 套打文件处理单 补打文件登 记表 扫描领导批示 指定 Word Pdf 等原文文档 综合查询 文件 14 分发 整理发文汇集 文件归档等等 2 人力资源管理 人力资源管理系统主要包括 人力资源的战略规划 决策系统 人力资源的成本核算与管理系统 人力资源的招聘 选拔与录用系 统 人力资源的教育培训系统 人力资源的工作绩效考评系统 人 力资源的薪酬福利管理与激励系统 人力资源的保障系统 人力资 源的职业发展设计系统 人力资源管理的政策 法规系统 人力资 源管理的诊断系统 3 财务管理 财务管理系统主要包括 组织企业财务活动方面 筹资活动管 理 投资活动管理 资本收益活动管理 分配活动管理 处理企业 与债务人之间的财务关系 处理企业内部各部门 子公司 之间的 财务关系 处理企业与职工之间的财务关系等 4 公共资源管理 公共资源管理系统主要是管理公共设施 公共物品和公共信息 资源等 对于公共设施 公共物品进行统筹规划 使其物尽其用又 合理使用 而公共信息资源管理就是对信息资源的一种全面管理 即把信息 信息生产者和信息技术三要素按一定的原则进行配置 构成一个信息系统 显示出其价值以便其被加以利用的过程 5 日常办公管理 日常办公管理系统是实现无纸式自动办公 体现办公自动化的 重要手段 主要包括 实现公司员工各类去向的申请 审批 发布 15 直接登记发布 注销 归档等 实现去向的分类 搜索等 可直观 日历视图查看 实现员工考勤的登记 动态统计 分类 打印等 实现个人及部门的工作计划的填写 审批 按各种条件分类等 实 现个人及部门的工作总结的填写 审批 按各种条件分类等 6 企业门户管理 企业门户管理系统将公司信息门户和各种管理信息系统无缝集 成在一起 为公司员工 客户 供应商和合作伙伴等不同类型的客 户提供了一个统一的入口来获取个性化的企业信息 同时实现了企 业知识文档 客户资源 人力资源 业务流程 资产产品及财务信 息等各种企业应用系统的有效整合 并建立起企业外部网站和内部 应用系统的桥梁 实现在线订购 客户反馈 人才招聘 新闻发布 和网站调查等外网功能 对内则实现企业员工会议安排 费用报销 及请假申请等应用 中冶北方综合管理信息系统以生产管理为核心 行政办公管理 为辅助 服务于生产 在公司各个部门间建立起桥梁 同时 综合 管理信息系统的各个子系统相互分离 但又不完全独立 相互联系 制约又不失灵活性 五 综合管理信息系统的可扩展性 建立综合管理信息系统的目标就是提高企业管理水平 增强企 业核心竞争力 而企业管理水平和经营效益是不断提高的 因此与 之相适应的综合管理信息系统的建设应该是一个长期的 不断的过 程 要从发展和变化的角度看待综合管理信息系统建设 实际工作 16 中 常常有急于在一次开发过程中做好一切工作 希望以后长期受 益的做法影响到系统建设的正常进行 比如有的综合管理信息系统 建设者提出计算机配置要十年不落后 这实际上是按照一般工程建 设的习惯对待管理信息系统建设 因而是错误的 也是有害的 如 果系统配置不从实际需要考虑 而是盲目求高求全 不仅不能发挥 出作用 而且随着计算机技术的更新换代 价格迅速下跌 大量的 投资将化为乌有 同时 这种只顾眼前利益的做法 往往使所开发 的系统不能随管理工作的变化而改动 使用一段时间后维护工作量 太大 以致难以承受 甚至不得不推倒重来 使原来开发工作中的 一切努力都付之东流 而且管理信息系统建设需要大量的资金 把 建成的系统推倒重来是极大的浪费 因此 中冶北方认为综合管理 信息系统建设的着眼点应该是不仅能满足目前的工作需要 而且能 随管理工作的变化方便地进行维护和扩充 这不仅是系统软硬件配 置 投资的原则 而且是应用软件开发的重要原则之一 系统建设 的可持续性关键是应用程序可以持续使用 这要求应用程序要易于 理解 扩充和改动 并可以方便地移植到升级的平台上 对此 中 冶北方与上海金慧软件有限公司积极合作 在开发阶段做出安排 使系统具有良好的结构 并且 十分注意区分系统中稳定的部分和 变化的部分 在系统结构上把这两部分分开 稳定的部分在经过试 运行后将其封存起来 系统稳定运行后的维护工作就集中在变化的 部分 这样可以把扩充和改动的范围大约缩小到三分之一 使之大 为简化 17 六 建立完善的人员培训机制 企业信息化发展的关键是人才 培训工作的好坏直接关系到整 个管理信息系统实施的成败 需要将各类培训工作落到实处 中冶 北方积极与上海金慧软件公司配合 以计划培训为主线 根据需要 进行各类培训 重点加强信息化管理人员的继续教育和岗位培训和 加强企业信息主管队伍建设 只有加快信息化人才的培养 才能为 企业信息化建设注入源源不断的动力 公司在培训工作过程中 形 成了以集中培训为宣传推广手段 以部门培训为主导 以个人培训 为辅助的培训模式 在个人培训上 明确培训系统管理员及模块管 理员的主要目标 掌握系统的核心技术 培训出自身的再培训能力 并且公司对于所有的员工培训工作 都提前准备好培训资料及培训 内容 做好培训记录 以便进行培训总结 18 信息化需要调研培训 系统开发培训 系统第一次安装前培训 系统应用培训 系统安装后 台管理培训 系统业务功 能应用培训 实施引导培训 培训对象 所有用户部门 需求配合人员 培训时间 需求分析之前 培训对象 系统维护管理人 员 培训目的 让其具备在平台 上开发模块的能力 培训对象 所